摘 要：研究生教育是高校高層次的教育，學(xué)籍檔案的管理水平直接反映出高校研究生培養(yǎng)、教育的水平。研究生學(xué)籍檔案管理是高校教學(xué)檔案管理的核心組成部分，是高校社會服務(wù)的窗口。

關(guān)鍵詞：研究生；學(xué)籍；檔案

研究生教育是高校高層次的教育，學(xué)籍檔案的管理水平直接反映出高校研究生培養(yǎng)、教育的水平。研究生學(xué)籍檔案管理是高校教學(xué)檔案管理的核心組成部分，是高校社會服務(wù)的窗口。研究生學(xué)籍管理工作貫穿于高校研究生的教學(xué)運(yùn)行和管理之中，是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，也是教育質(zhì)量保障體系中的重要環(huán)節(jié)。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，研究生招生規(guī)模也隨之不斷擴(kuò)大，招生及畢業(yè)生分配制度的改革，及教學(xué)改革的不斷深入，檔案管理軟件等信息化新技術(shù)的應(yīng)用，假文憑、假學(xué)歷事件的出現(xiàn)等等，高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)了許多新情況和新問題，從而增加了研究生學(xué)籍管理工作的復(fù)雜性和困難性。為此，如何根據(jù)研究生檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)及作用，更好地滿足社會需求，使學(xué)籍管理的觀念和方法跟上時(shí)代的發(fā)展，適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢，是高校檔案管理者必須認(rèn)真思考和積極應(yīng)對的問題。下面我就高等學(xué)校研究生學(xué)籍檔案內(nèi)容及在檔案管理中存在的問題及對策談些粗淺思考和認(rèn)識。

1 研究生學(xué)籍檔案所含的內(nèi)容及意義

研究生學(xué)籍檔案是指高校在研究生招生、培養(yǎng)以及學(xué)位授予過程中，直接形成的對國家、社會、高校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等原始記錄。研究生學(xué)籍管理是高校研究生培養(yǎng)管理工作的重要組成部分，是維持研究生教育教學(xué)秩序、保障研究生培養(yǎng)質(zhì)量和健康持續(xù)發(fā)展、維護(hù)教育的公平、公正的重要工作之一。信息化的學(xué)籍檔案管理可以提高工作效率，可以省去傳統(tǒng)意義上學(xué)籍管理的復(fù)雜繁瑣的程序，使學(xué)生信息從分散的狀態(tài)達(dá)到統(tǒng)一的狀態(tài)。其次，便于學(xué)生學(xué)籍檔案的管理和查閱。嚴(yán)格研究生學(xué)籍管理，創(chuàng)新研究生學(xué)籍管理，有利于高等學(xué)校的辦學(xué)聲譽(yù)，有利于研究生教學(xué)質(zhì)量的提高，也有利于高校的可持續(xù)性發(fā)展。

2 高等學(xué)校研究生學(xué)籍檔案現(xiàn)狀分析

⑴高等學(xué)校研究生規(guī)模急劇擴(kuò)大，管理難度日益增大。近幾年，隨著我國研究生招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，在校研究生人數(shù)隨之急劇擴(kuò)大。研究生招生方式的多樣化使得生源結(jié)構(gòu)和學(xué)歷層次更加復(fù)雜，不僅年齡差距較大，而且自我意識強(qiáng)，社會經(jīng)歷各不相同，有的學(xué)生存在戀愛、婚姻、家庭等生活壓力；研究生學(xué)籍學(xué)歷管理工作日趨繁重，管理難度日益增大。我校研究生部專門負(fù)責(zé)研究生的招生、培養(yǎng)、學(xué)位授予工作。

⑵根據(jù)檔案法和高校檔案管理辦法制定了各項(xiàng)檔案的歸檔制度管理辦法，組成的學(xué)校檔案工作委員會，結(jié)合各校實(shí)際情況，經(jīng)過多次討論修改確定研究生學(xué)籍檔案的歸檔范圍，確定研究生學(xué)籍檔案編號：年度號+分類號+卷件號。加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，注重案卷質(zhì)量，努力拓展檔案的利用范圍，由研究生部設(shè)有的兼職檔案員負(fù)責(zé)研究生學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔等工作，在從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作抓起，檔案館將逐步有計(jì)劃地對教學(xué)學(xué)籍檔案進(jìn)行移交、編目、排架、保管利用。學(xué)籍檔案整理已取得了一定的實(shí)效，但還是存在一些不好介定如有鉛筆、圓珠筆等字跡不清、沒去掉金屬物、卷內(nèi)目錄與備考表不全等。

⑶學(xué)籍檔案管理手段陳舊，數(shù)字化管理程度低。從研究生學(xué)位檔案管理現(xiàn)狀來看，學(xué)籍檔案缺乏系統(tǒng)有效的管理制度；長期以來，大多數(shù)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理固守傳統(tǒng)模式，在入學(xué)之初為學(xué)生建立紙質(zhì)檔案，然后不斷完善相關(guān)信息。盡管紙質(zhì)檔案有其存在的必要性，但是查找、檢索起來既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，儲存的空間大，學(xué)籍檔案的保管也不方便，對學(xué)籍檔案進(jìn)行備份更是需要花去大量的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)容易出現(xiàn)差錯(cuò)。因此，需加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化、信息化管理進(jìn)程。

⑷管理內(nèi)容繁雜，分工不明，管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。高等學(xué)校研究生學(xué)籍管理的內(nèi)容包括學(xué)籍注冊管理、成績管理、學(xué)籍異動管理、學(xué)歷管理、學(xué)籍信息及檔案管理等多個(gè)方面內(nèi)容，工作內(nèi)容涉及研究生招生、培養(yǎng)、思想政治管理、就業(yè)等多個(gè)科室的管理人員，如何分配管理任務(wù)、明細(xì)崗位職能一直是研究生培養(yǎng)部門研究和探索內(nèi)容之一。目前高校的研究生學(xué)籍管理工作往往被拆分成數(shù)項(xiàng)內(nèi)容，分別由多個(gè)科室進(jìn)行管理，是科室某個(gè)崗位管理工作的一部分。學(xué)籍管理人員經(jīng)常調(diào)動，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。學(xué)籍管理工作的日益繁重與管理隊(duì)伍人數(shù)過少之間的矛盾越來越突出。有些學(xué)籍管理人員對學(xué)籍管理制度缺乏正確理解，對學(xué)籍管理信息處理系統(tǒng)不熟悉，造成學(xué)籍管理工作效率不高。學(xué)籍管理隊(duì)伍的職能和穩(wěn)定性無法從體制上得到保證，從而導(dǎo)致學(xué)籍管理工作的制度化和專業(yè)化也無法保證。

3 高校研究生學(xué)籍管理對策

⑴做好高校學(xué)籍檔案電子注冊工作。為適應(yīng)高等教育改革的需要，有效清理假學(xué)歷、假文憑，特建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度。加強(qiáng)了高等學(xué)校學(xué)歷證書的規(guī)范管理，維護(hù)了廣大受教育者的合法權(quán)益，維護(hù)了高等學(xué)校的聲譽(yù)以及社會秩序。使加大檔案宣傳力度，提高人們的檔案保存意識。做好檔案法制宣傳，培養(yǎng)個(gè)人隨時(shí)分類保存好重要物品的習(xí)慣。

⑵變革原有檔案管理模式，強(qiáng)化研究生學(xué)籍檔案管理的系統(tǒng)性，強(qiáng)化其數(shù)字化信息化管理非常迫切。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，研究生教育信息系統(tǒng)在各高校已得到普遍應(yīng)用。在此基礎(chǔ)上建立研究生學(xué)位檔案電子庫，對研究生信息資料從收集、整理、記錄、歸檔到存貯、檢索全過程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化已成為可能。在檔案館搭建局域網(wǎng)，建立有數(shù)字查詢系統(tǒng)，當(dāng)利用者一進(jìn)入校園網(wǎng)就能更快捷、方便查閱到需要的資料。具體來說。各高?？梢猿浞掷眯@內(nèi)計(jì)算機(jī)基本普及，校園網(wǎng)覆蓋強(qiáng)，教師和學(xué)生可方便、快捷上網(wǎng)查詢的有利條件，在學(xué)校圖書館的網(wǎng)上建立學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)學(xué)位論文電子存檔及開放查閱。

⑶數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍歸檔文件整理的新、舊檔案無縫鏈接，并且實(shí)現(xiàn)高度的自動化，必要時(shí)還可以進(jìn)行光盤刻錄，提高了管理質(zhì)量和效率。因此，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理從傳統(tǒng)型到現(xiàn)代型、從紙質(zhì)化到數(shù)字化轉(zhuǎn)變是適應(yīng)新形勢的必然要求。實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理，最關(guān)鍵的步驟就是將學(xué)生的紙質(zhì)檔案，如各種文字檔案、表格檔案、照片檔案等通過掃描、錄入的方式儲存到電腦數(shù)據(jù)庫中高校研究生學(xué)籍管理人員應(yīng)充分利用現(xiàn)代管理手段，加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立科學(xué)的管理體制。制定學(xué)校基礎(chǔ)信息管理要求，引入南大加快學(xué)校管理信息化進(jìn)程，促進(jìn)學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化”， 建立和健全科學(xué)高效、符合各高校特點(diǎn)的校內(nèi)研究生學(xué)籍管理系統(tǒng)和工作交流平臺，創(chuàng)新工作方式方法，提高學(xué)籍管理效率，強(qiáng)化服務(wù)管理，提高服務(wù)水平。

⑷提高學(xué)籍檔案管理干部整體素質(zhì)，加強(qiáng)研究生學(xué)籍管理的人員隊(duì)伍建設(shè)。學(xué)籍管理工作事務(wù)繁雜，政策性強(qiáng)、數(shù)據(jù)量大，這就要求學(xué)籍管理人員必須有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和過硬的思想政治素質(zhì)。高校學(xué)籍管理工作者的素質(zhì)和政策水平直接影響著學(xué)籍管理工作的質(zhì)量，對管理人員進(jìn)行各方面素質(zhì)的培訓(xùn)，對其進(jìn)行有效激勵(lì)，提升管理人員工作的積極性和員工士氣。加強(qiáng)學(xué)籍管理人員自身的職業(yè)道德建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)意識，學(xué)籍管理工作人員必須時(shí)刻牢記“全心全意為學(xué)生服務(wù)”的宗旨，堅(jiān)持以人為本，在工作中擺正心態(tài)，對所有的學(xué)生要一視同仁，主動幫助在學(xué)習(xí)和生活上有困難的學(xué)生。應(yīng)有高度的敬業(yè)精神，始終把握學(xué)籍管理為育人服務(wù)的方向，加強(qiáng)高校學(xué)籍管理人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，了解現(xiàn)代管理技術(shù)和方法，掌握軟件系統(tǒng)的操作方法，研究新形勢下的學(xué)籍管理特點(diǎn)，建立學(xué)籍管理的激勵(lì)機(jī)制，提高學(xué)籍管理隊(duì)伍的整體水平。

總之，只有對傳統(tǒng)、滯后的學(xué)籍管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，建立和完善研究生學(xué)籍管理規(guī)章制度；加快學(xué)籍檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)程，加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，完善管理體制，促進(jìn)高等學(xué)校管理信息化進(jìn)程，強(qiáng)服務(wù)意識，以人為本，科學(xué)高效地管理，為人才培養(yǎng)、學(xué)校決策服務(wù)，使得高等學(xué)校研究生學(xué)籍管理工作更上一層樓。