摘要：圖書館檔案管理已經(jīng)逐步發(fā)展成為高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的很重要的組成部分。加強對高校圖書檔案的管理工作是十分重要的。本文著重闡述了高校檔案與圖書的信息作用和今后加強高校檔案與圖書管理工作的做法。

關(guān)鍵詞：檔案與圖書；信息作用；管理體制

高校圖書館檔案作為高校的圖書館工作的一個重要部分，保存著高校圖書館各項工作和活動的原始記錄。如今，檔案與圖書已經(jīng)成為高校的一個重要部分，加強對其的管理是今后的一項重要的工作。

1.高校檔案與圖書的信息作用

1.1高校檔案與圖書是對讀者開展教育和宣傳的重要教材

圖書館在教學(xué)、科研、管理和服務(wù)等各項工作是高校圖書館檔案與資料的來源，廣大讀者可以通過閱讀這些檔案信息來對整個圖書館的情況加以了解，是向讀者全面推薦圖書館的一手資料，同時也是對讀者開展教育和宣傳的重要教材。第一，圖書館的各種管理數(shù)據(jù)、館藏數(shù)據(jù)、讀者數(shù)據(jù)可以多方位向讀者展示圖書館的具體發(fā)展歷史和現(xiàn)況，使每一位讀者對圖書館都有一個全面詳細的了解；第二，各項規(guī)章制度以及人員、部門的簡介等引導(dǎo)著讀者科學(xué)利用圖書館檔案信息等各項資源，提高廣大讀者對圖書館檔案信息的利用率；第三，現(xiàn)代化的服務(wù)與各項管理目標(biāo)、方法與效果，還有豐富的館藏資料、各種利用手段例如3D技術(shù)、音像、電子書和常規(guī)的閱覽和外借等，都可以有效地激發(fā)讀者利用各種檔案資源的欲望和熱情。

1.2檔案與圖書是領(lǐng)導(dǎo)者決策的參考依據(jù)

完整的檔案資料信息可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供很多參考的依據(jù)。首先，圖書館的領(lǐng)導(dǎo)往往需要了解圖書館內(nèi)的各種情況以及一些關(guān)于圖書館發(fā)展的數(shù)據(jù)資料，這時，可以慘老圖書館內(nèi)保存的檔案材料；其次，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)如果想要了解學(xué)生的讀書喜好，掌握學(xué)生真實的學(xué)習(xí)動態(tài)，也可以參考圖書館保存的借閱方面的檔案信息；再次，每屆新上任的領(lǐng)導(dǎo)都可以通過查閱檔案資料來了解熟悉圖書館的工作，從而可以快速順利地開展工作。與此同時，還可以改善舊的管理制度，推動圖書館管理制度的完善。高校圖書館檔案在平時的工作中不斷地得到了充實和發(fā)展，保存了大量的重要文件，還記錄了與圖書館相關(guān)的重要事件，這為學(xué)校和圖書館的領(lǐng)導(dǎo)在進行決策、制定計劃以及日常工作總結(jié)時提供了可靠的依據(jù)。

1.3檔案與圖書是提高工作效率的依據(jù)

隨著時代的發(fā)展，高校圖書館檔案與資料的管理內(nèi)容也發(fā)生著改變。為廣大讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是目前圖書館館工作的一項重要工作，也是未來的發(fā)展方向。圖書館的管理工作主要是將圖書館的重要文件與記錄都妥善保存管理。檔案圖書管理人員在對高校圖書館服務(wù)的工作探索中完整地收集和記錄一些重要資料。這些資料可以為圖書館今后的改進與服務(wù)質(zhì)量提供可靠的信息價值。

2.加強高校檔案與圖書管理工作的策略和方式

2.1建立相對應(yīng)的檔案管理體制

圖書館是高校中的二級管理單位，其特點就是檔案的非宗性，所以，圖書館的檔案工作應(yīng)該屬于高校檔案室，并且服從檔案室的統(tǒng)一指揮和管理。作為圖書館的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員，應(yīng)該對圖書館的檔案管理工作在高校檔案管理工作中所處的位置有清晰的認識和定位，從而開展相關(guān)工作，確立并完善圖書館的檔案管理制度和日常工作規(guī)范，確定分管領(lǐng)導(dǎo)，檔案積累、保存、整理和移交歸檔等工作由專門的工作人員負責(zé)管理，從而做到能夠?qū)n案的完整性、齊全性和安全性提供相應(yīng)的保障。同時，作為圖書館檔案管理工作人員，應(yīng)該和學(xué)校檔案室積極主動地進行對接和業(yè)務(wù)聯(lián)系，學(xué)習(xí)先進的工作經(jīng)驗，更好的開展檔案工作，使圖書館的各類文件資料和相關(guān)檔案得到更好的保存。此外，還要定期將圖書館的檔案向?qū)W校的檔案室移交歸檔。

2.2加強圖書檔案資料的收集，并且要突出特色

圖書館檔案工作的基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)就是檔案資料的收集。但是在日常的資料收集工作中，必須注意幾個方面的問題：一是資料的針對性。收集的資料應(yīng)該圍繞著圖書館的工作；二是突出特色。工作中要結(jié)合圖書館的特點展開，體現(xiàn)圖書館的工作特色。工作中應(yīng)該重點加強收集一些具有保存價值的檔案資料，包括圖片資料、文字文獻資料、影音資料等的收集和整理保存，然后嚴格按照檔案保存工作的相關(guān)原則對收集到的資料進行系統(tǒng)性地整理、分類、組合、排列和編號，進行基本的編目，讓這些資料從雜亂無章變得有序化。

2.3做好圖書檔案的日常管理和移交工作

圖書館所收集和整理的檔案資料在圖書館保存一段時間之后最終是要移交到學(xué)校的檔案室的。檔案的日常管理和移交工作是檔案工作中很重要的環(huán)節(jié)，需要工作人員的重視。在移交之前，圖書館的檔案人員需密切聯(lián)系學(xué)校檔案室的人員，對檔案的保存要求、移交時間以及相關(guān)的移交手續(xù)等等深入了解，心中有數(shù)；對保存的檔案按照檔案室工作人員的指導(dǎo)，做定期的檢查、排列以及整理工作，使案卷的整潔與完好程度得到保持，使檔案資料整齊美觀、科學(xué)規(guī)范地編號排列，查找起來方便快捷；對檔案的使用情況做好詳細登記工作，建立相關(guān)利用登記表，對檔案的利用情況及時登記、定期催還，使用之后的檔案要及時放回；與學(xué)校檔案室定期進行檔案交接，雙方要按照檔案工作的相關(guān)規(guī)定進行檔案資料的移交手續(xù)，并在交接表上簽字。圖書館人員應(yīng)該及時向?qū)W校檔案室咨詢那些不符合要求的部分，了解清楚狀況，及時進行整改，認真的完成檔案的交接任務(wù)。（作者單位：貴州師范大學(xué)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

參考文獻：

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