[摘 要] 擴招和評估使得那些還沒有達標(biāo)的大學(xué)圖書館須在短期內(nèi)購買大量的圖書資料，按照常規(guī)采購模式顯然是無法做到的，圖書館與書商簽訂協(xié)議，進行合作成了最佳的選擇之一。書商提供圖書的同時，將圖書的編目、夾粘磁條、貼條碼、蓋館藏章等技術(shù)加工工作都承包下來。這些對圖書館和書商的合作發(fā)展將產(chǎn)生重要的影響。

[關(guān)鍵詞] 圖書采購；外包；招標(biāo)文件

[中圖分類號] G253.1 [文獻標(biāo)識碼] A

為實施教育“質(zhì)量工程”，明確辦學(xué)方向，培養(yǎng)高層次人才，在教育部對高等院校的教學(xué)評價工作中，“生均圖書量”、“圖書館藏書量”成了圖書館的熱門話題，議論紛紛。從另一個層面凸現(xiàn)了圖書館的支柱地位。而圖書采購招標(biāo)，是目前高校圖書館普遍面對的突出問題。

1 業(yè)務(wù)外包與招標(biāo)文件

外包是指由內(nèi)部生產(chǎn)的投入品（有形商品、知識產(chǎn)權(quán)、服務(wù)等）轉(zhuǎn)變?yōu)閺耐獠抗?yīng)商處購買。從管理學(xué)的角度來看，外包是其中較有成效的方式，是一些企業(yè)實踐的描述和總結(jié)，是使企業(yè)發(fā)生根本變化的重要動源。對圖書館而言，外包就是通過簽約的方式，把業(yè)務(wù)由圖書館方轉(zhuǎn)包一部分或全部給外部書商或機構(gòu)代為處理。

圖書館與書商的合作產(chǎn)生于20世紀(jì)60年代的美國綱目購書計劃。不少圖書館為了提高效率，利用社會資源實施了業(yè)務(wù)外包的招標(biāo)工作。業(yè)務(wù)外包理論上得到了勞動分工理論、比較優(yōu)勢理論、價值鏈理論（或木桶理論）以及核心競爭理論等的支持；實踐中，克服了傳統(tǒng)圖書館管理的諸多缺陷，已成為降低成本、節(jié)約人力、優(yōu)化配置的一種有效策略。

1.1 文件構(gòu)成與說明

招標(biāo)文件用以闡明采購圖書及服務(wù)項目，投標(biāo)、招標(biāo)過程和合同條款。文件由招標(biāo)邀請函、投標(biāo)人須知、圖書采購及加工質(zhì)量要求及說明、合同主要條款以及附件等組成。

1.2 圖書采購類型。一是中文圖書采購類型。二是圖書編目、加工業(yè)務(wù)外包。書商應(yīng)根據(jù)大學(xué)圖書館的圖書分類、編目、加工要求，按照圖書分類、編目、加工科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn)將所供圖書全部分類、編目、加工完畢，達到到館即可典藏入庫的標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 圖書采購

1.3.1 圖書質(zhì)量。中標(biāo)單位必須保證圖書進貨質(zhì)量，不準(zhǔn)加入盜版圖書及其他類型非法出版物。投標(biāo)人為招標(biāo)人提供的圖書應(yīng)出示加蓋有出版社公章的供書清單。若出現(xiàn)有盜版或其他類型非法出版物，將按書價10倍賠償。

1.3.2 中標(biāo)單位必須保證所供圖書與圖書館報出的訂單圖書相符，如果出現(xiàn)錯漏，超出訂單以外的圖書將不予付款。

1.3.3 中標(biāo)單位所供圖書出現(xiàn)開膠、缺頁、倒裝等質(zhì)量問題，須負責(zé)及時調(diào)換。

1.3.4 到貨率要求。中標(biāo)單位接到圖書館報出的圖書訂單后，應(yīng)及時與出版發(fā)行部門聯(lián)系，在規(guī)定的供書時間內(nèi)，保證圖書到書率達85%以上。

1.3.5 編目、加工質(zhì)量。中標(biāo)單位按照圖書館報出的圖書訂購單進行圖書采購，經(jīng)圖書館確認無誤后，須在一個月內(nèi)根據(jù)圖書館的圖書編目、加工要求，按照圖書編目、加工科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn)將所供圖書全部編目、加工完畢，要求到館即可典藏入庫。圖書編目質(zhì)量和加工質(zhì)量不符合招標(biāo)方要求者，須退回重新編目、加工。

需要說明的是，必須依據(jù)相關(guān)法規(guī)及本館實際情況簽訂《圖書采購加工合同書》、《圖書加工協(xié)議》、《圖書加工委托書》及《圖書加工一般流程》要求等文件。

2 招投標(biāo)文件管理

為了把有限的資金用在實處，更好地為高校學(xué)科建設(shè)、教學(xué)科研服務(wù)，很有必要研究、策劃，形成一系列文件來規(guī)范、管理圖書、教材采購招標(biāo)的全過程。也是圖書館業(yè)務(wù)管理的一種重要手段，需要在發(fā)展過程中加以研究、組織和健康引導(dǎo)。

2.1 外包商的選擇

書商為了與競爭對手搶奪圖書館手中更多的訂單，國內(nèi)最早是在2000年，成都世云書店為圖書館免費提供采訪數(shù)據(jù)、貼條碼、蓋館藏章增值服務(wù)，不到半年時間，全國許多書商如法炮制，提供同類免費服務(wù)。免費服務(wù)競爭的結(jié)果導(dǎo)致資金本來不足的民營書商利潤減少，而且隨著圖書館增值服務(wù)項目要求的增多，書商的利潤會越來越少。而利潤是書商生存的根本條件。因此，多數(shù)書商通過降低成本來確保利潤的正常獲取。為了降低成本，書商在技術(shù)加工服務(wù)的投入是很有限的，甚至許多書商廉價雇用一些人非專業(yè)人士去完成增值服務(wù)的任務(wù)，其意義就大打折扣，數(shù)據(jù)的不規(guī)范，加工時出錯現(xiàn)象常有發(fā)生，以致一些大學(xué)圖書館在使用這些服務(wù)時持謹慎態(tài)度，甚至有的圖書館干脆拒絕這些服務(wù)。由于書商提供的增值服務(wù)層次低，在免費服務(wù)不奏效的情況下，書商又將競爭重點轉(zhuǎn)向書價的大比拼上，而不是及時推出新的、技術(shù)含量高的技術(shù)服務(wù)。

更有甚者，在圖書采選過程中出現(xiàn)不少陷阱，如低價“陷阱”：有些書商以低于成本價或以與市場價格明顯不符的報標(biāo)，吸引圖書館方簽下訂單；再以多種方式，如：換書單、更換現(xiàn)場所選圖書、更換選書數(shù)據(jù)等小動作，暗中操作欺騙館方獲取利潤。所以，選擇合適的外包商至關(guān)重要。

對于外包商來說，追求利潤是其永恒不變的目標(biāo)，進行圖書館業(yè)務(wù)外包也可以將財務(wù)風(fēng)險降低。因為在圖書流通業(yè)，一般大宗客戶不是當(dāng)場結(jié)算，而是定期結(jié)算。圖書館屬于事業(yè)單位，信譽良好，發(fā)生呆賬和壞賬的可能性較小。對于大學(xué)圖書館來說，他們與書商合作的首選要素不是書價，而是書商的信譽以及配套的服務(wù)。節(jié)省人力、物力、財力以及圖書質(zhì)量，提高工作效率是著重考慮的問題。圖書館要保持自己的獨立性，不能受制于外包商。

2.2 招標(biāo)文件

2.2.1 招標(biāo)邀請函。圖書館應(yīng)本著公開、公平、公正和誠實、守信的原則，就圖書采購與圖書編目、加工業(yè)務(wù)外包項目進行公開競爭性招標(biāo)，吸引國內(nèi)資信度高、具有相應(yīng)資質(zhì)和供書能力，并能夠承擔(dān)對所供圖書按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求進行編目、加工的圖書供應(yīng)商及圖書發(fā)行、銷售機構(gòu)參加到投標(biāo)活動中。投標(biāo)邀請函應(yīng)清晰注明必需的一些要求。

2.2.2 投標(biāo)人須知。招標(biāo)文件適用于投標(biāo)邀請函中所述的圖書采購及加工業(yè)務(wù)外包項目。如：

（1）定義“招標(biāo)人”、“投標(biāo)人”。

（2）符合“招標(biāo)項目要求”條件，承認本招標(biāo)文件所有內(nèi)容的國內(nèi)圖書供應(yīng)商及圖書發(fā)行、銷售機構(gòu)均為合格的投標(biāo)人。并按《政府采購法》有良好的商業(yè)信譽和較強的經(jīng)營實力。

（3）允許圖書供應(yīng)商及圖書加工商聯(lián)合投標(biāo)。聯(lián)合各方應(yīng)當(dāng)共同與招標(biāo)人簽訂合同，就中標(biāo)項目向招標(biāo)人承擔(dān)連帶責(zé)任。

（4）投標(biāo)人員在領(lǐng)取標(biāo)書時需提供相關(guān)的資質(zhì)證明文件以供資質(zhì)審查。

（5）招投標(biāo)項目應(yīng)遵守中華人民共和國法律、法規(guī)和招、投標(biāo)的有關(guān)規(guī)定。

（6）投標(biāo)人應(yīng)交納投標(biāo)一定的保證金。未中標(biāo)者其投標(biāo)保證金由招標(biāo)方全額退還等。

另外，所有投標(biāo)文件都必須按招標(biāo)人在投標(biāo)邀請函中規(guī)定的投標(biāo)截止日期之前送至招標(biāo)人。投標(biāo)人應(yīng)將投標(biāo)文件正本和副本分別用非透明文件袋密封，在封簽處加蓋公章，并標(biāo)明招標(biāo)編碼、招標(biāo)單位名稱及正本和副本。

2.3 定標(biāo)規(guī)則

2.3.1 評委會對有效投標(biāo)者所供圖書質(zhì)量承諾及措施進行比較，對售后服務(wù)進行比較。

2.3.2 評委會對所有有效的標(biāo)書進行比較，列出各投標(biāo)者所供圖書價格的折扣比較表。

2.3.3 對各投標(biāo)人所供圖書的質(zhì)量方案和加工方案進行比較。

2.3.4 對其他內(nèi)容進行分析比較：①交貨期和到貨率；②付款條件；③投標(biāo)人的資信情況、業(yè)績和履約能力；④投標(biāo)人的供貨狀況；⑤投標(biāo)人提供的其他優(yōu)惠條件。

2.3.5 綜合分析比較，確定投標(biāo)單位排序。

2.3.6 根據(jù)投標(biāo)單位排序確定×個中標(biāo)候選人。

2.3.7 公布評標(biāo)結(jié)果。評分參考指標(biāo)如上圖所示。

2.4 招投標(biāo)過程管理規(guī)則與紀(jì)律

加強圖書采購的管理和監(jiān)督，保證招標(biāo)工作嚴肅有序地進行，評標(biāo)委員會成員、采購人及評標(biāo)工作人員應(yīng)共同遵守相應(yīng)的規(guī)則。堅持公正、公平地對待所有投標(biāo)人。評標(biāo)委員會成員和參與評標(biāo)活動有關(guān)的工作人員不得透露對投標(biāo)文件的評審和比較，中標(biāo)候選人的推薦情況以及與評標(biāo)有關(guān)的其他情況。不應(yīng)將評標(biāo)資料帶出評標(biāo)會場。將合同授予符合招標(biāo)文件要求，商務(wù)滿足，技術(shù)符合，評標(biāo)價最低，能提供最佳服務(wù)，交貨期符合要求的投標(biāo)人。

2.5 履約保證金。履約保證金為投標(biāo)文件組成部分。

2.5.1 每個中標(biāo)單位應(yīng)按照圖書館方面的要求交納一定的履約保證，并簽訂履約保證書。中標(biāo)單位所交納的投標(biāo)保證金自動轉(zhuǎn)為履約保證金，余額部分在合同簽訂前交清。

2.5.2 該履約保證金在合同期滿后一個月內(nèi)全額退還中標(biāo)單位。

2.5.3 下列情況發(fā)生時，履約保證金不予退還：①投標(biāo)人在開標(biāo)之后定標(biāo)之前撤回其投標(biāo)；②中標(biāo)人因其自身原因未能在中標(biāo)通知書規(guī)定的時間與招標(biāo)人簽定合同；③中標(biāo)人未能履行合同條款。

3 合作雙贏

現(xiàn)代化技術(shù)的不斷進步與發(fā)展，圖書、教材采購專業(yè)化工作將逐步向正軌化方向發(fā)展，業(yè)務(wù)外包這一經(jīng)營管理方法日益受到國內(nèi)外高等院校的重視?？茖W(xué)、規(guī)范地進行圖書館業(yè)務(wù)外包理論研究和實踐探討也僅僅是在近幾年才開始的。專業(yè)性的業(yè)務(wù)，如書刊采購、分編，物業(yè)管理，計算機系統(tǒng)管理和設(shè)備管理維護等業(yè)務(wù)外包開展得還比較少。在人員少而工作量有增無減的情況下，圖書館把目光轉(zhuǎn)向了書商，與書商合作的內(nèi)容從圖書采訪、加工發(fā)展到編目，甚至直接上架等一條龍服務(wù)。

業(yè)務(wù)外包不僅能夠充分利用外部的社會資源服務(wù)于高等院校，還能增加圖書、教材的采購工作的公開、透明度，減少一些負面因素的影響，強化圖書館自身核心業(yè)務(wù)的開拓、創(chuàng)新，提升圖書館整體服務(wù)的品質(zhì)。將影響圖書館的長期發(fā)展。面對外包的風(fēng)險和外包的發(fā)展趨勢，中國的圖書館界需要早做準(zhǔn)備，這樣才能在未來的圖書館事業(yè)發(fā)展中搶占先機。

合作是一種互動。當(dāng)越來越多書商成為大學(xué)圖書館館藏發(fā)展、書目控制及電子數(shù)據(jù)交換的合作對象時，圖書館一方面不要急功近利，不要為達到指標(biāo)規(guī)定的數(shù)量而突擊采購圖書，以防止藏書結(jié)構(gòu)不合理，不能滿足教學(xué)科研需要；另一方面，應(yīng)該認同書商有助于圖書館的健康發(fā)展。書商也應(yīng)該把圖書館看成長期的合作用戶，要在書目信息、電子采訪以及服務(wù)價值的挖掘方面有所作為。只有合作的參與者朝著互惠互利的方向發(fā)展，二者的合作才有可能進入良性的循環(huán)，從而促進二者各自利益的最優(yōu)化。

參考文獻：

[1]朱強.教育部高等學(xué)校圖書情報工作指導(dǎo)委員會及中國圖書館學(xué)會高校圖書館分會常務(wù)委員會議二屆二次會議上講話.2005年7月28日-29日.新疆烏魯木齊.（http：//162.105.140.111/）.

[2]國家經(jīng)貿(mào)委.國家技術(shù)創(chuàng)新項目招標(biāo)投標(biāo)管理辦法.國家經(jīng)貿(mào)委令第40號，2010.10.29.

[3]http：//www.buildbook.com.cn/book/（工成網(wǎng)）.

作者簡介：王秀霞（1974.09-）女，本科，館員，商丘工學(xué)院圖書館讀者服務(wù)部主任，研究方向：圖書情報。