[摘要]從大數(shù)據(jù)環(huán)境與企業(yè)文書檔案信息化管理、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理的意義、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理的內(nèi)容、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化建設(shè)與利用等方面，對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)文書檔案；信息化管理；大數(shù)據(jù)環(huán)境

[中圖分類號(hào)]G275.2[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

1大數(shù)據(jù)環(huán)境與企業(yè)文書檔案信息化管理

1.1大數(shù)據(jù)的含義及意義。隨著互聯(lián)網(wǎng)上各種類型數(shù)據(jù)量的急劇增長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)時(shí)代正款款而來[1]。所謂大數(shù)據(jù)，是指由于數(shù)據(jù)的體量過于巨大，難以被用戶及時(shí)獲取和加工處理的數(shù)據(jù)。也就是說，由于所涉及的數(shù)據(jù)規(guī)模巨大，以至于利用目前的主要軟件工具，在可允許的時(shí)間范圍內(nèi)，達(dá)到查詢檢索、下載獲取、加工處理、數(shù)據(jù)管理，并有效地整理成為對(duì)于用戶有用的數(shù)據(jù)資源已經(jīng)變得非常困難。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)就是資產(chǎn)已經(jīng)成為人們的共識(shí)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義不僅在于首先要掌握龐大的數(shù)據(jù)資源，而且更在于對(duì)這些具有價(jià)值的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行專業(yè)化的處理，即提高對(duì)數(shù)據(jù)的加工和處理能力，通過加工和處理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源價(jià)值的增值。目前，大數(shù)據(jù)已經(jīng)充斥在人們?nèi)粘Ｉ畹拿總€(gè)角落，大數(shù)據(jù)環(huán)境所帶來的信息風(fēng)暴正在變革著人們的生活、工作和思維習(xí)慣。而近年來，隨著企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，企業(yè)文書檔案的數(shù)據(jù)量也在快速增長(zhǎng)，成為大數(shù)據(jù)環(huán)境中的不可或缺的組成部分。

1.2企業(yè)文書檔案及其信息化管理。企業(yè)文書檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)企業(yè)具有保存價(jià)值的各種不同形式和載體的原始文書記錄信息[2]。企業(yè)文書檔案包括文字、圖表、圖片、照片、錄音、影像、動(dòng)畫、3D虛擬、多媒體等各種形式和載體。它記錄了一個(gè)企業(yè)所從事的各類管理活動(dòng)，如黨群管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等。企業(yè)文書檔案通常是由辦理完畢的具有保存價(jià)值的文書信息資源轉(zhuǎn)化而成。企業(yè)文書檔案信息化是運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，加強(qiáng)企業(yè)文書檔案的收集、整理、管理、存儲(chǔ)、傳送、開發(fā)和利用，使各類企業(yè)文書檔案的形式和載體實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高其利用價(jià)值，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理和科研服務(wù)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為企業(yè)用戶提供更為準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)捷、實(shí)用的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案的社會(huì)化共享，最大限度地延長(zhǎng)其使用壽命。

2大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理的意義

2.1有利于提高企業(yè)文書檔案的管理水平。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化技術(shù)的快速發(fā)展和企業(yè)科技創(chuàng)新的不斷發(fā)展，企業(yè)文書檔案的數(shù)據(jù)量和類型都在不斷增加。如何利用現(xiàn)代信息和技術(shù)提高企業(yè)文書檔案管理的工作效率，提高企業(yè)文書檔案方便快捷地檢索和查詢能力，提高企業(yè)文書檔案的利用率，改革創(chuàng)新企業(yè)文書檔案管理的模式，是企業(yè)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)面對(duì)的問題，也是值得深入研究的課題。因此，建設(shè)企業(yè)文書檔案信息化管理體系，對(duì)提高企業(yè)文書檔案和企業(yè)檔案的整體管理水平都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義[3]。

2.2有利于企業(yè)文書檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的形成和云計(jì)算的出現(xiàn)，現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所擁有的強(qiáng)大數(shù)據(jù)計(jì)算、數(shù)據(jù)檢索和查詢、數(shù)字資源存儲(chǔ)、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)傳送、不同語言文字自動(dòng)翻譯等功能，以及功能完善的各類企業(yè)管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為企業(yè)文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化條件下的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理提供了可靠保障。同時(shí)，信息化管理?xiàng)l件下的企業(yè)文書檔案，通過數(shù)字化技術(shù)的處理和加密，會(huì)變得更為規(guī)范、準(zhǔn)確、高效與安全。反過來，數(shù)字化的企業(yè)文書檔案又為信息化建設(shè)中的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了基礎(chǔ)。

2.3有利于企業(yè)文書檔案的利用與共享。完善的企業(yè)文書檔案配合其他企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)，加之網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，能更充分地滿足為包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、技術(shù)人員、服務(wù)人員在內(nèi)的各類企業(yè)用戶，以及為更多的來自于社會(huì)不同層次、不同群體的各類用戶提供對(duì)于企業(yè)文書檔案的檢索、查詢、調(diào)用、復(fù)制、分析、研究、存儲(chǔ)等多種需求的服務(wù)。只要符合相關(guān)的保密規(guī)定和權(quán)限許可，用戶都通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行有效的利用，如此一來，就能夠使企業(yè)文書檔案在大數(shù)據(jù)的環(huán)境中，在各種網(wǎng)絡(luò)范圍、各種用戶層次和各種地域范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享[3]。

2.4有利于企業(yè)文書檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的快步到來，知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等科技水平的迅速進(jìn)步，以及企業(yè)科技創(chuàng)新和科學(xué)管理的不斷發(fā)展，只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案的信息化管理，加快在信息化管理?xiàng)l件下的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的步伐，才能為企業(yè)生產(chǎn)、科研和管理工作的健康發(fā)展，提供來自于企業(yè)文書檔案方面應(yīng)有的資源保障，才能更好地與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)適應(yīng)時(shí)代以及我國(guó)“十二五”規(guī)劃期間企業(yè)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的實(shí)際需要。

3大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理的內(nèi)容

3.1企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理。傳統(tǒng)意義上的企業(yè)文書檔案是以紙質(zhì)載體為主，檔案管理人員的數(shù)據(jù)錄入任務(wù)繁重，勞動(dòng)強(qiáng)度大，且查閱非常困難，且需占用大量的存儲(chǔ)庫房、櫥柜和檔案架盒空間。而大數(shù)據(jù)環(huán)境中的數(shù)字化檔案克服了這些缺點(diǎn)，可節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，且可方便地?zé)o限量地復(fù)制。企業(yè)文書檔案信息化管理中的一項(xiàng)重要工作，是對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理[4]，是指由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化方式存在的電子檔案，也可以直接稱其為數(shù)字化檔案，它們也成為大數(shù)據(jù)的組成部分之一。企業(yè)文書檔案的數(shù)字化建設(shè)是大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案信息化建設(shè)和管理的重要內(nèi)容之一。

3.2企業(yè)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。經(jīng)過數(shù)字化建設(shè)所形成的企業(yè)文書檔案，需要利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，才可以實(shí)現(xiàn)在各種不同層次、不同類型、不同地域、不同網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的用戶對(duì)其檔案資源的共享利用。因此，企業(yè)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享利用的重要技術(shù)手段。企業(yè)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)利用功能有多種，如網(wǎng)絡(luò)分類、網(wǎng)絡(luò)歸檔、網(wǎng)絡(luò)組卷、網(wǎng)絡(luò)借閱、網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)絡(luò)傳送、網(wǎng)絡(luò)交流、網(wǎng)絡(luò)隔離、網(wǎng)絡(luò)復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)上傳、網(wǎng)絡(luò)下載、網(wǎng)絡(luò)獲取、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等。還有基于安全性網(wǎng)絡(luò)化管理的邏輯隔離網(wǎng)絡(luò)化管理和物理隔離網(wǎng)絡(luò)化管理等。

3.3企業(yè)文書檔案的安全化管理。企業(yè)文書檔案的安全保障問題是其網(wǎng)絡(luò)化帶來的最為突出的問題，由于大數(shù)據(jù)環(huán)境中的安全問題相當(dāng)突出，因此，需要在實(shí)際工作中通過不斷改進(jìn)技術(shù)、升級(jí)管理系統(tǒng)、加強(qiáng)保密措施等方法逐步加以解決。首先是安全保護(hù)問題。要防止由于工作人員操作失誤、設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障、計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等因素造成企業(yè)文書檔案的損毀和遺失。其次是安全保密問題。對(duì)于涉及保密的企業(yè)文書檔案，需要采取相應(yīng)的保密管理措施[5]。所以，企業(yè)文書檔案的公開程度也應(yīng)分為完全公開、部分公開和完全保密進(jìn)行必要的分級(jí)管理。

4大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化建設(shè)與利用

4.1擁有大量類型完備的企業(yè)文書檔案。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，企業(yè)文書檔案建設(shè)的主要任務(wù)就是擁有大量有價(jià)值的數(shù)據(jù)，并保證這些數(shù)據(jù)的質(zhì)量和相關(guān)性，以及具備快速的數(shù)據(jù)處理能力和掌握相應(yīng)的處理技術(shù)，從而最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案為用戶服務(wù)的目的。擁有各種類型、具有價(jià)值的企業(yè)文書檔案，是大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)目標(biāo)。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)企業(yè)文書檔案中，檔案的類型相對(duì)較少，一般僅有各種上級(jí)文件、本企業(yè)資料和對(duì)外聯(lián)系資料等。而在大數(shù)據(jù)環(huán)境中的信息化企業(yè)文書檔案中，檔案的類型大為增加，最為典型的是增加了具有明顯的數(shù)字化企業(yè)文書檔案特征的一些類型，如企業(yè)及其產(chǎn)品和服務(wù)的宣傳課件、動(dòng)畫、音頻、視頻、多媒體、3D虛擬、產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫等。

4.2對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行加工和處理。對(duì)企業(yè)文書檔案加工處理的內(nèi)容，如企業(yè)文書檔案的檢索，包括檢索的全面性、準(zhǔn)確性和可選擇性。選擇合理便捷的檢索方法，確定所需要企業(yè)文書檔案的類型、分類、級(jí)別、內(nèi)容、時(shí)限、共享性等。企業(yè)文書檔案的分類歸檔，包括上級(jí)、本企業(yè)、對(duì)外聯(lián)系三大類，以及本企業(yè)中又可繼續(xù)分類為會(huì)議、業(yè)務(wù)、活動(dòng)、勞資、歷史等文書檔案。建設(shè)企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)庫，建設(shè)包括各種會(huì)議、文件、科研、生產(chǎn)、人員、勞資、歷史資料的企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)庫[6]。企業(yè)文書檔案網(wǎng)絡(luò)鏈接，包括進(jìn)行各種類型和區(qū)域范圍的網(wǎng)絡(luò)鏈接，如局域網(wǎng)、城域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，以及內(nèi)部網(wǎng)或?qū)Ｓ镁W(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)鏈接，為企業(yè)文書檔案的資源共享提供基礎(chǔ)。

4.3企業(yè)文書檔案的利用與服務(wù)。任何檔案資源的最終目的都是為用戶提供利用服務(wù)的，企業(yè)文書檔案也不例外。企業(yè)文書檔案在企業(yè)的生產(chǎn)、科研和管理方面具有重要的史料價(jià)值、憑證價(jià)值、參考價(jià)值和研究?jī)r(jià)值，而這些正是為用戶提供各種檔案資源服務(wù)的基礎(chǔ)所在[7]?？梢岳盟ㄔO(shè)的信息化企業(yè)文書檔案為用戶開展類型多樣的各種服務(wù)，并應(yīng)體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)環(huán)境中現(xiàn)代化服務(wù)的特征。如可利用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)電話、網(wǎng)絡(luò)短信、網(wǎng)絡(luò)視頻等現(xiàn)代化信息傳輸技術(shù)手段，為用戶開展企業(yè)文書檔案的查詢和咨詢服務(wù)。利用電子郵箱、網(wǎng)絡(luò)硬盤、網(wǎng)絡(luò)電話等現(xiàn)代化技術(shù)手段，為用戶開展企業(yè)文書檔案的遠(yuǎn)程傳送服務(wù)。利用各種類型和地域范圍的網(wǎng)絡(luò)，為用戶提供企業(yè)文書檔案的開放下載獲取服務(wù)。也可利用企業(yè)文書檔案資源，為用戶開展某個(gè)企業(yè)、某種產(chǎn)品、某種服務(wù)的企業(yè)文書檔案信息跟蹤服務(wù)?？蓪⑵髽I(yè)文書檔案面向各級(jí)區(qū)域范圍開放服務(wù)，如面向本企業(yè)、本地區(qū)、本省、全國(guó)、全球范圍的用戶開放服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：庫俊平（1982-），女，濮陽市規(guī)劃建筑設(shè)計(jì)研究院助理館員，畢業(yè)于中原油田廣播電視大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)專業(yè)。