摘 要：《檔案管理》課程是高職高專文秘專業(yè)的一門必修課程，為使學(xué)生在學(xué)習(xí)檔案基本理論知識(shí)的基礎(chǔ)上，真正擁有實(shí)踐操作的能力，以適應(yīng)行政、企事業(yè)單位檔案工作的需要，本文在教學(xué)課程設(shè)置、教材選擇、檔案實(shí)訓(xùn)室建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)專業(yè)軟件引用、教學(xué)方法、學(xué)生實(shí)習(xí)幾個(gè)方面進(jìn)行實(shí)踐探究，以期達(dá)到實(shí)踐教學(xué)的最佳效果。

關(guān)鍵詞：高職文秘；檔案課；教學(xué)實(shí)踐

作者簡(jiǎn)介：李莉（1977-），女，助教，漢族，南寧學(xué)院文學(xué)與藝術(shù)設(shè)計(jì)學(xué)院教師，研究方向?yàn)槲拿貙I(yè)人才培養(yǎng)。

[中圖分類號(hào)]：G64 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139（2013）-14-0-02

《檔案管理》課程是高職高專文秘專業(yè)的一門必修課程，實(shí)踐操作性強(qiáng)。培養(yǎng)學(xué)生過(guò)硬的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，成為應(yīng)用型人才是高職高專教育的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，也是高職高專課程的發(fā)展方向。

一、教學(xué)課程設(shè)置

之前本校文秘專業(yè)的檔案課與其他管理類專業(yè)一樣，僅設(shè)置檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)課程，課時(shí)為45學(xué)時(shí)。然而，根據(jù)目前很多中小機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的實(shí)際工作情況來(lái)看，大多數(shù)沒(méi)有專門的檔案人員，而是由文秘人員兼管，且隨著各單位對(duì)本單位檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)逐步提高，越來(lái)越重視，檔案實(shí)際工作能力的要求在文秘專業(yè)中的重要性日益突顯。鑒于此，從2010級(jí)始，我校的文秘專業(yè)在檔案理論知識(shí)課程的基礎(chǔ)上，增加了檔案實(shí)訓(xùn)課程，性質(zhì)為考查課，課時(shí)現(xiàn)定為30學(xué)時(shí)，以此來(lái)推進(jìn)對(duì)學(xué)生檔案實(shí)踐工作能力的培訓(xùn)和培養(yǎng)。

二、教材選擇

之前，文秘專業(yè)的教材為《文書(shū)工作與檔案管理》，可見(jiàn)，檔案理論知識(shí)的內(nèi)容也僅為本門課程的二分之一，且專業(yè)性不強(qiáng)。課程設(shè)置重新修改后，現(xiàn)試選用張虹、姬瑞環(huán)編著的《檔案管理基礎(chǔ)》（第二版）作為文秘專業(yè)檔案課程的理論部分教材，該教材為“普通高等教育‘十一五’國(guó)家級(jí)規(guī)劃教材，21世紀(jì)高職高專精品教材·現(xiàn)代秘書(shū)系列”。該教材涵蓋了檔案工作“收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研、登記和統(tǒng)計(jì)工作”八環(huán)節(jié)內(nèi)容，并且重點(diǎn)介紹了“人事檔案”、“會(huì)計(jì)檔案”、“照片檔案”、“聲像檔案”、“實(shí)物檔案”和“電子檔案”等目前機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位均含有的檔案類型，貼合文秘專業(yè)檔案理論知識(shí)的學(xué)習(xí)需求。既能為理論知識(shí)作案例補(bǔ)充，又因?yàn)橐陨习咐鶠閷W(xué)生所熟悉，大大提高了其注意力，激發(fā)了學(xué)生的興趣和積極性。

三、檔案實(shí)訓(xùn)室建設(shè)

必要的教學(xué)硬件設(shè)施和實(shí)訓(xùn)條件是引導(dǎo)學(xué)生實(shí)踐的基礎(chǔ)。在校、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的支持下，文秘專業(yè)設(shè)置了檔案實(shí)訓(xùn)室，主要供文秘專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行實(shí)訓(xùn)。實(shí)訓(xùn)室配備電腦45臺(tái)，以分組的形式進(jìn)行擺設(shè)，購(gòu)置了檔案柜、各類檔案盒（主要有文書(shū)檔案、人事檔案、照片檔案、會(huì)計(jì)等）、歸檔章、打碼機(jī)、溫濕度計(jì)、裝訂機(jī)、棉線等供實(shí)訓(xùn)操作的專業(yè)檔案用具，可以滿足學(xué)生進(jìn)行檔案實(shí)訓(xùn)的需求。

四、檔案管理系統(tǒng)專業(yè)軟件的引進(jìn)

檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的具體體現(xiàn)。計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，即檔案管理自動(dòng)化，指使用計(jì)算機(jī)輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目和檢索，對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測(cè)和控制，以及對(duì)檔案行政管理數(shù)據(jù)進(jìn)行處理等等。目前的檔案管理工作，計(jì)算機(jī)輔助管理已發(fā)揮了巨大的作用，檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用已普及化。

本校選擇購(gòu)買了廣西壯族自治區(qū)檔案館局開(kāi)發(fā)的“GD2000檔案管理”系統(tǒng)軟件。（以下簡(jiǎn)稱“GD2000”）。該軟件是為落實(shí)國(guó)家檔案局文書(shū)立卷改革的政策，根據(jù)國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》研制的，擁有案卷管理、歸檔文件管理、照片檔案管理、聲像檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、實(shí)物檔案管理、企事業(yè)檔案管理、收發(fā)文管理若干模塊，完全滿足學(xué)生實(shí)訓(xùn)的需求。廣西區(qū)檔案館局為廣西檔案管理工作的最高權(quán)威單位，“GD2000檔案管理”系統(tǒng)軟件為廣西區(qū)內(nèi)最專業(yè)檔案系統(tǒng)，截止2011年，該系統(tǒng)已在廣西全區(qū)有7307個(gè)單位應(yīng)用，應(yīng)用廣泛。

經(jīng)統(tǒng)計(jì)，本校文秘專業(yè)的學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)于廣西區(qū)內(nèi)各單位的占80%左右，選用該軟件系統(tǒng)作為指導(dǎo)學(xué)生實(shí)訓(xùn)的依托系統(tǒng)，不僅能促進(jìn)學(xué)生檔案實(shí)訓(xùn)的操作，同時(shí)還有利于今后學(xué)生的就業(yè)選擇。

五、教學(xué)方法

本門課程主要采用案例教學(xué)法和項(xiàng)目教學(xué)法兩種方法進(jìn)行。案例教學(xué)法主要應(yīng)用在理論課，項(xiàng)目教學(xué)法則針對(duì)實(shí)訓(xùn)課內(nèi)容。

案例教學(xué)法是圍繞一定培訓(xùn)的目的把實(shí)際中真實(shí)的情景加以典型化處理，形成供學(xué)生思考分析和決斷的案例（通常為書(shū)面形式），通過(guò)獨(dú)立研究和相互討論的方式，來(lái)提高學(xué)生的分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力的一種方法。此門課程中，如對(duì)文書(shū)檔案的鑒定，精心選用學(xué)校下發(fā)的紅頭文件，指導(dǎo)學(xué)生利用《文書(shū)檔案保管期限表》對(duì)該文件進(jìn)行檔案保管期限的鑒定，因選擇的案例為學(xué)生熟悉的內(nèi)容，能較好的激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，取得比較好的學(xué)習(xí)效果。

項(xiàng)目教學(xué)法，是師生通過(guò)共同實(shí)施一個(gè)完整的“項(xiàng)目”工作而進(jìn)行的教學(xué)活動(dòng)。它主要是將教學(xué)過(guò)程與具體工作項(xiàng)目充分結(jié)合，圍繞具體的項(xiàng)目構(gòu)建教學(xué)內(nèi)容體系組織實(shí)施教學(xué)，為學(xué)生創(chuàng)造動(dòng)手操作的機(jī)會(huì)。根據(jù)項(xiàng)目教學(xué)法，把本門課程的實(shí)訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計(jì)成一個(gè)一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目，學(xué)生以小組的形式集體完成。如在文書(shū)檔案的整理（以卷的方式）項(xiàng)目中，將學(xué)生分成若干個(gè)組，每個(gè)小組共同完成文書(shū)檔案的分類、組卷、排列卷內(nèi)文件、編頁(yè)、編制卷內(nèi)目錄、填寫(xiě)備考表、裝訂、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、排列案卷、編制目錄等工作內(nèi)容，在完成工作項(xiàng)目的過(guò)程中讓學(xué)生明確工作要求，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，同時(shí)能將最終工作成果 展現(xiàn)出來(lái)，使學(xué)生產(chǎn)生工作的滿足感，有利于提高學(xué)生的積極性主動(dòng)性，達(dá)到較好的學(xué)習(xí)效果。

檔案實(shí)訓(xùn)課項(xiàng)目安排表

工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容相關(guān)理論

與知識(shí)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)課時(shí)安排

文書(shū)檔案整理（以卷為單位）根據(jù)所提供的一批文件，完成相關(guān)的整理內(nèi)容檔案分類法

確定保管期限

卷內(nèi)文件的排列

編頁(yè)

編卷內(nèi)目錄

填寫(xiě)備考表

裝訂

擬寫(xiě)案卷標(biāo)題能按年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限的分類方案正確完成分類，能正確編頁(yè)，會(huì)使用打碼機(jī)，掌握三孔一線的裝訂方法，能正確擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。12

文書(shū)檔案的整理（以“件”為單位）

根據(jù)所提供的一批文件，完成相關(guān)的整理內(nèi)容檔案分類法

確定保管期限

盒內(nèi)文件的排列

編頁(yè)

加蓋歸檔章

編制盒內(nèi)文件目錄

裝訂明確“以件為單位”的概念，能區(qū)分“以卷為單位”和“以件為單位”整理的不同頁(yè)碼的編制，掌握歸檔章的填寫(xiě)12

照片檔案的整理完成本班級(jí)一批照片檔案的分類、整理和編目照片檔案的分類

擬寫(xiě)文字說(shuō)明

排序

編號(hào)

編目 6

六、學(xué)生實(shí)習(xí)

《檔案管理》課程是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的應(yīng)用學(xué)科，之前運(yùn)用的案例引導(dǎo)和項(xiàng)目實(shí)訓(xùn)進(jìn)行模擬教學(xué)，取得了一定的效果，但仍欠缺實(shí)際工作的整體性、多樣性和靈活性。若能補(bǔ)之以實(shí)地實(shí)習(xí)，為學(xué)生提供實(shí)踐的機(jī)會(huì)，則將會(huì)大大增強(qiáng)學(xué)習(xí)的效果。為此，針對(duì)檔案管理課程的實(shí)習(xí)，我們對(duì)實(shí)習(xí)地點(diǎn)、實(shí)習(xí)時(shí)間、實(shí)習(xí)形式做了以下設(shè)想，目前正與相關(guān)單位進(jìn)行積極地聯(lián)系和洽談中。

（一）與校檔案室合作，開(kāi)展協(xié)助性實(shí)習(xí)。

校檔案室是集中管理學(xué)校檔案的部門，能在校檔案室實(shí)習(xí)，將比較全面的接觸學(xué)校各類檔案，加深學(xué)生對(duì)檔案工作整體性的認(rèn)識(shí)。由于在校內(nèi)，且檔案管理的課程安排至大二下學(xué)期，可考慮將實(shí)習(xí)時(shí)間安排至大三上學(xué)期，一是相關(guān)知識(shí)已學(xué)習(xí)過(guò)，容易上手；二是該學(xué)期學(xué)生仍在學(xué)校上課，且課程安排較少，有比較充裕的時(shí)間進(jìn)行實(shí)習(xí)；三是新學(xué)年正是學(xué)校檔案開(kāi)始收集、整理工作開(kāi)始的時(shí)期，能較完整的接觸整個(gè)工作的過(guò)程。實(shí)習(xí)的形式分成小組進(jìn)行，每個(gè)小組可分別協(xié)助某一類型檔案的工作，如文書(shū)檔案、照片檔案、聲像檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案為必有檔案，且有一定數(shù)量，若按此分配仍未完全安排，由于文書(shū)檔案程序復(fù)雜且數(shù)量較多，可依程序再分配若干組。

（二）與學(xué)校所屬城區(qū)檔案館局合作，建立參觀實(shí)習(xí)基地。

檔案館是永久保管檔案的基地和對(duì)外提供檔案服務(wù)的單位。檔案局是國(guó)家指導(dǎo)和管理檔案工作的行政機(jī)關(guān)。能到檔案館、局參觀和實(shí)習(xí)將進(jìn)一步提高學(xué)生的檔案維護(hù)意識(shí)，并進(jìn)一步拓展對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)。參觀的時(shí)間可考慮安排在檔案管理課程進(jìn)行的期間，若能實(shí)習(xí)時(shí)間則可考慮安排在大二下學(xué)期結(jié)束后的暑假期間，因檔案管理課程剛剛結(jié)束，可進(jìn)一步鞏固相關(guān)知識(shí)的技能的掌握。由于檔案館、局性質(zhì)的特殊性，形式則主要以參觀學(xué)習(xí)為主，還可結(jié)合檔案館、局工作人員針對(duì)某一方面的課程進(jìn)行課堂外專業(yè)知識(shí)的補(bǔ)充。

（三）與其他單位合作，成立實(shí)習(xí)基地。

實(shí)訓(xùn)基地是現(xiàn)實(shí)工作的最理想實(shí)習(xí)場(chǎng)所?，F(xiàn)實(shí)工作的要求與理論要求和理想工作的狀態(tài)是存在一定的差距的，盡可能多地與社會(huì)上其他單位建立合作關(guān)系，成立實(shí)習(xí)基地，將能最大限度地為學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)提供機(jī)會(huì)，同時(shí)，也為其提供就業(yè)的機(jī)會(huì)和就業(yè)經(jīng)驗(yàn)積累。

總之，應(yīng)用型人才的培養(yǎng)是高職高專教育的方向?！稒n案管理》課程的教學(xué)要以社會(huì)、市場(chǎng)為目標(biāo)，從課程設(shè)置、教材選擇、檔案實(shí)訓(xùn)室建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)專業(yè)軟件引用、教學(xué)方法、學(xué)生實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)幾個(gè)方面進(jìn)行積極探索，大膽實(shí)踐，為檔案事業(yè)工作輸送合格的人才。

參考文獻(xiàn)：

[1]《檔案管理實(shí)務(wù)》課程教學(xué)效果探索；謝俊英，《科學(xué)管理》

[2]論項(xiàng)目教學(xué)教學(xué)法在高職文秘專業(yè)《檔案管理學(xué)》課程中的應(yīng)用，作者：唐祖軍，濟(jì)南職業(yè)學(xué)院院報(bào)

[3]《2011廣西檔案工作紀(jì)實(shí)》，作者：陸旭安 來(lái)源：廣西壯族自治區(qū)檔案局 發(fā)布時(shí)間：2012-1-24 14：59：33