太原理工大學(xué) 樊振東

一、高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

(一)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保存的多樣性、安全性和持久性

由于會(huì)計(jì)電子檔案所具有的諸多網(wǎng)絡(luò)有點(diǎn)和便利性，使得高校會(huì)計(jì)檔案管理工作相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理具有很多優(yōu)勢(shì)，比如會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)形式多樣，可以保存在網(wǎng)絡(luò)、銀盤、光盤等，也可直接輸出打印成紙質(zhì)存檔。電子檔案可以短時(shí)間復(fù)制多份，分別存放于不同地方，極大的增加了檔案的安全性和持久性。

(二)數(shù)字化管理可提高管理及應(yīng)用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化可以提高檔案的應(yīng)用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案借助于計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)錄入和存儲(chǔ)，所以在信息的更改修正、拷貝和重置等問題上十分快捷方便，鑒于儲(chǔ)存介質(zhì)的特點(diǎn)，電子檔案體積小但容量大，存儲(chǔ)空間大，可以存儲(chǔ)非常多的信息。單子檔案的這些特點(diǎn)都有利于應(yīng)用效率的提高。另外電子檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化可以實(shí)現(xiàn)資源共享，需求者根據(jù)提供的用戶權(quán)限可以通過網(wǎng)絡(luò)直接訪問檔案庫，相對(duì)傳統(tǒng)檔案查閱和使用，電子檔案可以極大的節(jié)省時(shí)間，提高了效率，實(shí)現(xiàn)了資源共享。

二、高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

(一)高校檔案數(shù)字化管理存在一定的安全保密問題

高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)離不開網(wǎng)絡(luò)科技，由于網(wǎng)絡(luò)的安全特點(diǎn)和使用特點(diǎn)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案同樣存在安全問題。數(shù)字檔案的管理過程都是基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)來完成的，所以會(huì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)存在的安全隱患。首先，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的支撐系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)的，局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及其他物理設(shè)備的安全問題都會(huì)影響到數(shù)字檔案的安全。其次，電子檔案信息在存儲(chǔ)時(shí)會(huì)受到存儲(chǔ)設(shè)備硬件和軟件的影響，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的不同版本或者操作失誤等都會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)丟失或損壞。另外電子檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和備份以及格式轉(zhuǎn)換等環(huán)節(jié)同樣影響到數(shù)據(jù)的安全性。最后是應(yīng)用級(jí)安全問題，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化之后，關(guān)于檔案的共享問題，需要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)給使用者配備用戶權(quán)限，一旦權(quán)限不明確或者過大，就容易出現(xiàn)檔案更改問題。

(二)專業(yè)化的管理人員缺失

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作要求比較單一，它要求管理人員具備相關(guān)的會(huì)計(jì)知識(shí)技能和檔案管理基礎(chǔ)即可，但是會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理具有更加鮮明的特點(diǎn)，其不但需要專業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí)，還需兼?zhèn)溆?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和相關(guān)數(shù)字化操作知識(shí)。在目前的高校很少重視檔案的管理工作，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中沒有足夠的投入，致使會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理工作中缺乏專業(yè)的人才。

(三)相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，管理模式較傳統(tǒng)

目前我國(guó)高校普遍存在這樣一個(gè)問題，越是歷史悠久的高校，其檔案管理室越大，檔案資料越繁雜，這些都是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作模式遺留下來的問題。目前高校的檔案管理人員和相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案模式，并沒有展現(xiàn)出做出積極改變的態(tài)度和行動(dòng)。

三、如何實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的有效性

(一)利用高校自身?xiàng)l件，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)可有效防范來自外來網(wǎng)站的不安全因素，同時(shí)可實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)備維護(hù)與網(wǎng)絡(luò)管理，進(jìn)而確保介質(zhì)的安全。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高等院校完全可利用學(xué)校現(xiàn)有的人力和物力資源優(yōu)勢(shì)，調(diào)動(dòng)信息技術(shù)人員及教師的積極性，集思廣益，提高網(wǎng)絡(luò)的軟硬件建設(shè)，采取多種措施保證檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確性、安全性。

(二)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理人員培訓(xùn)，提高其工作能力

會(huì)計(jì)檔案信息化管理對(duì)工作人員提出了更高的要求，管理人員必須突破原有的檔案管理理念，及時(shí)更新知識(shí)，積極學(xué)習(xí)并適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容與要求，通過學(xué)習(xí)與實(shí)踐提升個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)，逐漸培養(yǎng)自身利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)熟練進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理的業(yè)務(wù)能力。與此同時(shí)，工作人員必須擁有良好的職業(yè)道德與敬業(yè)精神，具有客觀公正的態(tài)度，實(shí)事求是的處事原則，盡職盡責(zé)，加強(qiáng)管理，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

(三)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極予以支持與重視

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須予以支持與重視，改革檔案管理體制，積極引進(jìn)專業(yè)人才對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，同時(shí)建立完整的檔案管理制度。比如a系統(tǒng)管理員采用雙人負(fù)責(zé)制和任期有限制的原則，防止人員流動(dòng)或缺崗造成的損失，同時(shí)也避免濫用職權(quán)的現(xiàn)象。b根據(jù)工作的重要程度確定安全級(jí)別，對(duì)于安全等級(jí)要求高的系統(tǒng)，實(shí)行分區(qū)控制。 c制定嚴(yán)格的操作程序，操作操作規(guī)程要根據(jù)職責(zé)分離和多人負(fù)責(zé)的原則，各負(fù)其責(zé)，不能超越自己的管轄范圍。d制定應(yīng)急措施，保證在緊急情況下有相應(yīng)的緊急處理措施，使損失減至最低等等。

(四)通過法律法規(guī)性的強(qiáng)制手段對(duì)數(shù)字化檔案的管理和安全性問題進(jìn)行保護(hù)

任何一件事物的安全性都需要相關(guān)的法律法規(guī)等強(qiáng)制性措施來進(jìn)行保護(hù)，高校會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理同樣離不開法律的支持和保護(hù)，通過制定和確定與之相適應(yīng)的法律法規(guī)和制度，確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理更加明細(xì)化，檔案數(shù)字化管理的策略更加清晰化。

總之，高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理是趨勢(shì)，但實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理還有很長(zhǎng)的路要走，因此要依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理形成的規(guī)律和特點(diǎn)，制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，逐步使高校會(huì)計(jì)檔案走入正軌，真正發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在高校教學(xué)、科研、行政管理和后勤服務(wù)工作中的作用。

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