■ 關(guān) 婷 郝徐杰 陳 紅

1 背景

隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，信息作為一種產(chǎn)業(yè)，已成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支柱之一。醫(yī)院信息化建設(shè)正逐步發(fā)展成為維持醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基本要素和開(kāi)展現(xiàn)代化管理的先導(dǎo)。醫(yī)院志愿服務(wù)作為醫(yī)院中蓬勃興起的事物，正面臨著志愿者隊(duì)伍不斷壯大，志愿服務(wù)項(xiàng)目逐漸增多等問(wèn)題。傳統(tǒng)的志愿者管理常常采用“紙加筆”管理模式，這種管理模式不僅使志愿者檔案常常出現(xiàn)“壞、丟、散、亂”等現(xiàn)象，也使得志愿者時(shí)間統(tǒng)計(jì)缺乏完整性和有效性。如何提升醫(yī)院志愿者管理的方法與效率，提高志愿服務(wù)的管理水平，成為醫(yī)院志愿者管理工作中的重要內(nèi)容。

2009年4月醫(yī)院在志愿服務(wù)常態(tài)化運(yùn)行的基礎(chǔ)上，積極創(chuàng)新，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，建立了醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的建立與完善，不僅實(shí)現(xiàn)了志愿者管理的規(guī)范化與專(zhuān)業(yè)化，同時(shí)促進(jìn)了志愿者管理水平的提升，取得了良好的管理效益和示范效能。

2 基于信息技術(shù)的醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)概述

2.1 項(xiàng)目需求分析

本系統(tǒng)采用C/S結(jié)構(gòu)，即應(yīng)用界面層/服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)層,這種結(jié)構(gòu)可以更好的利用計(jì)算機(jī)處理能力，盡可能滿(mǎn)足多用戶(hù)同時(shí)使用?？蛻?hù)機(jī)上安裝醫(yī)院志愿服務(wù)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用服務(wù)程序,而志愿者基本信息和志愿者的指紋庫(kù)等數(shù)據(jù)存放在數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)層。在志愿者進(jìn)入志愿服務(wù)管理系統(tǒng)后，在指紋采集儀上輸入自己的指紋圖像后，系統(tǒng)根據(jù)對(duì)采集到的指紋圖像進(jìn)行預(yù)處理后提取相關(guān)信息，與數(shù)據(jù)庫(kù)中的指紋進(jìn)行比對(duì)驗(yàn)證，若匹配成功則顯示志愿者相關(guān)的服務(wù)信息，匹配失敗則提示錯(cuò)誤。系統(tǒng)分前臺(tái)和后臺(tái)兩個(gè)部分，前臺(tái)只是志愿者身份識(shí)別，志愿服務(wù)管理的界面，所有志愿者都可以進(jìn)行操作。后臺(tái)部分包括志愿者指紋采集、個(gè)人信息、志愿服務(wù)信息等數(shù)據(jù)的管理，只有志愿服務(wù)管理者才擁有相應(yīng)的權(quán)限。

2.2 系統(tǒng)功能構(gòu)成

本系統(tǒng)的功能主要包括志愿者注冊(cè)系統(tǒng)、志愿者服務(wù)管理系統(tǒng)和志愿者后臺(tái)管理系統(tǒng)，具有的功能構(gòu)成如圖1所示。

2.2.1 志愿者注冊(cè)系統(tǒng)。志愿者注冊(cè)系統(tǒng)是志愿者管理信息化系統(tǒng)的前期準(zhǔn)備，主要為經(jīng)培訓(xùn)合格后的志愿者實(shí)現(xiàn)正式的電子注冊(cè)。志愿者在注冊(cè)系統(tǒng)中需填寫(xiě)個(gè)人的完整信息,包括姓名、性別、單位、職業(yè)、聯(lián)系電話、郵箱等。志愿者還需要在指紋識(shí)別儀上輸入自己的指紋，并完成個(gè)人照片的拍攝。

2.2.2 志愿者服務(wù)管理系統(tǒng)。志愿者服務(wù)管理系統(tǒng)是志愿者信息化管理系統(tǒng)的核心組成部分。該系統(tǒng)主要包括以下功能：志愿者基本信息、簽入簽出、培訓(xùn)記錄、我的消息和我的建議等。簽入簽出功能主要目的在于完整記錄志愿者的每次服務(wù)記錄。工作計(jì)時(shí)中志愿者可以查看到自己所有服務(wù)時(shí)間記錄。培訓(xùn)記錄中，志愿者可以查閱個(gè)人參與過(guò)的所有志愿者培訓(xùn)課程。點(diǎn)擊“我的消息”功能后，志愿者可以看到管理者發(fā)給他們的個(gè)人信息。

2.2.3 志愿者后臺(tái)管理系統(tǒng)。志愿者后臺(tái)管理系統(tǒng)是志愿者信息管理中的重要資源，為志愿者管理者提供決策依據(jù)起到了積極協(xié)調(diào)和有效控制的作用。該系統(tǒng)的主要功能包括：志愿者查詢(xún)、培訓(xùn)管理、計(jì)時(shí)統(tǒng)計(jì)、發(fā)送郵件和短信等功能。志愿者查詢(xún)功能可以幫助管理者全面了解每一位注冊(cè)志愿者的基本信息，管理者可以根據(jù)條件，查找符合相關(guān)條件的志愿者。計(jì)時(shí)統(tǒng)計(jì)是志愿者后臺(tái)管理系統(tǒng)中最為重要的功能。在計(jì)時(shí)統(tǒng)計(jì)的界面中，志愿者管理者可以獲得每位志愿者的每條服務(wù)記錄。系統(tǒng)還會(huì)將所有信息進(jìn)行自動(dòng)匯總，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示于界面下方。管理者可以使用條件導(dǎo)出功能，獲得某類(lèi)志愿服務(wù)項(xiàng)目或某個(gè)志愿者的服務(wù)時(shí)間匯總，隨時(shí)了解和掌握志愿服務(wù)的動(dòng)態(tài)信息。此外，管理者還可以運(yùn)用后臺(tái)管理系統(tǒng)向志愿者發(fā)送郵件和短信，方便快捷的實(shí)現(xiàn)和志愿者的及時(shí)溝通與聯(lián)絡(luò)。

2.3 系統(tǒng)軟硬件介紹

本系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮姆椒?，志愿者后臺(tái)管理系統(tǒng)采用SQL2005數(shù)據(jù)庫(kù)。指紋識(shí)別部分采用FQ0450光學(xué)指紋儀做指紋錄入設(shè)備，通過(guò)USB接口把數(shù)字化的指紋圖像傳送到計(jì)算機(jī)。采用TrustLink指紋識(shí)別中間件實(shí)現(xiàn)指紋采集、存儲(chǔ)與識(shí)別。通過(guò)該中間件提供的編程接口方便地實(shí)現(xiàn)了志愿者管理系統(tǒng)與指紋識(shí)別系統(tǒng)的無(wú)縫集成，使系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)者無(wú)需考慮復(fù)雜的指紋識(shí)別技術(shù)，同時(shí)保證了指紋識(shí)別的簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確。

2.4 系統(tǒng)使用流程

志愿者在經(jīng)過(guò)培訓(xùn)合格后，首先需要將個(gè)人的基本信息（圖2）和指紋注冊(cè)（圖3），存儲(chǔ)在后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器層。在以后的志愿服務(wù)中，志愿者需要在志愿服務(wù)管理的指紋識(shí)別儀上輸入自己的指紋圖像，應(yīng)用程序會(huì)對(duì)用戶(hù)輸入的指紋信息作特征提取等處理，然后將處理得到的結(jié)果與后臺(tái)指紋數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行特征相匹配，若匹配成功則志愿者身份得到了認(rèn)證。電腦上會(huì)自動(dòng)顯示志愿者的個(gè)人資料，包括姓名、志愿者號(hào)、照片等。在同一界面上，志愿者可以選擇本次從事的志愿服務(wù)項(xiàng)目，點(diǎn)擊“簽入”按鈕后，系統(tǒng)自動(dòng)開(kāi)始服務(wù)時(shí)間。服務(wù)結(jié)束后，志愿者點(diǎn)擊“簽出”按鈕，系統(tǒng)記錄完成服務(wù)時(shí)間。點(diǎn)擊我的時(shí)間可以看到個(gè)人的所有服務(wù)記錄。志愿者如需要對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行查詢(xún)和修改，管理者可以在后臺(tái)進(jìn)行相應(yīng)的修改。

圖2 志愿者注冊(cè)基本信息

圖3 志愿者指紋注冊(cè)

3 醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果

醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)自投入使用以來(lái)，共有2952名志愿者在該系統(tǒng)上正式注冊(cè)，累計(jì)服務(wù)17939人次，服務(wù)時(shí)間達(dá)44390小時(shí)，開(kāi)發(fā)使用的志愿服務(wù)項(xiàng)目達(dá)17種（截止到2012年底）。醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)在使用過(guò)程中不僅實(shí)現(xiàn)了志愿者檔案管理的規(guī)范化，也促進(jìn)了志愿服務(wù)管理的精確化與科學(xué)化，帶來(lái)了良好的示范效益，有力地支撐了志愿者管理和志愿服務(wù)質(zhì)量的整體提高。

3.1 志愿者檔案管理規(guī)范化

傳統(tǒng)的“紙加筆”檔案管理模式常常會(huì)出現(xiàn)“壞、丟、散、亂”等現(xiàn)象，檔案或是無(wú)專(zhuān)人管理，材料丟失現(xiàn)象嚴(yán)重或是束之高閣，使得檔案缺乏完整性和可利用性。醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院志愿者指紋注冊(cè)后自動(dòng)生成電子檔案，將志愿者檔案管理從傳統(tǒng)的“紙加筆”模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤版I盤(pán)加屏幕”模式。這種模式不僅實(shí)現(xiàn)了志愿者檔案的信息化，而且增強(qiáng)了檔案的可讀性和可利用性，隨時(shí)調(diào)出檔案，既簡(jiǎn)便快捷，又保證了檔案的安全性。

3.2 志愿服務(wù)管理精確化和科學(xué)化

醫(yī)院志愿者信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的在服務(wù)登記本上記錄志愿服務(wù)時(shí)間的方式，應(yīng)用信息化的手段實(shí)現(xiàn)了志愿服務(wù)時(shí)間的電子記錄。這不僅保證了服務(wù)記錄的精確化，而且增強(qiáng)了志愿者的個(gè)人體驗(yàn)，有利于志愿者對(duì)志愿服務(wù)進(jìn)行有效的自我管理。志愿者管理者利用志愿者后臺(tái)管理功能，可以了解掌握每位志愿者服務(wù)的情況，以及每類(lèi)志愿服務(wù)項(xiàng)目的開(kāi)展情況，隨時(shí)了解和掌握志愿服務(wù)的動(dòng)態(tài)信息。對(duì)各種數(shù)據(jù)的匯總和分析，一方面可以協(xié)助管理者對(duì)服務(wù)積極的志愿者進(jìn)行及時(shí)的評(píng)估與激勵(lì)，另一方面也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)志愿服務(wù)開(kāi)展中存在的局限與不足，不斷進(jìn)行自我完善與發(fā)展。

[1]崔建新,李連毅.信息化建設(shè)應(yīng)成為醫(yī)院豐富的管理資源[J].中國(guó)醫(yī)院管理雜志,2004(9):403.

[2]安健,袁保社.基于指紋識(shí)別的圖書(shū)借閱管理系統(tǒng)[J].現(xiàn)代計(jì)算機(jī)(專(zhuān)業(yè)版),2011(17):809-810.