[摘要]隨著信息化的發(fā)展，檔案管理信息化已成為社會信息化發(fā)展的必然選擇，新時期如何加快檔案信息化建設(shè)已成為當前檔案工作者面臨的新課題。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化建設(shè)

[中圖分類號]F23[文獻標識碼] A

新時期信息技術(shù)迅速發(fā)展，人類社會正在從工業(yè)社會向信息社會邁進，隨著信息化的發(fā)展，信息在社會生活中發(fā)揮著前所未有的作用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)當前檔案管理工作的需要，檔案管理信息化是全面提升檔案工作服務(wù)社會能力的必然選擇，是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求。

1檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.1檔案信息化科學內(nèi)涵：檔案信息化，就是把現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，對實體檔案資源按照信息化的方法進行收集、整理、開發(fā)、管理和利用，為公眾提供數(shù)字化的檔案資源，實現(xiàn)檔案管理模式由面向?qū)嶓w檔案保管為重點轉(zhuǎn)向以數(shù)字化檔案和提供社會服務(wù)為重點的轉(zhuǎn)變過程。具體來說就是通過各種數(shù)據(jù)庫及信息網(wǎng)絡(luò)，把文字、圖紙、聲像、實物等檔案信息存儲在光盤、磁盤、硬盤、磁帶等數(shù)字化載體中，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)和電子終端設(shè)備達到檔案信息資源的有效利用和共享，為用戶使用檔案信息提供更為快速、方便、生動、全面的服務(wù)。

1.2檔案信息化建設(shè)的組成：根據(jù)國家最新頒布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的主要內(nèi)容，結(jié)合我們面臨的工作實際，檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容主要有以下幾個方面：1、信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案數(shù)字化設(shè)備和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，包括硬件系統(tǒng)如計算機、存儲器、服務(wù)器、交換機、路由器，以及軟件系統(tǒng)如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是電子信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、接收、交換和資源共享的基礎(chǔ)平臺；2、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)離不開網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)提供的技術(shù)保障；3、標準規(guī)范建設(shè)。標準規(guī)范建設(shè)是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標志、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程；4、信息資源建設(shè)。電子文件的采集、接收和數(shù)字化館藏檔案是信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容；館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的主要形式；5、人才隊伍建設(shè)。做好檔案信息化工作，人才是關(guān)鍵。既要有計算機專業(yè)人員，也要有檔案專業(yè)人員，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又掌握信息技術(shù)的復合型人才。6、安全保障體系建設(shè)。信息安全保障體系建設(shè)主要由法律法規(guī)和管理制度、檔案信息的安全管理、檔案信息的安全技術(shù)、維護公共設(shè)施安全四個方面構(gòu)成。

2制約檔案管理信息化建設(shè)的重要因素

2.1檔案信息管理系統(tǒng)軟件缺乏通用性。當前，檔案信息管理方面的軟件開發(fā)欠缺，不同的檔案管理軟件服務(wù)的對象不一，而且各個檔案管理部門的需求各不相同，導致開發(fā)的檔案管理軟件不能通用。缺少一個既可用于文件查詢、統(tǒng)計、檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)。由于檔案管理軟件通用性不強，致使檔案信息化建設(shè)、發(fā)展受到制約。

2.2檔案信息缺乏共享。檔案信息資源共享缺乏國家的宏觀調(diào)控和統(tǒng)籌規(guī)劃、缺乏管理制度和法律法規(guī)的保障，我國尚未建立一個全國性質(zhì)的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，形式各不相同，層次不一且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，由于創(chuàng)新性、服務(wù)性、共享性較差，所以很難滿足信息化條件下檔案資源共享的要求。

2.3檔案管理缺乏規(guī)范。檔案收集、整理的規(guī)范化和標準化是檔案信息管理數(shù)字化的前提。但由于各種原因，我國檔案工作部門業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量參差不齊，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作沒有統(tǒng)一的標準，僅在某一個館或某個部門實施，無法在全國檔案部門推廣、實施統(tǒng)一的標準，這也制約了檔案管理信息化建設(shè)。

2.4檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新。檔案管理的技術(shù)工作、組織工作流程主要取決于計算機信息處理技術(shù)特點，檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新。目前越來越多的“文件資料”歸檔形式以硬盤、磁盤、光盤等存儲方式出現(xiàn)，過去的檔案收集、整理、分類手段、著錄標準及相關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化的文檔存儲方式。

2.5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，關(guān)鍵在于人才，管理人員不僅要具備基礎(chǔ)的計算機操作能力，更要有較高的文化層次和技術(shù)水平。目前看來，許多檔案部門的高技術(shù)人才缺口較大，尤其檔案管理、計算機信息處理等方面的復合型人才就更稀缺，相當一部分檔案人員計算機水平偏低。即使引進了現(xiàn)代化設(shè)備，也不能發(fā)揮其應(yīng)有作用，就更談不上檔案管理工作的信息化了。

3新時期推進檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)

3.1基礎(chǔ)設(shè)施是做好檔案信息化建設(shè)的前提

軟硬件設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的前提。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。做好信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)，關(guān)鍵在軟件，一定要整合優(yōu)勢資源，開發(fā)統(tǒng)一的操作管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等檔案管理軟件系統(tǒng)，只有做好基礎(chǔ)建設(shè)，才能穩(wěn)步、健康、有序、高效地推進檔案信息化建設(shè)。

3.2電子文件的歸檔和管理是做好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵

電子文件歸檔和管理是檔案信息化建設(shè)的重中之重，是推進檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題。檔案部門要以國家新近頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，加強本部門的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的實時接受、歸檔、管理、利用和統(tǒng)計，確保重要的電子文件快捷、完整、真實、有效的保存在檔案部門，為電子公文特別是紙質(zhì)公文向檔案信息化轉(zhuǎn)換奠定基礎(chǔ)。

3.3轉(zhuǎn)變檔案管理模式是作好檔案信息化建設(shè)的重要組成部分

過去的檔案管理工作，就是把紙質(zhì)、錄音、錄像、照片等作為檔案管理的實體，以人工操作為主完成各類檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的管理過程，但其步驟繁瑣，工作量巨大，造成部分檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料進行有效的提煉和加工處理，許多珍貴的檔案信息資源一定程度上被閑置甚至浪費。

隨著現(xiàn)代化設(shè)備和管理技術(shù)的引進與推廣，特別是計算機、存儲盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的信息化提供了良好的客觀環(huán)境。檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對形成的各種類別的檔案進行數(shù)字化加工，使實體檔案資源轉(zhuǎn)化為可重復、多平臺利用的信息資源，真正實現(xiàn)檔案資源的存儲價值和使用價值，為我國經(jīng)濟社會的全面發(fā)展提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)，使之真正成為信息社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

3.4建立檔案信息安全保障體系是做好檔案信息化建設(shè)的必要條件

“檔案信息存儲安全”和“檔案信息利用安全”是檔案信息安全保障體系的主要內(nèi)容，是檔案管理工作的生命線。做好信息存儲安全工作，要加強信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取切實有效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段和管理措施，加強計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實行物理隔離，做好身份認證和密鑰管理，存儲檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件，各種文檔要及時進行備份，存儲到符合保管要求的應(yīng)用載體上，確保檔案信息的保密安全和系統(tǒng)運行安全可靠。在利用安全上既要抓好利用也要做好保密，堅持利用和保密并重的原則，該上網(wǎng)公開的公開，不能公開的要設(shè)置訪問權(quán)限，不能只強調(diào)保密而限制利用，使有價值的檔案信息不能充分利用。

3.5加強檔案信息化人才建設(shè)是做好檔案信息化建設(shè)的成功之本

檔案管理人員是檔案資源與用戶之間相互聯(lián)系的橋梁和紐帶，檔案管理的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化需要一大批高素質(zhì)的人才。通過引進與培養(yǎng)相結(jié)合的方式調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，加大對檔案管理的復合型人才的引進力度，加強對現(xiàn)有檔案人才的學習和培訓管理。不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，建立一支既掌握檔案管理又懂的信息技術(shù)，知識結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)人才隊伍。

參考文獻：

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作者簡介：靳海峰（1980.1-），館員，本科，研究方向：檔案管理。