一、高校檔案工作的地位及要求

高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。

二、規(guī)范高校檔案工作的意義

（一）明確高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制

《辦法》在總則中明確規(guī)定：“國(guó)務(wù)院教育行政部門主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作?！薄皣?guó)家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。”并首次指明了“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)”，規(guī)范了高校檔案工作行政領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系，健全了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制，使高校檔案工作的行政管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)都有了明確的主體：高校檔案工作在行政管理上接受國(guó)家教育行政部門和省、自治區(qū)、直轄市教育行政部門的領(lǐng)導(dǎo)；業(yè)務(wù)上接受國(guó)家檔案局和省、自治區(qū)、直轄市檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。教育和檔案行政部門相互配合，共同組成和諧的行政主管、業(yè)務(wù)指導(dǎo)的管理體系，有利于高校檔案工作的規(guī)范和發(fā)展。

（二）保障高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)

國(guó)家規(guī)范高校檔案管理的重大舉措，就是保障了高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置，如《辦法》明確了高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置條件，指出未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室，并規(guī)范其職責(zé)，為開展高校檔案工作提供了組織保證。

（三）促進(jìn)高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

專職檔案工作人員，是高校檔案工作的基本力量，高校檔案館（室）必須配備與本校檔案數(shù)量和工作任務(wù)相適應(yīng)的一定數(shù)量和較高素質(zhì)的專職檔案工作人員，保證檔案工作正常有序的推進(jìn)，保持檔案工作不斷發(fā)展的活力。針對(duì)高校檔案工作人員學(xué)歷職稱層次偏低、專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理、隊(duì)伍不穩(wěn)定、缺乏掌握現(xiàn)代技術(shù)的管理人才等問題，《辦法》規(guī)范了高校檔案館（室），應(yīng)當(dāng)配備具有檔案專業(yè)知識(shí)、相應(yīng)科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能的專職檔案人員，并實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或職員職級(jí)制，這些相關(guān)條文，規(guī)范了高校檔案人員配備的要求及待遇，反映出國(guó)家對(duì)高校專職檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)心和重視，為高校檔案人才隊(duì)伍的穩(wěn)定和提高起到了至關(guān)重要的作用。

（四）使高校檔案管理有章可循

高校檔案管理相關(guān)的規(guī)范性法規(guī)文件的頒布實(shí)施，適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要，符合高校檔案工作實(shí)際，是推進(jìn)依法治校、依法治檔，規(guī)范新時(shí)期高校檔案工作制度化、科學(xué)化發(fā)展的重要依據(jù)。

（五）確保高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展

為了改善高校檔案工作的發(fā)展環(huán)境，主要從高校檔案工作的定位、領(lǐng)導(dǎo)體制、管理體系、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理與利用以及檔案工作經(jīng)費(fèi)、檔案庫(kù)房建設(shè)和檔案設(shè)備配置等各方面強(qiáng)化了高校檔案工作有效運(yùn)行的條件保障。這些相關(guān)的法規(guī)文獻(xiàn)，既適應(yīng)了高等教育改革發(fā)展的需要，又符合高校檔案工作建設(shè)發(fā)展的實(shí)際情況，有利于高校檔案工作的規(guī)范化、檔案管理現(xiàn)代化、檔案資源信息化、檔案利用知識(shí)化、檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)化，能確保高校檔案事業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展。

三、高校檔案工作規(guī)范化管理的有效途徑

（一）強(qiáng)化意識(shí)，更新觀念——人性化是前提

要規(guī)范高校檔案工作首先必須強(qiáng)化法制意識(shí)，牢固樹立依法治檔、依法管檔觀念，并以人性化理念管理高校檔案工作。

高校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案的內(nèi)涵，決定了高校檔案工作具有長(zhǎng)期性、連續(xù)性、持久性、系統(tǒng)性的特征。如果沒有合理的管理制度與政策法規(guī)來規(guī)范高校檔案工作，其后果不堪設(shè)想。同時(shí)，規(guī)章制度的制定與實(shí)施必須以人為本，貫徹人才興檔、人才強(qiáng)館理念：一方面，既要約束我們的檔案管理者，規(guī)范檔案管理行為，又要尊重知識(shí)、尊重人才，充分調(diào)動(dòng)與激發(fā)檔案人的主動(dòng)性與積極性；另一方面，要對(duì)利用者提供人性化的服務(wù)，才有利于高校檔案資源體系建設(shè)和檔案服務(wù)體系建設(shè)。

（二）專業(yè)培訓(xùn)，科學(xué)管理——現(xiàn)代化是手段

高校檔案館（室）是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，明文規(guī)定應(yīng)配備專職檔案工作人員，且要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。根據(jù)這一對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)及其人員的定位和要求，專職檔案人員必須鉆研檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)和科學(xué)文化知識(shí)，掌握現(xiàn)代化管理技能，這樣才能充分利用現(xiàn)代化管理手段，科學(xué)地管理檔案和快速便捷地提供利用，推動(dòng)高校檔案工作從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。

（三）健全規(guī)章，嚴(yán)格執(zhí)行——制度化是保障

高校檔案機(jī)構(gòu)是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，一方面是負(fù)責(zé)保管本單位的檔案與提供檔案為高校和社會(huì)服務(wù)的職能，另一方面是負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的管理職能，這兩大方面職責(zé)的正確履行，首先要規(guī)范行為，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，做到依法治檔、依法管檔。因此，制度化建設(shè)是高校檔案工作規(guī)范化管理的保障。

（四）過程控制，監(jiān)督檢查——程序化是關(guān)鍵

高校檔案工作規(guī)范化管理的有效手段是程序化。要對(duì)高校工作系統(tǒng)的各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)督和控制，每項(xiàng)工作要設(shè)計(jì)完整的工作過程，事前有依據(jù)、計(jì)劃與布置，事中有檢查與監(jiān)督，事后有驗(yàn)收、總結(jié)、評(píng)價(jià)與反饋，這樣才能規(guī)范整個(gè)檔案工作過程，提高工作效率，從而保障檔案工作系統(tǒng)有條不紊地高效地運(yùn)行。

（五）數(shù)字存儲(chǔ)，知識(shí)服務(wù)——信息化是動(dòng)力

高校檔案是高?？蒲?、教育、教學(xué)和日常管理以及各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是高校可持續(xù)發(fā)展不可缺少的信息資源。檔案的本質(zhì)是原始記錄性，它是直接的、原始的歷史記錄，具有特殊的憑證價(jià)值。實(shí)體檔案，一旦損毀不可再生，于是檔案信息化建設(shè)被提上了議事日程。