（江蘇省連云港市住房保障中心 江蘇連云港 222000）

近年來，我市大力加強(qiáng)住房保障工作力度，保障性住房建設(shè)規(guī)模逐年擴(kuò)大。以經(jīng)濟(jì)適用房、廉租房和公租房（在建）為主體的住房保障體系日趨完善，由此產(chǎn)生的住房保障檔案也在不斷增加。如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)對住房保障檔案信息進(jìn)行保管和利用，不斷提高住房保障體系的信息化水平，增強(qiáng)住房保障檔案規(guī)范化管理，提升住房保障工作效率，顯得尤為必要。

一、我市住房保障檔案現(xiàn)狀要求信息化管理

住房保障檔案是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，主要包括住房保障對象檔案和住房保障房源檔案。按照住房保障對象檔案“一戶一檔”，住房保障房源檔案“一套一檔”的原則，共整理歸檔住房保障檔案一萬余份。隨著保障性住房的逐年增多，保障性住房檔案也越來越多，僅2013年新增各類住房保障檔案2000余份，已有的檔案管理模式、管理手段已經(jīng)不能滿足社會各界對住房保障檔案利用的復(fù)雜化、多樣化和及時性要求，因此住房保障檔案信息化迫在眉睫。

二、住房保障檔案自身特點(diǎn)要求信息化管理

（一）住房保障檔案具有動態(tài)性

住房保障工作的管理方式?jīng)Q定了住房保障檔案具有動態(tài)性的特點(diǎn)。由于保障對象家庭收入、財產(chǎn)、住房面積、人口等基本情況不斷變化，為加強(qiáng)監(jiān)督管理，住房保障機(jī)構(gòu)需定期對住戶情況進(jìn)行年檢，并更新檔案；根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和保障能力，申請和保障標(biāo)準(zhǔn)不斷調(diào)整；隨著社會發(fā)展和市場環(huán)境的變化，住房保障形式和制度也會不斷發(fā)展和完善等，只有通過信息化的管理手段，才能把這些動態(tài)性的資料記錄下來，完整的歸檔。因此，住房保障檔案的動態(tài)性要求對其實現(xiàn)信息化管理。

（二）住房保障檔案具有實用性

保障性住房管理是一個系統(tǒng)工程，準(zhǔn)入門檻的設(shè)定、申請材料的判定、申請人資格的審查、退出機(jī)制的完善等都需要一連串的檔案數(shù)據(jù)作為依據(jù)。保障性住房在發(fā)生產(chǎn)權(quán)變更、產(chǎn)權(quán)糾紛、住房拆遷、住房改變用途等情況時，都需要查詢住房保障檔案，因而，住房保障檔案具有實用性的特點(diǎn)。實現(xiàn)保障性住房檔案的信息化工作，能夠避免實體檔案的損壞或丟失，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，住房保障檔案的實用性要求對其實現(xiàn)信息化管理。

（三）住房保障檔案具有關(guān)聯(lián)性

住房保障檔案具有關(guān)聯(lián)性的特點(diǎn)。住房保障檔案的關(guān)聯(lián)性主要有三個方面：一是同一批保障性住房房源檔案共用一套或幾套原始材料，存在很強(qiáng)的相關(guān)性；二是由于存在價格補(bǔ)差、產(chǎn)權(quán)變更等情況，同一權(quán)利人的住房資料可能存在于多份檔案中；三是保障性住房屆滿進(jìn)入二、三級市場后，將產(chǎn)生新的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案。住房保障檔案的關(guān)聯(lián)性會造成住房保障檔案中多套房屋共用一套公用資料、同一個權(quán)利人的住房資料也可能存在于多份檔案中的現(xiàn)象，只有通過信息化技術(shù)才能將各類材料建立起關(guān)聯(lián)，從而系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映房屋的狀況。因此，住房保障檔案的關(guān)聯(lián)性要求對其實現(xiàn)信息化管理。

二、對我市住房保障檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

（一）根據(jù)住房保障檔案特點(diǎn)，確定檔案內(nèi)容。

根據(jù)《住房保障檔案管理辦法》及保障性住房管理工作實際，住房保障檔案具體內(nèi)容初定如下：

1、住房保障對象檔案，申請材料：包括申請人的基本情況、住房狀況和收入、財產(chǎn)狀況證明；審核材料：包括審核表，審核部門對申請人提供的申請材料審核記錄；實施保障材料：包括輪候記錄、實施保障通知書、房屋租賃合同、房屋買賣合同、貨幣補(bǔ)貼協(xié)議等相關(guān)材料；動態(tài)管理材料：包括對住房保障對象基本情況和住房、收入、財產(chǎn)狀況等定期或者不定期的審核材料，變更或者終止保障等動態(tài)變更材料。

2、住房保障房源檔案，情況材料：包括房屋來源和權(quán)屬證明材料，房屋地址、所屬項目或者小區(qū)名稱、保障性住房類別、房號、戶型、面積等情況記錄材料；使用管理情況材料：包括房屋承租人、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租金收繳，房屋購置人、購置價格、產(chǎn)權(quán)份額，租售轉(zhuǎn)換、上市交易，房屋入住、退出交接手續(xù)等情況記錄材料。

（二）開發(fā)專用軟件，加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工。

目前我市住房保障檔案信息化管理系統(tǒng)仍使用市檔案局統(tǒng)一要求的《永樂文檔一體化通用軟件》，電子檔案以Excel條錄形式展現(xiàn)，實際查找仍需翻閱紙質(zhì)檔案，給檔案的查閱帶來很多不便。因此，急需更新檔案管理軟件系統(tǒng)，對檔案的數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為計算機(jī)可以識別和處理的數(shù)字信息。保障性住房檔案的數(shù)字化按處理方式主要分為紙質(zhì)檔案數(shù)字化和音頻視頻資料數(shù)字化。對于普通的紙質(zhì)檔案，可利用掃描儀進(jìn)行處理；對于音頻視頻檔案，可通過模數(shù)轉(zhuǎn)換軟件將連續(xù)的模擬量轉(zhuǎn)換成離散的數(shù)字信息。

（三）提高檔案工作人員的自身素質(zhì)。

住房保障檔案管理的現(xiàn)代化始終仍需要依賴檔案工作人員去實現(xiàn)。人的素質(zhì)的高低決定著檔案管理的水平，是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在，特別是檔案管理進(jìn)入信息化階段，對檔案工作人員提出了更高、更嚴(yán)的要求。作為一個檔案工作者首先應(yīng)該具有較高的政治思想覺悟、良好的職業(yè)道德嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和良好的職業(yè)道德，樹立創(chuàng)新意識、競爭意識，以《檔案法》為依據(jù)和準(zhǔn)則，全身心地投入到檔案工作中去，扎實做好本職工作，使檔案信息資源發(fā)揮其更大的作用。