摘 要：會議是最有效的工作方式及管理方法，領(lǐng)導(dǎo)人和管理者可以通過會議相會交換意見、獲取信息等。秘書的工作遍及各行各業(yè)，所以對秘書的綜合素質(zhì)的要求也逐漸提高，會議管理是考察秘書綜合素質(zhì)的一項指標(biāo)。秘書在對內(nèi)會議，要做到簡潔不繁瑣，對外會議，確保各個環(huán)節(jié)有秩序的進行，利用科學(xué)的管理手段對會議進行，同時也是對自己真實能力的體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：秘書；合理；會議；管理

[中圖分類號]：C931.47 [文獻標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-21--01

我國的秘書行業(yè)已經(jīng)有了近千年的歷史，總結(jié)以往的經(jīng)驗對現(xiàn)代秘書的發(fā)展有很好的借鑒作用。如今的秘書主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理綜合情況、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、辦理文書和交辦事項等。秘書的工作已經(jīng)涉及各行各業(yè)，秘書的工作范圍越來越廣，所以更加的強調(diào)秘書的綜合素質(zhì)，以及各方面的協(xié)調(diào)能力，對會議的管理能力，更是考察秘書綜合素質(zhì)的重要環(huán)節(jié)，也是秘書工作中重要且必不可少的工作。

會議是人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動和消費。作為會展業(yè)的重要組成部分，大型會議特別是國際性在提升國際形象、促進市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟效益等反面具有特殊的作用。會議是一種普遍而且有效的群體溝通方式，已經(jīng)成為最有效管理手段和工作方法，領(lǐng)導(dǎo)人以及管理者可以通過會議交換互相的意見、獲取不同的信息、討論存在的問題、制定決策、傳達指示、批評錯誤、展示產(chǎn)品等相關(guān)作用。會議是隨著近代社會的生產(chǎn)力發(fā)展而發(fā)展起來的，據(jù)統(tǒng)計每年在聯(lián)合國舉行的各種各樣的會議高達三千八百多次，在國內(nèi)各個企業(yè)舉行的大大小小的會議更是數(shù)不勝數(shù)，所以我們應(yīng)該正視它，更好地利用會議，提高工作效率。利用會議的民主性，更好地表達自己在工作中的意見，領(lǐng)導(dǎo)可以利用會議傾聽員工的意見，為公司更好的發(fā)展制訂計劃。要在會議中避免形式主義，會議過長等會議弊端。

組織會議是一項繁瑣的工作，其中環(huán)節(jié)較多，環(huán)環(huán)相扣，一個環(huán)節(jié)出了問題，就有可能影響到下一個環(huán)節(jié)，甚至是整個會議的進度。會議由很多種類，按組織類型分為內(nèi)部會議、外部會議、正式會議、非正式會議，按時間方面的規(guī)定性分為定期會議、不定期會議。

一、對內(nèi)會議的管理

對內(nèi)會議的規(guī)模一般較小，例如，例會，周會、年會等，在會議的管理中要充分做好內(nèi)部協(xié)調(diào)與外部協(xié)調(diào)，縱向協(xié)調(diào)于橫向協(xié)調(diào)。就協(xié)調(diào)方面，就要充分做好會議準(zhǔn)備工作，會議準(zhǔn)備不是浪費時間，恰恰相反，會議的充分準(zhǔn)備才是一個高效會議的開始。

內(nèi)部會議的會前準(zhǔn)備工作大致分為四個步驟，明確要點、準(zhǔn)備議題、通知開會、安排會議議程。會前的準(zhǔn)備工作非常重要，要考慮到領(lǐng)導(dǎo)和各個部門人員的時間是否充裕，如果時間不充裕就要考慮推遲會議，然后把具體的時間通知下去，同時通知此次看會的主題，以便相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。在開會前，秘書要準(zhǔn)備好相關(guān)的文件，有關(guān)的規(guī)章制度，相關(guān)的數(shù)據(jù)以及圖表，充分準(zhǔn)備相關(guān)問題的材料，為了領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言做準(zhǔn)備，開會前檢查桌椅是否夠，準(zhǔn)備好水具、紙筆，檢查好電源、衛(wèi)生。

會間服務(wù)，在開會期間，要認真做好會議記錄，清點到會人數(shù)，把不能參加會議人員的原因，及時傳達給領(lǐng)導(dǎo)，開會時，做到人手一份資料，明確開會的內(nèi)容。會議中也要準(zhǔn)備好隨時接通的電話，有突發(fā)事件及時請領(lǐng)導(dǎo)處理。

會后工作，會后及時清理會議室，擺好桌椅，以便下一次會議使用，及時把會議記錄歸檔。

這種對內(nèi)會議，要避免次數(shù)的繁多，是員工陷入會海中，要盡量做到會議的主題單一集中。部署工作的會議，要把多個內(nèi)容合并到一個會議上，然后認真去貫徹落實，避免了工作人員的頻繁開會。在會議時間上，要具體，能十分鐘、半小時開完的會議，絕不以天來計時。

二、對外會議

對外會議與對內(nèi)會議不同，對外會議的人員繁多，涉及的相關(guān)部門較多，對外會議的規(guī)模、流程、與會人員，反映出一個公司的實力水平，以及相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)，代表了一個企業(yè)的整體形象，因此對于對外會議，秘書的安排、協(xié)調(diào)工作要更為嚴(yán)謹(jǐn)、周密。

常見的對外會議有客戶咨詢會、產(chǎn)品展銷會、業(yè)務(wù)洽談會、新品發(fā)布會。會議流程為開幕式、上司和來賓致辭，上司做報告，分組討論，大會發(fā)言，參觀或其他活動，會議總結(jié)宣讀決議，閉幕式。這種較大型的對外會議，秘書工作同樣分為三個方面。

三、會前準(zhǔn)備

在會議前要擬定一個會議計劃，以便有章可循，使會議一步一步地進行，計劃的內(nèi)容包括：會議名稱，一般是會議主辦方機構(gòu)名稱、會議主題、會議類型、會議時間，例如“某某電子科技有限公司2013年新春產(chǎn)品發(fā)布會”。在計劃中明確會議議題，會議議程，一般議程由主辦單位的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)來確定。制定會議日程表，一天來計時，明確每個環(huán)節(jié)的具體時間，相關(guān)人員，如果有保密性較強的工作一般安排在后面進行。

對于會場的選擇，一定要選擇領(lǐng)導(dǎo)與才加人員方便往來，避免選擇在鬧市區(qū)，考慮到停車的問題，會場的大小要與會議的規(guī)模相符合，場地的設(shè)備良好，租借費用也要合理。

會場確定后，確定參加會議的嘉賓，再次確認嘉賓能否出席，然后發(fā)出正式的邀請函。確定好出席人員后，備齊會議用品，會議資料，桌牌等相關(guān)物件，安排會議禮儀的服務(wù)。在開會前做好最后的檢查，與大會主持人確定流程。

四、會間的服務(wù)

安排人員做好會議的記錄，其記錄要反映實際情況，表現(xiàn)出大會的信息。做好會議的安保工作，確保有值班人員在場，對突發(fā)情況進行處理。如果有新聞媒體采訪，要安排好接待活動。會議期間，確定人員是否全部出席，做好簽到和等級工作。確保大會流程順暢，順利有效地進行。在會議中做到隨機應(yīng)變，統(tǒng)一部署，統(tǒng)一行動。

五、會后工作

會議結(jié)束后，確保領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的安全離場，及時對此次會議進行總結(jié)，對各項工作人員進行評估，獎罰分明，對于有失誤的部門，堅決進行懲罰，對于表現(xiàn)好的部門，當(dāng)場表揚，為下次舉辦活動總結(jié)經(jīng)驗、教訓(xùn)，最后及時把會議記錄歸檔。

現(xiàn)代會議的形式花樣翻新，出現(xiàn)了電視會議，電話會議等新的高效率的會議，秘書在會議管理的過程中，要不斷總結(jié)經(jīng)驗，找尋適應(yīng)自己的工作方式，來豐富自己的專業(yè)知識，逐步提高協(xié)調(diào)能力、溝通能力，逐步發(fā)掘自己的內(nèi)在的潛力。

參考文獻：

[1] 《中國秘書史》，武漢大學(xué)出版社，楊建宇，2009年4月