摘 要：XX學(xué)院是一所民營高校，是一所以工學(xué)為主，管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、文學(xué)等多學(xué)科教育的全日制普通高校。本文針對XX學(xué)院現(xiàn)狀提出一些關(guān)于行政管理上客觀存在的問題，進(jìn)行分析作出一些改進(jìn)的策略。

關(guān)鍵詞：行政管理；民營學(xué)院；改進(jìn)策略

作者簡介：譚子雅，廣東人，助教 ，研究方向：高等教育；梁影，廣東人，助教，研究方向：高等教育。

[中圖分類號]： G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-24--02

一、XX學(xué)院概況

XX學(xué)院是一所民營高校，是一所以工學(xué)為主，管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、文學(xué)等多學(xué)科教育的全日制普通高校。學(xué)院現(xiàn)有專、兼職教育員工近300多人，其中教授8人、博士5人、碩士4人，90%以上具有本科以上學(xué)歷，具有高級技術(shù)職稱的人員占20%，期中行政人員有130多人。學(xué)院擁有獨(dú)立的辦公大樓、教學(xué)樓、學(xué)生宿舍等，占地面積500多畝。

XX學(xué)院立足本職、放眼世界，根據(jù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需要，制定學(xué)科和專業(yè)建設(shè)規(guī)劃，培養(yǎng)適應(yīng)生產(chǎn)、建設(shè)、管理、服務(wù)需要的高素質(zhì)應(yīng)用型人才。XX學(xué)院自2001年創(chuàng)辦以來，不僅自身得到了迅速發(fā)展，還培養(yǎng)了一大批適合現(xiàn)今社會發(fā)展所需要的高素質(zhì)應(yīng)用型人才。

二、XX學(xué)院行政管理工作中存在問題及原因

每所學(xué)院都存在著各式各樣的問題，XX學(xué)院也不例外，到底問題出現(xiàn)在哪個地方呢？通過我們的分析得出最終的答案。

1、拋開科學(xué)談經(jīng)驗(yàn)

XX學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)一味的相信自己的經(jīng)驗(yàn)而拋開科學(xué)的分析，總以為自己的資歷較深有經(jīng)驗(yàn)即可，沒有好好地利用現(xiàn)代科學(xué)的計算分析法，這就是為什么得出來的數(shù)據(jù)往往就會存在主觀性和片面性的原因。例如：在學(xué)院里面要使用的文具和耗材方面，每年都要申報一批，單方面的由領(lǐng)導(dǎo)大概大概的估計申報量，而沒有確切的數(shù)據(jù)，到最后總會出現(xiàn)某種物品不夠用或浪費(fèi)的現(xiàn)象，傳真機(jī)就是一個最顯著的例子，每年都是到了用完傳真色帶才申報，本來每年申報一次的東西，搞到要申報幾次，以后都不需要麻煩的事，總等到用完了才發(fā)現(xiàn)急用，又急急忙忙地去寫申購單，報告單，等領(lǐng)導(dǎo)批等一連串的程序，等領(lǐng)導(dǎo)批下來了買回來了，最后錯過了一些重要的文件沒收到，這個例子充分的說明領(lǐng)導(dǎo)沒有很好地利用科學(xué)分析數(shù)據(jù)，導(dǎo)致一些事情上存在主觀性和片面性的原因。

2、只關(guān)心工作不關(guān)心生活

作為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該要有遠(yuǎn)見，有指導(dǎo)性，有全局性，人是最感性的動物，如何調(diào)動教職工的積極性是一個領(lǐng)導(dǎo)需要考慮的重中之重，如果領(lǐng)導(dǎo)只會在工作中指指點(diǎn)點(diǎn)，而在生活上從無過問的話，這樣長久下去會導(dǎo)致下屬對領(lǐng)導(dǎo)有看法，工作的積極性會隨著時間慢慢地衰落下去。這就是導(dǎo)致管理系統(tǒng)混亂與搖晃的主要原因。例如：XX學(xué)院員工的住房問題，沒有穩(wěn)定的家，心永遠(yuǎn)都在晃的，XX學(xué)院絕大多數(shù)都是外來員工，哪位員工身上都背負(fù)著沉重的負(fù)擔(dān)，上有老下有小的，最想得到的是穩(wěn)定的生活，出外打拼，過了那么久流離失所的日子，最終還是沒有一個屬于自己的家，這個很容易令一個人工作由積極到衰落的，領(lǐng)導(dǎo)沒有考慮到員工的穩(wěn)定，工作與生活是相互相乘的，對員工的工作要求高，對員工的生活沒有任何的問候和關(guān)心，這是導(dǎo)致管理系統(tǒng)混亂，管理難度逐漸加大，失去向心力的原因。

3、脫離實(shí)際定規(guī)則

學(xué)院定項沒有通過多個部門負(fù)責(zé)人的討論，沒有把每個部門的特殊情況列入定項的考慮范圍里面，單方面的由領(lǐng)導(dǎo)層來直接決定學(xué)院的規(guī)章制度，沒有深入到下層部門去考察、訊問意見，這樣就會導(dǎo)致下屬有反感和排斥，管理概念以偏概全的原因。例如：XX學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)沒有深入的考察過學(xué)院業(yè)務(wù)部門的工作性質(zhì)，沒有了解過業(yè)務(wù)部門的特殊性，總覺得上班就應(yīng)該在辦公室里面坐著的，定下了上班簽到的規(guī)章制度，搞得有些同事在外面工作到一半又要趕回學(xué)院簽到，簽完到后在匆匆忙忙的出去工作，這樣子久了，就很容易導(dǎo)致員工的心理承受壓力大而降低了工作的積極性，最終降低了業(yè)績，影響學(xué)院的整體發(fā)展，這個例子充分說明了領(lǐng)導(dǎo)層定規(guī)章制度時沒有通過各方面的了解各部門的情況，麻木的定規(guī)章制度，影響員工的工作效率與積極性。

三、進(jìn)一步改進(jìn)XX學(xué)院行政管理工作的策略

1、編制計劃、確定計劃數(shù)據(jù)采用相關(guān)關(guān)系數(shù)學(xué)模型由定性到定量的科學(xué)決策

正確認(rèn)識實(shí)際情況與科學(xué)數(shù)據(jù)分析之間的聯(lián)系，科學(xué)的按照數(shù)據(jù)分析的規(guī)律性分析問題，為XX學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)作出最終決策提供完善、全面的科學(xué)依據(jù)。而相關(guān)分析可以作為解決這一問題的方法。

根據(jù)XX學(xué)院的特殊情況，建立與之相對應(yīng)的數(shù)據(jù)分析。數(shù)據(jù)分析可大致分為兩類，第一類是隨著自變量的增加，目標(biāo)總量也隨之增加，第二類是隨著自變量的增加，目標(biāo)總量隨之變小。利用數(shù)據(jù)分析法，可知學(xué)院各制約條件對目標(biāo)的影響，進(jìn)而預(yù)測目標(biāo)，知其走勢，基本解決了用現(xiàn)代科學(xué)的計算方法來替代以往以領(lǐng)導(dǎo)多年經(jīng)驗(yàn)所定下來的決策。

2、改善學(xué)院行政管理結(jié)構(gòu)混亂與搖晃，職務(wù)模糊的策略

（1）樹立整體和全局觀念，防止片面和本位思想

XX學(xué)院的各個部門都是學(xué)院整體的組成部分，任何一個部門都不能離開學(xué)院而獨(dú)立地存在，就算離開學(xué)院的部門也發(fā)揮不出應(yīng)有的作用，學(xué)院具有其他任何一個部門都不具備的重要作用。XX學(xué)院的奮斗目標(biāo)是各部門共同努力的總目標(biāo)。根據(jù)這一原理，管理者在管理工作中，要樹立整體和全局觀念。任何一個部門都不能脫離學(xué)院的管理，一旦脫離，其就無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，使學(xué)院的發(fā)展受到影響，嚴(yán)重的會導(dǎo)致學(xué)院管理失調(diào)至癱瘓。同時，某個部門的表現(xiàn)突出不代表整個學(xué)院的表現(xiàn)優(yōu)秀。因此， XX學(xué)院的管理者應(yīng)重視學(xué)院里各個部門的協(xié)調(diào)和配合，又要讓各個部門發(fā)揮出自己的特長。作為學(xué)院的部門不能簡單地認(rèn)為，只要完成學(xué)院交給的任務(wù)就算完成了全部任務(wù)，而要始終抓住學(xué)院的整體發(fā)展方向，不斷創(chuàng)新、改進(jìn)自身的工作水平與效率，幫助學(xué)院朝著更高的目標(biāo)邁進(jìn)。XX學(xué)院管理整體最優(yōu)靠的是人的潛能的發(fā)揮和人與人之間協(xié)調(diào)的關(guān)系，學(xué)院管理層要樹立全局觀，實(shí)行以人為本的管理方式，使全院教職員工個人的奮斗目標(biāo)與學(xué)院的奮斗目標(biāo)相結(jié)合，并為教職員工創(chuàng)造出發(fā)揮其智慧和潛能的平臺。

（2）把握管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，合理優(yōu)化組合，實(shí)現(xiàn)效益最優(yōu)

XX學(xué)院不是各部門的堆積和組合，而是由各個部門相互協(xié)調(diào)、相互配合形成的整體，學(xué)院的發(fā)展取決于各個部門的發(fā)展，學(xué)院是各個部門組成的整體。XX學(xué)院想要不斷地發(fā)展必須要充分發(fā)揮管理層的領(lǐng)導(dǎo)作用，學(xué)院必須要設(shè)立科學(xué)合理的管理結(jié)構(gòu)。學(xué)院管理層在設(shè)計管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)時，應(yīng)抓住學(xué)院的整體奮斗目標(biāo)，根據(jù)各個部門之間的相互關(guān)系，設(shè)計出科學(xué)合理的組織結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)決定著管理的效果，如果因?yàn)閷W(xué)院管理方面出現(xiàn)了問題導(dǎo)致學(xué)院發(fā)展過慢或原地踏步，管理層應(yīng)大膽地提出并進(jìn)行改革創(chuàng)新，力爭讓學(xué)院取得到最佳的發(fā)展。

3、實(shí)行全員管理，避免脫離實(shí)際

實(shí)行全員管理，不能以偏概全、僅把目光集中在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層的管理行為上。在管理中，要分層次授權(quán)，全面發(fā)揮各層人員在推進(jìn)管理上的作用。比如，針對學(xué)院設(shè)備的管理，要充分發(fā)揮一線教職員工的作用，一線教職員工的實(shí)踐能產(chǎn)生最科學(xué)合理的工作規(guī)范，使許多存在于教職員工中的寶貴經(jīng)驗(yàn)得以推廣運(yùn)用。小范圍、單純的工作如何去管，管理如何更務(wù)實(shí)、有效，應(yīng)該充分發(fā)掘最基層教職員工中的寶貴能源，吸納員工參與管理，因?yàn)閷W(xué)院教職員工既接受領(lǐng)導(dǎo)管理，同時本身也是學(xué)生的直接管理者。而學(xué)院高層管理者的管理職能則應(yīng)著重體現(xiàn)在升華教職員工的工作行為上，確立管理目標(biāo)，發(fā)揮導(dǎo)向作用，要重在樹旗幟，表明矢志不移的決心，堅定學(xué)院各層管理者邁向這一目標(biāo)的信心；重在排干擾，為學(xué)院各層管理者實(shí)施管理解決制約的因素，創(chuàng)造有利于學(xué)院內(nèi)部的機(jī)制。由于學(xué)院中層干部在管理中的地位決定了其一方面要負(fù)責(zé)規(guī)范所屬教職員工的工作行為，一方面還必須形成適應(yīng)于學(xué)院大形勢的本部門或單位工作行為的工作思路。前者要抓緊抓牢，抓好落實(shí)，后者要放在應(yīng)有的地位認(rèn)真對待，只有這樣做好兩方面工作，才能發(fā)揮學(xué)院中層干部擅長專業(yè)的優(yōu)勢，為學(xué)院高層領(lǐng)導(dǎo)分憂，同時也能創(chuàng)新提高本部門的工作，最終推動學(xué)院向前邁進(jìn)。

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