摘要：本文分析了企業(yè)人事檔案管理目前存在的問題以及檔案管理信息化的必要性，從而提出企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，為其提供依據(jù)和方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；信息化建設(shè)

1.引言

檔案是一個企業(yè)的無形資產(chǎn)，其中人事檔案是各類人才在社會和企業(yè)實踐活動過程中形成的原始記錄，是個人經(jīng)歷、德才技能、工作表現(xiàn)的全面的體現(xiàn)。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進步，如何才能快捷的對人事信息進行篩選、排序、分類、匯總、查詢和存儲，先進的信息技術(shù)給檔案管理工作也提出了更高的要求。

目前，企業(yè)人事檔案管理存在的問題主要是領(lǐng)導(dǎo)人意識淡薄，沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的人才，或者其檔案管理工作不按要求制定相關(guān)規(guī)章制度，形同虛設(shè)[1]，大多數(shù)企業(yè)的人事檔案管理工作都是將紙質(zhì)檔案進行存儲，效率低下。此外，較多的人事檔案都是由人事部門的人員負責管理，工作人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學習和培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作的理論和實踐。因此，目前企業(yè)人事檔案管理工作不能滿足企業(yè)的需求和發(fā)展，改變?nèi)耸聶n案管理方式已經(jīng)迫在眉睫。

2.企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的必要性

面對傳統(tǒng)的以紙質(zhì)、照片等為載體的檔案和以手工操作為主的檔案管理工作，改變落后的、低效率的管理工作，采用先進的信息技術(shù)，全面開展企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)工作勢在必行。

（1） 人事檔案信息的重要性。人事檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的真實歷史記錄，社會實踐活動的多樣性，決定了檔案信息內(nèi)容的多樣，涉及方方面面，是重要的憑證和依據(jù)，也是一種特殊的信息產(chǎn)品，是全面考察和了解和正確選拔人才的依據(jù)[2]。

（2）社會信息化的必然趨勢。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，社會當前向信息化方向的全面高速邁進，使得全球各項事業(yè)都開始被卷進信息化建設(shè)的工作中[2]，各行各業(yè)都已將信息技術(shù)引進各自的工作內(nèi)容，企業(yè)的人事檔案管理業(yè)不例外。積極做好檔案信息化建設(shè)的工作將成為企業(yè)的重要任務(wù)。

（3） 提高工作效率的手段。在數(shù)字化時代背景下，各種文件的數(shù)量正以幾何級的速度加速增長，檔案工作者稱這種現(xiàn)象為“文件雪崩”[3]。對于企業(yè)的人事檔案管理工作來講，企業(yè)在各項工作當中采用信息化、現(xiàn)代化的手段，能夠為企業(yè)的相關(guān)工作提供完善的系統(tǒng)，還可以提高企業(yè)相關(guān)工作的效率，使企業(yè)在競爭中立于不敗之地。

3.企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵

要完成企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)，必須要做到有效的領(lǐng)導(dǎo)和宣傳、加強意識和理念、建立暢通的機制并保證基礎(chǔ)設(shè)施及人員配備。

（1）對信息化建設(shè)的有效領(lǐng)導(dǎo)和宣傳

①加強領(lǐng)導(dǎo)，為了做好檔案管理工作，企業(yè)負責人應(yīng)該增添檔案管理部門，必要時要成立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由領(lǐng)導(dǎo)小組定期對檔案管理工作進行檢查和指導(dǎo)，以便在工作中發(fā)現(xiàn)問題并及時解決。

②廣泛宣傳，通過各種方式進行信息化建設(shè)的宣傳與培訓(xùn)[4]，領(lǐng)導(dǎo)和部門負責人帶頭宣傳學習，一方面能夠普及信息化知識，提升工作人員的信息化意識，另一方面能夠培養(yǎng)工作人員的信息化能力，讓更多人了解信息化并熱情地參與進來。

（2）加強信息化建設(shè)的意識和理念

①轉(zhuǎn)變工作理念，管理工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變自己的工作理念，不能將人事檔案管理當做一種可有可無的工作，而是將檔案管理工作當做重點來抓[5]，切實的重視檔案管理工作。工作人員能夠立足于檔案的有效保護和利用來展開新時期的檔案管理工作。

②改變傳統(tǒng)管理方式，企業(yè)相關(guān)工作人員應(yīng)該摒棄舊的工作方法，改變傳統(tǒng)管理方式，提升自身的信息化建設(shè)意識，主動學習掌握信息化知識，加強自身的信息化技術(shù)水平，全面投入檔案管理的信息化建設(shè)中。

③提高工作者素質(zhì)，企業(yè)負責人應(yīng)該加強提高工作者素質(zhì)的意識，首先選擇可靠且責任心強的人員擔任人事檔案管理工作，而且格外注意對其進行專業(yè)的培養(yǎng)，提高工作者的專業(yè)理論和實踐，加強對本專業(yè)的技術(shù)研究，對檔案管理信息化建設(shè)奉獻自己的力量。

（3）建立信息化建設(shè)的暢通機制

①制定工作規(guī)范，企業(yè)的人事檔案管理工作涉及檔案的采集、存儲、加工、整合、形成、保存等各個環(huán)節(jié)，缺一不可。這就要求檔案管理的各個環(huán)節(jié)要條目齊全，符合規(guī)范化、信息化的要求，因此需要制定統(tǒng)一的工作規(guī)范和流程，并設(shè)立專門的負責人員對各項工作進行負責，使得檔案管理工作按照規(guī)范開展，有條不紊。

②建立工作標準，企業(yè)必須為檔案信息化建設(shè)設(shè)定有效的標準和較為完善的法律、法規(guī)和規(guī)章制度等，為企業(yè)人事檔案管理工作提供依據(jù)。目前，我國已有的人事檔案法制主要有《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等[6]。

（4）保證基礎(chǔ)設(shè)施及人員配備

①加強基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，人事檔案部門應(yīng)該得到企業(yè)足夠的支持，對本部門所需的基礎(chǔ)硬件設(shè)施進行配備，建設(shè)辦公室、閱檔室、檔案室，并增加計算機以及數(shù)據(jù)處理軟件等設(shè)施的配備，引進綜合辦公系統(tǒng)、開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)等，以及對這些設(shè)備能夠及時的更新?lián)Q代。

②引進高素質(zhì)檔案管理人才，檔案工作人員是人事檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的文化素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)道德素質(zhì)是檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。由于企業(yè)的逐步發(fā)展，企業(yè)信息化建設(shè)進程的加快，對人員素質(zhì)提出了更高的要求，人事檔案管理人員需要在原有技能的基礎(chǔ)之上，還要有較強的計算機應(yīng)用能力，網(wǎng)絡(luò)操作能力和信息處理能力等等，這樣才能使企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)成功展開。

總之，人事檔案信息化建設(shè)能夠動態(tài)化的管理每個人的人事檔案信息，保證其時效性、真實性和準確性，能夠及時、準確、迅速的為人事部門的人才管理、資源配置提供信息和數(shù)據(jù)，進一步提高人事檔案管理工作的效率。企業(yè)人事檔案管理工作的信息化建設(shè)需要投入大量的人力、財力和精力來做，它對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，企業(yè)在新時期新階段，要采取有效的方法途徑全面推進企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)，使企業(yè)保持自身的競爭優(yōu)勢。（作者單位：四川大學）

參考文獻

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[2]瞿曉菁. 芻議企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效途徑.[J].中國管理信息化.2012， 15（22）：86

[3]葛紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考.[J].檔案學通訊.2011，（01）：92-94.

[4]何建東，何碧娟. 試論人事檔案的信息化建設(shè).[J].數(shù)字蘭臺.2010，（08）：23-24

[5]劉隆佳.檔案信息化建設(shè).[J].機械管理開發(fā).2012，10（05）：209-212.

[6]鄧偉， 王子旗. 企業(yè)長期發(fā)展戰(zhàn)略之成本控制——以宜家家居為例[J]. 企業(yè)導(dǎo)報， 2013 （9）： 77-77.