[摘要]在系統(tǒng)分析國土資源部財務(wù)管理信息系統(tǒng)各模塊功能基礎(chǔ)上，結(jié)合實際工作需要，利用Excel設(shè)計相關(guān)財務(wù)表格，減輕了財務(wù)人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的工作強度，提高了財務(wù)管理工作水平，促進國土資源系統(tǒng)各單位會計工作規(guī)范化。

[關(guān)鍵詞]國土資源部財務(wù)管理信息系統(tǒng)；表格；應(yīng)用

[中圖分類號]F275[文獻標識碼] A

國土資源部為進一步規(guī)范部本級及直屬單位的會計核算、財務(wù)管理、項目預(yù)算管理，加強財務(wù)分析和監(jiān)控，從2007年啟動國土資源部財務(wù)管理信息系統(tǒng)（以下簡稱部財務(wù)系統(tǒng)）。部財務(wù)系統(tǒng)利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，構(gòu)建國土資源部財務(wù)管理信息化平臺，實現(xiàn)信息的集成化管理。部財務(wù)系統(tǒng)中包括會計核算、財務(wù)管理、項目預(yù)算管理、固定資產(chǎn)管理、工資管理、財務(wù)分析、資金收付等各子系統(tǒng)。筆者在充分挖掘部財務(wù)系統(tǒng)各模塊功能基礎(chǔ)上，結(jié)合實踐和單位規(guī)定利用Excel設(shè)計了有關(guān)財務(wù)管理表格，這些表格在部財務(wù)系統(tǒng)和工作中的實際應(yīng)用，減輕了財務(wù)人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的工作強度，提高了會計工作效率，促進國土資源系統(tǒng)各單位會計工作規(guī)范化?，F(xiàn)將Excel在我單位財務(wù)管理工作中的應(yīng)用情況和有關(guān)表格制作過程介紹如下。

1Excel在我單位財務(wù)管理中的具體應(yīng)用情況

Excel在我單位財務(wù)管理工作中使用廣泛，主要有以下兩類：

1.1針對財務(wù)人員制作的Excel與部財務(wù)系統(tǒng)整合的有關(guān)報表模版。

部財務(wù)系統(tǒng)的查詢模塊和報表子系統(tǒng)，基本能夠滿足日常的財務(wù)管理工作需要，但查詢模塊生成的數(shù)據(jù)版式較專業(yè)，除財務(wù)人員以外其他人員不易理解，報表子系統(tǒng)的公式設(shè)置較繁瑣。筆者結(jié)合部財務(wù)系統(tǒng)各查詢模塊功能和日常財務(wù)管理工作需要，根據(jù)單位管理需要設(shè)置了預(yù)算執(zhí)行情況總表、項目預(yù)算執(zhí)行總表、項目預(yù)算執(zhí)行比對表、國庫資金使用情況表、三項費用預(yù)算執(zhí)行表、部門備用金匯總表等Excel模版。這些模版根據(jù)從部財務(wù)系統(tǒng)導出的數(shù)據(jù)，自動匯總生成相應(yīng)表格。通過這種方式生成的報表比在部財務(wù)系統(tǒng)中通過報表子系統(tǒng)設(shè)置報表實現(xiàn)起來效率有較大提高。

1.2針對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員制作的Excel業(yè)務(wù)審批表格和報銷表格。

筆者將單位所有與財務(wù)有關(guān)的表格，用Excel制作好后通過單位內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)發(fā)送給每位職工，并組織專題會議向業(yè)務(wù)人員介紹表格的填寫要求。主要有費用報銷匯總表、勞務(wù)費發(fā)放表、差旅費報銷單、物資購置計劃表、儀器設(shè)備購置申請表、儀器設(shè)備維修維護審批表等。這些Excel表格凡涉及公式的都相應(yīng)設(shè)置好，通過保護工作表加密保護，減少人為因素產(chǎn)生的表中數(shù)據(jù)間邏輯錯誤。要求業(yè)務(wù)人員在辦理財務(wù)業(yè)務(wù)時，不僅需要提供相關(guān)表格的紙質(zhì)介質(zhì)，還需通過部財務(wù)系統(tǒng)上傳電子介質(zhì)。如報銷匯總表、勞務(wù)費發(fā)放表等按要求填好后，須通過部財務(wù)系統(tǒng)的資金收付子系統(tǒng)上傳電子介質(zhì)。這樣財務(wù)人員在打開相關(guān)單據(jù)時，就能看到業(yè)務(wù)人員上傳的電子數(shù)據(jù)，減少多次錄入等重復(fù)性工作。

2部分Excel表格的制作過程

由于篇幅有限，為使所介紹的表格具通用性，筆者僅介紹“費用報銷匯總表”和“勞務(wù)費、咨詢費發(fā)放表”在Microsoft Excel 2003中的制作過程和公式設(shè)置。

2.1費用報銷匯總表

費用報銷匯總表主要是由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將每個粘貼單中的每個單據(jù)金額填寫到Excel單元格中，再根據(jù)會計科目分類，最后系統(tǒng)自動生成匯總表。業(yè)務(wù)人員報銷時，必須向財務(wù)人員提交Excel費用報銷匯總表電子版。財務(wù)人員將紙質(zhì)單據(jù)與業(yè)務(wù)人員提交的Excel電子版數(shù)據(jù)核對無誤后，打印費用報銷匯總，然后填制憑證。

Excel費用報銷匯總表中有四個工作表：基礎(chǔ)表、計算表、分類表、匯總表。

2.1.1基礎(chǔ)表

基礎(chǔ)表主要是為了提高錄入數(shù)據(jù)效率，將單位的部門名稱提前設(shè)置好，以便在匯總表中通過下拉框選擇錄入部門，如圖1。操作步驟如下：

步驟1在Excel工作簿中創(chuàng)建工作表，命名為基礎(chǔ)表，并在A列從A1單元格開始錄入單位的部門名稱。

步驟2選定基礎(chǔ)表中A列錄入部門名稱的所有單元格，點擊菜單欄的“插入-名稱-定義”命令。在彈出的“定義名稱”對話框中，“在當前工作簿中的名稱”文本框中輸入“部門名稱”，最后單擊“確定”按鈕。

步驟3選定基礎(chǔ)表整個工作表，點擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令。在彈出“單元格格式”對話框中，切換到“保護”選項卡中，并選中“保護”選項卡中“鎖定”項（此項默認為選中狀態(tài)），最后單擊“確定”按鈕。

步驟4點擊菜單欄的“工具-保護-保護工作表”命令，在彈出的“保護工作表”對話框中“取消工作表保護時使用的密碼”文本框中輸入密碼，點擊“確定”，在彈出的“確認密碼”對話框中重復(fù)輸入確認密碼后，點擊“確認”?！霸试S此工作表的所有用戶進行”項的設(shè)置在此不再細述。

2.1.2計算表

計算表主要用于業(yè)務(wù)人員錄入計算財務(wù)粘貼單上的原始單據(jù)，按每張粘貼單占一列，每個單據(jù)占一個單元格錄入票據(jù)報銷金額，如圖2。操作步驟如下：

步驟1在Excel工作簿中創(chuàng)建工作表，命名為計算表，在A2單元格中輸入公式“=SUMB2：IV2”，用于匯總原始單據(jù)張數(shù)。

步驟2在A3單元格中輸入公式“= SUMB2：IV2”，用于匯總原始單據(jù)金額。

步驟3在B1單元格中輸入“1”，在B3單元格中輸入“=SUMB4：B65536”，然后選中B1：B3單元格，通過鼠標指向選中區(qū)域的右下角填充句柄，鼠標變成一個黑色的十字后按住鼠標左鍵，向下拖動鼠標到IV單元格，釋放鼠標。

步驟4選中B4單元格，點擊菜單欄的“窗口-凍結(jié)窗口”命令。

步驟5設(shè)置單元格格式，將需要錄入金額的單元格設(shè)置為數(shù)值型，小數(shù)位2位，使用千分位。

步驟6將需要錄入金額的單元格解鎖，設(shè)置了公式的單元格鎖定參照基礎(chǔ)表設(shè)置的步驟3，最后保護工作表參照基礎(chǔ)表設(shè)置的步驟4。

2.1.3分類表

分類表是按會計支出明細科目，將報銷單據(jù)分類填寫，并跟計算表的匯總金額核對是否一致，如圖3。操作步驟如下：

步驟1在A1單元格中輸入公式“= A2-計算表！A2”，用于判斷分類表和計算表的金額是否相等；在A2單元格中輸入公式“=SUMB2：IV2”。

步驟2從B列開始，按會計支出明細科目依次在第1行的單元格中輸入科目名稱建議插入批注，注釋各科目的定義，第2行的單元格中輸入從3-65536行的求和公式，如在B3單元格中輸入“=SUMB3：B65536”。

步驟3選中B3單元格，點擊菜單欄的“窗口-凍結(jié)窗口”命令。

步驟4將需要錄入票據(jù)金額和張數(shù)的單元格解鎖，設(shè)置了公式的單元格鎖定（參照基礎(chǔ)表設(shè)置的步驟3）。最后保護工作表（2參照基礎(chǔ)表設(shè)置的步驟4）。

2.1.4匯總表

匯總表是按會計支出科目的一級科目設(shè)置的匯總打印表，表中還包括日期、部門、會計簽字、出納簽字、大小寫金額等信息，如圖4。操作步驟如下：

步驟1設(shè)置如圖4的表格，將A2：H2單元格選定后合并，輸入公式“=TODAY（）”，并設(shè)置該合并單元格格式為日期型“2001年3月14日”。

步驟2合并單元格A3：C3后選中，點擊菜單欄的“數(shù)據(jù)-有效性”命令。在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對話框中，切換到“設(shè)置”選項卡中，并選中“有效性條件”中“允許”項下的“序列”，在“來源”文本框中輸入“=部門名稱”后，單擊“確定”。

步驟3將G3：H3單元格合并，輸入公式“=CONCATENATE（’’單據(jù)數(shù)’’，計算表！A2，’’張’’）”。

步驟4在會計支出一級科目的右邊單元格中依次設(shè)置與分類表支出明細科目的對應(yīng)公式，如辦公費右邊單元格中輸入公式“=分類表！B2”。

步驟5將G11：H11單元格合并，輸入公式“=SUM（B5：B10）+SUM（D5：D10）+ SUM（F5：F10）”，為小寫金額合計，并通過設(shè)置單元格格式設(shè)置為貨幣型。

步驟6將A11：F11單元格合并，輸入公式“=CONCATENATE（’’合計（大寫）’’，IF（INT（G11）=0，’’’’，TEXT（INT（G11），’’[DB？ Num2]’’）’’元’’）IF（OR（INT（G11*10）= 0，INT（G11）=G11），’’’’，IF（INT（G11*10）= INT（G11）*10，’’零’’，RIGH（TEXT（INT（G11*10），’’[DBNum2]’’），1）’’角’’））IF（INT（G11*100）=INT（G11*10）*10，’’整’’，RIGHT（TEXT（ROUND（G11，2），’’[DB？ Num2]’’），1）’’分’’））”，為大寫金額合計。

步驟7在A14單元，設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，允許值為“序列”，來源為“領(lǐng)現(xiàn)金，退現(xiàn)金”。B14單元格為業(yè)務(wù)人員報銷后領(lǐng)現(xiàn)金或退現(xiàn)金的金額數(shù)。

步驟8將C12：F12單元格合并，輸入公式“==IF（B14>0，CONCATENATE（’’出納：’’，A14，B14，’’元’’，IF（A14=’’領(lǐng)現(xiàn)金’’，’’領(lǐng)款人：’’，’’退款人：’’）），’’’’）”。

步驟9將需要錄入日期、部門名稱、領(lǐng)現(xiàn)金退現(xiàn)金）、備注等單元格解鎖，設(shè)置了公式的單元格鎖定參照基礎(chǔ)表設(shè)置的步驟3）。

步驟10選中A1：H12單元格，點擊菜單欄“文件-打印區(qū)域-設(shè)置打印區(qū)域”命令。然后點擊菜單欄“文件-頁面設(shè)置”命令，在彈出的“頁面設(shè)置”對話框中，選中“頁面”選項卡，設(shè)置紙張大?。ㄅc單位憑證打印紙大小一致即可）。最后保護工作表（參照基礎(chǔ)表設(shè)置的步驟4）完成整個費用報銷匯總表設(shè)置。

2.2勞務(wù)費、咨詢費發(fā)放表

勞務(wù)費、咨詢費發(fā)放表主要為了統(tǒng)計勞務(wù)費、咨詢費發(fā)放情況，領(lǐng)取人的姓名、身份證號等信息，以及為計算稅金而設(shè)置的，如圖5。操作步驟如下：

步驟1設(shè)置如圖5的表格，在E4單元格中輸入公式“=IF（D4>62500，D4*0.8* 0.4-7000，IF（D4>25000，D4*0.8*0.3-2000，IF（D4>=4000，D4*0.8*0.2，IF（D4>800，（D4-800）*0.2，IF（D4<=800，0，0）））））”，在 G4單元格中輸入公式“=D4-E4”。

步驟2將需要錄入姓名、身份證號、應(yīng)發(fā)金額、備注等單元格解鎖，設(shè)置了公式的單元格鎖定參照基礎(chǔ)表設(shè)置的步驟3）。

步驟3選中A1：H21單元格，點擊菜單欄“文件-打印區(qū)域-設(shè)置打印區(qū)域”命令。然后點擊菜單欄“文件-頁面設(shè)置”命令，在彈出的“頁面設(shè)置”對話框中，選中“頁面”選項卡，設(shè)置紙張大小為A4。最后保護工作表（參照基礎(chǔ)表設(shè)置的步驟4）完成勞務(wù)費、咨詢費的設(shè)置。

通過上面兩個簡單實例的介紹可以看出，Excel不僅能夠幫助財務(wù)人員完成財務(wù)報表、財務(wù)分析等，還能在會計核算等諸多工作中應(yīng)用。希望本文拋磚引玉，我們一起不斷探索，拓展Excel在國土資源部財務(wù)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用領(lǐng)域，提高財務(wù)管理的科學化、規(guī)范化和現(xiàn)代化水平，推進科學理財，依法理財，規(guī)范理財和高效理財。

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作者簡介：盧彥（1972-），女，高級會計師，物化探所條件保障處處長，研究方向：國土資源部科學事業(yè)單位財務(wù)及資產(chǎn)管理工作。