陳秋媛，黃俊平，劉明利

（北京大學(xué) 研究生院，北京 100871）

一、研究背景

校園管理信息系統(tǒng) （Management Information System，MIS）是校園信息化建設(shè)中的重要組成部分之一，它可以通過(guò)校園網(wǎng)將多種校園管理事務(wù)整合為一個(gè)綜合性系統(tǒng)，不僅可以滿(mǎn)足學(xué)校日常行政辦公、財(cái)務(wù)管理、人員管理和學(xué)生管理等方面的要求，同時(shí)也可以有效實(shí)現(xiàn)校內(nèi)各管理部門(mén)與教學(xué)部門(mén)之間的信息交流和共享，提高整個(gè)學(xué)校的管理效率。2004年的一項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：在被調(diào)查國(guó)內(nèi)高校中，目前平均已有58.3%的高校開(kāi)始使用校園管理信息系統(tǒng)，計(jì)劃在今后2～3年內(nèi)使用的高校平均比例也達(dá)到37.4%。越來(lái)越多高校意識(shí)到了校園信息化建設(shè)過(guò)程中MIS的重要性，正在逐步加強(qiáng)這方面的建設(shè)。[1]MIS與高校發(fā)展的關(guān)系越來(lái)越密切。

2006年，教育部在全國(guó)3所高校開(kāi)展培養(yǎng)機(jī)制改革試點(diǎn)工作，第二年北京大學(xué)作為第二批試點(diǎn)單位開(kāi)始改革。獎(jiǎng)助工作是研究生培養(yǎng)機(jī)制改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此，從當(dāng)年開(kāi)始，北京大學(xué)開(kāi)始基于北京大學(xué)學(xué)生綜合信息服務(wù)系統(tǒng)，致力于研究生獎(jiǎng)助信息系統(tǒng)的建設(shè)。系統(tǒng)作為北京大學(xué)學(xué)生綜合信息管理服務(wù)系統(tǒng)的子系統(tǒng)之一，經(jīng)過(guò)三年的建設(shè)，于2010年5月正式上線(xiàn)。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和建設(shè)中，始終秉承“服務(wù)工作，優(yōu)化流程”的理念，嚴(yán)格管理經(jīng)費(fèi)流向，明確記錄獎(jiǎng)助信息，逐漸優(yōu)化發(fā)放程序。在信息服務(wù)系統(tǒng)的輔助下，北京大學(xué)營(yíng)造了良好的制度環(huán)境和管理環(huán)境，系統(tǒng)建設(shè)推動(dòng)了全方位、多層次的研究生獎(jiǎng)助體系的建立和完善，研究生獎(jiǎng)助工作幾年來(lái)取得了很大進(jìn)展，進(jìn)而推進(jìn)了研究生培養(yǎng)機(jī)制改革。

二、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)

獎(jiǎng)助系統(tǒng)與其他研究生管理系統(tǒng)的不同之處在于，基本上講，它對(duì)于流程的控制較少。相反地，如培養(yǎng)過(guò)程、學(xué)位授予工作的中間環(huán)節(jié)需要審定的節(jié)點(diǎn)較多，各環(huán)節(jié)之間存在互相制約的情況。獎(jiǎng)助信息系統(tǒng)最根本和關(guān)鍵的問(wèn)題則是經(jīng)費(fèi)和獎(jiǎng)助信息的準(zhǔn)確記錄和經(jīng)費(fèi)流向的嚴(yán)格控制。因此，系統(tǒng)在設(shè)計(jì)建設(shè)中充分考慮了需求的特點(diǎn)，并結(jié)合這些特點(diǎn)和工作需求設(shè)計(jì)了功能。學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金管理系統(tǒng)根據(jù)管理工作流程主要分為研究生院和院系兩個(gè)用戶(hù)端，二者有不同的界面和功能劃分。

1.研究生院用戶(hù)端

系統(tǒng)分為經(jīng)費(fèi)管理、發(fā)放結(jié)余管理、學(xué)費(fèi)信息維護(hù)、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放與調(diào)整、延期研究生獎(jiǎng)學(xué)金管理、提前畢業(yè)研究生獎(jiǎng)學(xué)金管理、校長(zhǎng)獎(jiǎng)學(xué)金管理，同時(shí)還包括發(fā)放記錄導(dǎo)出、以及學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金信息查詢(xún)。歸納起來(lái)主要有經(jīng)費(fèi)管理、獎(jiǎng)學(xué)金管理（含獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定管理和獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放與調(diào)整）、信息查詢(xún)等三大部分，其中獎(jiǎng)學(xué)金管理中從獎(jiǎng)學(xué)金涵蓋的內(nèi)容方面講，還包括學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金、提前畢業(yè)研究生和延期研究生的獎(jiǎng)學(xué)金管理。下面將就系統(tǒng)的三項(xiàng)主要功能進(jìn)行介紹,其如圖所示。

圖 系統(tǒng)功能介紹

（1）經(jīng)費(fèi)管理

培養(yǎng)機(jī)制改革的經(jīng)費(fèi)來(lái)源多樣，“經(jīng)費(fèi)信息維護(hù)”用于記錄各項(xiàng)研究生培養(yǎng)機(jī)制改革經(jīng)費(fèi)收入及相關(guān)財(cái)務(wù)基本信息，獎(jiǎng)學(xué)金經(jīng)費(fèi)預(yù)算用于錄入各院系各年度的獎(jiǎng)學(xué)金基本經(jīng)費(fèi)預(yù)算；院系補(bǔ)充經(jīng)費(fèi)用于記錄院系在學(xué)校預(yù)算外增加獎(jiǎng)學(xué)金經(jīng)費(fèi)的情況；額外下?lián)芙?jīng)費(fèi)用于記錄學(xué)校在院系基本經(jīng)費(fèi)預(yù)算基礎(chǔ)上對(duì)于特殊招生項(xiàng)目的額外撥款以及對(duì)院系的獎(jiǎng)勵(lì)撥款等；獎(jiǎng)學(xué)金經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)，可以統(tǒng)計(jì)出各年度在統(tǒng)計(jì)當(dāng)日或年末時(shí)點(diǎn)全校經(jīng)費(fèi)支出金額、預(yù)算金額、賬面余額等經(jīng)費(fèi)運(yùn)行情況。獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放結(jié)余管理用于分配各院系獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放結(jié)余的經(jīng)費(fèi)，根據(jù)實(shí)際情況判斷經(jīng)費(fèi)是否歸院系使用抑或收歸學(xué)校重新分配。學(xué)費(fèi)管理模塊主要用于標(biāo)記研究生的學(xué)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)校學(xué)費(fèi)收入的分配標(biāo)準(zhǔn)等。

（2）獎(jiǎng)學(xué)金管理

獎(jiǎng)學(xué)金是目前數(shù)據(jù)量最大的一項(xiàng)工作，功能也最為復(fù)雜。獎(jiǎng)學(xué)金管理包括獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、發(fā)放與調(diào)整。這也是日常獎(jiǎng)學(xué)金管理中最重要的一些功能。獎(jiǎng)學(xué)金管理從獎(jiǎng)學(xué)金項(xiàng)目角度，又分為學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金管理、延長(zhǎng)期獎(jiǎng)學(xué)金管理和提前畢業(yè)研究生獎(jiǎng)學(xué)金管理等三個(gè)功能模塊。

獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定。獎(jiǎng)學(xué)金的具體評(píng)定由院系完成，研究生院主要負(fù)責(zé)準(zhǔn)備新生數(shù)據(jù)，將新生數(shù)據(jù)由研究生招生系統(tǒng)導(dǎo)入獎(jiǎng)學(xué)金管理系統(tǒng)新生臨時(shí)表，以供使用。然后，研究生院根據(jù)新生基本信息甄別出新生是否為研究生培養(yǎng)機(jī)制改革政策所涵蓋，研究生所繳納學(xué)費(fèi)是否作為研究生培養(yǎng)機(jī)制改革經(jīng)費(fèi)來(lái)源，以及研究生是否具有獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定資格。獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定資格和學(xué)費(fèi)分配方式的屬性在研究生整個(gè)基本學(xué)習(xí)年限內(nèi)都是保持不變的。院系評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金結(jié)束后，研究生院對(duì)院系基本評(píng)定原則和獎(jiǎng)學(xué)金經(jīng)費(fèi)是否超支進(jìn)行審核。獎(jiǎng)學(xué)金一經(jīng)審核，院系即無(wú)權(quán)限再做修改，研究生院可以進(jìn)行相關(guān)后續(xù)操作。為了處理在獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定正常程序之后由復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)引起的獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定，同時(shí)還設(shè)有新增獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定功能。至此，在校生獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定程序結(jié)束，新生獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定后還須通過(guò) “新生獎(jiǎng)學(xué)金信息入庫(kù)”功能將所有新生獎(jiǎng)學(xué)金數(shù)據(jù)由新生臨時(shí)表轉(zhuǎn)入在校生正式表。

獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放。獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定后進(jìn)入發(fā)放過(guò)程。評(píng)定過(guò)程的時(shí)間要求很緊，往往都是在同一時(shí)段內(nèi)完成；發(fā)放時(shí)間也是相對(duì)固定的，但由于出國(guó)、學(xué)籍異動(dòng)、未按時(shí)注冊(cè)等情況，獎(jiǎng)學(xué)金的發(fā)放狀態(tài)和發(fā)放余額總是處在不斷調(diào)整中，需要日常維護(hù)，一學(xué)期也有多次補(bǔ)發(fā)獎(jiǎng)學(xué)金。北大的學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金先用來(lái)統(tǒng)一支付研究生的學(xué)費(fèi)，這部分功能稱(chēng)為學(xué)費(fèi)沖抵，反之還有撤銷(xiāo)學(xué)費(fèi)沖抵功能，均由研究生院操作。對(duì)于獎(jiǎng)學(xué)金日常維護(hù)部分，可以調(diào)整獎(jiǎng)學(xué)金等級(jí)、發(fā)放余額、發(fā)放狀態(tài)（正常與停發(fā)）。與發(fā)放相關(guān)的功能方面，獎(jiǎng)學(xué)金批量發(fā)放用于進(jìn)行大批量的獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放，對(duì)于因異常情況而錯(cuò)過(guò)正常批量發(fā)放者，進(jìn)行補(bǔ)發(fā)處理。每次補(bǔ)發(fā)，可以選擇進(jìn)行對(duì)比的年月，系統(tǒng)自動(dòng)按所選年月進(jìn)行比對(duì)，對(duì)于在被比對(duì)年月無(wú)發(fā)放記錄者進(jìn)行發(fā)放。

對(duì)于發(fā)錯(cuò)或者多發(fā)者，其中生成系統(tǒng)發(fā)放記錄但是財(cái)務(wù)部尚未實(shí)際轉(zhuǎn)卡發(fā)放者，可以在系統(tǒng)內(nèi)“撤銷(xiāo)獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放”；而對(duì)財(cái)務(wù)部已經(jīng)發(fā)放者，可以生成財(cái)務(wù)扣費(fèi)單，由學(xué)生持扣費(fèi)單去財(cái)務(wù)部繳費(fèi)，之后持回執(zhí)“生成獎(jiǎng)學(xué)金扣費(fèi)明細(xì)”。一經(jīng)生成明細(xì)，此筆退費(fèi)即成功。

（3）查詢(xún)功能

系統(tǒng)同時(shí)附有強(qiáng)大的查詢(xún)和報(bào)表功能,包括預(yù)算經(jīng)費(fèi)信息查詢(xún)、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定信息查詢(xún)、獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放信息查詢(xún)，財(cái)務(wù)應(yīng)繳學(xué)費(fèi)名單查詢(xún)、獎(jiǎng)學(xué)金調(diào)整信息查詢(xún)。查詢(xún)和報(bào)表功能保證了日常信息的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)需求，便于及時(shí)了解經(jīng)費(fèi)、獎(jiǎng)學(xué)金運(yùn)行情況，以及統(tǒng)計(jì)近些年獎(jiǎng)學(xué)金相關(guān)的各類(lèi)數(shù)據(jù)。

2.院系用戶(hù)端

院系用戶(hù)主要是指院系管理獎(jiǎng)學(xué)金的教務(wù)老師等。院系用戶(hù)功能較為簡(jiǎn)單，主要分為獎(jiǎng)學(xué)金相關(guān)操作和查詢(xún)兩項(xiàng)功能。獎(jiǎng)學(xué)金操作包括獎(jiǎng)學(xué)金等級(jí)金額維護(hù)、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定和新生獎(jiǎng)學(xué)金通知書(shū)打印三項(xiàng)功能。首先院系教務(wù)老師在獎(jiǎng)學(xué)金等級(jí)金額維護(hù)中，錄入本院系不同年度、各年級(jí)、不同研究生類(lèi)別（碩士生、博士生）各獎(jiǎng)學(xué)金等級(jí)所對(duì)應(yīng)的金額，即制定獎(jiǎng)學(xué)金標(biāo)準(zhǔn)。各學(xué)院可以根據(jù)經(jīng)費(fèi)和自身情況制定自身的獎(jiǎng)學(xué)金設(shè)置方案。獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定功能用于學(xué)院教務(wù)給每個(gè)享有獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定資格的研究生個(gè)體標(biāo)記某一年度的學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金等級(jí)、金額信息。教務(wù)老師可以查看本院系按年度、年級(jí)、研究生類(lèi)別不同研究生的獎(jiǎng)學(xué)金經(jīng)費(fèi)情況，點(diǎn)擊每條經(jīng)費(fèi)信息即可分別看到該部分研究生的名單，從而錄入其獎(jiǎng)學(xué)金信息。獎(jiǎng)學(xué)金查詢(xún)功能中包括獎(jiǎng)學(xué)金經(jīng)費(fèi)預(yù)算信息查詢(xún)、評(píng)定信息查詢(xún)、發(fā)放信息查詢(xún)?nèi)?xiàng)功能。

三、系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

1.分級(jí)管理，責(zé)權(quán)分明

北大的研究生獎(jiǎng)助管理工作依托于“研究生院——院系”兩個(gè)層級(jí)進(jìn)行管理，同時(shí)又與研究生本人息息相關(guān)，因此獎(jiǎng)助管理系統(tǒng)充分考慮到各個(gè)用戶(hù)的需求，根據(jù)管理職責(zé)和特點(diǎn)對(duì)不同用戶(hù)設(shè)計(jì)了各自的管理功能。院系用戶(hù)維護(hù)本單位的學(xué)生信息，研究生院則對(duì)各院系總體情況進(jìn)行管理。院系負(fù)責(zé)本單位研究生獎(jiǎng)學(xué)金的評(píng)定，研究生院對(duì)各學(xué)院的總體經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審核。這里體現(xiàn)了分層管理的理念，既提高了工作效率，也增強(qiáng)了各方的責(zé)任心和積極性，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在獎(jiǎng)學(xué)金和經(jīng)費(fèi)的管理中，經(jīng)費(fèi)準(zhǔn)確和使用安全是第一要?jiǎng)?wù)。

2.全過(guò)程管理，提高效率

獎(jiǎng)助管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了研究生獎(jiǎng)助金經(jīng)費(fèi)預(yù)算、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定資格和學(xué)費(fèi)收入分配方式的標(biāo)記、獎(jiǎng)學(xué)金的評(píng)定、獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放狀態(tài)、金額的調(diào)整，獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放和補(bǔ)發(fā)等功能。所有的功能都與實(shí)際管理緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了日常管理所需的所有功能，四年來(lái)，系統(tǒng)運(yùn)行良好，大大提高了院系和研究生院的工作效率。

3.經(jīng)費(fèi)統(tǒng)管，收支明確

研究生培養(yǎng)機(jī)制改革，經(jīng)費(fèi)是調(diào)控各種資源、調(diào)動(dòng)各方積極性的有力杠桿，為了保證經(jīng)費(fèi)的蓄水池有源源不絕的經(jīng)費(fèi)流入，北京大學(xué)在改革之初即頒布了《北京大學(xué)研究生獎(jiǎng)助金資金來(lái)源和使用管理辦法》，規(guī)定“研究生獎(jiǎng)助金的主要資金來(lái)源是：國(guó)家財(cái)政撥款、學(xué)校專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、社會(huì)捐助、院系自籌經(jīng)費(fèi)和導(dǎo)師科研經(jīng)費(fèi)等”，其中院系自籌經(jīng)費(fèi)和導(dǎo)師科研經(jīng)費(fèi)是國(guó)家、學(xué)校撥款的有益補(bǔ)充，也是對(duì)院系、導(dǎo)師和研究生的激勵(lì)。獎(jiǎng)助系統(tǒng)詳細(xì)記錄各院系、各年度、各年級(jí)、各類(lèi)別的研究生獎(jiǎng)助金經(jīng)費(fèi)的預(yù)算額度，可自動(dòng)計(jì)算各種經(jīng)費(fèi)的實(shí)際使用情況。明確了經(jīng)費(fèi)的使用情況和路徑，激勵(lì)了院系和導(dǎo)師使用經(jīng)費(fèi)提高本單位資助水平的目的，將獎(jiǎng)助工作的調(diào)控作用、杠桿作用充分發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了將年度經(jīng)費(fèi)結(jié)余滾動(dòng)至下一年度的功能，有利于院系對(duì)各年度經(jīng)費(fèi)統(tǒng)籌使用，也提高了院系和導(dǎo)師針對(duì)院系實(shí)際情況制定獎(jiǎng)助方案的積極性。

4.數(shù)據(jù)共享，信息聯(lián)動(dòng)

獎(jiǎng)助系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享。研究生獎(jiǎng)助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與學(xué)校多個(gè)管理系統(tǒng)的信息共享，如研究生招生系統(tǒng)、培養(yǎng)信息管理系統(tǒng)、迎新系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等。從工作的內(nèi)在聯(lián)系上，研究生獎(jiǎng)助工作與研究生招生、培養(yǎng)、學(xué)位等多方面息息相關(guān)，學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金的管理也涉及到研究生的學(xué)費(fèi)、學(xué)籍狀態(tài)、在校學(xué)習(xí)狀態(tài)、導(dǎo)師等各項(xiàng)信息。因此信息共享能夠極大地提高管理效率和保證數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)系統(tǒng)的信息共享也為研究生隨時(shí)了解自己的各項(xiàng)相關(guān)信息提供了一個(gè)很好的平臺(tái)。例如，獎(jiǎng)助學(xué)金的發(fā)放與研究生的注冊(cè)狀態(tài)有關(guān)，對(duì)于未完成注冊(cè)的研究生，獎(jiǎng)助系統(tǒng)中會(huì)自動(dòng)顯示這些研究生的注冊(cè)狀態(tài)，獎(jiǎng)助管理者即可調(diào)整其獎(jiǎng)助金發(fā)放狀態(tài)。這避免了紙質(zhì)信息材料的傳遞，為電子化、無(wú)紙化辦公打下了基礎(chǔ)。

四、系統(tǒng)運(yùn)行的積極效果

1.大大提高了工作效率

新系統(tǒng)的投入對(duì)研究生獎(jiǎng)助管理工作具有重要意義。新系統(tǒng)以數(shù)據(jù)記錄為核心，獎(jiǎng)學(xué)金信息更加安全、透明、準(zhǔn)確，工作流程趨于規(guī)范；系統(tǒng)以“服務(wù)工作”為理念，充分考慮了研究生院和院系教務(wù)老師的實(shí)際需求，設(shè)計(jì)靈活，可以處理特殊情況。系統(tǒng)在一定程度上緩解了教務(wù)老師的工作壓力，提高了工作效率。

2.調(diào)動(dòng)了各方的積極性

在系統(tǒng)的支持下，各院系獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放節(jié)余可以在不同學(xué)年度內(nèi)進(jìn)行分配，因此各院系可以根據(jù)自身情況對(duì)幾個(gè)年度的獎(jiǎng)學(xué)金額度進(jìn)行調(diào)整，提高了院系的積極性。獎(jiǎng)學(xué)金的動(dòng)態(tài)評(píng)定也增強(qiáng)了研究生的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和對(duì)學(xué)業(yè)、科研的熱情和積極性。

3.促進(jìn)了研究生管理的規(guī)范化

根據(jù)《北京大學(xué)研究生學(xué)籍管理實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，“每學(xué)期開(kāi)學(xué)時(shí)，研究生應(yīng)當(dāng)按學(xué)校規(guī)定的日期返校，持研究生學(xué)生證到學(xué)院（系、所、中心）辦理注冊(cè)手續(xù)?！钡?，學(xué)生不按期辦理注冊(cè)手續(xù)的現(xiàn)象還比較多。研究生的獎(jiǎng)助金根據(jù)研究生注冊(cè)情況進(jìn)行發(fā)放，對(duì)未按時(shí)注冊(cè)者學(xué)校將暫停發(fā)放其獎(jiǎng)助金直至其注冊(cè)。同時(shí)，由于獎(jiǎng)助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與學(xué)籍管理系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)，研究生的注冊(cè)狀態(tài)實(shí)時(shí)更新，因此研究生院可以根據(jù)最新的注冊(cè)狀態(tài)發(fā)放獎(jiǎng)學(xué)金。研究生意識(shí)到注冊(cè)狀態(tài)對(duì)獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放的直接影響，因此積極按規(guī)定注冊(cè)，注冊(cè)率顯著提高。

4.保障了研究生培養(yǎng)機(jī)制改革各項(xiàng)新舉措的順利實(shí)施

實(shí)現(xiàn)了調(diào)控計(jì)劃經(jīng)費(fèi)的管理。2007年實(shí)行培養(yǎng)機(jī)制改革后，博士生基本招生計(jì)劃中的5%確定為調(diào)控招生計(jì)劃，科研經(jīng)費(fèi)特別是國(guó)家重大課題經(jīng)費(fèi)充足的導(dǎo)師可以以科研經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)調(diào)控招生計(jì)劃。調(diào)控招生計(jì)劃改變了多年不變的招生結(jié)構(gòu)，既使研究生這一資源流向培養(yǎng)條件更為優(yōu)越的學(xué)科、導(dǎo)師，又為研究生籌措了更多的獎(jiǎng)助經(jīng)費(fèi)，實(shí)現(xiàn)了資源的流動(dòng)和合理配置，也調(diào)整了導(dǎo)師、研究生與經(jīng)費(fèi)三者之間的關(guān)系。調(diào)控計(jì)劃工作的最關(guān)鍵點(diǎn)就是經(jīng)費(fèi)的管理，而系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)上不僅可以記錄調(diào)控招生計(jì)劃的來(lái)源，還可以將其作為經(jīng)費(fèi)來(lái)源，直接轉(zhuǎn)給學(xué)院，做到了經(jīng)費(fèi)管理的透明，保護(hù)了導(dǎo)師的積極性。

保障了各種資助方案的順利實(shí)施。研究生培養(yǎng)機(jī)制改革試點(diǎn)工作以來(lái)，北京大學(xué)逐步建立和完善了“以學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金和助研崗位為基礎(chǔ)、以助教崗位和專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)學(xué)金為補(bǔ)充、以調(diào)控招生計(jì)劃為特點(diǎn)”的全方位、多層次、相互補(bǔ)充的研究生獎(jiǎng)助體系。研究生獎(jiǎng)助系統(tǒng)主要包含學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金、助研津貼、助教津貼、調(diào)控計(jì)劃和專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)學(xué)金管理等五大模塊。其中，學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金管理模塊，涵蓋學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金經(jīng)費(fèi)管理、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放與調(diào)整、延期學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金管理、信息查詢(xún)、發(fā)放結(jié)余管理等近60個(gè)功能。學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金、助教、助研、校長(zhǎng)獎(jiǎng)學(xué)金、延長(zhǎng)期博士生獎(jiǎng)學(xué)金等項(xiàng)目都在系統(tǒng)功能中得以實(shí)現(xiàn)，并且結(jié)合實(shí)際工作需要，部分項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)了研究生院與院系兩級(jí)管理。系統(tǒng)建設(shè)與項(xiàng)目實(shí)施緊密結(jié)合，為工作提供了極大便利，保證了項(xiàng)目的正常運(yùn)行。

五、目前系統(tǒng)的局限性

1.功能有限

研究生獎(jiǎng)助系統(tǒng)的其他功能模塊仍在建設(shè)中，尚未上線(xiàn)。目前助教、助研、調(diào)控招生計(jì)劃、專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)學(xué)金等功能模塊還沒(méi)有建成，一部分工作還需要手工完成。工作效率尚需進(jìn)一步提高。

2.未開(kāi)通學(xué)生功能

目前,所有功能均只在學(xué)校、院系層面，沒(méi)有開(kāi)通給研究生。系統(tǒng)下一階段的建設(shè)應(yīng)該將一些基本信息向研究生開(kāi)放，使研究生可以查詢(xún)到自己每一學(xué)年度的獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、發(fā)放、交費(fèi)信息和獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放記錄等。

3.尚未做到與校內(nèi)其他資助的信息共享

目前，研究生獲得資助的途徑是多渠道的，如教育基金會(huì)、學(xué)生工作部、學(xué)生資助中心等等，所有信息并未得到整合。因此，今后應(yīng)將所有資助信息都錄入、存儲(chǔ)在同一個(gè)信息平臺(tái)上，增強(qiáng)信息共享，這也將有利于獎(jiǎng)助資源更為公平的分配。

六、若干建議

1.獎(jiǎng)助管理工作應(yīng)以獎(jiǎng)助信息系統(tǒng)建設(shè)為先

獎(jiǎng)助管理工作在研究生教育中，管理過(guò)程中涉及的信息量大、數(shù)據(jù)龐雜，獎(jiǎng)學(xué)金經(jīng)費(fèi)動(dòng)輒過(guò)億，關(guān)系到研究生、導(dǎo)師和院系多方的切身利益，不容出錯(cuò)。因此，為了將研究生獎(jiǎng)助工作做好，建設(shè)功能強(qiáng)大的獎(jiǎng)助信息系統(tǒng)是第一步，這是獎(jiǎng)助工作順利運(yùn)行的基本保障。

2.獎(jiǎng)助信息管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)以工作為先、以人為本

獎(jiǎng)助系統(tǒng)的建設(shè)只是北京大學(xué)信息系統(tǒng)建設(shè)的一個(gè)組成部分，獎(jiǎng)助系統(tǒng)以至于其他系統(tǒng)的建設(shè)都要本著“工作為先、以人為本、協(xié)同發(fā)展”的思路。所謂“以工作為先、以人為本”，即系統(tǒng)建設(shè)要服務(wù)于工作、服務(wù)于此項(xiàng)工作的相關(guān)人員，并要根據(jù)工作和管理人員需求的變化而不斷修改和調(diào)整。這就要求在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中要培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、信息化水平高的人才隊(duì)伍[2]，在系統(tǒng)的使用和日常維護(hù)中發(fā)揮作用。

3.增強(qiáng)高校研究生信息系統(tǒng)建設(shè)的全局觀

研究生系統(tǒng)建設(shè)要有全局觀，根據(jù)學(xué)校需要對(duì)于亟需建設(shè)的信息系統(tǒng)做全局規(guī)劃和優(yōu)先級(jí)排序，優(yōu)先建設(shè)影響面廣、與其他系統(tǒng)聯(lián)系較為密切的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的效用，達(dá)到1+1＞2的效果。例如，學(xué)科系統(tǒng)、導(dǎo)師系統(tǒng)、招生系統(tǒng)、學(xué)位系統(tǒng)、獎(jiǎng)助系統(tǒng)、培養(yǎng)系統(tǒng)，這些系統(tǒng)之間存在著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，在系統(tǒng)建設(shè)中考慮到這些聯(lián)系，才能做到資源共享、事半功倍。

北京大學(xué)正在創(chuàng)建世界一流大學(xué)，中國(guó)研究生教育正處在從教育大國(guó)向教育強(qiáng)國(guó)的轉(zhuǎn)變階段，在這樣的大背景下，高校要將信息系統(tǒng)建設(shè)放在高校信息化工作的重要位置，優(yōu)先發(fā)展，軟件與硬件共同發(fā)展，助力研究生教育改革與創(chuàng)新。

[1]趙國(guó)棟,黃永中.關(guān)于中國(guó)高等教育信息化發(fā)展?fàn)顩r的調(diào)查與分析[J].中國(guó)遠(yuǎn)程教育，2005,8（上）:46.

[2]史敏.對(duì)高校信息化建設(shè)的思考[J].中國(guó)高教研究,2005(2):79.

[3]沈錫臣,陳懷楚.高校信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范[J].清華大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）,2003,43(4):529-531,536.