陳智文 黃曉珮
什么是成功的呼叫中心?國(guó)外學(xué)者Eric Zbikowsk認(rèn)為:成功的呼叫中心是用最少的人力,提供客戶(hù)最滿(mǎn)意的服務(wù),轉(zhuǎn)化成可以測(cè)量的KPI指標(biāo)。著名咨詢(xún)機(jī)構(gòu)MetricNet曾在世界各地共100家呼叫中心做過(guò)這樣的問(wèn)卷調(diào)查:請(qǐng)被調(diào)查者從表中列出呼叫中心重要的28個(gè)KPI指標(biāo),再?gòu)闹刑暨x出4個(gè)最重要的指標(biāo)。結(jié)果顯示比例最高的兩個(gè)指標(biāo),是客戶(hù)滿(mǎn)意度和每通電話(huà)成本。
然而,上述兩個(gè)指標(biāo)可能對(duì)于營(yíng)銷(xiāo)利潤(rùn)中心(如攜程、戴爾等)和外包型呼叫中心(如金蝶、中移動(dòng)小秘書(shū)等)實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)分配、創(chuàng)造業(yè)績(jī)和利潤(rùn)的提升有著借鑒和指導(dǎo)意義;但對(duì)于依托大中型企業(yè)的自建型呼叫中心(如聯(lián)想、海爾、南航等)和服務(wù)支持型呼叫中心(如中國(guó)電信、中國(guó)銀行、安利等)而言,主要特點(diǎn)是統(tǒng)一公司服務(wù)形象,通過(guò)渠道服務(wù)提高公司縱向服務(wù)鏈效率和質(zhì)量或處理客戶(hù)咨詢(xún)投訴和售后服務(wù)(即被動(dòng)INBOUND呼入業(yè)務(wù))為主,成本控制的重要性相對(duì)弱化,客戶(hù)滿(mǎn)意度成為企業(yè)關(guān)注的重中之重,管理者們更為關(guān)心的是影響客戶(hù)滿(mǎn)意度的源頭指標(biāo)。
有趣的問(wèn)題來(lái)了,怎樣在浩如煙海的KPI指標(biāo)中找出影響客戶(hù)滿(mǎn)意度的關(guān)鍵呢?MetricNet通過(guò)采集1000家呼叫中心數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)研,幫我們揭示了四項(xiàng)相關(guān)性較高的指標(biāo):平均應(yīng)答時(shí)長(zhǎng)、服務(wù)水平、放棄率和首次呼叫解決率,并通過(guò)進(jìn)一步的比對(duì)分析得出:首次呼叫解決率是影響客戶(hù)滿(mǎn)意度的源頭指標(biāo)。
然而該指標(biāo)的考核卻是一件讓我們非常頭痛的事情。事實(shí)上,只有不到10%的呼叫中心在使用首次呼叫解決。那么如何才能使首次呼叫解決率成為以客戶(hù)為導(dǎo)向的呼叫中心一種基礎(chǔ)度量呢?如何以數(shù)值形式精準(zhǔn)衡量首次呼叫解決率,從而促進(jìn)該指標(biāo)的不斷提升?本文我們嘗試對(duì)該指標(biāo)的采集、落地及應(yīng)用進(jìn)行分析和探討。
一、首次呼叫解決率的引入及測(cè)量
(一)行業(yè)定義First Call Resolution rate(FCR)
統(tǒng)計(jì)時(shí)間段內(nèi)同一主叫號(hào)碼呼入請(qǐng)求人工服務(wù)、系統(tǒng)成功分配人工服務(wù)資源結(jié)束的通話(huà)次數(shù)(座席代表接聽(tīng)完成通話(huà)),且在此統(tǒng)計(jì)時(shí)間段內(nèi)該主叫號(hào)碼未再次發(fā)出人工服務(wù)請(qǐng)求的相同客戶(hù)電話(huà)量占座席代表接起、回?fù)?、轉(zhuǎn)接相同客戶(hù)電話(huà)總量的百分比,即是指客戶(hù)打入呼叫中心的電話(huà)服務(wù)請(qǐng)求得到應(yīng)答并一次得到解決問(wèn)題(不需要重復(fù)致電)的服務(wù)總和與打入呼叫中心請(qǐng)求得到應(yīng)答的服務(wù)總和之比。
(二)影響航空業(yè)呼叫中心FCR落地的因素探討
1、票價(jià)浮動(dòng)性大,客戶(hù)多次來(lái)電詢(xún)價(jià)。
與電信業(yè)和金融業(yè)的呼叫中心相比,航空業(yè)呼叫中心面臨的最大特點(diǎn)是票價(jià)的浮動(dòng)性。除去政治、公司營(yíng)銷(xiāo)策略因素的影響,僅從經(jīng)濟(jì)因素來(lái)看,票價(jià)的波動(dòng)性受時(shí)間、航線(xiàn)、旅客選擇偏好、航油價(jià)格等綜合影響,是供需關(guān)系內(nèi)在平衡的最終結(jié)果,具體表現(xiàn)為同一航線(xiàn)、同一個(gè)月內(nèi)選擇不同日期,最低票價(jià)會(huì)因?yàn)樘崆坝嗁?gòu)、產(chǎn)品促銷(xiāo)和節(jié)假日高峰等因素而實(shí)時(shí)更新(如圖1),通常提前出行15~20天或避開(kāi)臨近的周末、節(jié)假日高峰,票價(jià)相對(duì)低廉;即使在一天中,同一航班的最低價(jià)格在不同時(shí)段也會(huì)受到航班剩余座位數(shù)量的變化而波動(dòng)(如圖2),導(dǎo)致旅客在不同時(shí)段呼入獲取的最低票價(jià)信息不盡相同。而正是基于票價(jià)的無(wú)規(guī)律波動(dòng)性,絕大部分價(jià)格敏感型旅客受自身消費(fèi)能力所限和利益驅(qū)動(dòng),在選擇多次在線(xiàn)詢(xún)價(jià)或來(lái)電咨詢(xún)、反復(fù)比對(duì)直銷(xiāo)和各代理渠道價(jià)格后,才完成最終訂票。如此反復(fù)呼入詢(xún)價(jià)的過(guò)程,為航空業(yè)呼叫中心增加了龐大的重復(fù)來(lái)電量。
2、操作系統(tǒng)種類(lèi)多,故障發(fā)生機(jī)率大
通常來(lái)說(shuō),航空業(yè)呼叫中心一名普通的前臺(tái)座席上線(xiàn)前需登錄VOS、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)、WEB-CTI、忠誠(chéng)度、短信平臺(tái)等眾多系統(tǒng)。因涉及的操作系統(tǒng)較多,故障發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加,從而在一定程度上增加了旅客因系統(tǒng)故障導(dǎo)致無(wú)法辦理業(yè)務(wù)而重復(fù)來(lái)電的可能。特別是購(gòu)票支付環(huán)節(jié)使用的與各大銀行支付商合作的在線(xiàn)支付平臺(tái),如能順利一次性完成支付,將極大地免去旅客自行登錄網(wǎng)銀或去銀行柜臺(tái)轉(zhuǎn)賬支付的麻煩。但由于該平臺(tái)過(guò)分依賴(lài)于支付商系統(tǒng)的穩(wěn)定性,導(dǎo)致現(xiàn)實(shí)情況往往不盡人意。以國(guó)內(nèi)某知名航空公司呼叫中心一周的質(zhì)控抽樣數(shù)據(jù)為例,旅客因系統(tǒng)原因造成的多次支付失敗問(wèn)題比較嚴(yán)重,其中40%以上未能一次性支付成功。從支付失敗的卡種占比數(shù)據(jù)(如圖3)可以看出:各支付商的借記卡支付失敗比例明顯高于信用卡,郵政銀行的失敗率高達(dá)20%;信用卡方面招行的失敗率高居首位達(dá)12%。
3、業(yè)務(wù)復(fù)雜化,首次解決難界定
航空業(yè)呼叫中心涉及的業(yè)務(wù)種類(lèi)繁雜,除了特有的與機(jī)票相關(guān)的訂座、退改簽、商旅網(wǎng)站等服務(wù),精細(xì)化的客戶(hù)分類(lèi)也決定了其業(yè)務(wù)的多樣性。以國(guó)內(nèi)某知名航空公司的呼叫中心為例,針對(duì)普通會(huì)員服務(wù),提供里程兌換、聯(lián)盟補(bǔ)登、咨詢(xún)、郵寄資料等服務(wù);針對(duì)高端客戶(hù)的個(gè)性化需求,提供如預(yù)留登機(jī)牌、預(yù)選機(jī)上座位、VIP申請(qǐng)、K位等;針對(duì)企業(yè)客戶(hù),提供7×24小時(shí)電話(huà)、18小時(shí)/天的QQ、MSN和電子郵件專(zhuān)屬服務(wù),隨時(shí)隨地達(dá)成需求。然而上述的大部分業(yè)務(wù),座席均無(wú)法在線(xiàn)解決,需根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型下單轉(zhuǎn)交后臺(tái)部門(mén)流轉(zhuǎn),或由班長(zhǎng)或值班經(jīng)理即時(shí)與收益、地服等部門(mén)或各地場(chǎng)站等外單位聯(lián)系確認(rèn)后回復(fù)旅客,正常流程規(guī)定3~5個(gè)工作日的回復(fù)時(shí)限無(wú)形中挑戰(zhàn)了旅客的耐心,增加了旅客二次來(lái)電提前問(wèn)詢(xún)的機(jī)率。
(三)FCR的前期測(cè)量方案
綜合上述分析,不難發(fā)現(xiàn)航空業(yè)呼叫中心引入FCR的確存在困難性,也無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)FCR的完全落地,故此我們計(jì)劃通過(guò)前期、后期方案兩步走,采用自動(dòng)化、客觀(guān)、準(zhǔn)確的測(cè)量方式替換原有傳統(tǒng)、主觀(guān)的報(bào)告方式,逐步實(shí)現(xiàn)FCR的測(cè)量。前期已針對(duì)系統(tǒng)監(jiān)控進(jìn)行重點(diǎn)攻關(guān),在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)統(tǒng)計(jì)首次呼叫解決率,完成了前期方案,具體分以下三個(gè)步驟進(jìn)行:
1、縮小首次呼叫解決率的定義,縮小窗口寬度
定義首次呼叫解決率為客戶(hù)打入呼叫中心的電話(huà)服務(wù)請(qǐng)求得到應(yīng)答并一次得到解決客戶(hù)問(wèn)題的服務(wù)總和與打入呼叫中心請(qǐng)求服務(wù)總和之比。即相同號(hào)碼00:00-24:00時(shí)段內(nèi),間隔時(shí)間2小時(shí)未重復(fù)來(lái)電或選擇不同業(yè)務(wù)服務(wù)組別來(lái)電,視為首次解決。相關(guān)計(jì)算公式為FCR=1-重復(fù)來(lái)電的數(shù)量/接聽(tīng)總量。
2、設(shè)計(jì)系統(tǒng)監(jiān)控的報(bào)表格式
根據(jù)上述定義,采用系統(tǒng)監(jiān)控的手段設(shè)計(jì)系統(tǒng)規(guī)則:根據(jù)主叫號(hào)碼是否一致來(lái)自動(dòng)判別是否屬于同一客戶(hù)的回叫,每日統(tǒng)計(jì)首次來(lái)電和重復(fù)來(lái)電的數(shù)據(jù),最終生成首次呼叫解決率。現(xiàn)已對(duì)原運(yùn)營(yíng)一、二部實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)監(jiān)控,可從系統(tǒng)中按部門(mén)直接導(dǎo)出每日或連續(xù)三日的首次呼叫解決和非首次呼叫解決兩個(gè)明細(xì)報(bào)表。以8.22-8.24為例(如表1),運(yùn)營(yíng)一部首次呼叫解決率為62.07%,運(yùn)營(yíng)二部為81.72%。
3、業(yè)務(wù)梳理,為事后分析提供依據(jù)
質(zhì)量管理部門(mén)對(duì)呼叫中心前臺(tái)所承接的業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行梳理,歸納理想狀態(tài)下適用首次呼叫解決率指標(biāo)的業(yè)務(wù)類(lèi)型。雖然此種分類(lèi)暫無(wú)法與IVR類(lèi)型實(shí)現(xiàn)一 一對(duì)應(yīng),使系統(tǒng)自動(dòng)選擇剔除不適用首次呼叫解決率的業(yè)務(wù)類(lèi)型、提高數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性,但為后續(xù)按具體業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行的首次呼叫解決率分析提供了參考依據(jù)。
當(dāng)然,由于時(shí)間倉(cāng)促,短期方案在實(shí)施過(guò)程中也暴露了一些問(wèn)題。
優(yōu)點(diǎn):
a)直觀(guān)地展現(xiàn)首次解決和非首次解決的明細(xì)報(bào)表。
b)可通過(guò)主叫號(hào)碼、座席姓名等維度查詢(xún)客戶(hù)的來(lái)電記錄,以便首次呼叫解決率的申訴和復(fù)核。
c)首次呼叫解決率與客戶(hù)滿(mǎn)意度進(jìn)行關(guān)聯(lián),以便有針對(duì)性地分析客戶(hù)峰值體驗(yàn)。
缺點(diǎn):
a)判定首次呼叫解決的預(yù)設(shè)條件較為機(jī)械和單一,難以定義特殊情況如客戶(hù)咨詢(xún)不同問(wèn)題。
b)重復(fù)來(lái)電數(shù)據(jù)與話(huà)務(wù)信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)難以自動(dòng)匹配,分析篩選哪些業(yè)務(wù)重復(fù)來(lái)電率難度較大。
c)重復(fù)來(lái)電數(shù)據(jù)與客戶(hù)IVR調(diào)查數(shù)據(jù)難以關(guān)聯(lián)。
d)首次呼叫解決率的結(jié)果未采集座席的主觀(guān)反饋。
(四)FCR后期測(cè)量方案
鑒于前期方案中存在的不足,我們?cè)诤笃诜桨钢羞M(jìn)一步豐富首次呼叫解決率的采集方式,完善重復(fù)來(lái)電的判定流程;同時(shí)對(duì)方案中存在的潛在問(wèn)題進(jìn)行評(píng)估,以便在日后實(shí)踐中有針對(duì)性地摸索改進(jìn)。
1、豐富采集方式
通過(guò)在每日?qǐng)?bào)表中設(shè)置按IVR業(yè)務(wù)類(lèi)型的篩選功能,將重復(fù)來(lái)電數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)子類(lèi)型進(jìn)行關(guān)聯(lián),分析具體哪些業(yè)務(wù)在重復(fù)來(lái)電中比重較大,以此來(lái)深挖系統(tǒng)監(jiān)控的數(shù)據(jù)有效性,實(shí)現(xiàn)由過(guò)去對(duì)通話(huà)次數(shù)的記錄轉(zhuǎn)變成對(duì)通話(huà)客戶(hù)數(shù)、通話(huà)原因的關(guān)注。
與此同時(shí),新增以下兩種方式采集數(shù)據(jù),以便修正單純依賴(lài)系統(tǒng)監(jiān)控的機(jī)械性,提升數(shù)據(jù)的可信度。
a)工單腳本備注——在通話(huà)結(jié)束后,系統(tǒng)自動(dòng)彈出窗口,提示座席在工單中備注是否一次性解決旅客需求(如圖4)。在未出現(xiàn)推諉的情況,在線(xiàn)被轉(zhuǎn)接至其他座席處理也視為一次性解決。
b)客戶(hù)調(diào)查——客戶(hù)完成(呼入或呼出)的IVR調(diào)查或滿(mǎn)意度調(diào)查短信,對(duì)服務(wù)座席進(jìn)行評(píng)價(jià),判定所提需求是否得到一次性解決,使得重復(fù)來(lái)電數(shù)據(jù)與客戶(hù)體驗(yàn)反饋關(guān)聯(lián)分析。以下是初步擬寫(xiě)的IVR調(diào)查語(yǔ)音提示:
方案一:一條IVR調(diào)查語(yǔ)音提示:
請(qǐng)您對(duì)本次服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià):非常滿(mǎn)意且一次性解決問(wèn)題請(qǐng)按1,滿(mǎn)意且一次性解決問(wèn)題請(qǐng)按2,滿(mǎn)意但未一次性解決問(wèn)題請(qǐng)按3,不滿(mǎn)意服務(wù)態(tài)度請(qǐng)按4,不滿(mǎn)意業(yè)務(wù)流程請(qǐng)按5。感謝您對(duì)本次服務(wù)的評(píng)價(jià)!
方案二:分條IVR調(diào)查語(yǔ)音提示:
請(qǐng)您對(duì)本次服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià):非常滿(mǎn)意請(qǐng)按1,滿(mǎn)意請(qǐng)按2,不滿(mǎn)意服務(wù)態(tài)度請(qǐng)按3,不滿(mǎn)意業(yè)務(wù)流程請(qǐng)按4。
如客戶(hù)選擇非常滿(mǎn)意或滿(mǎn)意,進(jìn)入下一條語(yǔ)音提示:請(qǐng)您對(duì)本次服務(wù)是否解決問(wèn)題進(jìn)行評(píng)價(jià),以幫助我們更好地提示服務(wù)質(zhì)量:一次性解決問(wèn)題請(qǐng)按5,未一次性解決問(wèn)題請(qǐng)按6。感謝您對(duì)本次服務(wù)的評(píng)價(jià)!
注:上述方案均維持短信滿(mǎn)意度的短信調(diào)查內(nèi)容不變。
2、確立判定流程
按照?qǐng)D5所示判定流程,重點(diǎn)關(guān)注來(lái)電是否屬于同一客戶(hù)、基于同一原因,分別從系統(tǒng)、工單備注、客戶(hù)IVR調(diào)查三方收集首次呼叫解決率,增加質(zhì)控部門(mén)的人工核實(shí)維度,最終按比例權(quán)重設(shè)置首次呼叫解決率的考核公式。即首次呼叫解決率得分=系統(tǒng)監(jiān)控X ?%+工單腳本備注X ?%+客戶(hù)調(diào)查?%。
3、潛在問(wèn)題分析
a)在采用系統(tǒng)監(jiān)控重復(fù)來(lái)電、自動(dòng)生成首次呼叫解決率的方式下評(píng)估是否需剔除代理人來(lái)電。b)采用“座席備注+旅客反饋”的采集方式,由于評(píng)判主體的利益出發(fā)點(diǎn)不同,容易出現(xiàn)評(píng)價(jià)結(jié)果的矛盾性和模糊地帶,
導(dǎo)致無(wú)法直接得出結(jié)論,需第三方介入評(píng)估。
c)將首次來(lái)電的轉(zhuǎn)接電話(huà)視為首次解決,有可能會(huì)出現(xiàn)座席不同程度地推諉旅客或惡意轉(zhuǎn)接下一位座席的情況,故需評(píng)估是否對(duì)轉(zhuǎn)接電話(huà)設(shè)立首問(wèn)責(zé)任制。
4、遠(yuǎn)期計(jì)劃
未來(lái)我們計(jì)劃將進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的自動(dòng)化、提高系統(tǒng)的智能化,減少人工環(huán)節(jié)。例如可在錄音存儲(chǔ)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)抓取客戶(hù)的互動(dòng)數(shù)據(jù),自動(dòng)判別呼叫原因,通過(guò)在系統(tǒng)中導(dǎo)入關(guān)鍵詞如“這是我第二次來(lái)電了、到底要幾次來(lái)電才能解決”等搜索相關(guān)工單,驗(yàn)證是否屬于重復(fù)來(lái)電,以此來(lái)提升質(zhì)量管理部門(mén)單純依賴(lài)人工校準(zhǔn)首次呼叫解決率的工作效率,從而解放更多人力投入到影響FCR關(guān)鍵因素的分析中,及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常,為后續(xù)的數(shù)據(jù)分析及提升客戶(hù)體驗(yàn)提供分析方向。
二、首次呼叫解決率在客服中心的應(yīng)用前景
(一)數(shù)據(jù)過(guò)濾、系統(tǒng)規(guī)則設(shè)計(jì)define & measure
由運(yùn)營(yíng)管理部門(mén)牽頭,系統(tǒng)支持部門(mén)配合,優(yōu)化系統(tǒng)生成報(bào)表的格式和規(guī)則,按照不同組別線(xiàn)路實(shí)現(xiàn)自動(dòng)篩選相同號(hào)碼00:00-24:00時(shí)段內(nèi)間隔時(shí)間不足2小時(shí)重復(fù)來(lái)電的來(lái)電號(hào)碼報(bào)表下載功能、次數(shù)統(tǒng)計(jì)顯示功能、全天呼入電話(huà)統(tǒng)計(jì)功能。
(二)指標(biāo)分析 analyze
由運(yùn)營(yíng)管理部門(mén)牽頭,數(shù)據(jù)分析部門(mén)協(xié)助配合,以日或周為單位,從系統(tǒng)中按IVR分類(lèi)導(dǎo)出各技能組的首次解決率。重點(diǎn)分析在指定時(shí)間內(nèi)客戶(hù)重復(fù)來(lái)電的時(shí)間點(diǎn)的分布情況,并將重復(fù)來(lái)電數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)子類(lèi)型的數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián),分析不同IVR中主要影響重復(fù)來(lái)電的子業(yè)務(wù)。
(三)監(jiān)督檢查 improve
1、由運(yùn)營(yíng)管理部門(mén)牽頭,質(zhì)量管理部門(mén)協(xié)助配合,通過(guò)錄音的聽(tīng)取對(duì)系統(tǒng)無(wú)法識(shí)別的兩個(gè)小時(shí)內(nèi)重復(fù)呼入的同一個(gè)電話(huà)進(jìn)行判斷,根據(jù)內(nèi)容識(shí)別客戶(hù)是否為咨詢(xún)同一個(gè)問(wèn)題。如不是,則對(duì)其進(jìn)行修改,以校正系統(tǒng)自動(dòng)生成的首次呼叫解決率。
2、由業(yè)務(wù)支持部門(mén)牽頭,質(zhì)量管理部門(mén)協(xié)助配合,負(fù)責(zé)按員工比例抽樣聽(tīng)取未首次解決的問(wèn)題錄音,按業(yè)務(wù)類(lèi)型對(duì)影響旅客體驗(yàn)的業(yè)務(wù)盲點(diǎn)或流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行梳理和匯總,不斷完善相關(guān)話(huà)述和流程。
3、由系統(tǒng)支持部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤系統(tǒng)生成數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性,及時(shí)針對(duì)造成多余轉(zhuǎn)接的策略進(jìn)行指導(dǎo)或變更,或修正造成客戶(hù)重復(fù)呼叫的路由策略。
(四)措施標(biāo)準(zhǔn)化 control
1、由培訓(xùn)管理部門(mén)牽頭,負(fù)責(zé)在新員工入職培訓(xùn)中增加關(guān)于首次呼叫解決率的定義、判斷標(biāo)準(zhǔn)、提高首次呼叫解決率目標(biāo)的理論培訓(xùn),普及首次呼叫解決率的應(yīng)用程度,提高員工對(duì)這一指標(biāo)的關(guān)注度。
2、開(kāi)展崗中培訓(xùn),規(guī)避排行前十的回叫錯(cuò)誤。對(duì)標(biāo)各部門(mén)、各技能組的首次解決率數(shù)據(jù),重點(diǎn)從座席的服務(wù)意識(shí)、服務(wù)水平和服務(wù)態(tài)度等方面層次分解、剖析客戶(hù)重復(fù)咨詢(xún)的真正原因,查錯(cuò)推優(yōu),完善解答技巧經(jīng)驗(yàn)并錄入知識(shí)庫(kù),全面提升座席能力,以提高整體的首次呼叫解決率(如圖6)。