摘要：民辦高校招標(biāo)采購檔案管理工作是民辦高校檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，加強招標(biāo)采購檔案管理工作對于民辦高校來說具有重要意義。本文根據(jù)民辦高校招標(biāo)采購檔案管理中存在的問題，提出加強民辦高校招標(biāo)采購檔案管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：民辦高校；檔案管理；對策

隨著民辦高校的迅速發(fā)展，教育教學(xué)設(shè)備投入不斷增加，民辦高校招標(biāo)采購活動越來越多。民辦高校采購工作是學(xué)校工作的重要內(nèi)容之一，是保證學(xué)校教學(xué)、科研任務(wù)目標(biāo)實現(xiàn)的基礎(chǔ)。在民辦高校招標(biāo)采購的過程中，積累的招標(biāo)檔案數(shù)量逐步增加，如何對招標(biāo)檔案實施有效的管理，形成招標(biāo)采購工作的規(guī)范化實施，更好的為學(xué)校的教育教學(xué)發(fā)展服務(wù)，是衡量民辦高校管理水平、管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)。招標(biāo)檔案作為民辦高校招標(biāo)活動的重要歷史記錄，是民辦高校各項招標(biāo)采購活動的真實反映，在民辦高校檔案管理工作的重要組成部分。因此，招標(biāo)檔案規(guī)范化管理是民辦高校必須要給予充分重視的內(nèi)容。

一、民辦高校招標(biāo)檔案管理的現(xiàn)狀

招標(biāo)檔案是招標(biāo)項目具體實施及驗收執(zhí)行的依據(jù)，是對招標(biāo)項目完整、真實的歷史記錄，是不斷完善民辦高校招標(biāo)體制、實現(xiàn)招標(biāo)采購工作規(guī)范化的重要環(huán)節(jié)。雖然很多民辦高校都建立了符合自身實際的招標(biāo)采購制度，并建立了相應(yīng)的招標(biāo)采購檔案管理制度，但在實際實施過程中，缺乏具體實施的機制，對招標(biāo)采購檔案管理工作沒有給予足夠重視，存在較多的問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）招標(biāo)采購檔案管理制度有待健全

各民辦高校根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定及自身實際，建立了檔案管理制度，并形成自身的檔案管理體制。但招標(biāo)采購檔案管理制度存在一定的真空，在制度層面不健全，招標(biāo)采購部門與學(xué)校的檔案管理部門缺乏有效的溝通，在招標(biāo)采購檔案材料移交歸檔時，經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料不全的問題，這為日后的檔案管理、查閱、利用帶來很多問題，沒有實現(xiàn)檔案應(yīng)有的作用。同時，由于很多民辦高校負責(zé)招標(biāo)采購工作的人員是兼職，對招標(biāo)采購檔案管理重視程度不夠，責(zé)任心不強，對檔案的搜集、整理、歸檔工作不熟悉，容易造成檔案材料的丟失。因此，從制度層面完善招標(biāo)采購工作內(nèi)容，強調(diào)招標(biāo)采購檔案管理的重要性，形成相應(yīng)的問責(zé)機制，確保檔案材料的完整、真實、有效。

（二）招標(biāo)采購檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待提高

招標(biāo)采購工作本身是一項系統(tǒng)性、綜合性、復(fù)雜性的工作，從采購申請?zhí)岢觥⒄袠?biāo)文件的制作發(fā)售、招標(biāo)會召開、招標(biāo)項目的評議確定、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同內(nèi)容驗收、招標(biāo)采購項目材料的整理歸檔等，涉及諸多方面，這就對招標(biāo)采購檔案管理人員提出較高要求，具備較高的綜合素質(zhì)，不但要對招標(biāo)采購的各項制度、程序、實施方式等熟悉掌握，而且要具備堅實的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理的各項要求。但是，目前很多民辦高校招標(biāo)采購檔案管理人員都是兼職從事此項工作，沒有固定的專業(yè)檔案管理人員進行招標(biāo)采購檔案的管理工作，部分民辦高校的檔案管理人員學(xué)歷較低，專業(yè)水平有限，這給招標(biāo)采購檔案管理工作產(chǎn)生較大的困難，沒有形成招標(biāo)采購檔案規(guī)范化管理模式，檔案管理的隨意性較大，無法充分發(fā)揮檔案的歷史鑒證的作用。重視招標(biāo)采購檔案管理人員素質(zhì)的提高，是民辦高校適應(yīng)我國高?？焖侔l(fā)展的客觀要求，同時也是民辦高校自身檔案管理建設(shè)的必然要求。

（三）招標(biāo)采購檔案管理手段有待完善

招標(biāo)采購是一項系統(tǒng)性的工作，每一項采購都會形成大量的紙質(zhì)檔案材料。每一項采購發(fā)售的招標(biāo)文件都具有時效性，要求投標(biāo)單位在規(guī)定的時間內(nèi)容做出投標(biāo)的響應(yīng)，這些都是通過紙質(zhì)材料進行反映，保證招標(biāo)采購的公開、公平、公正原則得以實現(xiàn)。但紙質(zhì)檔案材料的保管在現(xiàn)實中存在的最大問題就是保管年限問題，由于紙張在經(jīng)過長時間保管后，容易出現(xiàn)字跡模糊、紙張斷裂、粉碎的現(xiàn)象，會出現(xiàn)重要數(shù)據(jù)、資料丟失的可能。因此，必須利用信息化的手段保證招標(biāo)采購檔案材料完整有效，同時提高查閱效率。

二、民辦高校招標(biāo)采購檔案管理的對策

（一）健全招標(biāo)采購檔案管理制度

民辦高校招標(biāo)采購檔案內(nèi)容主要涉及學(xué)校貨物、工程、服務(wù)三大類，要保證招標(biāo)采購檔案管理的科學(xué)、規(guī)范、有效，必須健全民辦高校檔案管理制度，從學(xué)校層面完善檔案管理制度內(nèi)容，從具體業(yè)務(wù)部門層面完善相應(yīng)的招標(biāo)采購檔案管理措施，對不同層次檔案管理人員的職責(zé)予以明確；健全相應(yīng)的監(jiān)管、安全保密、獎懲等制度，形成有效的問責(zé)機制，提高檔案管理人員工作的積極性、主動性及責(zé)任感，實現(xiàn)招標(biāo)采購檔案管理工作的制度化、規(guī)范化操作，確保招標(biāo)采購檔案材料的連續(xù)性和完整性。

（二）提高招標(biāo)采購檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

招標(biāo)采購檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的高低決定著檔案管理水平的高低，檔案管理的任何一個環(huán)節(jié)都離不開高素質(zhì)的管理人員，而招標(biāo)采購檔案管理工作又是一項系統(tǒng)性、綜合性、復(fù)雜性的管理工作，要求從事管理的人員要具備較高的業(yè)務(wù)能力，具備相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，具有較強的工作服務(wù)、責(zé)任意識。

首先，要有具備較高的業(yè)務(wù)能力。業(yè)務(wù)能力的高低是在工作過程中不斷積累、不斷提升的，是一個循序漸進的過程。不論是學(xué)校檔案管理部門還是具體招標(biāo)采購業(yè)務(wù)部門，都要重視檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的提升，以此保證檔案管理工作的有效開展。

其次，要具備相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。做好招標(biāo)采購檔案管理工作，需要通過不斷的學(xué)習(xí)，掌握檔案管理相關(guān)的知識和技能，并且在工作過程中要認(rèn)真思考，深入研究，不斷創(chuàng)新工作方法和思路，提高業(yè)務(wù)技能，既要掌握檔案管理的理論知識，又要熟悉、掌握有關(guān)招標(biāo)采購的業(yè)務(wù)知識，具備較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。

再次，具有較強的工作服務(wù)、責(zé)任意識。檔案管理工作是一項服務(wù)性的工作，要積極主動的做好檔案管理和服務(wù)工作，不論是檔案材料的搜集、整理、裝訂、歸檔，還是檔案材料的借閱、保管工作，都要嚴(yán)格按照相應(yīng)制度執(zhí)行。同時，又要具有較強的責(zé)任意識，確保招標(biāo)采購檔案材料的安全。

三、結(jié)語

招標(biāo)采購檔案管理工作是一項綜合性、細致繁瑣的工作，是學(xué)校在其發(fā)展過程中重要歷史鑒證內(nèi)容之一，對學(xué)校的權(quán)益保障具有重要意義。對于招標(biāo)采購檔案管理人員，要具備招標(biāo)采購專業(yè)知識、技能和檔案管理專業(yè)知識、技能，同時要具有較強的創(chuàng)新思維和較強的責(zé)任心，能夠在工作過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗，提出科學(xué)、合理的檔案管理建議，對工作認(rèn)真負責(zé)，保證招標(biāo)采購檔案管理工作的持續(xù)、有效開展，為學(xué)校的發(fā)展提供可靠的信息資源。（作者單位：齊齊哈爾工程學(xué)院）

參考文獻：

[1]劉 燕.高校檔案管理中存在的問題及對策[J].長春大學(xué)學(xué)報，2011，（21）

[2]趙淑琴.論新時期高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求[J].沿海企業(yè)與科技，2005，（10）

[3]程燦華. 加強高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理[J]. 梧州學(xué)院學(xué)報，2008（6）

[4]趙麗華.淺談高校檔案管理創(chuàng)新[J].忻州師范學(xué)院學(xué)報，2008，（2）

[5]王亞軍.淺議招標(biāo)檔案的規(guī)范化管理[J].中國招標(biāo)，2006，（37）

[6]蔣敏.加強招標(biāo)檔案管理勢在必行[J].山東檔案，2002，（5）