摘要：高等院校教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的原始記錄，它是反映和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。本文結(jié)合筆者工作實(shí)際，分析了當(dāng)今高校教學(xué)檔案管理中存在的問題，并對(duì)如何加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作提出了幾點(diǎn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高等院校；教學(xué)檔案；管理；對(duì)策

1、 前言

高等院校教學(xué)檔案是在學(xué)校管理活動(dòng)中形成的一種專門檔案，是教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料。這些檔案材料是廣大教師和教學(xué)管理工作者的勞動(dòng)成果和智慧的結(jié)晶，是學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的原始記錄，也是高校領(lǐng)導(dǎo)掌握學(xué)校過去歷史，了解學(xué)?，F(xiàn)狀，決策學(xué)校未來的重要資源。高等院校教學(xué)檔案的管理不僅是高校檔案管理工作中的重要組成部分，同時(shí)，高校的教學(xué)檔案也是對(duì)高校教學(xué)進(jìn)行評(píng)估的重要內(nèi)容之一。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展深化，由于各種原因，當(dāng)前一些高校的教學(xué)檔案存在著一定問題，不能準(zhǔn)確全面地反映學(xué)校教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)情況。因此，如何有效地對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行管理，是值得我們探索研究的課題。

2、當(dāng)今高等院校教學(xué)檔案管理工作中存在的主要問題

（1）忽視日常工作中檔案的收集和積累

大多數(shù)高校沒有樹立正確的檔案管理觀念，不重視教學(xué)檔案管理工作。一些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)院系教學(xué)檔案意識(shí)比較淡薄，只注重抓教學(xué)工作而忽視了對(duì)院系教學(xué)檔案工作的管理，而忽視日常工作中檔案的收集和積累，往往是到用的時(shí)候搞突擊運(yùn)動(dòng)。其次，各部、處、學(xué)院兼職檔案人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為做好做壞一個(gè)樣，造成教學(xué)檔案管理工作混亂，檔案信息開發(fā)不足，服務(wù)功能不強(qiáng)。

（2）管理手段比較落后

目前，一些高校在檔案管理方面還采用手動(dòng)操作完成工作任務(wù)，以紙張和案卷為工具進(jìn)行檔案的收集、歸檔與檢索，在向相關(guān)部門上報(bào)檔案材料的時(shí)候，需要準(zhǔn)備電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種材料，投入了大量的財(cái)力、人力、物力，增加了工作人員的負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率，而沒有實(shí)現(xiàn)檔案資源和檔案管理過程數(shù)字化。有的即使建立的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，也只是利用計(jì)算機(jī)代替手工抄寫案卷目錄和專題目錄，造成了檔案管理軟件功能利用單一，自動(dòng)化水平較低。

（3）教學(xué)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)較為缺乏

隨著近年來高等院校蓬勃發(fā)展，大量的新檔案不斷補(bǔ)充，給高校檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)和壓力，靠傳統(tǒng)的工作手段、管理方法，已不能適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需要。而目前許多高校都沒有配備專職的檔案管理人員，大多不是檔案專業(yè)科班出身，而是由各系（部）的教學(xué)管理人員或教學(xué)秘書兼任。這些人員沒有接受過專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，缺乏系統(tǒng)的檔案及檔案管理知識(shí)，平時(shí)做的檔案收集與整理等工作僅憑經(jīng)驗(yàn)，并沒有具體的理論指導(dǎo)，整個(gè)檔案管理工作質(zhì)量也可以想象出來。

（4）教學(xué)檔案管理制度不健全

隨著《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺(tái)，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但從目前檔案管理現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層院系教學(xué)檔案管理缺少一套完整的規(guī)章制度來保證，只是大致規(guī)定了一些需要?dú)w檔的材料和內(nèi)容，缺少健全的檔案組織機(jī)構(gòu)來監(jiān)督檢查。例如，檔號(hào)不規(guī)范、卷案標(biāo)題不明確、移交對(duì)象不明確，每到年度歸檔立卷時(shí)就臨時(shí)安排人員搞突擊運(yùn)動(dòng)，導(dǎo)致部門之間相互推諉責(zé)任。

3、提高教學(xué)檔案管理工作水平的對(duì)策

（1）重視教學(xué)檔案的日常收集和整理

高等院校各教學(xué)管理部門領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)加強(qiáng)檔案意識(shí)，確保檔案管理方面必要的經(jīng)費(fèi)開支到位，把教學(xué)檔案管理工作納入本部門的工作計(jì)劃和議事日程，同時(shí)通過各種宣傳渠道使教師及教學(xué)管理人員對(duì)教學(xué)檔案的重要性有清楚地認(rèn)識(shí)。其次，檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)自身工作的重要性，以積極主動(dòng)的態(tài)度投入工作，注重教學(xué)檔案的日常收集和整理。此外，努力提高廣大師生員工的檔案意識(shí)，使高校師生了解學(xué)校教學(xué)管理信息和各種要求，要求教師主動(dòng)地將各自保管的教學(xué)資料定期交院系保管。

（2） 加快教學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)的步伐

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為廣大師生獲得信息的重要途徑。因此，高等院校必須將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)的技術(shù)引入到檔案管理工作中，將過去以紙質(zhì)檔案記錄為主的管理模式，逐步轉(zhuǎn)向以電子文件為主的管理模式，即以計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)處理為中心，新建教學(xué)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)。利用檔案管理軟件，建立檔案信息，不僅避免以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同，便于開發(fā)利用，而且可以提供一個(gè)公開的檔案環(huán)境，便于信息更快地流通，對(duì)工作效率的提高有極大的作用。

（3）努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性要求很高的工作，不僅需要檔案管理人員要有較高的政治素質(zhì)，而且需要有較高的專業(yè)文化。因此，要推進(jìn)教學(xué)檔案工作的順利開展，首先要做好檔案人才引進(jìn)、培養(yǎng)工作，要及時(shí)引進(jìn)優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給檔案干部隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮血液。其次，要注重對(duì)在崗檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)教育和職業(yè)道德教育，如參加交流會(huì)議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等。通過這些教育，增強(qiáng)檔案工作人員的敬業(yè)愛崗精神，提高檔案工作管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。此外，在學(xué)校編制體制上給予傾斜，在經(jīng)費(fèi)分配上舍得投入，并鼓勵(lì)檔案員積極申報(bào)檔案專業(yè)技術(shù)職稱，使他們工作有方向，有奔頭，有動(dòng)力和成就感。

（4）規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，要根據(jù)本校實(shí)際情況，制定、完善教學(xué)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定檔案建設(shè)目標(biāo)，并確定教學(xué)檔案管理人員的職權(quán)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心。具體應(yīng)采取集中分級(jí)管理相結(jié)合的方法，在學(xué)校實(shí)行二級(jí)管理制度，并建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，確實(shí)提高檔案的利用率及利用價(jià)值，把檔案工作與學(xué)校管理工作結(jié)合起來。其次，要定期地抽查教學(xué)檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，定期地對(duì)院系教學(xué)檔案管理進(jìn)行相互交流，促進(jìn)教學(xué)檔案工作的快速發(fā)展。

4、結(jié)束語

高校教學(xué)檔案管理工作是檔案工作的核心，是學(xué)校檔案管理的一個(gè)有機(jī)組成部分。要做好高校教學(xué)檔案工作，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)必須引起高度重視，從思想上提高認(rèn)識(shí)，從物質(zhì)基礎(chǔ)、制度上加強(qiáng)建設(shè)，提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和職業(yè)道德。只有統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，各司其職，才能實(shí)現(xiàn)檔案利用的最大化，使它更好地為發(fā)展我國(guó)的高等教育事業(yè)服務(wù)。（作者單位：西安歐亞學(xué)院）

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