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        職業(yè)學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新探究

        2013-10-14 07:53:29蘇鵬
        卷宗 2013年10期
        關(guān)鍵詞:創(chuàng)新研究職業(yè)學(xué)校檔案管理

        蘇鵬

        摘 要:學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)評定工作的主要內(nèi)容,創(chuàng)新職業(yè)學(xué)校檔案管理工作是順應(yīng)新時代發(fā)展的需求。本文主要闡述了當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題,并提出了具有建設(shè)性的檔案管理措施。

        關(guān)鍵詞:職業(yè)學(xué)校;檔案管理;創(chuàng)新研究

        檔案管理工作質(zhì)量的高低直接反映了學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的高低,它記載了一所學(xué)校教學(xué)活動的真實(shí)情況,是學(xué)校歷史發(fā)展的重要資料。職業(yè)學(xué)校是我國教育的主要構(gòu)成部分,創(chuàng)新職業(yè)學(xué)校檔案管理工作,對提高我國職業(yè)學(xué)校管理質(zhì)量具有十分重大的意義。本文就當(dāng)前我國職業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析,進(jìn)而提出了具有建設(shè)性的檔案管理對策,其能夠?qū)?chuàng)新職業(yè)學(xué)校檔案管理工作,提高檔案管理工作效率有所幫助。

        1 當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

        1.1 檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

        當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案館(室)的管理方法滯后,有些依然還是手工作業(yè),文件立卷歸檔后,檔案管理人員還需要對其進(jìn)行加工處理,例如調(diào)整和編目,這種機(jī)械化的手工抄寫,不僅工作量大、時間長、效率低,而且跟限制了檔案的處理效率。這樣的管理方式,導(dǎo)致檔案管理人員無精力去有效開發(fā)和利用那些價值大的檔案資料,查閱檔案也由于管理方式之后,案卷頻繁調(diào)動,而導(dǎo)致檔案資料損傷嚴(yán)重,再加上檢索效率較低,從而降低了查找準(zhǔn)確率和查全率,在一定程度上限制了職業(yè)學(xué)校管理水平的提升。

        1.2 檔案材料收集難度較大

        職業(yè)學(xué)校檔案收集方法采用部門立卷后遞交到檔案館(室)進(jìn)行歸檔。然而有些部門的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員對檔案管理工作不注重,認(rèn)為部門立卷是部門工作的負(fù)擔(dān),一旦檔案管理部門催促時便用各種理由將其搪塞,或者采用漠然置之的態(tài)度。正是由于這些行為的存在,因此造成了歸檔立卷不及時,檔案材料積壓。有的文件由于保管不妥而殘缺不全。還有些部門領(lǐng)導(dǎo)為了自己方便使用文件而將歸檔文件長時間鎖在自己的抽屜中。另外檔案管理人員有有的屬于兼職,這些工作人員時常以本部門工作忙難以抽出時間為借口,拖延檔案收集工作,檔案館(室)多次催促下才慌忙整理,然而收集的檔案混亂無序、材料缺失嚴(yán)重和檔案材料重復(fù)率較高等等。

        1.3 檔案管理思想意識不到位

        職業(yè)學(xué)校在檔案管理過程中,檔案管理工作從來都是用起來重要,抓起來次要,忙起來不要,思想意識不夠。

        1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。有的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作漠不關(guān)心,認(rèn)為檔案管理工作不僅不能增強(qiáng)學(xué)校的效益和提升單位形象,而且需要投入大量的人力物力,所以對檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、隊(duì)伍建設(shè)、資金支持不注重、不探討、不解決,將其按照可有可無的工作對待。

        2、人員配備不到位。當(dāng)前,檔案管理工作人員配置都采用的是兼職制度,人員大多是是兼職人員,很少配備專職工作人員。兼職人員的素質(zhì)水平不一,檔案管理業(yè)務(wù)能力不強(qiáng),大多數(shù)時間都用在了處理本部門事務(wù),沒有集中精力干好檔案管理工作,檔案管理的材料不全,不及時歸檔,甚至常常出現(xiàn)干部檔案丟失的情形。

        2 職業(yè)學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新對策

        2.1 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),提高現(xiàn)代化管理水平

        檔案信息化構(gòu)建是社會信息化發(fā)展的必然趨勢,也是當(dāng)?shù)貦n案管理工作的主要內(nèi)容,是創(chuàng)新職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)。采用現(xiàn)代化管理方式來規(guī)劃檔案管理工作的實(shí)施計劃,不斷創(chuàng)新管理模式,從而推動職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)進(jìn)程。構(gòu)建職業(yè)學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),使檔案在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作,達(dá)到檔案管理動態(tài)管理[1]。

        2.2 加強(qiáng)人員配備,搞好檔案實(shí)施建設(shè)

        為了避免那些奠基性材料的缺失,職業(yè)學(xué)校檔案工作要實(shí)施統(tǒng)一保存和有效管理。首先必須任命思想意識高、責(zé)任心強(qiáng)、熟知學(xué)校工作、明白職教辦學(xué)理念、具有較好的政治素養(yǎng)和較好的專業(yè)能力的統(tǒng)治專門負(fù)責(zé),完善檔案管理人員崗位責(zé)任制、檔案管理機(jī)制、查閱制度、資料審核制度,嚴(yán)格按照規(guī)章辦事;其次,硬件設(shè)施是提高檔案管理水平的重點(diǎn),同時是確保檔案管理質(zhì)量的最好方法。需要專門設(shè)置檔案機(jī)構(gòu),教學(xué)檔案根據(jù)文書類型、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲譽(yù)類分別裝訂保管,配全六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬),保證檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范[2]。

        2.3 注重制度建設(shè),加大檔案規(guī)范化管理建設(shè)

        1、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、鑒別、歸檔、整理、安全、保密、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)檔案管理機(jī)制規(guī)定,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作有憑有據(jù)。

        2、完善《檔案管理歸檔機(jī)制》,要求檔案管理部門認(rèn)真學(xué)習(xí)、嚴(yán)格按照制度規(guī)定辦事、對檔案材料認(rèn)真進(jìn)行鑒定、審核,并檢查材料的完整性、手續(xù)完備,對不符合制度規(guī)定的應(yīng)補(bǔ)齊、補(bǔ)全手續(xù)后才能實(shí)行歸檔,從源頭上避免不合格材料的出現(xiàn)。

        綜上所述,職業(yè)學(xué)校檔案的管理是學(xué)校工作的主要構(gòu)成部分,學(xué)校的管理人員必須高度重視檔案管理工作。在創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作的同時也要為檔案管理創(chuàng)建更多有利的條件,學(xué)校檔案管理人員必須注重學(xué)習(xí),與時俱進(jìn),努力提升自身素養(yǎng),做好本質(zhì)工作,使得學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校的發(fā)展過程中發(fā)揮其自身重大作用。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王慧蓮,王莉.新形勢下中職醫(yī)學(xué)教育學(xué)校檔案管理工作的思考[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新,2010,7(31):167—168.

        [2]凌穗環(huán).淺談如何加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生襠案管理[J].廣東教育(職教版),2010(6):53—54.

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