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        加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理

        2013-12-05 08:13:32楊奕
        關(guān)鍵詞:存儲(chǔ)介質(zhì)電算化備份

        楊奕

        由于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和信息基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善,我國(guó)電子政務(wù)商務(wù)、網(wǎng)絡(luò)文化教育等發(fā)展進(jìn)入快車道,開始突破部門和地域限制,向交互性和互聯(lián)網(wǎng)方向發(fā)展,這些快速發(fā)展帶來相關(guān)憑單與票據(jù)的電子化,無紙化電子原始憑證也將成為一個(gè)不可回避的問題。盡管網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)的發(fā)展前景讓人矚目,但是,加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理是一個(gè)勢(shì)在必行的工作。

        1.會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)

        一是,會(huì)計(jì)電算化檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外,主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。

        二是,會(huì)計(jì)電算化檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存儲(chǔ)形式且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在;另一方面主要以硬盤或光盤的形式存在,包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存儲(chǔ)在光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。

        三是,會(huì)計(jì)電算化檔案必須借助于一定的環(huán)境才能展現(xiàn)在使用者的面前,且使用時(shí)方便、快捷、直觀,容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果,可以對(duì)管理和決策提供較好的支持。

        四是,會(huì)計(jì)電算化檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改,且不留痕跡。

        2.會(huì)計(jì)電算化檔案的保管

        會(huì)計(jì)電算化檔案管理作為企業(yè)一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,應(yīng)由會(huì)計(jì)電算化檔案管理員專人具體負(fù)責(zé),且不能由出納人員兼管。其崗位職責(zé)有:①按規(guī)定期限,向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)各類有關(guān)人員催收會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份及存檔資料,并填寫存檔清單;②負(fù)責(zé)保管存檔的機(jī)制會(huì)計(jì)檔案、機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案;③負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的安全保密,不能擅自借出。

        3.會(huì)計(jì)電算化檔案的管理

        一是,適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展的要求。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用和發(fā)展,以及會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)量的增大、業(yè)務(wù)種類的繁多、對(duì)會(huì)計(jì)信息資料的分析與研究的深入,計(jì)算機(jī)單機(jī)處理的方式難以完成現(xiàn)有會(huì)計(jì)核算工作。同時(shí),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展及應(yīng)用領(lǐng)域的不斷拓寬,也使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征。為此就提出了一個(gè)挑戰(zhàn)性的課題,即會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)必然向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。

        二是,做好管理的基礎(chǔ)工作,尤其是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)制度是否健全、核算程序是否規(guī)范、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等,同時(shí)這也是搞好會(huì)計(jì)電算化工作的重要保證。因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),必須是事先設(shè)置好的處理方法,因而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,才能使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。沒有良好的基礎(chǔ)工作,電算化工作的開展將遇到重重困難。

        三是,提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)操作業(yè)務(wù)素質(zhì)。會(huì)計(jì)電算化促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變,對(duì)會(huì)計(jì)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和素質(zhì)要求較高。同時(shí)會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)工作的效率提高和會(huì)計(jì)人員勞動(dòng)強(qiáng)度降低,會(huì)計(jì)人員有更多的時(shí)間參與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理,將促進(jìn)會(huì)計(jì)工作職能發(fā)生轉(zhuǎn)變。企業(yè)應(yīng)立足于國(guó)際水準(zhǔn),培養(yǎng)或聘用一批高級(jí)技術(shù)人才,使他們用掌握的國(guó)際先進(jìn)技術(shù)和精通的信息技術(shù),推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí),維護(hù)軟件正常運(yùn)行,掌握計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù),培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

        四是,在企業(yè)中,財(cái)務(wù)部門的信息化屬于起步較早的部門,積累的數(shù)據(jù)比較多。特別是一些中小企業(yè),這些數(shù)據(jù)都分散在服務(wù)器和個(gè)人電腦中,由于用戶過于分散及管理工作過于瑣碎,疏忽了對(duì)這些機(jī)器上的數(shù)據(jù)管理,給數(shù)據(jù)的長(zhǎng)久保存帶來很大困難。制定會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)計(jì)劃。加強(qiáng)并制定實(shí)事求是的會(huì)計(jì)電算化人員培訓(xùn)計(jì)劃,并要注重實(shí)效。

        4.會(huì)計(jì)電算化檔案的管理應(yīng)注意的問題

        一是,要注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理。

        這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料,它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼,同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問題,如果沒有保存完整的軟件文檔,系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難,甚至不可能。

        二是,要注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)和保管的管理。

        電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大,易受破壞。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問題:(1)在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí),應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì),存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被使用,而紙張的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果;(2)對(duì)存放在存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好“保護(hù)”字樣,存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所;(3)對(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制,如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn),各種備份軟盤均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時(shí)間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識(shí),以便查找;(4)對(duì)使用時(shí)間較長(zhǎng)的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換;(5)對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會(huì)計(jì)電算化操作員應(yīng)及時(shí)制作數(shù)據(jù)備份;(6)需要對(duì)備份磁盤進(jìn)行操作而又可能危及該磁盤的完整性時(shí),應(yīng)制作復(fù)制件,使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

        三是,要是注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)防范的管理。

        進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)以后,會(huì)計(jì)信息的安全性又受到了更大的挑戰(zhàn),主要表現(xiàn)在電腦黑客、病毒、一些網(wǎng)絡(luò)管理不善和硬件自身的損毀等問題上。在會(huì)計(jì)領(lǐng)域中電腦黑客主要是指競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和專門竊取商業(yè)秘密的機(jī)構(gòu)。它們通過捕獲、查卡、信息轟炸、電子郵件轟炸、違反義務(wù)條款等方式非法侵入網(wǎng)絡(luò),竊取數(shù)據(jù)或破壞數(shù)據(jù)。

        因此,電算化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必須要有相應(yīng)的防范措施。電腦病毒除了通過軟盤、光盤、磁帶等途徑進(jìn)行傳播外,還大量通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行傳播。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,電腦病毒隱蔽性更強(qiáng)、破壞性更大、傳播速度更快,不僅能對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行毀滅性地破壞,甚至破壞電腦硬件。

        隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展,財(cái)務(wù)人員可通過互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)獲得最新的信息,網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)未來也是一種發(fā)展趨勢(shì)。它能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同遠(yuǎn)程報(bào)表、報(bào)賬、查賬、審計(jì)等遠(yuǎn)程處理,實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)核算與在線財(cái)務(wù)管理,支持電子單據(jù)與電子貨幣,改變財(cái)務(wù)信息的獲取與利用方式,使企業(yè)會(huì)計(jì)核算工作走上無紙化的階段。我們完全有理由相信,在江澤民同志“三個(gè)代表”的精神指引下,我國(guó)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理一定可以不斷地取得成功,加快我國(guó)邁向現(xiàn)代化的步伐。

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