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        檔案統(tǒng)計的意義和任務

        2013-10-14 14:56:55徐輝
        卷宗 2013年10期
        關(guān)鍵詞:任務意義

        徐輝

        摘 要:檔案統(tǒng)計是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象,在平時積累的登記數(shù)字的基礎(chǔ)上,通過從質(zhì)量、數(shù)量聯(lián)系中對數(shù)量進行觀察、研究和分析,以指數(shù)數(shù)字來揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其—般規(guī)律性。簡單地說,檔案統(tǒng)計就是以表格和數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作有關(guān)情況的工作。

        關(guān)鍵詞:檔案統(tǒng)計;意義;任務

        檔案統(tǒng)計是檔案工作具休業(yè)務之一,屬于基礎(chǔ)工作的一部分。它具有十分重要的意義。

        首先,檔案統(tǒng)計是檔案家業(yè)的一項重要基礎(chǔ)工作。它是了解和掌握檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段。

        統(tǒng)計是從數(shù)量方面綜合認識事物規(guī)律性的一種工具。事物的規(guī)律性屬于質(zhì)的范疇,統(tǒng)計是通過對事物的目的研究來認識其質(zhì)的一種方法。對檔案和檔案工作各個業(yè)務環(huán)節(jié),都應該進行統(tǒng)計,做到胸中有數(shù),而且檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié),也需要檔案統(tǒng)計長期地、系統(tǒng)地積累檔案統(tǒng)計資料,開展檔案管理研究和綜合分析,以進一步認識和掌握檔案工作的基本規(guī)律。檔案提供利用情況的統(tǒng)計資料,可以幫助我們健全和完善立卷歸檔制度,使收集的檔案更加完整齊全,防止丟失;可以促使我們改進案卷的質(zhì)量,并打開思路,編制更符合需要的檢索工具,以滿足利用者的多方面的需要;可以幫助我們做好檔案館(室)的設(shè)備購愛、安全保管的計劃安排等等。總之,可以為提高檔案的科學管理水平打下基礎(chǔ)。

        其次,檔案統(tǒng)計是制訂有關(guān)檔案工作的方針、政策和計劃并檢查其執(zhí)行情況的重要依據(jù)。檔案統(tǒng)計資料例形成,能夠比較準確地反映檔案部門的真實情況和檔案管理活勸的規(guī)律。檔案事業(yè)管理機關(guān)根據(jù)下級壓報送的檔案統(tǒng)計資料,可以了解列各檔案館保存的檔案數(shù)量多少,對某些不能適應四化建設(shè)需要的檔案館就會提出豐富儲藏的要求。上級業(yè)務主管部門可以通過上述方法,了解下級各機關(guān)檔案室確定的檔案保管期限是否正確,如發(fā)現(xiàn)永久保管的比重失調(diào),就會決定深入調(diào)查了解,檢查工作,并對如何正確地確定檔案保管期限進行必要的指導、幫助。檔案事業(yè)管理機關(guān)根據(jù)各單位報送的統(tǒng)計資料和反映可決定開放歷史檔案的方針、辦法,進一步滿足各方面內(nèi)愿望。所以說,檔案統(tǒng)計為保證上級決策的正確性和對所屬部門進行指導、監(jiān)督和檢查,提供可以參考與借鑒的依據(jù)。、

        最后,檔案統(tǒng)計還是對檔案事業(yè)發(fā)展實行監(jiān)督的有效工具。檔案統(tǒng)計除了上述的服務作用之外,還具有監(jiān)督作用。發(fā)揮檔案統(tǒng)計的監(jiān)督作用,可以了解和檢查檔案工作的方針、政策、規(guī)定的貫徹執(zhí)行情況,以保證國家的整體利益。發(fā)揮檔案統(tǒng)計的監(jiān)督作用,還可以了解和掌握檔案工作中的新情況、新問題,及時給予指導,并發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)典型,表揚先進,推動檔案事業(yè)健康地發(fā)展。

        檔案統(tǒng)計工作的任務是:以一個機關(guān)來說,要對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計,并按照規(guī)定向檔案業(yè)務管理機關(guān)報送檔案工作基本情況。從全國來說,要對檔案事業(yè)的水平、規(guī)模、布局、結(jié)構(gòu)、速度、比例關(guān)系等進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計整理、統(tǒng)計分析,為制定檔案工作方針,宏觀決策提供數(shù)據(jù)。它也可以為檢查工作,總結(jié)經(jīng)驗教訓,預測未來發(fā)展趨勢,提供豐富而又準確的統(tǒng)計資料。

        檔案統(tǒng)計工作可以分為四個步驟:選定檔案統(tǒng)計指標、進行檔案統(tǒng)計調(diào)查、檔案統(tǒng)計資料的整理和統(tǒng)計分析。

        檔案統(tǒng)計表現(xiàn)檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量方面,它是通過檔案統(tǒng)計指標來表現(xiàn)的。統(tǒng)計指標的確定是進行檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)。統(tǒng)計指標指的是要統(tǒng)計哪些項目,如檔案機構(gòu)數(shù)、檔案工作人員數(shù)、保存檔案數(shù)、利用檔案人次、卷次等;還有這些項目的具體數(shù)量表現(xiàn)。應當指出,并不是檔案工作中的任何數(shù)量表現(xiàn)都必須制訂相應的統(tǒng)計指標,要有計劃、有目的地進行選擇,要根據(jù)工作需要與任務來確定。

        確定檔案統(tǒng)計指標之后,就要進行統(tǒng)計調(diào)查。統(tǒng)計調(diào)查是按照預定的要求與確立的統(tǒng)計指標,采用科學的調(diào)查方法,有組織、有計劃地收集資料的過程。它的基本任務是取得大量的、原始的真實材料。統(tǒng)計調(diào)查是統(tǒng)計分析的前提。統(tǒng)計調(diào)查按進行調(diào)查的組織形式來看,有統(tǒng)計報表制度和專門調(diào)查兩種。

        以原始記錄為依據(jù),運用表格形式自下而上地系統(tǒng)地向各級領(lǐng)導部門提供基本的統(tǒng)計資料,形成制度,通常稱為統(tǒng)計報表制度。它的特點是:(1)有國家規(guī)定的統(tǒng)—的表格形式;(2)有全國統(tǒng)一的計算方法和計量單位;(3)規(guī)定統(tǒng)一的報送時間和程序。

        檔案統(tǒng)計資料收集上來以后,還要進行整理。統(tǒng)計資料的整理,就是根據(jù)已經(jīng)確定的檔案統(tǒng)計的任務、目的和要求,對統(tǒng)計調(diào)查所取得的各項統(tǒng)計資料進行加工與匯總,使之系統(tǒng)化,得出能反映現(xiàn)象總體特征的綜合資料;或?qū)σ鸭舆^工的統(tǒng)計資料(包括歷史資料)進行再加工。對統(tǒng)計資料進行整理后,將結(jié)果制成統(tǒng)計表。統(tǒng)計表是統(tǒng)計資料的重要表現(xiàn)形式。

        檔案統(tǒng)計分析,是對大量的經(jīng)過整理的資料進行分析研究,從而發(fā)現(xiàn)和總結(jié)出帶有典型性的經(jīng)驗教訓,以便進—步提高檔案工作的科學管理水平。從檔案工作發(fā)展需要來看,在統(tǒng)計分析方面,不僅要總結(jié)過去,還要兼顧預測未來,使檔案統(tǒng)計在服務與監(jiān)督兩方面發(fā)揮更大的作用。

        第一,不斷提高對檔案統(tǒng)計工作的認識,加強對檔案統(tǒng)計工作的領(lǐng)導,努力改革和完善檔案統(tǒng)計的制度和方法,逐步實現(xiàn)檔案統(tǒng)計制度化、標準化。

        第二,不斷充實檔案統(tǒng)計的內(nèi)容,逐步完善檔案統(tǒng)計指標體系。當前,要認真填寫年報,保證統(tǒng)計資料的準確性、及時性和科學性;堅持實事求是、認真負責的原則,防止虛報浮夸、敷衍草率的惡劣作風,高度重視統(tǒng)計質(zhì)量。

        第三,在做好平時原始登記的基礎(chǔ)上,科學地制訂統(tǒng)計表;努力學會對統(tǒng)計資料進行綜合、分析和研究,從中探索檔案工作的發(fā)展規(guī)律及趨向。

        參考文獻

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