畢蓉

【摘 要】圖書清點是圖書館的重要基礎工作之一。結合我院圖書館2013年暑假采用PDT進行圖書清點工作，從清點目的、清點方法過程、清點成效等方面進行闡述，并就圖書清點工作中出現(xiàn)的一些問題提出了相應的解決辦法。

【關鍵詞】圖書館；圖書清點；數(shù)據(jù)采集

圖書清點是圖書館流通管理中一項重要的基礎性工作。通過清點可摸清圖書館的“家底”， 掌握館藏的實際情況，有助于提高圖書館的服務水平和管理工作質(zhì)量，并從中發(fā)現(xiàn)圖書編目、流通和館藏中的一些問題， 如書目信息與圖書不符、館藏地點錯誤、條碼破損或丟失等。為準確掌握現(xiàn)有館藏圖書數(shù)量，維護書目數(shù)據(jù)準確性， 2013年暑假圖書館對館藏圖書進行了全面清點。本次清點工作采用匯文4.0典藏系統(tǒng)中圖書清點模塊，并通過便攜式數(shù)據(jù)采集器（ Portable Data Terminal， PDT）對圖書進行清點，這是我院圖書館首次采用新大陸 NLS—PT—850 數(shù)據(jù)采集器。

1.館藏清點的目的

自2006年整體搬入新校區(qū)圖書館以來，我們還沒有對現(xiàn)有圖書進行徹底清點。通過館藏清點，有助于了解現(xiàn)有的館藏情沉，達到架上圖書、館藏地點、館藏數(shù)據(jù)與圖書財產(chǎn)帳一致；掌握全館藏書量及各類圖書的數(shù)量，進行數(shù)據(jù)維護，找出造成文獻丟失的原因，以便改進文獻流通和保管工作，提高公共查詢的質(zhì)量，保證讀者成功找到想要的圖書，減少亂架率，降低拒借率；查出不適合使用需要報廢的圖書及時淘汰，以免占據(jù)空間影響?zhàn)^藏發(fā)展，保障圖書館機能正常。

2.清點工作的步驟

2.1圖書順架

圖書順架是為圖書清點工作所做的最基礎的準備， 順架就是讓圖書按索書號一一排列起來， 目的是讓同一種書排列一起， 同時也是為了清點過程中能夠不間斷地找到目標圖書。順架工作做得好能夠極大地提高清點圖書的效率， 降低書賬不符的幾率， 少走重復清點的彎路。為此，我們館在開始圖書清點前一個月，組織圖書館勤工儉學學生對各大書庫進行了順架。

2.2清點方案的選擇

清點過程，匯文4.0提供按館藏地及類別兩種進行清點，清點可以是針對某一館藏地進行的， 某一館藏地藏書量少， 可以此館藏地建立一個批次；若藏書量大， 該館藏地可以按類別建立幾個批次分批清點。對于我們館采用了按館藏地新增批次進行清點。要建立清點批次。需要注意的是，匯文系統(tǒng)只針對某一館藏地進行清點， 不能對全館同時或幾個館藏地同時以同一批次進行處理清點； 而且每一館藏地每天只能建立一個清點批次， 不能再建第二個， 對于沒有清點完的批次， 第二天還可以接著打開這個批次繼續(xù)清點。

具體步驟： 典藏→館藏清點→選擇清點批次→新增批次 →確定。

所有采集和數(shù)據(jù)處理工作完成之后，將某館藏地條碼號分別導入?yún)R文的清點模塊，進行第一次清點，將未清點到的圖書到書架復查，將找到的圖書的條形碼再次輸入到匯文系統(tǒng)的清點模塊中。其他館藏地的方法，只需將對應的條碼號以文本文件形式導入到匯文系統(tǒng)的清點模塊中即可。最后將未清點到的圖書狀態(tài)改為“聲明丟失”。至此，我們就完成了一個館藏地圖書的清點。

2.3設備與人員組分工

每個書庫各準備兩臺電腦，成立數(shù)據(jù)組，主要由技術部人員擔任。負責網(wǎng)絡的接入，數(shù)據(jù)導入導出，數(shù)據(jù)處理，保證清點設備的正常工作。成立數(shù)據(jù)采集組，主要由流通部人員組成。負責采集條形碼以及后期對丟失藏書的再次查找。成立 10 個小組，每組 3 人。學生兩名加老師一名，兩人翻書，一人采集，流水作業(yè)；小組間，根據(jù)事先劃分好的區(qū)域，齊頭并進，同時進行清點。我館清點實際速度平均每組每小時采集 600 至800冊，包括下架、采集、上架。成立編目組，主要由編目人員組成。負責問題圖書的處理。包括補貼條碼、修改數(shù)據(jù)、修補圖書等。

上面幾個小組要相互配合，保證清點工作全面進行。數(shù)據(jù)采集小組每天采集完數(shù)據(jù)后，將采集器送往數(shù)據(jù)組，由數(shù)據(jù)組人員將采集的數(shù)據(jù)統(tǒng)一導出，數(shù)據(jù)組人員同時還需將采集器的電池充電，以供第二天采集使用。所有數(shù)據(jù)采集完畢后，還需采集編目組處理的問題圖書。

2.4具體清點過程

2.4.1便攜式數(shù)據(jù)采集器采集

我館采用新大陸圖書盤點采集器，這是一種便攜式數(shù)據(jù)采集器，又稱手持終端機、盤點機， 是一種條碼閱讀器與掌上電腦的組合體， 是集激光掃描、漢字顯示、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)通信等功能于一體的高科技產(chǎn)品。

等掃描到一定的數(shù)量，我館是3000冊左右時可以通過USB接口連接電腦，進行如下一系列操作。選中【數(shù)據(jù)交換】點擊【OK】鍵，進入數(shù)據(jù)交換頁面。注意的是，進入此頁面前，請確認PT-850已經(jīng)和電腦（COM1口）連接好。

2.4.2新大陸圖書信息管理軟件書庫數(shù)據(jù)管理

在電腦上進行如下操作，點擊【開始】菜單→【程序】 →【新大陸圖書信息管理軟件】后，→【盤點數(shù)據(jù)管理】→【導入盤點數(shù)據(jù)】→【從采集器導入盤點數(shù)據(jù)】

【盤點數(shù)據(jù)管理→【導出盤點數(shù)據(jù)】→【導出盤點信息到EXCEL】

另外，每次導入數(shù)據(jù)前， 要在新大陸圖書管理程序里進行“盤點數(shù)據(jù)清空”， 否則導入的數(shù)據(jù)就會累加。接下來可以把EXCEL刪除所有別的內(nèi)容，只留下財產(chǎn)號，另存為文本文件，通過匯文4.0的館藏清點中的【文本文件數(shù)據(jù)導入】→回車換行→選定文件就可完成本批次館藏清點。

2.5清點完成階段的核對

清點統(tǒng)計顯示有四類數(shù)據(jù)，分別是：“未清點到書刊”、“在館異常書刊”、“非本館（本類）書刊”、“館藏情況”。可以選擇“未清點到書刊”，以索書號排序，導出條碼號、書名。工作人員需根據(jù)已知數(shù)據(jù)到各書庫中查找此書， 并依據(jù)查找結果在表格中圖書信息后面下做出有“√”或“×”的標記。對漏掃圖書要用采集器進行補掃以得到新的采集數(shù)據(jù)， 對放錯館藏地的圖書“在館異常書刊”要及時更正并補掃。經(jīng)過反復核對仍未能找到的圖書則視為丟失。

3.數(shù)據(jù)清點分析

開架式的管理方式對讀者素質(zhì)提出了更高要求。借閱過程中，許多讀者經(jīng)常將圖書從書架上取下閱覽之后沒有及時的歸架。而工作人員沒有及時進行巡架和歸架整理，從而會出現(xiàn)在匯文中有顯示，而又在庫里沒能找到這種事。另外，在平時的觀察也發(fā)現(xiàn)有少數(shù)讀者確有竊書行為。在今后的工作中一方面有必要加強對讀者的教育和引導，提醒讀者及時將取閱的圖書歸架，要愛惜圖書減少圖書的損毀，以便其他讀者使用；另一方面應加強圖書的管理，加強安全保衛(wèi)工作，盡量減少丟書現(xiàn)象的發(fā)生。

4.結束語

圖書清點是一項十分復雜而細致的基礎性工作，需要全館上下齊心協(xié)力的共同努力。通過清點，既可以準確統(tǒng)計圖書館藏情況，又可以堵塞保管和流通重的各種漏洞，改進工作，維護藏書安全與完善。另外可以通過圖書清點，進一步來加強圖書館的各項基礎工作，能夠有效地全面提高圖書館的管理水平和藏書建設。

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