紀(jì)玲

【摘 要】我國的高職教育規(guī)模逐漸增大，高職教育制度體系也在不斷的變革，高職院校的檔案管理工作面臨著較大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段國內(nèi)高職教育工作的發(fā)展中雖然取得一定的成就，但是在高職院校的檔案管理上還存在著管理不嚴(yán)，管理隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，管理機(jī)制落后，服務(wù)手段傳統(tǒng)等一些問題。這些問題是制約國內(nèi)職高院校工作正常進(jìn)行的關(guān)鍵所在。我們要從加強(qiáng)職高檔案管理制度入手，推動制度體制的改革，提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)來提高職院校的檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】高職教育規(guī)模；制度體制；機(jī)遇和挑戰(zhàn)；檔案管理工作

【中圖分類號】G71【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0336-01

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和教育水平的提升，高職教育是我國大學(xué)教育的重要組成部分。近些年來我國的高職教育取得了長足的發(fā)展與進(jìn)步，高職教育的發(fā)展進(jìn)一步的緩解了國內(nèi)本科院校的招生壓力，同時(shí)也滿足了國民對教育資源的需求。雖然國內(nèi)高職院校取得了很大的發(fā)展，但是在實(shí)際的工作中，高職檔案管理工作還存在不同程度的問題，本文就這些存在的問題一一指出，并提出自己的改進(jìn)意見。

1.高職院校檔案管理工作的問題

1.1 高職院校檔案管理制度上的問題所在

高職院校逐年的發(fā)展更多的是體現(xiàn)在教學(xué)管理和學(xué)生管理上，而對于院校的檔案管理上發(fā)展較為薄弱。制約職高院校檔案管理工作發(fā)展的原因有很多主要體現(xiàn)在：其一，職高院校在學(xué)校的發(fā)展過程中對檔案管理不夠重視，雖然制訂了相關(guān)的管理制度，設(shè)立了檔案管理機(jī)構(gòu)，但是管理體制存在漏洞尚不完善，這使得檔案管理機(jī)構(gòu)工作效率低下，不能夠充分發(fā)揮檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)管作用。而且在對于職高院校內(nèi)各院系的檔案管理無法很好地與校檔案管理做好對接，使得一個(gè)院校內(nèi)的檔案不能統(tǒng)一管理，各院系對檔案的管理與院校分開，這種各自為政的檔案管理模式一方面會造成管理成本和管理資源的浪費(fèi)，另一方面對于來自系部和校部的檔案材料會造成多方歸檔，由于當(dāng)前職高院校在校人員往往在1萬甚至幾萬以上的規(guī)模，這么巨大的檔案規(guī)模會使得多方歸檔不僅會給檔案的管理查閱帶了困難也會使得檔案管理難度進(jìn)一步增加。

其二，高職院校每年在檔案管理上的經(jīng)費(fèi)投入不足。每年高職院校的經(jīng)費(fèi)投入大多投在院校課程教育和學(xué)生獎勵制度上，在檔案管理上的投入一般較低。而隨著科技和社會的發(fā)展，檔案管理的模式也在不斷的發(fā)展改變，而職高院校的檔案管理設(shè)備技術(shù)一直較為落后不能及時(shí)更新?lián)Q代，導(dǎo)致高職院校的檔案管理模式和服務(wù)質(zhì)量較低?，F(xiàn)代的檔案管理隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使得網(wǎng)絡(luò)化檔案管理成為趨勢。而院校檔案網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)網(wǎng)建立一次投入較大，高職院校的經(jīng)費(fèi)一般遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于本科院校，一方面是由于高職院校不能依托于自身的學(xué)科優(yōu)勢進(jìn)行引資，另一方面國家每年在高職院校的投資力度較低，再加上高職院校每年的發(fā)展，這部分原本不多的教育經(jīng)費(fèi)根本不可能過多的投資到檔案建設(shè)上。一方面由于教育經(jīng)費(fèi)投資額度較低，另一方面職高院校檔案管理分開進(jìn)行大大提高檔案管理成本難度，這兩點(diǎn)在體制制度上共同制約著高職院校檔案管理的發(fā)展進(jìn)步。

1.2 高職院校對檔案管理的認(rèn)識上存在著不足

高職院校在日常的工作教學(xué)和年度工作制定上更加的側(cè)重于教育教學(xué)質(zhì)量，而對于高校的檔案管理重視程度不夠。職高院校的工作重點(diǎn)多放在教育教學(xué)質(zhì)量的提升上，對于檔案管理工作往往是維持在最低水平線上，有時(shí)只在年度的上級審核評估期間才對檔案管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)纳晕⒌母倪M(jìn)，而在檢查之后依舊保持原樣。由于院校的不重視，所以也導(dǎo)致職高院校的管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)責(zé)任感使命感普遍較低。對于檔案的日常管理松散，能省就省，往往會產(chǎn)生檔案丟失混淆。當(dāng)前我國的職高教育中的師資力量不斷增強(qiáng)，對專業(yè)教師隊(duì)伍學(xué)歷要求越來越高，但是在檔案管理工作方面的人才招聘上較少，目前國內(nèi)大多高職院校的檔案管理人員學(xué)歷和職業(yè)素養(yǎng)普遍較低。現(xiàn)代檔案管理更加側(cè)重計(jì)算機(jī)軟件網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，而現(xiàn)有的這些人員明顯缺乏相關(guān)的知識技能，對于檔案的科學(xué)管理方法、檔案的重要性認(rèn)識等方面不達(dá)標(biāo)。特別是近年來隨著高職教師人員職稱評定辦法的實(shí)時(shí)，高職院校對于檔案管理人員的職稱評定存在歧視的態(tài)度，也致使相關(guān)的檔案管理人才不斷流失。

2.高職院校檔案管理問題分析

2.1 高職院校檔案管理面臨的形式問題

高職院校在檔案的管理制度和認(rèn)識上的不足嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作的發(fā)展。雖然檔案管理的技術(shù)設(shè)備、管理理論方法在不斷的創(chuàng)新改革。但是國內(nèi)大多數(shù)高職的檔案管理仍舊以人工手動為主，對檔案的管理不能很好的依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)檔案管理軟件進(jìn)行日常的管理。這種手工記錄查詢的方法在檔案的管理中效率低下，一個(gè)高職院校上萬分檔案的人工手動管理使得檢索速度緩慢，材料歸檔難度加大，檔案管理人員的工作強(qiáng)度增加，管理人員的工作積極性和辦事效率降低，這使得高職院校的檔案管理面臨著嚴(yán)峻的形勢。

2.2 關(guān)于改善高職院校的檔案管理工作

高職院校的檔案管理事關(guān)高職院校健康可持續(xù)發(fā)展的一部分，應(yīng)當(dāng)予以足夠的認(rèn)識。在年度高職院校的工作會議上要對檔案管理工作做出明確的指示，并對檔案管理部門進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁Y金投入。改善現(xiàn)有的高職院校檔案管理相對落后的模式，引進(jìn)新的管理技術(shù)設(shè)備，將檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，計(jì)算機(jī)化從而提高檔案管理的效率。對院校檔案管理制度要進(jìn)行完善，統(tǒng)一對檔案進(jìn)行管理，這樣方便各種資料及時(shí)有效的歸檔，也可以降低檔案管理成本。對于檔案管理人員要進(jìn)行檔案管理的理論技術(shù)培訓(xùn)，招聘檔案管理方面的人才，從而提升高職院校檔案管理隊(duì)伍的整體職業(yè)素養(yǎng)。

3.結(jié)束語

我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展推動了國內(nèi)高職教育的蓬勃發(fā)展。目前，高職教育的快速發(fā)展中存在些許問題，檔案管理工作一直是國內(nèi)高職院校的通病和詬病，在很長的一段時(shí)期內(nèi)高職院校的檔案管理工作都引不起校方的足夠認(rèn)識。在新的時(shí)期，為了高職院校的健康發(fā)展我們有必要對現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行分析，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)改進(jìn)。

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