摘要：高校檔案建設(shè)工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，包括檔案的收集、整理、歸檔等，與此同時，借助于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)而形成的新型檔案信息形態(tài)，給高校檔案工作的順利進行帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此，高校檔案信息化建設(shè)的推進是如今高校檔案工作的必然選擇。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；對策

高校檔案建設(shè)工作包括檔案的收集、整理、歸檔等，是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，借助于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)而形成的新型檔案信息形態(tài)，推進高校檔案信息化建設(shè)給高校檔案工作的順利進行帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，也是高校檔案工作的必然選擇。因此，針對高校檔案信息化建設(shè)工作中存在的問題與解決的對策進行探討，以期為高校檔案信息化建設(shè)工作的更好開展提供幫助。

1.高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.1對高校檔案信息化建設(shè)工作認識度不夠

高校檔案工作隨著高校檔案事業(yè)的發(fā)展已步入規(guī)范化軌道，高校上至領(lǐng)導(dǎo)和下至教職員工的檔案意識也逐步加強，檔案工作在高校教學(xué)、科研中的地位也越來越重要。然而，一些高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)工作的重要性認識度不足，推進高校檔案信息化建設(shè)的熱情度不高，尤其學(xué)校在對檔案信息化建設(shè)投入經(jīng)費、人才支持均不足的情況下，高校檔案信息化建設(shè)也就僅僅是紙上談兵。另外，各高校檔案管理人員的知識水平較低，缺乏檔案管理工作建設(shè)的基本理論與技能，從而制約著高校檔案信息化建設(shè)的推進，這在很大程度上也限制了高校檔案信息化管理水平的提升。

1.2高素質(zhì)檔案信息化建設(shè)人才的不足

高校檔案信息化管理工作的內(nèi)容和過程相對復(fù)雜，致使高校檔案工作難以出現(xiàn)優(yōu)良的工作業(yè)績，因此，一定程度上，高素質(zhì)檔案信息化建設(shè)優(yōu)秀人才引進難度增大，最終導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)工作上的優(yōu)秀人才的流失率相對較高。從目前各高校檔案信息化建設(shè)人員的具體情況來看，全日制本、?？圃盒n案管理人才畢業(yè)的人員非常有限，既懂得檔案業(yè)務(wù)，又精通信息技術(shù)的人員更是少見。日前的檔案管理人員多是轉(zhuǎn)行來的，或是兼職做檔案管理工作，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的推進受阻，從而限制了高校檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。

1.3高校檔案信息化建設(shè)所需要設(shè)施有待完善

高校檔案的信息化建設(shè)需要必須的專業(yè)設(shè)備與軟件，這些設(shè)備與軟件也是檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。高校檔案信息建設(shè)中如果沒有生產(chǎn)和接受電子文件所需要的設(shè)備與軟件，那么就無法實現(xiàn)高校檔案建設(shè)的信息化。這些硬件設(shè)備主要包括計算機、網(wǎng)路設(shè)備、掃描儀交換機等，檔案建設(shè)所需要的軟件方面主要包括檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案信息處理系統(tǒng)以及相關(guān)軟件和程序等。雖然，當前大多高校檔案管理部門都有自己的局域網(wǎng)，信息化體系具有一定規(guī)模。但是仍有相當一大部分高校檔案館不僅沒有基本硬件設(shè)備，也沒有配套的軟件。至于檔案的收集、存儲、傳輸、發(fā)布、檢索和利用等，仍采用原始的手工操作與單機歸檔手段，采用與互聯(lián)網(wǎng)相連的手段歸檔、檢索、查閱檔案不太成熟，從而造成在查閱檔案的過程中出現(xiàn)文件丟失等現(xiàn)象，另外加之辦公效率低、文件流轉(zhuǎn)過程不規(guī)范文件與檔案管理相對孤立，無法形成一個統(tǒng)一的整體，造成檔案管理的非高效性。

1.4電子檔案數(shù)據(jù)存在安全隱患

目前，各高校的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)已日益完善，并與不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)了互聯(lián)，互聯(lián)網(wǎng)的這種特性，在為檔案工作者開辟了新天地的同時，也對檔案信息化建設(shè)提出了更高的要求。在日常工作中，一般工作人員會很少注意殺毒軟件的病毒庫沒有及時更新或網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備是否存在漏洞，而如果在檔案管理工作中，忽視了這些，就容易出現(xiàn)信息被竊取、服務(wù)器被黑客攻擊等諸多泄密的問題。軟件的安全運行需要有安全的硬件設(shè)施作為基礎(chǔ)，硬件是電子文檔得以保存的載體，如果檔案服務(wù)器硬盤損毀，存儲的數(shù)據(jù)庫受到破壞，那么，多年的心血將會蕩然無存。遇到地震火災(zāi)等事故，后果更是毀滅性的，因此，加強高校檔案安全管理同樣是高校檔案信息化建設(shè)工作的重點內(nèi)容之一。

2.推進高校檔案信息化建設(shè)的對策

2.1提高高校檔案信息化建設(shè)的認識

以傳統(tǒng)的手工歸檔，檢索及查詢?yōu)橹鞯母咝n案管理工作，使許多珍貴的電子文檔不能得到妥善保存，造成大量的信息資源的流失。這一嚴重問題在各高校屢見不鮮的，與高校信息化建設(shè)目標相勃。因此，高校檔案信息化建設(shè)的根本解決方法是更新檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理模式，建設(shè)具有本學(xué)校自身特色的檔案信息化管理模式尤為重要。這就要求領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)帶頭學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及文件，并組織全體檔案管理人員進行檔案管理討論，聽取講座，進行專題研究，使檔案管理工作人員理清頭緒，提高認識，更新觀念，把觀念創(chuàng)新融入到管理創(chuàng)新工作當中去。具體做法是以鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，遵循“文檔一體化、歸檔完整性、確保安全性”的基本原則，以加強現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段建設(shè)為契機，統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準，加強對高校檔案管理員工的教育，從而提高其檔案信息化意識，更新觀念，讓檔案信息化的觀念深入人心，讓檔案信息化的實踐落實到行動上，以促進高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 加強高校信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

很多高校領(lǐng)導(dǎo)人員誤認為檔案信息化僅是有幾臺電腦，能夠聯(lián)網(wǎng)，就可實現(xiàn)檔案信息化了，從不考慮學(xué)校實際情況，跟風式購買大量的計算機、掃描儀、刻錄機、數(shù)碼相機、移動硬盤、通訊線路等硬件設(shè)施，造成了資源的極大浪費。其實，高校檔案信息化建設(shè)除了硬件設(shè)施建設(shè)之外，檔案建設(shè)的軟件設(shè)施也是不可或缺的，物質(zhì)條件的建設(shè)僅是檔案管理的基礎(chǔ)、前提，檔案資源和各項管理過程數(shù)字化管理更為重要。具體的操作方法包括：首先，采用舉辦培訓(xùn)與講座，普及和提高檔案管理人員利用信息化歸檔技術(shù)和水平，實現(xiàn)檔案信息化各項工作的順利推進。其次，檔案管館應(yīng)在保障資料真實、完整、有效的前提下先對各類電子文檔進行收集、存儲、鑒定、分類、收錄，然后再在全校范圍內(nèi)逐步開展檔案管理信息化工作。第三，檔案管理部門可充分利用校園網(wǎng)的信息功能，建立檔案信息管理專欄，定期公開檔案信息、開放檔案目錄，從而為學(xué)校師生和社會各界人士進行檔案信息查詢提供便利條件，并不斷完善上傳的檔案內(nèi)容，使得校園網(wǎng)成為高校檔案信息化資源共享與管理的平臺。最后，開通檔案信息目錄檢索服務(wù)，開通非密級現(xiàn)行公務(wù)電子文件全文和檔案全文兩通道，使學(xué)校的電子公務(wù)文件系統(tǒng)與檔案館實現(xiàn)無縫連接，從而實現(xiàn)各類電子文檔即時歸檔，并在此基礎(chǔ)上進行全程管理。高校檔案管理部門應(yīng)積極參與機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，把檔案管理工作重點與學(xué)校工作重心結(jié)合起來，從而服務(wù)于教學(xué)和科研，使高校檔案管理信息化走上正軌，進而實現(xiàn)管理手段多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?/p>

2.3 加強高校檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

高校檔案信息化管理工作是一項復(fù)雜而繁瑣的工作，這就要求檔案管理人員具有較高的整體素質(zhì)提。一名優(yōu)秀的檔案管理人員應(yīng)具備極高的事業(yè)心和責任感。高校檔案管理工作是為學(xué)校的信息化建設(shè)服務(wù)的，是高校開展教學(xué)和管理工作的中心，因此，要求高校管理人員具備無私奉獻的崇高精神，愿做學(xué)校發(fā)展的鋪路石，以高度的責任感潛心鉆研相關(guān)業(yè)務(wù)。除此之外，高等學(xué)校要多為學(xué)校檔案管理人員提供接受教育和培訓(xùn)的機會，使檔案人員不斷學(xué)習(xí)新知識、優(yōu)化舊知識，并為檔案管理人員提供良好的外部環(huán)境，充分調(diào)動檔案人員鉆研業(yè)務(wù)的積極性，從而使高校檔案的信息化管理真正得到有效的貫徹與落實。

2.4 加強高校檔案信息化安全保障體系建設(shè)

首先，要挑選品德高尚、嚴守規(guī)章制度的人員從事檔案管理工作，通過不斷的培訓(xùn)，如安全知識和操作技術(shù)方面，及時更新知識結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，規(guī)范操作；第二，檔案信息的利用共享與安全保密是對立統(tǒng)一的，堅持利用和保密并重的原則，檔案管理人員要積極為各用戶提供其所需，針對部分機密文件，應(yīng)該專門設(shè)置保密室來保管，采用相對獨立的計算機系統(tǒng)，保證信息不會通過網(wǎng)絡(luò)泄露出去；第三，要保證硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案服務(wù)器操作系統(tǒng)的安全，做好日常的維護工作，及時更新殺毒軟件、防火墻，保障各方面運行安全，保密的文件一定要存儲在密閉的環(huán)境。第四，采取切實有效的技術(shù)手段保護檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫的安全。嚴格設(shè)置訪問權(quán)限，有一定管理和查詢權(quán)限的人都要對自已的用戶名和口令嚴格保密，并定期更換，不要用自己的生日、家人的名字命名，以免被破解，給檔案信息安全帶來隱患。因現(xiàn)行高校的信息量龐大駁雜，要求管理人員在日常工作中及時做好數(shù)據(jù)備份，采取增量備份，在備份前要確定是最新的檔案信息。備份最好一式多份，存放在不同的電腦上，以防萬一。為防止天災(zāi)或者其他大型災(zāi)難出現(xiàn)時數(shù)據(jù)庫的丟失，還要定期做好異地備份工作。異地備份，就是將檔案信息存儲在其它的地方，可以采用各種介質(zhì)，但位置一定要遠離正用服務(wù)器所在的區(qū)域。第五，由于電子文件有易復(fù)制、易更改性的特點，為預(yù)防出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫被篡改的危險，在實際工作中還是要依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)文件作為憑據(jù)進行維護。

綜上所述，高校檔案的信息化建設(shè)是科學(xué)技術(shù)發(fā)展和社會進步乃至學(xué)校發(fā)展的必然趨勢，對檔案管理人員而言，應(yīng)培養(yǎng)其信息化觀念，并把檔案信息化建設(shè)作為一項長期、艱巨的工作使命來完成，進而提高高校檔案管理的信息化水平，以促進高校檔案管理工作的健康、可持續(xù)發(fā)展。（作者單位：鄭州輕工業(yè)學(xué)院）

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