[摘要]企業(yè)成熟的RFID技術(shù)及設(shè)計經(jīng)驗正日益成為檔案管理工作的重要技術(shù)手段，多學(xué)科的聯(lián)合應(yīng)用解放了檔案管理員，使其有更多的時間從事更有價值的工作。而紙質(zhì)檔案的長久妥善保存，以及RFID信息的安全問題是技術(shù)應(yīng)用的同時需要考慮的問題。

[關(guān)鍵詞]RFID技術(shù)；檔案管理

[中圖分類號]G271[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A

1概述

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄[1]。檔案館是對上述歷史記錄進(jìn)行歸類、保存、查閱等活動進(jìn)行管理的機(jī)構(gòu)，對檔案機(jī)構(gòu)在管理方面，國家要求采用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

以往檔案館對已經(jīng)歸檔的檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的采集和利用上依然靠落后的手工錄入和檢索，或者條形碼技術(shù)，這不但消耗了大量的人力物力，而且不能完全保證檔案數(shù)據(jù)的完整準(zhǔn)確性，使整個管理系統(tǒng)的發(fā)展不平衡，系統(tǒng)的效能無法得到充分發(fā)揮。

射頻識別（Radio Frequency Identification，RFID）射頻識別是一個通用術(shù)語，用來描述一個使用無線電波傳輸實物或個人識別信息（使用唯一序列號的形式）的系統(tǒng)。它被分類在自動識別技術(shù)大類下。不像現(xiàn)在商品上的條形碼，RFID不需要物理接觸、不需要使用線纜、不需要通過光學(xué)系統(tǒng)。RFID數(shù)據(jù)透過人身體、衣服和非金屬材料均可以讀取[2]。

而且由于條形碼技術(shù)自身先天性的缺陷，使得日益完善的RFID更凸顯優(yōu)勢。因此，利用RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案館管理，可以看作代替條形碼的“電子標(biāo)簽”。射頻識別卡具有讀寫能力，可攜帶大量數(shù)據(jù)、難以偽造并且有智能功能，并且從RFID標(biāo)簽的種種特性看來，其實用及使用意義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過條形碼。

1RFID技術(shù)在檔案管理方面的設(shè)計原理

圖1是檔案的全生命流程概述圖，從檔案立檔（建立電子標(biāo)簽，建立信息資源系統(tǒng)）、檔案鑒定（人工鑒定）、檔案調(diào)閱使用及檔案盤點(diǎn)統(tǒng)計（RFID多角度綜合利用）、檔案調(diào)動（對系統(tǒng)存儲信息進(jìn)行修改）、到檔案解密銷毀（解除電子標(biāo)簽，刪除所建立資源系統(tǒng)中信息）要對各個組成模塊進(jìn)行設(shè)計和鏈接。

根據(jù)RFID技術(shù)工作原理（圖2），根據(jù)所設(shè)計的適宜當(dāng)?shù)貦n案管理實情的RFID管理系統(tǒng)。需要購買相應(yīng)的配套設(shè)施，如電子標(biāo)簽、讀寫器及發(fā)射天線，并且在計算機(jī)系統(tǒng)中建立電子檔案，與管理系統(tǒng)中資源信息對應(yīng)。

2成熟RFID圖書檔案管理系統(tǒng)

2.1密歇根大學(xué)圖書館RFID管理系統(tǒng)

該館是北美第一家采用超高頻RFID系統(tǒng)的圖書館，該系統(tǒng)的安裝能夠提高圖書借出、歸還登記的速度，提高庫存管理的安全性。超高頻RFID系統(tǒng)的運(yùn)行效率更高，占據(jù)的空間少，成本低。超高頻RFID系統(tǒng)的安裝，使圖書館能夠自動登記借出、歸還的書籍，實現(xiàn)多本書的同時讀取，提高借閱登記的速度。系統(tǒng)中的“安全門”不僅能夠有效識別出未登記的書籍，而且可為工作人員提供未登記書籍的詳細(xì)信息[4]。

該RFID系統(tǒng)還能幫助顧客查找圖書，工作人員采用手持讀寫器可以查找出顧客所找圖書的位置。顧客離開圖書館之前，要穿過裝有RFID讀寫器的“安全門”，如果顧客攜帶未經(jīng)登記的書籍，系統(tǒng)會發(fā)出警報。系統(tǒng)的另外一個功能是辦理登記手續(xù)。隨著RFID系統(tǒng)的使用，顧客歸還圖書時，讀寫器讀取圖書的編碼。

2.2清華同方RFID圖書館檔案管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)在追求成本與效率的同時，解放了圖書檔案管理人員尋找所需資料的時間，讓他們從事更有價值的工作。

該系統(tǒng)結(jié)構(gòu)由以下五部分組成：數(shù)據(jù)中心，內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)，流通管理系統(tǒng)，查詢系統(tǒng)和系統(tǒng)管理。系統(tǒng)功能方面，首先，圖書檔案管理入庫，生成檔案信息、進(jìn)行編目、打印RFID標(biāo)簽；然后，流通管理功能，分為借閱管理模塊、歸還模塊、防竊防損模塊；最后，數(shù)據(jù)中心管理功能涵蓋數(shù)據(jù)管理（基本數(shù)據(jù)管理、人員管理）、數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計和設(shè)備管理[5]。

該系統(tǒng)特點(diǎn)：完全非接觸系統(tǒng)中，最經(jīng)濟(jì)的解決方案；快速掃描和無障礙閱讀；安全性和靈活性；實施簡單；使用方便。

2.3集美檔案館RFID檔案管理系統(tǒng)

來自于萬全的“RFID應(yīng)用于檔案管理信息化解決方案”，該系統(tǒng)的功能模塊架構(gòu)與管理業(yè)務(wù)流程同步，在檔案自動化、智能化管理方面加以改善。RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案館檔案管理的流程設(shè)計：入館、盤點(diǎn)、查閱、安全管理、防毀管理、防盜管理、銷毀等模塊[6]。

并在培訓(xùn)計劃、質(zhì)量保證和維護(hù)服務(wù)等方面都進(jìn)行了描述。

3需要注意的問題

3.1依然要重視紙質(zhì)檔案的管理工作

不但要提高檔案管理（借、閱、還等環(huán)節(jié)）的技術(shù)服務(wù)能力，同時還要做好圖書以及紙質(zhì)檔案的保護(hù)的基礎(chǔ)工作，使其遺失率、損壞率降到最低。如：如何利用RFID技術(shù)，使紙質(zhì)檔案保持完整性，如何將頁碼、內(nèi)容置入RFID信息中，在借閱過程中紙質(zhì)檔案發(fā)生缺損，也會影響到客戶的歸還。

不但要提高檔案管理（借、閱、還等環(huán)節(jié)）的技術(shù)服務(wù)能力，同時還要做好圖書以及紙質(zhì)檔案的保護(hù)的基礎(chǔ)工作，使其遺失率、損壞率降到最低[7]。如：如何利用RFID技術(shù)，使紙質(zhì)檔案保持完整性，如何將頁碼、內(nèi)容置入RFID信息中，在借閱過程中紙質(zhì)檔案發(fā)生缺損，也會影響到客戶的歸還。

3.2安全問題

為防止非合法用戶用自制的解讀器來獲取RFID標(biāo)簽上的信息，在標(biāo)簽中增加一個Hash開關(guān)，標(biāo)簽中首先按照一定的Hash算法對存儲內(nèi)容進(jìn)行運(yùn)算后進(jìn)行保存，然后生成簽名私鑰對Hash運(yùn)算得出的簡潔數(shù)據(jù)進(jìn)行加密簽名；接收者收到簽名后，用標(biāo)簽提供的公鑰進(jìn)行解密，得到解密后的Hash運(yùn)算結(jié)果和內(nèi)容。此時，閱讀器只需要計算出該內(nèi)容的Hash運(yùn)算結(jié)果并與解密得到的Hash運(yùn)算結(jié)果進(jìn)行比較，即可知道用戶的合法性，實現(xiàn)對RFID標(biāo)簽的加密。

4結(jié)語

以往的檔案編號無法實現(xiàn)對單一案卷檔案的跟蹤，而通過RFID，檔案的精確化管理將觸角伸到檔案管理的每一個環(huán)節(jié)中。

對于一些特殊情況，如實物檔案，借閱行為在RFID射頻技術(shù)對檔案的跟蹤功能是一個非常有效的解決方案。

在RFID技術(shù)中，如果將RFID標(biāo)簽與網(wǎng)絡(luò)鏈接起來，就可以把標(biāo)簽作為資料的輸入端口，可以產(chǎn)生和利用如歷史資料、實時數(shù)據(jù)以及在各種機(jī)構(gòu)和企業(yè)之間的共享資料，為新的應(yīng)用和服務(wù)創(chuàng)造機(jī)會。

因此RFID技術(shù)的應(yīng)用，是檔案管理工作的又一次進(jìn)化，解放了檔案管理員，從而能夠有更多的時間從事更有價值的檔案工作。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國檔案法。網(wǎng)頁鏈接：http：//www.npc.gov.cn/wxzl/gongbao/ 1996-07/05/content_1479973.htm.

[2]網(wǎng)頁鏈接：http：//www.aimglobal.org/？ RFID.

[3]網(wǎng)頁鏈接：http：//wenku.baidu.com/ view/dc58c5d628ea81c758f578da.html.

[4]網(wǎng)頁鏈接：http：//www.rfidinfo.com. cn/Tech/html/n3847_1.htm.

[5]清華同方RFID圖書館檔案管理系統(tǒng).行業(yè)應(yīng)用.2006，（3）：29-31.

[6]RFID應(yīng)用于檔案管理信息化解決方案，網(wǎng)頁鏈接：http：//solution.rfidworld. com.cn/2009_12/20091292237256744. html

[7]淺談紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)工作。程巧玲?？萍假Y訊，2011，（15：）174。

作者簡介：黃鶴鳴（1955.11-），男，本科，副研究館員，研究方向：檔案學(xué)。