摘 要：文書檔案的管理工作是檔案管理共組的重要組成部分，無論是企業(yè)還是機關(guān)單位，對于文書檔案的管理都有一定的管理流程。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的需要，尤其是有了辦公自動化后，對文檔管理的要求也有了新標準。本文就此在新的環(huán)境中的文書檔案管理工作進行淺析。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；文書檔案；傳統(tǒng)與現(xiàn)代

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載著社會發(fā)展的歷史過程，客觀的反映著各種問題及解決方法，是人類社會進步的證明者。文書檔案管理是以收集、整理和保存文檔資料作為工作內(nèi)容的。文書檔案管理的過程中會涉及到方方面面的資料信息，如果管理不當，將會影響文書檔案的價值，造成一定的影響。社會的進步，就促使著文書檔案的管理工作也要與時俱進，不能在只靠著傳統(tǒng)模式來管理經(jīng)營，而是要實現(xiàn)“文檔一體化”的科學管理模式。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題

文書檔案是機關(guān)團體、企事業(yè)單位進行科學管理、經(jīng)營決策、問題處理、信息交流、研究開發(fā)等活動的重要載體。是檔案工作中必不可少的內(nèi)容。傳統(tǒng)文檔的管理一般都是靠紙質(zhì)文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費大量的人力、物力、財力來進行檔案的分類存檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統(tǒng)文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：

（一）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時效性

在傳統(tǒng)文檔管理下，如果想要借閱相關(guān)的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續(xù)才能借閱，并且還需要進行繁瑣的登記。如果是在當?shù)剡€好，但有時卻要去異地才能閱讀到，就時間上來說這樣異地的奔波，不但浪費了大量的時間，也同時耗去不少人力和財力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現(xiàn)文檔的價值，所以說它缺乏時效性。

（二）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔不宜長久保存

在傳統(tǒng)文檔的管理下，文檔的材質(zhì)多數(shù)都是紙質(zhì)文件，而紙質(zhì)文件又是極容易損壞的，不利于長久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質(zhì)的，在傳閱的過程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復(fù)，但也有無法修復(fù)的，這樣就會容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會因為損壞而成為一種巨大的損失，無法彌補。所以說紙質(zhì)文檔不利于長久保存。

（三）傳統(tǒng)模式下的文檔管理的復(fù)雜化

在傳統(tǒng)文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進行詳細的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長久的使用。而且在保管上有相當復(fù)雜的流程，不但需要大量的人員來進行分類整理，還要進行一定的維護，在還文檔時還要有一套流程來進行登記。總是在重復(fù)著工作，卻效率很低。

二、辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢

隨著社會的不斷發(fā)展，科學技術(shù)的進步，計算機的出現(xiàn)帶來了新的改革，在文檔管理方面也有著它無可比擬的優(yōu)勢，給文檔管理工作帶來了極大的改變。技術(shù)的革新，使得文檔管理也日益科學化、合理化、規(guī)范化。但是文書檔案辦公自動化并不是一項孤立單獨的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發(fā)揮它應(yīng)有的價值。既然說過了傳統(tǒng)文檔管理的弊端，現(xiàn)在就來說下，在辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢。

（一）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理使用的時效性強

在文檔管理中實行信息化管理，使文檔信息可以實時在線，需求者就可以通過一定的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行及時的查閱，使文檔信息能否充分的達到資源共享的目的。且查閱時所進行的個人信息登記也變得簡單明了，由于是計算機檢索，便自動的保存了借閱者的信息，以此來方便借閱者進行多次借閱，不用反復(fù)登記的麻煩。由于少了來回的奔波，減少了大量的時間與人力，沒有造成不必要的浪費，在很大程度上提高了使用的效率，且能進行及時的溝通，給使用者帶來極大的方便，因此說在辦公自動化環(huán)境下文書檔案的使用時效性變增強了。

（二）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長久保存

在傳統(tǒng)文檔管理中的文檔基本上都是紙質(zhì)載體，不宜長久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案可以用多種載體來進行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來進行保存，如果需要可以實時的進行查閱，方便了解所需的實體文檔的最新動態(tài)。因為保存的多樣性，也就可以避免原始的文檔資料在借閱中產(chǎn)生的損傷，這樣既方便了需要者同時也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長了文檔的使用壽命。

（三）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的精簡化；

傳統(tǒng)文書檔案的管理有一套比較復(fù)雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費大量的人力、物力來完成，且在過程中也容易出現(xiàn)差錯，做起來很不方便。但是在辦公自動化環(huán)境下，有了計算機的協(xié)助，使復(fù)雜的工作變得簡單，操作上也不需要耗費太多的時間和精力，而且還能提高文檔的質(zhì)量，減少時間和空間，以便于使用。

文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動化環(huán)境中可以設(shè)定一定的局域來訪問使用某些方面文檔的資料，從而來加強其保密性質(zhì)。因為工具的方便，也使文檔的查閱變得簡單而快捷，甚至可以通過一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。

總 結(jié)：

伴隨著科技的進步，科學的發(fā)達，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)漸漸地不能適應(yīng)人們所需，把傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實現(xiàn)“文檔一體化”的現(xiàn)代科學管理，這也是每個文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動化是信息社會時代的重要標志之一，為了更好的服務(wù)全人類，文檔管理的現(xiàn)代化進程將永不停止。

參考文獻：

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