【摘 要】本文主要結(jié)合中國海油能源發(fā)展鉆采工程研究院（以下簡稱“鉆采院”）的《檔案綜合管理信息系統(tǒng)》建設(shè)，闡述地質(zhì)檔案實(shí)行信息資源共享的必要性。近年來，鉆采院通過《檔案綜合管理信息系統(tǒng)》平臺搭建等實(shí)踐，調(diào)整了檔案工作方法，加快了地質(zhì)檔案信息資源共享，最終成功地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源南北跨區(qū)域共享。

【關(guān)鍵詞】地質(zhì)檔案 資源共享 策略 成效

地質(zhì)檔案是中國海油海上勘探開發(fā)生產(chǎn)及其科研事業(yè)過程中所產(chǎn)生的真實(shí)記錄，科學(xué)有效地開發(fā)利用這些檔案，是促進(jìn)海洋事業(yè)建設(shè)和發(fā)展的關(guān)鍵，也是管理海上勘探開發(fā)生產(chǎn)及其科研事業(yè)的重要保障。因此，作為檔案業(yè)務(wù)部門，加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源共享工作，爭取為海洋事業(yè)發(fā)展謀取最大化利益是我們不可推卸的責(zé)任。為此，鉆采院在加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源共享方面做了大量的實(shí)踐工作，而《檔案綜合管理信息系統(tǒng)》的建設(shè)正是其中亮點(diǎn)之一。2010年，鉆采院信息中心匯集了地質(zhì)專業(yè)、檔案管理專業(yè)、軟件開發(fā)專業(yè)技術(shù)人員，結(jié)合中心南北區(qū)域地質(zhì)檔案的實(shí)際管理情況，為地質(zhì)檔案量身設(shè)計(jì)，開發(fā)《檔案綜合管理信息系統(tǒng)》功能模塊，最終實(shí)現(xiàn)了地質(zhì)檔案南北跨區(qū)域的資源共享。

一、地質(zhì)檔案信息資源共享的必要性

地質(zhì)檔案是海洋石油事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展對地質(zhì)檔案管理提出了更高的要求。為了跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，同時(shí)也為了更好地提高檔案服務(wù)質(zhì)量，鉆采院正在推進(jìn)地質(zhì)檔案信息資源共享建設(shè)。

2010年5月，鉆采院成立信息中心，信息中心由原渤海研究院的檔案室及原南海西部研究院的檔案室及其它三個(gè)部門組成。檔案業(yè)務(wù)間存在的共性，使跨區(qū)域間的檔案管理技術(shù)、制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范融合發(fā)展成為必然 。2011年6月，經(jīng)過調(diào)研，中心按計(jì)劃進(jìn)行了系統(tǒng)遠(yuǎn)程遷移的可行性測試，制定《關(guān)于統(tǒng)一南北檔案信息管理系統(tǒng)平臺的實(shí)施計(jì)劃》，南北方?jīng)Q定統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)。經(jīng)過南北單位間相關(guān)的檔案人員、IT技術(shù)人員在天津塘沽基地進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的改造升級、系統(tǒng)搭建、數(shù)據(jù)遷移工作。8月底順利完成檔案業(yè)務(wù)梳理，數(shù)據(jù)庫架構(gòu)，數(shù)據(jù)整理及遷移導(dǎo)入工作，《檔案綜合管理信息系統(tǒng)》遷移順利完成。經(jīng)過幾個(gè)月試運(yùn)行，借閱數(shù)據(jù)對接，相關(guān)著錄字段的補(bǔ)充以后，系統(tǒng)順利推廣并上線運(yùn)行。

（一）地質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)信息資源共享管理，能改變封閉、局限的服務(wù)方式，把單一、分散、封閉的檔案信息轉(zhuǎn)化為綜合、集中、開放、跨越時(shí)空界限的多元化檔案信息。

（二）通過現(xiàn)代信息技術(shù)的平臺操作，不僅滿足檔案管理人員的日常管理工作，減化工作程序，還能滿足科研人員對檔案跨區(qū)域查詢的要求，能夠?yàn)榭蒲腥藛T提供有針對性的、主動(dòng)式的系統(tǒng)性服務(wù)，提升檔案工作效率，節(jié)省財(cái)力物力及人力。同時(shí)實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源共享，可以為海上勘探開發(fā)生產(chǎn)及其科研事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策等提供全面的信息資源參考，更好地促進(jìn)海洋石油事業(yè)發(fā)展建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤最大化。

（三）地質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)信息資源共享管理有利于提升檔案部門的影響力，加深領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識，從而更多地獲取其對檔案工作的支持與重視。

二、地質(zhì)檔案信息資源共享的策略

地質(zhì)檔案信息資源共享的首要工作是建立應(yīng)用系統(tǒng)平臺，圍繞《檔案綜合管理信息系統(tǒng)》建設(shè)，有序的推進(jìn)了下列主要工作：

（一）遠(yuǎn)程系統(tǒng)測試

對實(shí)施策略進(jìn)行可行性分析、溝通、調(diào)研等工作。修改調(diào)整現(xiàn)行系統(tǒng)安全設(shè)置程序，修改系統(tǒng)界面；遠(yuǎn)程安裝調(diào)試系統(tǒng)，并進(jìn)行跨地區(qū)系統(tǒng)測試。遠(yuǎn)程安裝IE應(yīng)用系統(tǒng)，并進(jìn)行跨地區(qū)系統(tǒng)測試；服務(wù)器端SQL Server安裝及測試；跨地區(qū)檔案管理系統(tǒng)測試，主要測試系統(tǒng)穩(wěn)定性及響應(yīng)速度。

（二）數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)建設(shè)

在綜合檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)工作中，首先要梳理檔案業(yè)務(wù)，建立檔案的主體結(jié)構(gòu)目錄作為數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)建設(shè)用；通過梳理，檔案一室檔案的主體結(jié)構(gòu)主要分為地質(zhì)檔案類、工程項(xiàng)目檔案類、文書類、專門檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類、圖書資料、全宗檔案類、收發(fā)動(dòng)態(tài)。其中，按國家油氣地質(zhì)檔案八大類，地質(zhì)檔案把原地質(zhì)檔案著錄條目信息共分為綜合及其他類、測繪類、地質(zhì)勘探類、地球物理與地球化學(xué)勘探類、油氣田開發(fā)類、單井類、科學(xué)技術(shù)研究類、實(shí)物地質(zhì)類；又因數(shù)據(jù)的屬性分了兩個(gè)類別，包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類和電子檔案，總共十類。具體分類，見左下圖：

（三）規(guī)范元數(shù)據(jù)

根據(jù)每類檔案的著錄特點(diǎn)和著錄要求，先確定每個(gè)類別的三級目錄的著錄單元表，確定其著錄項(xiàng)，著錄單元，是否必著，字段屬性，字段長度，記錄每類著錄單元的網(wǎng)頁顯示順序。匯總各著錄單元，規(guī)范著錄格式，并舉例說明。

（四）規(guī)范數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

在檔案綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)中建立數(shù)據(jù)庫的規(guī)范格式，包括地質(zhì)檔案類的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)建設(shè)、組織結(jié)構(gòu)建設(shè)、用戶權(quán)限建設(shè)、元數(shù)據(jù)建設(shè)、密級管理建設(shè)、檔案類型建設(shè)。

（五）規(guī)范整理原檔案數(shù)據(jù)

為順利把原檔案系統(tǒng)6.0的數(shù)據(jù)移植到檔案綜合管理信息系統(tǒng)，同時(shí)解決檔案多套數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入問題，因此進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化調(diào)整。此次數(shù)據(jù)整理主體為單井庫數(shù)據(jù)和普通庫數(shù)據(jù)，按新著錄規(guī)范進(jìn)行調(diào)整檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容。

（六）檔案數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)對接及批量移植

在系統(tǒng)的客戶端寫出各類檔案的模板，把數(shù)據(jù)按模板規(guī)范；按規(guī)律把各類檔案的順序排序，再按檔案類型的順序排序；字段對應(yīng)后進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的批量移植。

（七）系統(tǒng)應(yīng)用的內(nèi)部培訓(xùn)

為確保地質(zhì)檔案工作的質(zhì)量，為適應(yīng)系統(tǒng)的調(diào)整，整編借閱工作要做相應(yīng)的調(diào)整，地質(zhì)檔案管理人員是檔案管理者，需具備豐富的檔案專業(yè)管理知識，同時(shí)還要能夠根據(jù)系統(tǒng)要求進(jìn)行檔案管理工作；因此，要結(jié)合檔案一室的實(shí)際工作情況，有組織有計(jì)劃全面展開內(nèi)部員工的培訓(xùn)；提高其檔案管理水平和服務(wù)水平，從而促進(jìn)地質(zhì)檔案管理水平的全面提升。

（八）系統(tǒng)的外部推廣應(yīng)用

該項(xiàng)工作的目的，是為了滿足檔案管理的規(guī)范化需求，同時(shí)，更是為了滿足甲方用戶的使用需求。因此，建立和完善《檔案綜合管理信息系統(tǒng)》，中心進(jìn)行了多種形式的推廣工作。通過不斷的推廣擴(kuò)大影響力，加深用戶的印象，使系統(tǒng)得到用戶的使用及認(rèn)可。

三、取得的成效

為實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源共享，在對《檔案綜合管理信息系統(tǒng)》建設(shè)時(shí)，中心從國家層面要求出發(fā)，結(jié)合檔案一室實(shí)際管理情況，規(guī)范檔案信息的著錄要求，著錄格式，著錄內(nèi)容；搭建了以專業(yè)為類別的檔案存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)；對數(shù)據(jù)的格式進(jìn)行了全面的規(guī)范整理；實(shí)現(xiàn)了檔案管理新舊系統(tǒng)的全面對接。通過完成此項(xiàng)工作，信息中心南北檔案業(yè)務(wù)在技術(shù)融合發(fā)展上邁出了一大步，檔案業(yè)務(wù)技術(shù)成功對接，此舉對加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源共享，建設(shè)油田數(shù)字化快速發(fā)展起了很大的促進(jìn)作用。其主要成效有以下幾點(diǎn)：

（一）根據(jù)檔案一室檔案管理實(shí)際，理清檔案管理結(jié)構(gòu)，完成了對檔案綜合管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)搭建。包括檔案綜合管理信息系統(tǒng)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、單位機(jī)構(gòu)及用戶權(quán)限建設(shè)、檔案類型建設(shè)等；

（二）根據(jù)《油氣成果地質(zhì)資料計(jì)算機(jī)著錄細(xì)則》，完成了對地質(zhì)檔案類元數(shù)據(jù)的梳理，建立檔案綜合管理信息系統(tǒng)《地質(zhì)檔案元數(shù)據(jù)及著錄規(guī)范》，完成了對檔案一室所有館藏資料目數(shù)據(jù)的著錄格式規(guī)范；

（三）整體遷移了檔案一室所有館藏資料目錄的數(shù)據(jù)至《檔案綜合管理信息系統(tǒng)》。目前，《檔案綜合管理信息系統(tǒng)》建設(shè)尚屬于信息化初級階段，此次任務(wù)是先完成數(shù)據(jù)條目的對接及借閱信息的對接。

（四）通過尋找規(guī)律，讓檔案號唯一，形成一一對應(yīng)的關(guān)系。對中心開展的各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行有利的鋪墊，如目前進(jìn)行的勘探成果資源建設(shè)項(xiàng)目的入庫工作。此項(xiàng)成果是地質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)信息資源共享的基本保障，對日后地質(zhì)檔案整體結(jié)構(gòu)化起到事半功倍的效果。

四、幾點(diǎn)建議

（一）地質(zhì)檔案信息資源共享建設(shè)已初見成效，制定行之有效的規(guī)章制度是保障地質(zhì)檔案信息資源共享順利開展的前提，制度管理是法治理念的體現(xiàn)。每一個(gè)環(huán)節(jié)都要做到制度先行，利用嚴(yán)格的規(guī)則把管理約束住，把地質(zhì)檔案信息資源的各個(gè)方面有機(jī)結(jié)合起來，保證地質(zhì)檔案管理行為在任何時(shí)候都有序開展。同時(shí)要建立檔案工作人員責(zé)任追究制度，對于違反檔案管理相關(guān)條例制度，造成檔案泄露、檔案損毀的工作人員，要嚴(yán)格按照相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行處罰和責(zé)任追究。

（二）從實(shí)際出發(fā)制定合理的地質(zhì)檔案信息資源共享保護(hù)機(jī)制和檔案管理應(yīng)急預(yù)案。做好地質(zhì)檔案安全保障工作，建立信息資源共享安全體系，處理好傳統(tǒng)管理與信息化管理的關(guān)系。

（三）綜合素質(zhì)人才的培養(yǎng)。高素質(zhì)、專業(yè)化的地質(zhì)檔案管理人員，能夠在加快地質(zhì)檔案信息資源共享建設(shè)的進(jìn)程中起到?jīng)Q定性作用?，F(xiàn)代化信息技術(shù)日新月異，先進(jìn)的技術(shù)必須依托于優(yōu)秀的綜合型人才，只有不斷培養(yǎng)綜合型檔案人才，才能在地質(zhì)檔案信息資源共享建設(shè)中起到更好的作用。

（四）地質(zhì)檔案信息資源共享除建立遠(yuǎn)程應(yīng)用系統(tǒng)平臺滿足檔案目錄信息檢索外，還應(yīng)進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字化檔案資源的管和用，利用信息系統(tǒng)平臺進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化地質(zhì)檔案信息資源的應(yīng)用和共享，是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必然與更高要求。

總之，隨著科技不斷進(jìn)步，地質(zhì)檔案信息資源共享建設(shè)的全面實(shí)行將不再遙遠(yuǎn)。我們應(yīng)站在全面發(fā)展的觀點(diǎn)來制定地質(zhì)檔案信息資源共享的總體規(guī)劃，規(guī)劃應(yīng)遠(yuǎn)近結(jié)合。要使地質(zhì)檔案信息資源共享與中國海洋石油企業(yè)的發(fā)展相輔相成，相互促進(jìn)，充分銜接，實(shí)現(xiàn)資源共享，最大限度地支持中國海油事業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，為海洋石油事業(yè)發(fā)展提供重要信息保障。

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作者信息：

馬麗萍，信息檔案專業(yè)工程師，從事檔案管理工作八年，主要負(fù)責(zé)地質(zhì)檔案管理工作，曾參與過《油氣成果地質(zhì)資料匯交項(xiàng)目》、《涉密地質(zhì)資料清查項(xiàng)目》、《勘探成果資源建設(shè)項(xiàng)目》等電子化數(shù)據(jù)化項(xiàng)目，在《蘭臺工作縱橫》、《科協(xié)論壇》發(fā)表過論文。