[摘要]大學(xué)院系圖書資料室為教學(xué)和科研提供了極大幫助，但是也暴露出很多不足，所以應(yīng)針對(duì)其缺陷，進(jìn)行合理改進(jìn)，從而充分發(fā)揮圖書資料室的巨大作用。

[關(guān)鍵詞]圖書館；資料室；利用；充分

[中圖分類號(hào)]G258.6[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A

1院系資料室的特色

眾所周知，高校各個(gè)院系設(shè)立自己的資料室，主要是從專業(yè)角度考慮的。雖然學(xué)校有綜合圖書館，但還不夠?qū)I(yè)，再加上生源眾多，借書歸還不及時(shí)等，嚴(yán)重影響了正常的借閱秩序。這樣自己的資料室滿足自己專業(yè)的老師、學(xué)生借閱，為教學(xué)和科研服務(wù)。

但它又與高校的圖書館不同，院系資料室最鮮明的特色就是它的專業(yè)性，即：對(duì)專業(yè)文獻(xiàn)資料進(jìn)行收集整理，并向本院系廣大師生提供資料和圖書借閱服務(wù)，為本院系教學(xué)科研服務(wù)[1]。各個(gè)院系的圖書資料室通常都設(shè)在辦公所在地，老師和同學(xué)們下課后就能就近借閱。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，老師們通常很少到辦公樓來，除了開會(huì)，幾乎都是各忙各的，也只有來資料室借閱的時(shí)候才來院系一趟。這里的圖書采購?fù)ǔ６际钦髟兞死蠋焸兊囊庖?，老師們提出需要采購哪些?shù)目，綜合匯總后，集中采購，目前圖書資料的更新都非?？欤辛诵碌膱D書，馬上就能采購進(jìn)來。而學(xué)校圖書館的藏書往往比較陳舊，都是些跟不上時(shí)代和科研的腳步。所以這里圖書資料的豐富和專業(yè)化是學(xué)校圖書館無法比擬的?？梢哉f，沒有院系圖書資料的支持，很多科研和教學(xué)任務(wù)都無法完成。因此應(yīng)該加大院系圖書資料的采購和充實(shí)，為教學(xué)和科研一線服務(wù)。沒有自己的資料室，僅僅靠學(xué)校圖書館，就會(huì)底氣不足。

2存在的不足

2.1不對(duì)外開放是院系資料室的固有特色，各個(gè)院系的資料室往往是自給自足的場(chǎng)所，不對(duì)外開放。只有本院系的師生才可以進(jìn)來借閱。其他專業(yè)的老師和學(xué)生想來借閱首先要經(jīng)過申請(qǐng)才可以。而且別人也不知道你這里有什么書，這樣就浪費(fèi)了寶貴的圖書資料，不能物盡其用。

2.2不少民辦高校院系資料室可有可無，是否成立，需要買多少書，買哪些書，通常都是隨機(jī)所定，任意性很大。有些民辦高校甚至沒有資料室。大家認(rèn)為既然有學(xué)校的圖書館，何必再自己設(shè)立資料室呢。加上經(jīng)費(fèi)緊張，投入不夠，所以院系即便設(shè)立資料室，藏書量也往往很少，老師和學(xué)生們來了一看，沒有自己想要的書，以后就不再來了，這樣越?jīng)]人來，越不被重視，慢慢地就形成了惡性循環(huán)。

圖書少，管理不規(guī)范也是高校資料室的一個(gè)缺陷。大學(xué)里每年都要事先編制預(yù)算，每年采購多少書都有專門的經(jīng)費(fèi)，這些都是和教學(xué)科研配套的。而院系資料室的藏書往往由各個(gè)院系自己出資，許多院系本身就經(jīng)費(fèi)不足，老師們開會(huì)出差的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷都成了難題，所以只好壓縮資料室的經(jīng)費(fèi)。尤其是一些文科院系，經(jīng)費(fèi)更是捉襟見肘?，F(xiàn)在圖書很貴，特別是專業(yè)性比較強(qiáng)的書，發(fā)行量小，只能靠漲價(jià)才能維持成本，所以現(xiàn)在各個(gè)院系資料室更新慢，藏書少就不足為奇了。

公辦高校的情況不樂觀，我們還應(yīng)注意到民辦高校也差強(qiáng)人意。民辦高校走的是“以學(xué)養(yǎng)學(xué)”的道路，因此民辦高?；I措資金比較困難。根本就不考慮建立圖書閱覽室，加之書刊經(jīng)費(fèi)上漲，辦學(xué)者又不愿在購書上多投入；雖然近年來，為達(dá)到教育部規(guī)定的辦學(xué)要求，但民辦高校最終還是要考慮辦學(xué)成本的，雖然為了應(yīng)對(duì)教育部的評(píng)估，購買了一些圖書資料，充實(shí)了一些儀器設(shè)備，但是，這些都是杯水車薪，可以說民辦院系的資料室?guī)缀跏敲鎸?shí)亡，常常大門緊鎖無人問津，因?yàn)闀?，書陳舊，更新慢，滿足不了廣大師生的需求，所以很少有人來借閱，只好關(guān)了，這也是無奈之舉。甚至個(gè)別院系資料室變成“雜志期刊室”。[2]

2.3資料室的書籍有限，人員有限，管理不規(guī)范。資料室的書籍有限，基本上只能滿足老師和研究生的需求。另外，規(guī)章制度不健全，許多老師為了自己使用方便，就把資料室的書當(dāng)成自己的，長(zhǎng)期借閱，大量借閱書籍不及時(shí)歸還。有的老師一次就借閱上百本，其他老師只能轉(zhuǎn)而私下打聽，某一本書在誰家里放著，私下借閱流通。這樣就影響了其他師生的科研工作。還有一點(diǎn)就是大家對(duì)資料室的重視度不夠，認(rèn)為這里都是為安排老師家屬的工作而設(shè)立的福利機(jī)構(gòu)，可有可無。由于重視不夠，所以圖書采購量少，更新慢，陳舊過時(shí)，擠滿灰塵幾乎難有人來。圖書的編目也很落后，還是靠人工，沒有專業(yè)的編目人員，也不會(huì)用電腦檢索。老師們來借閱時(shí)候，就像大海撈針，在書架上看來看去，盲目地找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而一些民辦院系為了節(jié)約辦學(xué)成本，認(rèn)為資料室的老師都是吃閑飯的，能不要就不要，能省則省。往往讓其他老師兼職，比如說由輔導(dǎo)員、辦公室教輔人員充當(dāng)，甚至有的讓學(xué)生干部平時(shí)來看著圖書資料室。目前許多院系的資料室多以教師或者其他行政教輔人員兼職，只能利用有限的工作時(shí)間對(duì)教師和學(xué)生開放，有的是一三五，有的是二四六開放。因此開放時(shí)間相對(duì)較短，周末根本就不開，滿足不了正常教學(xué)和科研活動(dòng)的需要。利用率十分低下。起不到院系資料室應(yīng)有的作用。這樣就使得圖書資料室更加落后，另外，兩種相對(duì)獨(dú)立地管理模式也造成了一定程度的資源浪費(fèi)。

目前高校合并成風(fēng)，每一所院系都有自己的藏書。學(xué)校圖書館是為全體師生服務(wù)的，屬于學(xué)校編制。而院系資料室為本院系服務(wù)，歸本院管理?？梢哉f是兩套編制，兩班人馬。雖然學(xué)校圖書館可以對(duì)院系資料室在業(yè)務(wù)上予以指導(dǎo)，但顯然是紙上談兵。由于各自為政，各自獨(dú)立采購，雙方互不通氣，不知道你有什么書，我有什么書，這樣就造成重復(fù)采購。本身圖書采購經(jīng)費(fèi)就少，如此就更加造成了資源的浪費(fèi)，讓人痛心。廣大師生在學(xué)校圖書館借不到心儀的書，而院系資料室的書又沒有及時(shí)編目上傳到綜合圖書館，讀者不知道資料室還有這樣的書，這樣許多書就被閑置起來，我們看到許多資料室的書擠滿灰塵，無人問津，實(shí)在令人痛心。校內(nèi)書刊文獻(xiàn)難以統(tǒng)籌安排，出現(xiàn)文獻(xiàn)采集隨意性大、品種少、重復(fù)率高，或者有限的文獻(xiàn)資源被長(zhǎng)期閑置，使原本緊張的經(jīng)費(fèi)得不到充分的利用，造成人力、物力、財(cái)力的嚴(yán)重浪費(fèi)[3]。

2.4編制緊張、人員業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺也是一個(gè)不容忽視的問題。目前高校各個(gè)院系行政人員少，學(xué)校又不給編制，所以只能由其他人員兼職。再加上這些年高校引進(jìn)了許多人才，引進(jìn)人才的家屬需要就業(yè)，于是只能安排到資料室里。他們通常都不是圖書情報(bào)專業(yè)出身，屬于半路出家，對(duì)圖書情報(bào)的編目、匯總、分類一知半解，就造成資料室里的圖書放置混亂，檢索困難。老師們來借書就同大海撈針一般，往往碰運(yùn)氣。資料室的老師由于不被重視，所以工作積極性不高，得過且過，開門晚，關(guān)門早，經(jīng)常大門緊鎖。再加上院系有其他活動(dòng)人手不夠時(shí)候，就讓圖書資料室的老師臨時(shí)來幫忙，更占用了人手。信息化時(shí)代要求有高素質(zhì)的專業(yè)人才，圖書資料室也是如此，只有懂電腦，會(huì)檢索的老師才能充實(shí)資料室。圖書資料要能及時(shí)上網(wǎng)，及時(shí)和學(xué)校圖書館聯(lián)網(wǎng)接收才能更好地物盡其用，為全校師生更好地服務(wù)。

3改進(jìn)手段

3.1要盡可能做到學(xué)校圖書館和資料室成為一個(gè)有機(jī)的整體。

一個(gè)先進(jìn)有序的圖書體系應(yīng)該是以學(xué)校綜合圖書館為龍頭，各個(gè)院系圖書資料室為輔助，就像大樹有主干，有枝杈，才能更好地發(fā)展。學(xué)校圖書館要綜合統(tǒng)計(jì)各個(gè)院系資料室都有哪些藏書，及時(shí)的編目，上網(wǎng)歸類匯總形成數(shù)據(jù)庫，以備大家檢索，這樣就把所有的圖書資料納入到全校的藏書系列來。為了防止盲目采購，重復(fù)采購，雙方要及時(shí)溝通，互通有無，這樣才能節(jié)約經(jīng)費(fèi)。圖書館每年先列出個(gè)擬采購圖書清單，同時(shí)征求各個(gè)院系資料室的意見，院系資料室也可以把廣大師生的要求及時(shí)反饋給學(xué)校，好鋼用在刀刃上。現(xiàn)在信息時(shí)代的要求就是要做到辦公自動(dòng)化，圖書館的電腦檢索要能和資料室的檢索系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，廣大師生能及時(shí)了解到專業(yè)性比較強(qiáng)的圖書歸屬地，能順利地找到這些書。這就要求圖書資料室進(jìn)行專門的編目上網(wǎng)建設(shè)，可以聘請(qǐng)有這方面能力的人員來協(xié)助完成，因?yàn)檫@些任務(wù)僅僅依靠現(xiàn)有的圖書資料管理人員是很難獨(dú)立完成的。另外，院系要打破封閉的狀態(tài)，要能夠向其他院系的師生開放。即便不能借走，最少要做到可以在本資料室閱讀。不能歧視外人、不要刁難外人，思想要開放，要樹立為廣大師生服務(wù)就是為學(xué)校做貢獻(xiàn)的意識(shí)。

3.2要利用校園網(wǎng)，把資料室和圖書館的聯(lián)網(wǎng)，做到資源共享。我們應(yīng)該利用校園網(wǎng)的信息通道，加強(qiáng)圖書館和資料室的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加強(qiáng)電子資源共享。我們可以在校園網(wǎng)建設(shè)圖書館網(wǎng)站，鏈接各個(gè)院系資料室，從而方便教師和學(xué)生的需要，找到相關(guān)的文件，提高文獻(xiàn)的利用率，從而減少人力，物力和財(cái)力的浪費(fèi)，這也有利于文獻(xiàn)資源整體建設(shè)。我們應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校圖書館的龍頭作用，在現(xiàn)代社會(huì)中，圖書館資源共享的發(fā)展是信息社會(huì)、信息技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用，從內(nèi)涵和外延都有非常大的變化，這就要求我們做出相應(yīng)的圖書館管理。我們應(yīng)該加強(qiáng)高校圖書館與系資料室的橫向聯(lián)合，圖書館共同編寫出圖書資料的目錄和索引，或上傳一個(gè)文件組成統(tǒng)一的校園網(wǎng)數(shù)據(jù)庫，做到統(tǒng)一的秩序。高校院系資料室建設(shè)應(yīng)該積極參與校園網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)學(xué)校的圖書館和資料室的業(yè)務(wù)聯(lián)系與合作，以及交流信息。這樣高校圖書館才能為在學(xué)校的教師和學(xué)生提供最新文獻(xiàn)信息資料室使用。圖書館和院資料室實(shí)現(xiàn)校網(wǎng)絡(luò)共享，不但可以實(shí)現(xiàn)資源共享，而且提高了工作效率，更好地為讀者服務(wù)。讀者通過網(wǎng)絡(luò)查詢，就可以知道哪個(gè)資料室具有較強(qiáng)的專業(yè)書籍或期刊，而這些書在學(xué)校圖書館又沒有收藏。如果能實(shí)現(xiàn)各部門之間的數(shù)據(jù)共享，可以借對(duì)方的數(shù)據(jù)，然后利用圖書館的資源得到更好的服務(wù)。為了提高廣大高校圖書館的管理水平，應(yīng)在學(xué)校圖書館與系資料室使用相同的圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)。圖書館發(fā)揮其龍頭作用，統(tǒng)一在圖書館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下規(guī)范管理。書目數(shù)據(jù)的制作應(yīng)該及時(shí)有效，及時(shí)上傳書目數(shù)據(jù)到學(xué)校圖書館書目數(shù)據(jù)庫系。

3.3圖書館必須加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，提高服務(wù)水平。院系領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，加強(qiáng)圖書館的管理和軟硬件建設(shè)。每年要有一定數(shù)額的專項(xiàng)資金劃撥給資料室。院系要有年度撥款，用于圖書館的圖書采購和辦公硬件充實(shí)。目前，大部分的資料室發(fā)展滯后，最關(guān)鍵的問題是缺乏專業(yè)的人才。因此，教師要加強(qiáng)信息管理，提高了資料室工作人員的綜合素質(zhì)。應(yīng)著眼于素質(zhì)訓(xùn)練：在圖書館學(xué)專業(yè)學(xué)習(xí)訓(xùn)練過，具有豐富的信息科學(xué)的基本知識(shí)。同時(shí)要有深刻的理論背景；有較高的檢索文獻(xiàn)，運(yùn)用文獻(xiàn)研究能力；有敏銳的信息意識(shí)和信息挖掘，分析能力等。為了達(dá)到上述目的，我們可以定期的讓資料室老師學(xué)習(xí)充電，加強(qiáng)培訓(xùn)，也可以引進(jìn)專門的圖書管理專業(yè)的畢業(yè)生來充實(shí)自己?？傊说乃刭|(zhì)無論怎樣強(qiáng)調(diào)都不為過[4]。

3.4突出“以人為本”注重“人性化”服務(wù)。目前，隨著圖書館圖書資料的積累，其為現(xiàn)代化服務(wù)和信息專業(yè)的學(xué)術(shù)優(yōu)勢(shì)越發(fā)顯著，其服務(wù)對(duì)象已逐漸擴(kuò)展到教師、學(xué)生和校園里的其他讀者。服務(wù)對(duì)象主要是科研一類的讀者，所以必須注意人性化服務(wù)。圖書館通過良好的學(xué)術(shù)環(huán)境和濃厚的學(xué)術(shù)氛圍，使其成為有效的載體以及學(xué)術(shù)的肥沃土壤。在過去，圖書情報(bào)部門間傳統(tǒng)的管理理念和運(yùn)作模式，是對(duì)書籍的收藏和借閱。從書的目錄編目到采集借出，所有的工作都是以藏為重心[5]。這種以書為主的經(jīng)營(yíng)理念，最大的缺點(diǎn)是忽略了讀者的實(shí)際需求。為了與當(dāng)?shù)氐拇髮W(xué)和學(xué)院的教學(xué)和科研的發(fā)展相適應(yīng)，院系資料室的大小不僅表現(xiàn)在收藏了許多書籍，還應(yīng)考慮信息和資源的利用和循環(huán)速度等。因?yàn)橹挥型ㄟ^讀者利用信息資源，才可以創(chuàng)造一個(gè)合適的價(jià)值。書籍資料等最終還是要被人閱讀才能發(fā)揮效用。這就要求管理者必須了解讀者的意圖，解決讀者的問題。這是一項(xiàng)艱巨復(fù)雜的任務(wù)，是實(shí)現(xiàn)以人為本理念的具體體現(xiàn)。管理者必須把每一個(gè)讀者平等對(duì)待；為廣大讀者提供周到的服務(wù)，這樣能促進(jìn)讀者群的形成；這就要求我們?cè)鰪?qiáng)親和力和以人為本的服務(wù)能力；再次作信息反饋，定期了解統(tǒng)計(jì)分析，提供可靠的數(shù)據(jù)，完善服務(wù)內(nèi)容，把握好書籍的發(fā)展方向，根據(jù)書籍的借閱頻率，添加必要的新數(shù)據(jù)。最后，重點(diǎn)人性化服務(wù)，管理應(yīng)樹立“以人為本”的理念。院系資料室的大部分辦公室建設(shè)部門要為教師和學(xué)生提供方便。這樣，課后老師只要有時(shí)間你可以隨時(shí)到圖書館。

參考文獻(xiàn)：

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[2]鄧翠華.民辦高校圖書館建設(shè)中存在的問題及對(duì)策[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006（17）.

[3]胡捷.論目前高校院系資料室存在的問題及對(duì)策[J].潭師范學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2009，31（1）：234-235.

[4]張朝偉，修國群.新時(shí)期高校院系資料室存在的問題及對(duì)策[J].和田師范?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2010，29（5）：248.

[5]杜鋒.淺談地方新建本科大學(xué)系部級(jí)圖書資料室的管理創(chuàng)新[J].安徽農(nóng)學(xué)通報(bào)，2010（14）.

作者簡(jiǎn)介：王麗（1974-）女，本科，館員，研究方向：圖書資料。