【摘 要】在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)辦公室的基本職能、工作內(nèi)容不斷豐富，要求辦公室做好有效工作。首先，要認(rèn)清時代的要求，樹立有效工作的意識，明確工作定位；其次，建設(shè)有效工作團(tuán)隊，發(fā)揮集體協(xié)作力量；第三，培養(yǎng)有效工作的相關(guān)技能，為順利工作奠定基礎(chǔ)；第四，培養(yǎng)辦公室在業(yè)務(wù)能力、公關(guān)能力、事件管理、應(yīng)急處理、適應(yīng)信息化工作要求等方面的技能，推進(jìn)有效工作。從而，圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的中心任務(wù)，起到企業(yè)運行的樞紐作用。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)辦公室 工作定位 團(tuán)隊 制度 技能

企業(yè)辦公室是企業(yè)的行政管理部門，處于企業(yè)組織系統(tǒng)的中樞地位，具有外聯(lián)內(nèi)協(xié)、承上啟下的樞紐作用。電力企業(yè)在改制之后，通常設(shè)立總經(jīng)理工作部，代替原來的辦公室，其功能依然與原企業(yè)辦公室功能相似，不同的是，總經(jīng)理工作部的設(shè)立則根據(jù)企業(yè)工作的特殊要求，進(jìn)一步明確了其工作的目標(biāo)對象，加強(qiáng)了其工作的針對性，與原辦公室的基本職能并沒有本質(zhì)的區(qū)別。

一、樹立有效工作的意識，明晰企業(yè)辦公室的工作定位

（一）認(rèn)清時代的要求，樹立有效工作意識，開展有效工作

社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，市場主體多元化，市場競爭激烈化，辦公室承擔(dān)的事務(wù)性的工作也就無可避免地日益增多，甚至介入的環(huán)節(jié)也在不斷深入。例如，某電力企業(yè)在與電網(wǎng)公司的電價商定過程中，辦公室就從相關(guān)文件的審核，逐漸介入到某些細(xì)節(jié)的議定當(dāng)中。

要開展有效工作，辦公室必須職權(quán)范圍內(nèi)對市場傳遞來的工作應(yīng)變信號進(jìn)行有效回應(yīng)，如果認(rèn)為辦公室只是通常的“內(nèi)管家”，管好、協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部的事務(wù)就是完成工作任務(wù)，那就會使企業(yè)的某些運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)失靈，甚至貽誤戰(zhàn)機(jī)，給企業(yè)造成損失。而在電力企業(yè)，只有這樣，以服務(wù)于企業(yè)老總級別作為工作內(nèi)容之一的總經(jīng)理工作部才能更好地完成設(shè)立之初的使命，起到其應(yīng)有的作用。

（二）擴(kuò)展辦公室基本工作職能，加強(qiáng)資訊服務(wù)工作

在長期的工作中，辦公室的基本職能被總結(jié)為四個：即參謀助手、指揮調(diào)度、信息傳遞和協(xié)調(diào)服務(wù)，并形象地將辦公室稱為 “參謀中心、指揮中心、信息中心和服務(wù)中心”。

上述四項職能中，被重點強(qiáng)調(diào)的是“參謀助手”和“協(xié)調(diào)服務(wù)”兩項。在具體工作中，許多辦公室都陷入這兩項具體工作中，或者忙于“以文輔政”，通過及時領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，了解全面情況，起草工作報告、相關(guān)材料來將企業(yè)經(jīng)營理念梳理清楚，上傳下達(dá)，或者忙于各類事務(wù)性工作，例如文件傳輸、接待應(yīng)酬等等。

相對而言，對于辦公室作為“指揮中心”、“信息中心”的功能就相當(dāng)忽略，或者說重視得不夠。特別是對于“信息中心”的功能，往往認(rèn)為這一功能的工作重點是：“注重對各類信息的收集、加工、報送，使之真正發(fā)揮輔助決策、服務(wù)宣傳的效能。密切關(guān)注、及時反映工作中出現(xiàn)的新情況、新動向，去偽存真，去粗取精，展現(xiàn)工作特色和亮點，提高信息的參考價值” 。

（三）豐富工作內(nèi)容，推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)工作

從“正確地做事”到“做正確的事”，辦公室服務(wù)的主體范圍擴(kuò)大，從以領(lǐng)導(dǎo)為中心，變?yōu)橐云髽I(yè)利益為中心，那么，其功能也將進(jìn)一步擴(kuò)大，工作強(qiáng)度也相應(yīng)地增加。辦公室將服務(wù)范圍擴(kuò)大到以企業(yè)為服務(wù)主體之后，其承擔(dān)推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)的任務(wù)變得重要起來，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)成為辦公室的一項緊迫任務(wù)。

加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，是在發(fā)現(xiàn)企業(yè)特質(zhì)、挖掘企業(yè)品質(zhì)基礎(chǔ)上，形成具有企業(yè)內(nèi)在精神實質(zhì)的一項工作。辦公室推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，因其具有“協(xié)調(diào)中心”、“信息中心”等的優(yōu)勢，容易開展工作，工作的效果也會明顯。因此，辦公室在“做正確的事”的定位下，也應(yīng)將推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)的工作納入有效工作的范圍中。

二、建設(shè)有效工作團(tuán)隊，發(fā)揮集體協(xié)作力量

辦公室是一個相對松散的集體，與業(yè)務(wù)部門在一定時期有一定的相對集中的任務(wù)不同，各個工種之間往往聯(lián)系不夠緊密，辦公室有效工作的一個方面就是強(qiáng)調(diào)辦公室團(tuán)隊意識的提升。

（一）建設(shè)學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型團(tuán)隊

辦公室的工作人員，應(yīng)德、識、才、學(xué)兼?zhèn)??！皩W(xué)”應(yīng)當(dāng)是辦公室人員工作的組成部分，一天到晚工作而不讀書，不把工作和學(xué)習(xí)聯(lián)系起來，工作的意義就不完整。只有不斷用學(xué)習(xí)來充實自己，才能更好地完成肩負(fù)的重任。

強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)，就是要注重轉(zhuǎn)變觀念，敢于創(chuàng)新，敢于打破舊框框，面對新問題，新情況，勇于思考，在充分發(fā)揮辦公室職能作用和提高服務(wù)質(zhì)量上下功夫，做到急事急辦、特事特辦，要理清思路，分清輕重緩急，統(tǒng)籌兼顧，合理安排，忙而不亂，緊而有序，增強(qiáng)工作效率。

（二）提高日常制、項目制團(tuán)隊

辦公室工作一般都波瀾不驚，通常情況下，各做好各人的事，按部就班，就不會出大問題，這種屬于日常事務(wù)性工作，在團(tuán)結(jié)的基礎(chǔ)上，培養(yǎng)團(tuán)隊凝聚力，提高工作能力，這是建設(shè)“日常型”團(tuán)隊，需要下的是慢功夫，是長期性工作。

隨著商務(wù)活動的增加，企業(yè)文化建設(shè)的推進(jìn)，辦公室工作就必然面對主題比較明確，時間比較集中，內(nèi)容比較豐富的一些活動，就不是以日常工作方式所能解決問題的，就需要要項目管理意識，組建臨時項目組，來組織和推進(jìn)相關(guān)工作。

（三）推行AB角工作制度

所謂AB角工作制度，即在明確某項工作由A角（主辦人）負(fù)責(zé)時，還明確B角（協(xié)辦人）協(xié)助辦理，當(dāng)A角因休假、學(xué)習(xí)、公出和特殊情況等各種事由不在崗時，則由B角頂崗履行職責(zé)，并承擔(dān)相應(yīng)工作責(zé)任。

辦公室雖然人員較多，但重復(fù)配備的人員比較少，都是各自負(fù)責(zé)相應(yīng)的事務(wù)。辦公室長期以來面臨的一個問題，就是在某一個崗位出現(xiàn)休假等情況時，沒有B角補(bǔ)缺，往往根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的臨時安排，由人兼職一段時間，這種安排具有隨意性，實際上對于開展工作不利，畢竟， 臨時頂替對對于某項工作并不熟悉也不能進(jìn)行責(zé)任追查，這與現(xiàn)代管理的專業(yè)性不吻合。

那么，推行AB角工作制度，就將工作的專業(yè)性培養(yǎng)放在平時，也將工作的責(zé)任在平時就加以確定，一旦臨時出現(xiàn)狀況，可以立即補(bǔ)缺。

三、培養(yǎng)有效工作的相關(guān)技能，為順利工作奠定基礎(chǔ)

（一）能于業(yè)務(wù)的技能

一是要“懂行業(yè)”。辦公室要從“管家”到“行家”轉(zhuǎn)變。一方面要懂得電力企業(yè)的主營業(yè)務(wù)方面的知識，作為發(fā)電企業(yè)的辦公室工作人員，要了解發(fā)電的工作流程，了解生產(chǎn)過程中的重要環(huán)節(jié)和重要設(shè)備，要及時掌握機(jī)組設(shè)備生產(chǎn)運行情況，要了解每個部門的工作重點，及時跟蹤企業(yè)重大事項的進(jìn)展情況；另一方面需要學(xué)習(xí)掌握企業(yè)經(jīng)營管理知識、人力資源管理知識、財務(wù)管理知識、公司法、勞動法等方面的內(nèi)容，尤其是企業(yè)管理方面的知識和財務(wù)知識，對財務(wù)知識的基本的要求是能看懂資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表和利潤表。

二是要“講專業(yè)”。一是在辦文過程中。要體現(xiàn)出辦文的專業(yè)水準(zhǔn)，行文要嚴(yán)格按規(guī)范的程序、格式操作，標(biāo)題提煉、文種選用、密級確定、主題詞標(biāo)引、公文校核以及管理等，都要嚴(yán)格按照公文處理條例辦理，不斷提高公文處理水平，防止不合格的公文產(chǎn)生。必要時，需要核查、驗對。

三是“善于溝通”。協(xié)調(diào)好有關(guān)部門之間的關(guān)系。作為辦公室，不但要協(xié)調(diào)好各項日常工作，對一些大事和難度較大的工作也要敢于協(xié)調(diào)、善于協(xié)調(diào)，代表領(lǐng)導(dǎo)理直氣壯地安排工作、下達(dá)任務(wù)，當(dāng)好總調(diào)度、總調(diào)節(jié)，妥善處理各方面的關(guān)系，做到不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的事情在這里拖延，不讓正在處理的文件在這里積壓，不讓各種差錯在這里發(fā)生，盡最大努力滿足和適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求，為領(lǐng)導(dǎo)騰出時間、精力抓大事、謀大事。

四是注重落實?！伴_會+不落實=零，布置工作+不落實=零”。只有狠抓落實，領(lǐng)導(dǎo)的決策才是有用的決策；也只有狠抓落實，辦公室才算做到盡職盡責(zé)。抓落實就要突出抓好“三個關(guān)鍵點”：一要抓牢“著力點”，就是抓決策落實。二要抓準(zhǔn)“梗阻點”，就是抓落實過程中不落實的環(huán)節(jié)和問題。要有捅“馬蜂窩”的精神，“敢”字當(dāng)頭，敢查、敢辦。三要抓實“空白點”，就是抓領(lǐng)導(dǎo)未強(qiáng)調(diào)、未要求的工作點。

（二）強(qiáng)于公關(guān)的技能

辦公室的公關(guān)技能包括人際公關(guān)、機(jī)構(gòu)公關(guān)、媒體公關(guān)。人際公關(guān)、機(jī)構(gòu)公關(guān)已經(jīng)形成了相對規(guī)范的流程，積累了相當(dāng)豐富的經(jīng)驗。一些國有企業(yè)，特別是電力企業(yè)，還比較缺乏媒體公關(guān)的意思和經(jīng)驗。

媒體公關(guān)，一是加強(qiáng)與媒體的關(guān)系，經(jīng)常與當(dāng)?shù)鼗蛏弦粚哟蔚拿襟w保持聯(lián)系，在需要宣傳時，能夠及時聯(lián)絡(luò)，做到“電臺有聲、報刊有文、電視有影像、網(wǎng)絡(luò)有資訊”；二是做好公關(guān)宣傳材料的撰寫。要善于找到工作中的“點睛之筆”，總結(jié)企業(yè)先進(jìn)的管理經(jīng)驗，善于總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)的管理精華，不定期地在行業(yè)內(nèi)有重要影響的雜志和報紙上發(fā)表文章，不斷地提高企業(yè)的知名度和影響力，不斷地提高企業(yè)的社會形象。例如，某火電企業(yè)的在停機(jī)整修之后，開機(jī)運行之初，在短時間內(nèi)排放了濃度較于平常要高濃度的煙氣，恰被記者拍到，被曲解為長時間煙氣超標(biāo)排放，給企業(yè)形象造成比較大的損傷。這實際上是媒體公關(guān)的意識還不強(qiáng)，對相應(yīng)的火電運行常識普及不到媒體的一種表現(xiàn)。這種現(xiàn)象的發(fā)生，也說明媒體公關(guān)需要新思維、新方法，才能在宣傳方面開展辦公室有些工作。

（三） 時間管理的技能

時間就是效率。辦公室工作人員應(yīng)是時間的主人，將時間掌握在手中，是處理好與各方面關(guān)系的一個無形的法寶。不僅可使企業(yè)運轉(zhuǎn)有序，而且可使企業(yè)運轉(zhuǎn)加速、超前，獲得競爭的主動權(quán)、先制權(quán)。一是要按時或提前完成工作任務(wù)。上司交辦的事，若實在難以按時做到，應(yīng)預(yù)先向上司說明，取得允許，不要延誤后才報。二要妥善安排、協(xié)調(diào)好上司活動的時間。如上司接待、開會、出訪、應(yīng)酬等活動，要事先征求上司的意見，制成表格提前呈送上司。

做好辦公室工作，不僅強(qiáng)調(diào)做好公事，還要注重使個人善于從繁瑣的日常雜事中解脫出來，一方面要合理安排自己的工作時間，不斷提高自己的工作效率在有限的時間內(nèi)作更多的工作，爭取給自己留下一點時間，提高個人，發(fā)展個人。

（四）應(yīng)急處理的技能

多數(shù)的突發(fā)事件都具有偶然性、小概率的特點。企業(yè)不僅要做好常態(tài)性的經(jīng)營管理工作，也要求做好一些突發(fā)性的事件。辦公室作為事務(wù)處理的樞紐，應(yīng)當(dāng)處于應(yīng)對突發(fā)事件的一線位置，不僅做好承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的值守工作，而且要協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)及時周密地進(jìn)行部署，進(jìn)行相應(yīng)處置；不僅要重視突發(fā)性事件的信息報送工作，迅速取得上級的指示，必要時取得有關(guān)部門的支持。辦公室不僅要臨時處理突發(fā)事件，還要根據(jù)經(jīng)驗，制定一些具有辦公室特點的突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案。

（五）適應(yīng)信息化工作要求的技能

在現(xiàn)代化辦公手段上要有新突破。作為辦公室，要適應(yīng)信息化社會的要求，努力改進(jìn)辦公手段，積極采用互聯(lián)網(wǎng)、多媒體等現(xiàn)代技術(shù)手段，努力實現(xiàn)主要辦公業(yè)務(wù)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和一體化，最大限度地提高辦公室的工作效率。

四、開展辦公室有效工作，應(yīng)當(dāng)注意處理幾對關(guān)系

（一）大局和小局的關(guān)系

辦公室作為一個綜合部門，其性質(zhì)和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務(wù)性上，辦公室主要是為領(lǐng)導(dǎo)、部門和項目部服務(wù)。這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務(wù)大局”作為辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，當(dāng)部門工作與公司的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局的基礎(chǔ)和前提。

（二）主動和被動的關(guān)系

辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮人員的主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準(zhǔn)備。對領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應(yīng)變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務(wù)。

（三）成和敗的關(guān)系

辦公室工作無小事。由于有的事情繁雜、事出突然，出現(xiàn)一些問題在所難免，這時就要有良好的心態(tài)。要在遇事時，冷靜對待，好好的想一想，在解決問題之前將問題想得全面一點、深入一點，困難想得多一點，足一點，遇事就不會慌亂，避免解決問題是出現(xiàn)紕漏甚至差錯，從而引起挫折感，影響有效工作的開展。

五、結(jié)束語

總之，有效開展辦公室工作，要出得了主意、管得住事情、理得順關(guān)系、講得透道理、拿得起筆桿、辦得好急務(wù)、受得了委屈，在市場經(jīng)濟(jì)的條件下的企業(yè)辦公室也不例外，只是企業(yè)辦公室的有效工作除了做好辦公室共性事務(wù)之外，更要“在什么山頭唱什么歌”，學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)運行規(guī)律的知識、加強(qiáng)企業(yè)管理方面的修養(yǎng)也是必不可少的，在一定程度上，這是體現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)辦公室水平和能力的重要方面。

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