【摘 要】隨著市場經(jīng)濟(jì)競爭日趨激烈，對民營企業(yè)的發(fā)展也提出了更高的要求。民營企業(yè)要在競爭中生存下來，就要有效的利用好檔案管理帶來的無形資產(chǎn)，本文就目前民營企業(yè)的檔案管理中存在的問題進(jìn)行研究，并對問題形成的主要原因進(jìn)行深入分析，希望能對民企檔案管理工作有些許幫助。

【關(guān)鍵詞】民營企業(yè) 檔案管理 思考

當(dāng)前，信息技術(shù)的廣泛運用給企業(yè)的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，讓檔案的管理方式發(fā)生了巨大變化。雖然有效的檔案管理工作能提高企業(yè)經(jīng)營活動的效率，但目前我國許多民營企業(yè)對檔案管理工作仍不夠重視，這在一定程度上制約了民營企業(yè)的發(fā)展。

一、民營企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員的現(xiàn)狀

1.檔案管理意識不足，效率低下

主要表現(xiàn)在檔案意識的不足、檔案工作部門不夠被重視。工作人員不僅地位低而且常被精簡，在一定程度上影響了檔案工作人員的工作熱情也直接影響了檔案工作的有效開展。

2.檔案管理的內(nèi)容與手段滯后，成本增加

受檔案收集途徑和方法影響，民營企業(yè)所獲得檔案管理資源非常有限，管理的內(nèi)容和館藏結(jié)構(gòu)都顯得單一，加之管理手段落后，缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)，使得許多中小型的民營企業(yè)無法有效開展檔案管理工作，即使進(jìn)行了相關(guān)工作由于成本太高而無法有效的完善和利用自己的檔案。

3.檔案管理體系不健全

自開展檔案管理建設(shè)以來，民營企業(yè)的檔案工作有了長足的發(fā)展，檔案管理體系、領(lǐng)域也進(jìn)行了較大的完善和補(bǔ)充，但由于檔案管理基礎(chǔ)薄弱，在信息流通、使用共享方面的觀念缺失，加之館藏資源的先天不足，很難為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展提供需要。

過去很多企業(yè)因為規(guī)模小，從而忽視了對檔案的管理，這直接影響到了企業(yè)信息資源和的檔案價值開發(fā)利用。隨著民營企業(yè)發(fā)展規(guī)模和體制性質(zhì)的不同，必然帶來檔案類別的多元化，相應(yīng)的檔案管理的手段和方式也必須適時調(diào)整和改變。[1]

（二）檔案工作程序現(xiàn)狀

1.檔案行政管理部門指導(dǎo)不足

民營企業(yè)雖然有檔案管理的自主權(quán)，但畢竟相關(guān)工作人員經(jīng)驗有限，加之民營企業(yè)受發(fā)展理念的影響，注重現(xiàn)實的物質(zhì)利潤，而對檔案建設(shè)帶來的無形資產(chǎn)重視度不夠，所以民營企業(yè)的檔案建設(shè)工作需要依靠檔案行政管理部門來扶持和推動。但目前各地方的檔案行政管理部門的工作重心往往放在公有制企業(yè)身上，對于民營企業(yè)更多的是經(jīng)濟(jì)效益角度出發(fā)，并沒有建立適合民營企業(yè)的監(jiān)管機(jī)制，使得行政管理部門的指導(dǎo)工作受到局限，缺乏指導(dǎo)力度和效果。

2.檔案從業(yè)人員綜合素質(zhì)低

民營企業(yè)的檔案從業(yè)人員少，而且相當(dāng)一部分沒有檔案專業(yè)學(xué)歷，很多是通過短期文秘或檔案工作培訓(xùn)而獲得的專業(yè)經(jīng)驗，加之民營企業(yè)內(nèi)檔案管理工作被當(dāng)做是非技術(shù)性工作，不僅工作環(huán)境差、待遇低，而且受培訓(xùn)以及升遷機(jī)會少，這在很大程度上影響了檔案工作人員的工作積極性與熱情。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，若不能積極學(xué)習(xí)檔案管理信息技術(shù)，滿足于現(xiàn)有的工作經(jīng)驗，就難以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要，也會對企業(yè)的經(jīng)營和形象帶來損失。

二、民營企業(yè)檔案管理存在問題的原因及對策分析

（一）認(rèn)識上的誤區(qū)是根本原因。

我國開展檔案管理工作起步較晚， 而民營企業(yè)大多是從家庭作坊開始起步，逐步發(fā)展成長。民營企業(yè)經(jīng)營者更多的是經(jīng)營思想和利益意識，而現(xiàn)代企業(yè)管理知識不足，所以檔案工作不重視的情況非常普遍。根據(jù)資料顯示，大多數(shù)民營企業(yè)經(jīng)營者認(rèn)為檔案就是人事檔案，而企業(yè)檔案這種企業(yè)的無形資產(chǎn)的觀念還未成形，民營企業(yè)經(jīng)營者更看重的是企業(yè)的經(jīng)營、生產(chǎn)和銷售而獲得的直接利潤，而檔案工作往往要經(jīng)過一個長時間隱性的狀態(tài)才能發(fā)揮其作用，所以檔案管理在他們的思想從未得到重視，更不要說搞好檔案工作了。因此，民營企業(yè)的檔案工作的停滯不前與企業(yè)經(jīng)營活動的火熱形成了很大的反差。

民營企業(yè)作為社會活動中的一員，也是推動我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量。記錄民營企業(yè)歷史的檔案，不僅企業(yè)自身的無形資產(chǎn)，在推動企業(yè)品牌和企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮重要物證作用，也能從側(cè)面反映國家經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的軌跡。所以，各檔案管理行政部門要加大《檔案法》等法律法規(guī)的宣傳，強(qiáng)化民營企業(yè)經(jīng)營者的法律意識，還要對民營企業(yè)的部門職責(zé)、檔案管理等方面都做出具體規(guī)定，把握建檔的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，讓建檔工作落到實處，還要督促企業(yè)緊跟檔案工作技術(shù)手段的發(fā)展潮流，推動企業(yè)檔案朝電子化發(fā)展，只要有企業(yè)經(jīng)營者的支持和組織推動為基礎(chǔ)，民企檔案工作就會更順利開展。

（二）檔案行政管理部門指導(dǎo)不足。

行政管理部門要根據(jù)民營企業(yè)的不同類型和規(guī)模，在不增加企業(yè)負(fù)擔(dān)的前提下，指導(dǎo)其建立不同的檔案管理模式。首先要對企業(yè)的檔案信息資源進(jìn)行整合，實現(xiàn)資源的有效利用；其次提出相應(yīng)的建檔指南，由于民營企業(yè)缺乏建檔經(jīng)驗，檔案行政管理部門要在業(yè)務(wù)管理條理和管理制度上加大指導(dǎo)力度，需要集中管理的建立集中式管理制度，若集中管理給企業(yè)帶來過多負(fù)擔(dān)則根據(jù)市場競爭的要求和企業(yè)文化發(fā)展的需要來做相應(yīng)的調(diào)整。

（三）檔案管理工作基礎(chǔ)管理薄弱

民營檔案管理規(guī)模取決于企業(yè)的需求情況，由于民營企業(yè)檔案內(nèi)容繁雜，而檔案的管理工作本身也是個技術(shù)活，對從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)有一定要求。為適應(yīng)民營企業(yè)發(fā)展的需要，要推動民營企業(yè)檔案管理工作，可以舉辦一些企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)技能短期培訓(xùn)班，培訓(xùn)內(nèi)容要結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展需要，以促其更快更好地適應(yīng)進(jìn)行檔案管理崗位要求。還可以推進(jìn)大中型民營企業(yè)之間檔案工作協(xié)作，不同類型民營企業(yè)檔案人員間的業(yè)務(wù)聯(lián)系可以交流業(yè)務(wù)，取長補(bǔ)短，推動檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

除了加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理部門的自身建設(shè)外，還要將對檔案管理部門的工作考核要納入企業(yè)考核章程中，推行適當(dāng)?shù)莫剳痛胧υ斐蓹n案損失或在利用檔案中給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失負(fù)有直接責(zé)任者，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家檔案局《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》給予相應(yīng)的處分，并報院辦公廳及高技術(shù)產(chǎn)業(yè)局備案；如構(gòu)成犯罪的，要依法追究其刑事責(zé)任。[2]

第四，民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)推力不夠。在激烈的市場競爭中，企業(yè)要依據(jù)各種資料、數(shù)據(jù)、信息等迅速做出判斷和決策，若能對資料有效的信息和電子化的檔案管理，就能有效把握機(jī)會。很多民企受經(jīng)營者理念的影響，在檔案管理信息化建設(shè)上投入嚴(yán)重不足，處于“無庫房、無設(shè)備、無經(jīng)費”的“三無”狀態(tài)。造成部分企業(yè)文件材料丟失、損毀現(xiàn)象嚴(yán)重。企業(yè)只有加快內(nèi)外部信息平臺的構(gòu)建才能在激烈的市場競爭中生存下來。[3]

總之，通過對目前民營企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，其出現(xiàn)的諸多問題值得引起民營企業(yè)經(jīng)營者的重視。隨著時代的變化市場競爭更加的激烈，原來的行政管理手段不再使用的情況下，取而代之就是民營企業(yè)之間實力的較量，所以民營企業(yè)管理也應(yīng)做相應(yīng)的調(diào)整，根據(jù)本企業(yè)發(fā)展的實際需要將檔案工作管理滲透到整個經(jīng)營活動中，以此提高民營企業(yè)的競爭力。

參考文獻(xiàn)：

[1]曾娜.新制度主義理論對企業(yè)檔案工作制度建設(shè)的啟示[J]2011（6）

[2]劉冰.民營企業(yè)檔案管理模式研究[D]吉林大學(xué)碩士論文，2011（11）

[3]趙劍波.民營企業(yè)電子檔案管理淺析[J].黑龍江檔案，2009（5）