楊建鋒 ，高 嶺 ，朱海陽

（1.西北大學(xué) 信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，陜西 西安 710069；2.西北大學(xué) 現(xiàn)代教育技術(shù)中心，陜西 西安 710069）

一、引言

一所高校的實驗室建設(shè)的投資，關(guān)系到教學(xué)科研水平提高和高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。而隨著國家在高校實驗室投入力度的加強，高校實驗室的管理工作變得更加繁重，管理也變得愈加復(fù)雜。為方便對實驗教學(xué)耗材等低值易耗品進行有效管理，建立一套科學(xué)化的信息化管理系統(tǒng)迫在眉睫。當前，國內(nèi)外有許多成熟的庫存管理系統(tǒng)，但是高昂的開發(fā)費用對于大部分高校的實驗室來說，是很難負擔的。因此，如何利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，采用開源的軟件及技術(shù)構(gòu)建實驗教學(xué)耗材庫存管理系統(tǒng)，克服高校實驗教學(xué)耗材手工申報、審批及領(lǐng)用管理模式的弊端，對高校實驗教學(xué)耗材進行科學(xué)規(guī)范的信息化管理，提高工作人員的工作效率和管理水平是高校實驗室管理工作亟待解決的課題之一。[1]

二、實驗教學(xué)耗材管理現(xiàn)狀

實驗教學(xué)耗材管理工作主要包括耗材的申請、審批和領(lǐng)用三個步驟，涉及多個部門的多個人員，傳統(tǒng)的手工為主的管理模式不僅效率低且容易出錯。以西北大學(xué)為例，在實驗教學(xué)耗材庫存管理系統(tǒng)未上線前，每年初由各個院系單位提交紙質(zhì)的耗材采購申請表，該申請表里包括需要采購的耗材、規(guī)格、數(shù)量等信息；各院系單位提交的申請表經(jīng)由實驗教學(xué)耗材管理部門資產(chǎn)設(shè)備管理處的工作人員匯總統(tǒng)計，并保存成excel表格形式，之后，該匯總表將提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；得到審批后的耗材清單將交由負責采購的工作人員，由他們與供貨商聯(lián)系、詢價，簽訂采購合同；合同簽訂后，耗材庫存管理人員根據(jù)耗材庫存情況，與供貨商聯(lián)系供貨，手工登記供貨庫存情況。需要領(lǐng)用耗材物品的教師等人往往是通過電話或者親自到實驗室倉庫進行詢問所需耗材，進行耗材的領(lǐng)??；領(lǐng)取耗材后，耗材庫存管理人員借助excel登記領(lǐng)用信息。這種傳統(tǒng)的手工管理模式下耗材的申請信息、審批信息及領(lǐng)用信息的統(tǒng)計和反饋速度慢，效率低下，無法滿足日益增長的管理需求，嚴重影響了高校實驗室管理水平的提高。

現(xiàn)階段國內(nèi)外已有很多成熟的庫存管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)實現(xiàn)對商品的訂購、入庫、出庫、庫存、財務(wù)、供應(yīng)商進行一體化的管理，包括的主要功能有入庫、出庫、收付款、商品資料、用戶信息和客戶信息、其他收入、支出管理，除此之外，往往還具有各種明細查詢和其他功能。[2]但這些成熟的庫存管理系統(tǒng)通常費用高、功能太多且復(fù)雜，并不適合高校實驗教學(xué)耗材管理，探索并建立一套功能完善并適合高校實驗教學(xué)耗材庫存管理的系統(tǒng)、提升實驗室管理水平勢在必行。

三、實驗教學(xué)耗材庫存管理系統(tǒng)設(shè)計

1.系統(tǒng)目標

通過對傳統(tǒng)的手工模式的高校實驗教學(xué)耗材庫存管理工作的調(diào)研分析，系統(tǒng)主要實現(xiàn)以下目標：

（1）靈活的用戶權(quán)限控制機制：能夠根據(jù)工作需要創(chuàng)建不同的用戶組，并且能靈活地為用戶分配相關(guān)權(quán)限，實現(xiàn)對用戶權(quán)限的控制。

（2）耗材采購申請：為各個院系單位提供提交耗材采購申請的接口。

（3）耗材采購審批：是管理者能夠?qū)Σ少徤暾堖M行審批。

（4）耗材采購：在通過審批的采購申請的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)具體耗材的采購。

（5）耗材入庫：在供貨商供貨后，實現(xiàn)耗材的入庫工作。

（6）耗材供應(yīng)：實現(xiàn)耗材庫存查詢、領(lǐng)用、退貨等功能。

（7）庫存統(tǒng)計：實現(xiàn)現(xiàn)有庫存的統(tǒng)計、供應(yīng)統(tǒng)計、入庫統(tǒng)計以及耗材領(lǐng)用綜合統(tǒng)計等庫存統(tǒng)計信息。

2.系統(tǒng)功能設(shè)計

為實現(xiàn)以上設(shè)定的系統(tǒng)目標，高校實驗教學(xué)耗材庫存管理系統(tǒng)應(yīng)具有系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)信息管理、物品采購管理、物品入庫管理、物品供應(yīng)管理、庫存管理和統(tǒng)計報表等功能，功能結(jié)構(gòu)設(shè)計如圖1所示：

圖1 實驗教學(xué)耗材庫存管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

3.系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計

為實現(xiàn)以上設(shè)定的系統(tǒng)功能，高校實驗教學(xué)耗材庫存管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫的ER關(guān)系設(shè)計如圖2所示。

4.開發(fā)及運行環(huán)境

該實驗教學(xué)耗材庫存管理系統(tǒng)采用開源免費的Linux操作系統(tǒng)Linux redhat AS5、Web服務(wù)器Apache2、數(shù)據(jù)庫MySQL5、編程語言 PHP5、后端開發(fā)框架ThinkPHP、前端開發(fā)框架DWZ進行構(gòu)建，系統(tǒng)構(gòu)建成本低，通過采用ThinkPHP+DWZ框架技術(shù)，可提高開發(fā)速度，并使系統(tǒng)具有良好的擴展性。[3,4,5]

四、實驗教學(xué)耗材庫存管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

1.系統(tǒng)管理

圖2 實驗教學(xué)耗材庫存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫ER圖

系統(tǒng)管理功能通過用戶權(quán)限管理、全局配置管理、批量數(shù)據(jù)導(dǎo)入和系統(tǒng)日志等具體功能為系統(tǒng)提供了安全可靠的基礎(chǔ)。

（1）用戶權(quán)限管理

具有用戶信息、角色、節(jié)點管理三大功能。其中節(jié)點管理實現(xiàn)對系統(tǒng)功能權(quán)限節(jié)點的增刪改查操作；用戶信息管理實現(xiàn)對系統(tǒng)用戶的增刪改查操作；角色管理實現(xiàn)根據(jù)現(xiàn)實需求進行用戶組的劃分，并為用戶組分配相應(yīng)的權(quán)限節(jié)點的功能，以西北大學(xué)為例，實際使用中把用戶分成了系統(tǒng)管理員、庫管、領(lǐng)導(dǎo)和教師四類用戶組，并為不同的用戶組賦予不同的權(quán)限，實現(xiàn)靈活的權(quán)限控制功能。

（2）全局配置管理

實現(xiàn)對系統(tǒng)名稱、網(wǎng)址、是否允許教師注冊等全局的配置操作。

（3）批量數(shù)據(jù)導(dǎo)入

實現(xiàn)將傳統(tǒng)手工模式下生成的excel格式的歷史數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入，減少數(shù)據(jù)錄入工作量。

2.基礎(chǔ)信息管理

在系統(tǒng)管理功能的基礎(chǔ)上，本系統(tǒng)通過單位、倉庫、物品、供應(yīng)商、經(jīng)費類型管理等具體功能實現(xiàn)了對實驗教學(xué)耗材庫存管理系統(tǒng)涉及的相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的增加、刪除、編輯和查詢等管理。

特別需要指出的是，單位信息主要指的是要領(lǐng)用耗材的人員所在單位信息。倉庫則是為了將種類繁多的耗材進行分類，各個高?？梢愿鶕?jù)所涉及的耗材實際情況進行倉庫分類，在西北大學(xué)該系統(tǒng)的實際運行中，將倉庫分為危品類、綜合類和普試劑三個倉庫。物品則是耗材的基礎(chǔ)信息管理，實現(xiàn)對物品的規(guī)范化管理。供應(yīng)商是耗材的供應(yīng)商，通常為簽約商。經(jīng)費類型是為了領(lǐng)用人耗材經(jīng)費類型的規(guī)范化管理，便于統(tǒng)計報表生成。

3.物品采購

在實現(xiàn)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理的基礎(chǔ)之上，物品采購功能實現(xiàn)各個院系單位耗材申請?zhí)峤弧徟昂牟牟少徆ぷ鳎渲饕ú少徲媱澓筒少徆芾韮纱蠊δ苣K。

（1）采購計劃：實現(xiàn)耗材申請、審批功能。通過采購計劃管理功能可隨時了解院系單位耗材采購的需求，并及時進行審批，形成最終的耗材采購計劃。

（2）采購管理：實現(xiàn)對通過審批采購計劃的耗材的采購管理。該功能通常分配給庫管，由庫管根據(jù)耗材庫存狀態(tài)，隨時向供應(yīng)商進行耗材采購，使各類耗材保持一定的庫存狀態(tài)。

4.物品入庫管理

在物品采購的基礎(chǔ)上，供應(yīng)商會根據(jù)物品采購要求將耗材運送到實驗室倉庫，物品入庫管理功能就是實現(xiàn)對采購的耗材進行入庫登記管理。通過入庫信息功能可以查看每次入庫的信息；物品入庫功能可以實現(xiàn)將耗材入庫；詳細入庫信息功能實現(xiàn)以每件耗材為單位的入庫詳細信息；退庫信息功能實現(xiàn)對有問題耗材退貨的信息處理。

5.物品供應(yīng)管理

在耗材通過物品入庫管理功能進行入庫操作后，物品供應(yīng)管理功能實現(xiàn)耗材出庫，也就是耗材領(lǐng)用的操作，具體界面如圖3所示。

圖3 物品供應(yīng)管理界面

物品供應(yīng)管理通過物品供應(yīng)功能實現(xiàn)耗材領(lǐng)用；通過物品供應(yīng)信息功能查看每次耗材的領(lǐng)用信息；通過物品供應(yīng)詳細信息功能查看每件耗材的領(lǐng)用信息；通過退貨信息功能查看領(lǐng)用人退回來的耗材信息。同時，還通過待執(zhí)行供應(yīng)信息功能及紅色背景標識功能提供便捷的提醒服務(wù)。

6.物品庫存管理

通過以上五大功能實現(xiàn)了耗材申請、審批和領(lǐng)用的核心工作流程，物品庫存管理功能則實現(xiàn)對耗材庫存狀態(tài)及時反饋，實現(xiàn)耗材庫存查詢、耗材報警信息、損耗信息等功能，其界面如圖4所示。

圖4 物品庫存管理界面

7.統(tǒng)計管理

統(tǒng)計管理功能在以上六大功能的基礎(chǔ)上，對耗材的入庫、領(lǐng)用等信息進行統(tǒng)計，為管理者提供決策支持。統(tǒng)計功能主要有物質(zhì)領(lǐng)用綜合統(tǒng)計、物質(zhì)領(lǐng)用明細統(tǒng)計、庫存綜合統(tǒng)計、庫存明細統(tǒng)計、物質(zhì)入庫綜合統(tǒng)計、物質(zhì)入庫明細統(tǒng)計。

五、小結(jié)

本文所研究的實驗教學(xué)耗材管理系統(tǒng)主要針對高校實驗教學(xué)耗材申報、審批、領(lǐng)用這一個工作流程。在互聯(lián)網(wǎng)時代，使用計算機網(wǎng)絡(luò)來進行實驗教學(xué)耗材的管理已成為必然。通過計算機網(wǎng)絡(luò)使各部門的工作人員相互協(xié)作，免去了傳統(tǒng)教學(xué)耗材申報審批的復(fù)雜與煩瑣，并且申報數(shù)據(jù)的信息化存儲，相比原先紙質(zhì)保存實驗教學(xué)耗材數(shù)據(jù)具有很多的優(yōu)點，不僅查找方便而且可以存儲大量數(shù)據(jù)，便于決策分析。[1]

該系統(tǒng)自2012年在西北大學(xué)正式投入使用以來，改善了西北大學(xué)現(xiàn)有的實驗教學(xué)耗材管理工作，提高了工作人員工作效率的同時，為西北大學(xué)的實驗室管理規(guī)范化及智能化做出了應(yīng)有的貢獻。

[1]張亦聰.實驗教學(xué)耗材管理系統(tǒng)[D].吉林大學(xué),2012.

[2]http://baike.baidu.com/view/1456654.htm.

[3]http://baike.baidu.com/view/365086.htm.

[4]http://baike.baidu.com/view/908071.htm.

[5]http://baike.baidu.com/view/3734307.htm.