王淑萍

（山東煙臺職業(yè)學院，山東 煙臺 264000）

隨著高等教育改革的逐步深入，高校檔案管理工作由原來單一的、獨立的、封閉式的管理格局，轉向以網絡管理為主要工具的檔案信息自動化、網絡化、開放化模式。因此，把檔案建設納入學校管理工作的整體規(guī)劃之中，及時準確的搜集信息，整理相關資料，科學地建立完整、規(guī)范、系統(tǒng)的檔案資料網，已成為現(xiàn)實的迫切需要。適應新形勢下的工作需要，為各級部門分析和研究問題提供高質量、時效性資料，為高校教育改革的思路、決策提供科學依據(jù)成為高校檔案管理工作改革的重要任務。本文就高校檔案管理工作中存在的問題進行探析，力圖使高校檔案的管理適應新形勢下的發(fā)展，得到更好的開發(fā)和利用，為教育學改革服務，為學校和社會的發(fā)展服務。

一、積極與時代接軌，樹立現(xiàn)代化檔案管理意識

高校檔案管理工作領域存在著理論滯后的現(xiàn)象由來已久，主要原因是檔案部門較長時間處于封閉和半封閉狀態(tài)。檔案管理工作的本質是什么？教科書和學者一直認為是它的原始性和記錄性。近幾年，迅速發(fā)展的辦公自動化使檔案內涵和形式發(fā)生了深刻的變化，從而影響檔案發(fā)生了質的變化，檔案管理形成一個相互聯(lián)系、相互作用的多種要素構成的多層次多結構的復雜系統(tǒng)。在新形勢下，檔案的外在形式和內容都發(fā)生了變革，我們單純從原始性和記錄性這兩點去認識檔案管理工作，就不全面了，高校檔案管理工作應積極與時代接軌，樹立現(xiàn)代化意識。

在外在形式和組成上，檔案管理過程中存在著有序性和歷史性。檔案載體隨著歷史的演變，對檔案的原始記錄性的影響較為深刻。當前，以機代筆已成為現(xiàn)實，人們直接運用微機管理各種文獻信息資源以及信息的傳遞、存取、咨詢等，隨著微機的普及應用，脫離了費時、費力的手工操作，定稿和底圖的概念將會慢慢消失，檔案的原始性隨之而改變。隨著計算機的大量應用于高校管理，數(shù)字化檔案信息資料也與日俱增，傳統(tǒng)的檔案管理工作迎來了新的機遇和挑戰(zhàn)。辦公自動化環(huán)境下的電子檔案、數(shù)字檔案等，對傳統(tǒng)的的檔案管理模式形成了極大的沖擊之勢，成為檔案工作研究的熱點。由于現(xiàn)代化的檔案管理工作是以計算機為手段，通過網絡進行的，因此高校檔案管理隊伍需要擁有一定數(shù)量的學歷高、素質高、多功能的復合型檔案專業(yè)人才。

在內容上，如今的檔案與信息、情報、圖書資料在內容上存在著交叉滲透性。辦公自動化的飛速發(fā)展，一方面使許多學科越分越細，另一方面又使許多專業(yè)學科的界限越來越模糊，他們相互交叉綜合，彼此相融，這些特點在檔案領域里也明顯的體現(xiàn)出來。檔案學與它的相近專業(yè)信息、情報、圖書、資料等，不管是在研究內容上還是在管理方式上，或是在開發(fā)形式上，都有趨于統(tǒng)一的傾向。在實際工作中，我單位根據(jù)它們在內容上交叉與相互滲透，在作用上相互補充與認證的特點，嘗試采用文檔一體化進行管理，取得了很好的效果，實踐也證明，這種檔案管理方式在企事業(yè)單位很有適應性。有人也存在疑問——在中國古代，檔案與圖書、典籍、資料是分不開的，形成了一套系統(tǒng)理論，現(xiàn)在又將檔案與信息、情報、圖書、資料一體化管理，是不是認識上的一種倒退呢？答案顯然是否定的。古代由于科學發(fā)展緩慢，才造成了文史不分家，文檔不分家的現(xiàn)象。今天辦公自動化、網絡化飛速發(fā)展，各種社會活動的開展往往需要多方面的參與。社會實踐的活動的復雜性要求各學科結合在一起，靠單一的信息情報渠道是難以承擔復雜的社會化生產對知識的多方面的需要的，因此，多學科的綜合是社會生產力發(fā)展的必然。檔案與相關知識領域的綜合是學科進步的反映，絕不是知識上的倒退。高校檔案工作者必須清楚的認識到這一點，更好地去引導和規(guī)范檔案、信息、情報、圖書資料一體化管理模式向健康的軌道發(fā)展。

過去有人認為，檔案的作用是憑證和參考作用，這是不完整的，只認識到檔案的憑證與參考作用，實際上是將檔案與社會孤立起來后得到的結論，在古代檔案信息對社會指導的作用不大時，檔案的作用當然是憑證與參考的作用了。今后，在現(xiàn)實工作中，有很多文件（特別是法規(guī)文件和技術文件）歸檔保存后，仍在起著執(zhí)行的作用，這種執(zhí)行效用也體現(xiàn)著檔案重要的現(xiàn)實作用。檔案的現(xiàn)實作用與在歸檔前的文件的作用是一致的，我們不能因為一個歸檔手續(xù)就人為地將其現(xiàn)實作用一筆勾銷。只有現(xiàn)實作用消失后，才有歷史作用即憑證與參考作用的出現(xiàn)。高校檔案管理人員要在深刻人事檔案作用的基礎上，有效地去開發(fā)和研究檔案信息資源，努力實現(xiàn)管理自動化、傳遞網絡化、信息存取真實廣泛實效化、收藏數(shù)字化、資源保密、共享適度化等等。

二、求新學新提高專業(yè)素質，加強高校檔案管理隊伍的建設

檔案管理人員的素質對檔案管理工作的成效起著決定性的作用。目前高校檔案工作還有許多不盡人意的地方，首先是檔案組織機構不健全，專職檔案人員少；其次，文件歸檔程序不夠規(guī)范，給立卷保管、存機和檔案利用都帶來困難；許多學校由于資金不足，致使許多設備缺乏，無法實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、自動化的目標。我們應針對這些問題，采取相應措施，培養(yǎng)既精通檔案專業(yè)知識又能掌握現(xiàn)代高科技知識，具備良好的職業(yè)道德的檔案管理人員，這是提升高校檔案服務質量的根本保證。

因變思新，因變革新。檔案信息自動化、網絡化、開放化模式的轉變，使檔案管理工作發(fā)生了深刻變化，我們清楚的看到，當今影響檔案管理工作發(fā)展的主要問題是滯后的觀念和不合時宜的技術，主要矛盾是新的技術手段與落后的管理手段之間的矛盾。目前，檔案部門的現(xiàn)狀是一方面渴望新技術新方法的普及，另一方面又不知如何將新技術新方法運用到具體實踐中去；一方面呼喚著革命，另一方面是變革到來之時又顯得驚慌失措。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因，是技術與體制的發(fā)展出乎檔案管理工作者之意料，使其觀念、思維方式、認識一下子難以調整過來。針對這種情況，我們要因變思新，因變革新，不斷加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，使其了解和掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段，適應高校檔案信息化建設和發(fā)展的需要。因變而重思勤，因變而調研。在教育改革和檔案管理轉型的新形勢下，諸如傳統(tǒng)的檔案手工操作管理手段怎樣與電子化、數(shù)字化管理過渡銜接，檔案怎樣為改革和社會主義市場經濟建設服務等檔案管理的新問題已經擺在我們面前，不下功夫去研究，檔案管理工作的發(fā)展就會受到影響。高校檔案管理人員要勤于思考，認真調查研究，積極探索檔案與現(xiàn)實的關系以及檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律等，解決理論難題，求的實踐工作的發(fā)展。

三、建立健全的高校檔案管理制度，規(guī)范完善管理體制

早在1987年9月5日中華人民共和國頒布了《檔案法》，為我國的檔案管理工作指定了明確的方向。2008年8月20日，根據(jù)檔案法的有關規(guī)定，教育部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《高等學校檔案管理辦法》，對高校檔案管理工作做出了細致的規(guī)定。高校檔案室要在貫徹落實國家檔案法規(guī)的基礎上建立健全各項制度，規(guī)定一套可行的標準，保證檔案管理工作的順利展開。檔案室的管理工作應在檔案的立卷歸檔，保管管理、統(tǒng)計、查閱、鑒定銷毀等各環(huán)節(jié)建立明確的規(guī)章制度。各部門檔案管理人員也應建立明確的崗位責任制，使高校檔案管理工作有章可依，更好的貫徹執(zhí)行。也使廣大的教職工自覺按章辦事并嚴格監(jiān)督規(guī)章制度的執(zhí)行情況。在檔案工作實踐過程中，規(guī)章制度也應在新的形勢下不斷的修改完善，以增強對檔案工作各環(huán)節(jié)的針對性、指導性。

在現(xiàn)實情形中，雖然部分高校貫徹了檔案法的要求，規(guī)范了檔案管理制度，但仍有很多高校因為各種原因，檔案管理沒有納入科學、法制的規(guī)范，校內各單位各自為政，人員配備不到位，管理制度不健全，檔案管理水平低下，難以為師生提供及時有效的服務。要改變這種情況，我認為應從以下方面入手：（1）高校領導提高對檔案作用重要性的認識，加強對檔案工作的領導和管理，提高教職工對檔案管理的重視程度，增強大家的檔案意識，共同配合專兼職人員做好檔案管理工作。（2）建立科學有效的檔案管理制度，推進檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，建立明確的責任機制，任務細化、責任到人，建立專核競爭機制，充分調動檔案管理人員工作的積極性和主動性。

四、重視教學檔案的管理工作，為教學改革提供科學依據(jù)

高校是以教學、科研為中心，教學是高校的主要內容，高校的檔案管理工作除一般的文書檔案管理之外，更應重視和加強的是教學檔案管理工作。

教學檔案是高校檔案的重要核心組成部分，這是因為，高等學校在大量的教學實踐和教學管理活動中，形成許多有價值的教學材料，這是教學改革的歷史憑據(jù)，對這些有珍貴歷史價值的材料，應進行整理歸檔。高校教學檔案主要來源于教務處、電教處、科研處及各教學系部、實驗室等部門。主要內容包括以下部分：（1）教學文件，包括教學大綱、優(yōu)秀教案等內容。教學大綱是由國家教委主持編制的具有法律作用的材料，是各專業(yè)教學的依據(jù)。自編教材、教學參考資料、典型講義、優(yōu)秀教案等是學校教師教學成果的體現(xiàn)和教學經驗方面的積累，是可供他人學習借鑒的寶貴資料。另外，還有教學實習材料、各科考試題標準答案、優(yōu)秀作業(yè)等內容。（2）教學管理中形成的文件，包括招生工作、學籍管理、課堂教學管理、教室培訓等方面材料。如招生簡章、錄取名單、教學計劃、課程進度表、任課教師安排表、學生注冊表、各科成績表、計算機應用能力考核、優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)生分配方案、教學分析對照表及教師國內外培訓規(guī)劃等方面材料。（3）教師業(yè)務檔案，它主要反映每位教師任職教學工作方面的情況，如授課門類、工作量、教學效果、進修情況、科研情況、本人特點及學年度成果、論文、著作的鑒定等情況。

高校教學檔案在全校檔案管理中處于非常重要的地位，加強教學檔案建設，要把力量放在提高管理水平上，其中主要應從三方面入手：（1）抓好目標責任制。責任要明，職責要清，目標要具體。（2）建立健全檔案管理網絡。作為協(xié)調工作，對全校各部門檔案管理要加強業(yè)務指導，對從事該專業(yè)人員進行專業(yè)培訓，以提高其管理能力和水平。（3）主動熱情的為教學、科研和其他工作服務，積極組織教學檔案信息的開發(fā)利用，使教學檔案信息不斷地從各個檔案管理部門輸送出來，以便全校教師能從中取其精華，提高教學工作水平。

檔案工作要為教學服務，必須建立完善的服務機制。首先是在校內擴大服務對象，建立良好的服務關系，樹立學校檔案工作新形象，使檔案由原來主要為領導決策、指導教學服務，轉向為全校教職工在深化教育改革中服務，為全面提高教學政治、業(yè)務素質和教育質量提供參考。檔案工作為教學改革服務要有重點，要選好突破口，這個突破口應選在教學檔案更好的開發(fā)利用上。因為教師的業(yè)務檔案比較全面的反映了教師業(yè)務水平，是教師職稱評定晉級評優(yōu)等最好的考核資料，所以應重點加強對這部分檔案的管理和開發(fā)利用。對教學檔案進行積極的開發(fā)利用，可以更好的調動廣大教師工作的積極性，推動教學改革的深入發(fā)展。

[1]中華人民共和國檔案法，中國人民共和國檔案實施辦法.

[2]馮惠玲.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2006.

[3]丁志民.檔案館與學校教育[M].青海檔案學會，2002.