摘 要：高校檔案館是高校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。高校檔案數(shù)字化是高校信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化

高校檔案館是高校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)數(shù)字檔案館，有利于提高檔案館的工作效率和現(xiàn)代化水平，高校檔案數(shù)字化是高校信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)。有利于確保數(shù)字檔案安全保管與永久存儲(chǔ)， 有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。隨著學(xué)校由教學(xué)型向教學(xué)科研并重的綜合性大學(xué)轉(zhuǎn)變，我校現(xiàn)已將新校區(qū)雁湖檔案館建設(shè)納入了學(xué)校“十二五”建設(shè)規(guī)劃，只有緊緊追趕時(shí)代潮流，全面革新技術(shù)手段，充分發(fā)揮高校的優(yōu)勢(shì)，做好數(shù)字化建設(shè)工作，才能推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的跨越，推動(dòng)了檔案工作的快速發(fā)展。下面我就我館現(xiàn)狀及檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)談些自已粗淺的思考和認(rèn)識(shí)。

1 我校檔案館管理現(xiàn)狀

⑴寧夏醫(yī)科大學(xué)成立至今已有55年的歷史，寧夏醫(yī)科大學(xué)檔案館成立于2009年5月，是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。長(zhǎng)期以來(lái)， 由于受各方面因素的影響， 我校的檔案管理基本處于一種被動(dòng)應(yīng)付的手工勞動(dòng)狀態(tài)。近年來(lái)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，已成立了由各部門一把手組成的學(xué)校檔案工作委員會(huì)，各部門現(xiàn)有兼職檔案人員70余人，各部門專兼職檔案員已建立了檔案家園QQ群，形成了緊密相連的檔案團(tuán)體。檔案信息數(shù)字化就是以檔案資料為主要對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。借助于各種數(shù)字技術(shù)，全面實(shí)現(xiàn)檔案部門的室工作和檔案資源的數(shù)字化，從而最大限度地體現(xiàn)、發(fā)揮檔案的信息資源價(jià)值屬性。

⑵我館近年來(lái)雖人員少但任務(wù)重，共申報(bào)并承擔(dān)教育廳研究項(xiàng)目1項(xiàng)、校級(jí)科研項(xiàng)目4項(xiàng)（其中1項(xiàng)已順利結(jié)題，3項(xiàng)正在研究中）。我校要?jiǎng)?chuàng)建西部地區(qū)有特色、現(xiàn)代化、高水平的綜合性醫(yī)科大學(xué)，不僅要求教學(xué)、科研一流，服務(wù)、保障也應(yīng)是一流的。與學(xué)校的其他服務(wù)機(jī)構(gòu)相比，我校的檔案館建設(shè)相對(duì)滯后，隨著學(xué)生規(guī)模和教學(xué)、科研業(yè)務(wù)量的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量也急劇增加，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各類檔案實(shí)行數(shù)字化管理勢(shì)在必行。這樣既可以節(jié)省各類檔案存放空間，還可以提高檔案檢索查找、利用、復(fù)印效率，以實(shí)現(xiàn)供教學(xué)、科研等各類資源共享，將起到積極促進(jìn)作用，為學(xué)校發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

⑶我校已現(xiàn)將雁湖檔案館建設(shè)納入了學(xué)?！笆逡?guī)劃”，這是我們面臨的歷史機(jī)遇。數(shù)字化檔案館是今后檔案館建設(shè)發(fā)展的方向。遵循高校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化將是今后一個(gè)時(shí)期高等學(xué)校檔案工作的重點(diǎn)， 依托高校校園網(wǎng)優(yōu)勢(shì)建立數(shù)字化檔案館，將對(duì)我校今后的發(fā)展產(chǎn)生積極、深遠(yuǎn)的影響。

⑷我校檔案現(xiàn)分十五大類，現(xiàn)有文書、科研、教學(xué)等3萬(wàn)卷紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等檔案，目前還沒(méi)有條件和資金進(jìn)行數(shù)字化加工。我校數(shù)字化檔案館還是空白，軟硬件設(shè)施還非常薄弱，只處于剛剛起步階段。

2 由于數(shù)字化建設(shè)剛剛起步，各項(xiàng)措施和手段均不完善，仍存在許多困難亟待解決

⑴軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，數(shù)字化建設(shè)需要有大量高端硬件的支持，技術(shù)設(shè)備的更新周期越來(lái)越短，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，資金投入嚴(yán)重不足，人力物力不足，使構(gòu)建數(shù)字化體系的基本需求得不到滿足。

⑵數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后，內(nèi)容、種類貧乏，而且檢索途徑單一，有些檔案信息甚至還不能提供檢索途徑。

⑶網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后，故障頻出，給用戶帶來(lái)了極大的不便。運(yùn)行中的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也缺乏日常的維護(hù)、升級(jí)和改造；易病毒感染等信息安全問(wèn)題；資源鏈接匱乏等嚴(yán)重影響了資源共享的程度。

⑷我校檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，即實(shí)施手工管理和點(diǎn)到點(diǎn)的傳播，即便是經(jīng)過(guò)編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上社會(huì)化的進(jìn)程。同時(shí)，該檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢(shì)。檔案原件數(shù)字化，對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。

3 隨著學(xué)校事業(yè)的不斷發(fā)展和擴(kuò)大，對(duì)高校檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

⑴加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立健全學(xué)校檔案各項(xiàng)規(guī)章制度。堅(jiān)持“三納入”、“四同步”，集中統(tǒng)一歸檔，逐步使檔案信息化管理工作步入規(guī)范化、法制化軌道。

⑵健全檔案門類、加快檔案數(shù)字化，需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建立穩(wěn)定可靠的支持?jǐn)?shù)字檔案信息安全保存、方便管理和高效訪問(wèn)的網(wǎng)絡(luò)安全服務(wù)平臺(tái)。需完善以下軟件系統(tǒng)：密集架、空調(diào)、除濕機(jī)、庫(kù)房自動(dòng)滅火系統(tǒng)的購(gòu)置安裝、庫(kù)房的監(jiān)控和管理系統(tǒng)、電子標(biāo)簽安裝系統(tǒng)、電子光盤柜、網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件。雙重備份，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理軟件維護(hù)、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)版防病毒軟件等基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的日常管理和維護(hù)工作，

⑶完善信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的必要條件和有效平臺(tái)。根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需要，其基礎(chǔ)硬件主要包括：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、檔案數(shù)字加工設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等，如交換機(jī)、縮微膠片數(shù)字化設(shè)備、視頻音頻信息采集設(shè)備、數(shù)碼照相、攝像機(jī)、掃描儀，以及噴繪、光盤記錄設(shè)備，還要建立一個(gè)滿足檔案信息化功能需求、 適應(yīng)發(fā)展需要的綜合管理系統(tǒng)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架。

⑷加強(qiáng)數(shù)字檔案資源庫(kù)的建設(shè)。包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案數(shù)據(jù)資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲(chǔ)等與數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)的數(shù)字資源處理。數(shù)字檔案信息加工包括數(shù)字檔案信息整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)字檔案信息錄入、數(shù)字檔案信息集成等基本功能。數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的主要功能是將經(jīng)過(guò)加工處理的各類非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息轉(zhuǎn)換成能被數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)進(jìn)行處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息。這個(gè)功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導(dǎo)入功能加以實(shí)現(xiàn)的。

⑸加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，做好信息資源體系整合。高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)頁(yè)，每年都產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔，這些數(shù)據(jù)涉及教學(xué)、科研、行政、財(cái)務(wù)、后勤等方面，是非常珍貴的資源，同時(shí)遍及校園的教育網(wǎng)，為信息的傳播和共享提供了天然的平臺(tái)。整合校內(nèi)信息資源。整合學(xué)校各部門產(chǎn)生的信息資源，通過(guò)對(duì)校內(nèi)機(jī)關(guān)、院系、黨群、后勤等部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查分析，確定具有歸檔價(jià)值的信息，結(jié)合校檔案館館藏情況，優(yōu)先對(duì)重要的、館藏優(yōu)質(zhì)資源、急需保護(hù)的檔案和利用率高的檔案，包括歷史檔案、需要搶救的紙質(zhì)檔案（字跡模糊不清晰、圖紙等）、科研成果、名人檔案、照片檔案、聲像檔案等優(yōu)化館藏檔案目錄并做好信息資源整合。

⑹加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍。開展數(shù)字檔案館建設(shè)，需要培養(yǎng)一支專業(yè)的高素質(zhì)人才隊(duì)伍。要使檔案人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、規(guī)律和方法，熟悉電子文件加工歸檔和服務(wù)流程，并能利用歸檔的電子文件，積極開展檔案編研、信息開發(fā)和服務(wù)利用。注重工作理念、知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作技能、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的適時(shí)更新，以更好地適應(yīng)日新月異的數(shù)字化管理工作的需要。工作人員必須時(shí)刻牢記“全心全意為學(xué)生服務(wù)”的宗旨，堅(jiān)持以人為本，擺正心態(tài)，對(duì)所有的學(xué)生要一視同仁，主動(dòng)幫助在學(xué)習(xí)和生活上有困難的學(xué)生。應(yīng)有高度的敬業(yè)精神，始終把握學(xué)籍管理為育人服務(wù)的方向，

總之，做好檔案信息資源建設(shè)是數(shù)字檔案館的生命， 也立館之本、強(qiáng)館之基，更是活館之源。加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行，為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)，共同努力積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作再上一個(gè)新的臺(tái)階。