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        關(guān)于新時期企業(yè)文秘工作的若干思考

        2013-08-15 00:44:18史煒煒浙江財經(jīng)大學(xué)東方學(xué)院
        商場現(xiàn)代化 2013年30期
        關(guān)鍵詞:文秘人員文秘時期

        ■史煒煒 浙江財經(jīng)大學(xué)東方學(xué)院

        辦公室的工作效率直接會影響到整個企業(yè)工作效率的高低,也會對能否順利的完成企業(yè)的目標(biāo)產(chǎn)生一定的影響。新的歷史時期,企業(yè)辦公室的工作發(fā)生了比較大的變化,不僅僅是涉及到檔案的管理、文件的收發(fā)這些簡單的工作,有時候還會面臨會議的撰寫,活動的組織等等較為復(fù)雜的工作。企業(yè)的文秘工作是辦公室工作中的關(guān)鍵所在,也是一個企業(yè)在正常的運轉(zhuǎn)過程中不可缺少的重要環(huán)節(jié),做好新時期的企業(yè)文秘工作對于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效率有著十分重要的意義,應(yīng)當(dāng)給予足夠的重視。本文主要結(jié)合企業(yè)文秘工作的實踐,探討了新時期做好企業(yè)文秘工作的相關(guān)思路,以期能夠更好的促進(jìn)企業(yè)文秘工作的健康發(fā)展。

        一、企業(yè)文秘工作的性質(zhì)分析

        企業(yè)文秘工作在辦公室甚至整個企業(yè)都有著十分重要的作用,是促進(jìn)企業(yè)工作效率提升的關(guān)鍵所在。做好新時期的企業(yè)文秘工作,就必須要理解企業(yè)文秘工作的性質(zhì),這是做好其他的工作的前提和基礎(chǔ)。首先企業(yè)文秘工作有著服務(wù)性質(zhì),這是因為企業(yè)文秘工作的主要職責(zé)就是為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部和職工進(jìn)行服務(wù)的,在實踐中發(fā)揮著承上啟下的重要作用,是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間溝通的重要紐帶,這些工作很多都和企業(yè)的利益息息相關(guān),如果文秘人員在工作中不細(xì)心或者不注意就很有可能會給企業(yè)的發(fā)展帶來巨大的損失,影響到企業(yè)各項工作的順利開展。其次文秘工作有著一定的綜合性質(zhì)。文秘人員和企業(yè)的其他工作人員有著很大的不同,文秘工作有著很強(qiáng)的綜合性,工作范圍十分的廣泛、包含網(wǎng)上信息傳遞、打印復(fù)印、來訪接待、檔案管理、文件傳閱、文書處理、會務(wù)工作等等,這些多方面工作和信息的組合,充分的體現(xiàn)了企業(yè)文秘工作的綜合性。企業(yè)文秘工作的這些特征充分的證明了企業(yè)文秘工作的重要性,因此在企業(yè)發(fā)展的過程中做好文秘工作十分重要。

        二、企業(yè)文秘工作人員所應(yīng)該具備的能力探討

        1.企業(yè)文秘人員應(yīng)該具備綜合工作能力

        企業(yè)的文秘人員應(yīng)該具備一定的文字功底和熟練的業(yè)務(wù)知識,業(yè)務(wù)知識不僅僅包含專業(yè)文秘知識,同時也應(yīng)該包含一些科學(xué)文化知識,另外恰當(dāng)?shù)恼Z言表達(dá)能力和必要的工作方法也是企業(yè)文秘人員所應(yīng)該具備的基本能力。理解能力也是企業(yè)文秘人員在工作中不可或缺的一種重要能力,文秘工作主要就是將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策傳給員工,然后將在員工中的落實情況反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo),這中間涉及到對于信息的理解和認(rèn)知,所以文秘人員自身的能力將會直接影響到企業(yè)文秘工作的效果。

        2.企業(yè)文秘人員應(yīng)該具備處理日常事務(wù)的能力

        企業(yè)文秘人員的工作比較繁瑣,涉及到方方面面的內(nèi)容,但大多都比較重要,關(guān)系到企業(yè)各項工作能否順利的開展。因此在工作中一定要做到謹(jǐn)慎嚴(yán)密、精益求精,使得企業(yè)文秘工作能夠符合企業(yè)辦事的規(guī)定和原則。企業(yè)文秘工作人員在日常的工作過程中應(yīng)當(dāng)具備良好的處理日常事務(wù)的能力,這樣才能夠促進(jìn)各項工作的順利開展。如在日常要確保文件的傳送準(zhǔn)確無誤,做好對于文件的管理工作等等,所以企業(yè)的文秘人員在日常應(yīng)該多學(xué)習(xí)企業(yè)的產(chǎn)品性能和管理構(gòu)架,促進(jìn)自身處理日常事務(wù)能力的提升,為做好各項工作打下良好的基礎(chǔ)。

        3.企業(yè)文秘人員應(yīng)該具備一定的責(zé)任素質(zhì)

        文秘工作經(jīng)常會涉及到一些企業(yè)的重要決策,這需要企業(yè)的文秘人員具備一定的責(zé)任意識才能夠做好各項工作,樹立保密意識和責(zé)任意識,保障各項工作的順利開展。文秘人員在工作中可以將國家的政策方針和自身的工作進(jìn)行有效的結(jié)合,對于一些具體的問題要形成自身的看法,增強(qiáng)自身處理問題和解決問題的能力。另外,還應(yīng)當(dāng)熟悉企業(yè)的各項規(guī)定和政策制度,強(qiáng)化自身工作的責(zé)任感和使命感。作為新時期的企業(yè)文秘人員,在開展工作的過程中必須要積極主動,充分的發(fā)揮主觀能動性,創(chuàng)造性的開展工作,在遇到問題的時候能夠堅持原則,明辨是非,有大局觀,這樣才能夠做好企業(yè)的文秘工作,也才能夠促進(jìn)企業(yè)各項工作的健康發(fā)展。

        三、新時期做好企業(yè)文秘工作的思路分析

        1.應(yīng)該樹立起服務(wù)意識

        企業(yè)文秘工作范圍比較廣泛,而且日常的工作較為煩躁,大多數(shù)情況下文秘的工作都比較枯燥,這對新時期的文秘人員提出了更高的要求。企業(yè)的文秘人員的工作本身就是服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的,因此在新的歷史時期企業(yè)的文秘人員做好自身的本質(zhì)工作首先就應(yīng)當(dāng)樹立起良好的服務(wù)意識,做好為企業(yè)、為領(lǐng)導(dǎo)以及為員工的各項服務(wù)工作。

        企業(yè)文秘工作首先要做的就是為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開展服務(wù)要堅持全過程、高效率的原則,提升企業(yè)文秘工作的效率。全過程的原則主要是指對于領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策向員工進(jìn)行傳達(dá)的過程中要全面和詳細(xì),不漏傳、不錯傳;將員工的實施情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報的過程中要做到認(rèn)真仔細(xì),不曲折、不誤導(dǎo),使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以全面的掌握員工實施的情況,為做好企業(yè)各項決策奠定良好的基礎(chǔ)。高效率的原則主要是指企業(yè)文秘人員在開展工作的過程中,在保證工作質(zhì)量的同時,還應(yīng)該保障工作開展的時效,使得企業(yè)的各項工作都可以順利的完成,促進(jìn)企業(yè)各項工作的順利開展。

        企業(yè)的文秘人員在工作的過程中還應(yīng)該服務(wù)好自己所在的部門。文秘人員是連接企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工以及企業(yè)各個部門之間的重要紐帶,在企業(yè)和企業(yè)的辦公室中發(fā)揮著十分重要的作用。要做好新時期的企業(yè)文秘工作,要求文秘人員在工作的過程中要發(fā)揮自身的主觀能動性,創(chuàng)造性的開展各項工作,通過制定相應(yīng)的制度,使得企業(yè)各個部門的工作都能夠有章可循,促使各項工作都能夠順利的開展。另外一方面企業(yè)文秘人員在在自身所在的職能范圍之內(nèi),為各個部門的工作提供準(zhǔn)確的資料和信息,同時要應(yīng)用自身的良好處事能力對各個部門之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào),減少工作中扯皮和推諉的事情發(fā)生,確保企業(yè)各項工作的順利完成,促進(jìn)工作效率的提升。最后文秘人員還應(yīng)該服務(wù)好員工,文秘人員是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)面對企業(yè)員工的窗口,因此在開展工作的過程中,文秘人員必須要樹立起良好的個人形象,耐心的解答員工在工作中所遇到的各種問題,確保員工反應(yīng)問題的渠道能夠通暢,提升企業(yè)員工對于文秘工作的滿意度。

        2.應(yīng)該在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)

        社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和知識經(jīng)濟(jì)的來臨,使得企業(yè)文秘人員必須要面對“信息大爆炸”的現(xiàn)實,這對新時期企業(yè)文秘人員的工作提出了更高的要求。但是目前一些企業(yè)的文秘人員還沒有認(rèn)識到提升自身知識的重要性,缺乏工作的緊迫感。新時期的企業(yè)文秘人員在工作的過程中必須要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)能力,如學(xué)習(xí)辦公自動化軟件,學(xué)習(xí)檔案管理知識等等,增強(qiáng)自身的綜合能力。通過開展學(xué)習(xí),企業(yè)文秘人員要能夠?qū)F(xiàn)代信息管理技術(shù)和企業(yè)文秘工作有機(jī)的聯(lián)系起來,比如在進(jìn)行檔案管理的過程中應(yīng)用相關(guān)的檢索技術(shù),構(gòu)建數(shù)據(jù)庫等等,提升文秘工作開展的效果。

        對于新時期的企業(yè)文秘人員來講,學(xué)習(xí)新的知識不僅僅是要學(xué)習(xí)信息技術(shù),掌握新時期文秘工作的新方法和新思路。同時也要學(xué)習(xí)蘊涵在信息技術(shù)中的信息意識和現(xiàn)代意識,使得自身能夠更好的認(rèn)識到文秘工作的意義。時代的發(fā)展要求文秘人員積極的學(xué)習(xí)現(xiàn)代社會的各種理論,用新知識武裝自己,使自身具備良好的工作理念和工作方法。文秘人員在開展工作的過程中要能夠合理的應(yīng)用現(xiàn)代意識和現(xiàn)代思維,以開放的創(chuàng)新意識處理日常的各種事物,為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出更大的力量。

        四、小結(jié)

        總的來講,新時期做好企業(yè)文秘工作是企業(yè)發(fā)展過程中的現(xiàn)實需要。所以,企業(yè)的文秘人員不斷的更新自身的工作方法和工作思路,以全新的視野對待新時期的文秘工作,積極的順應(yīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要,順應(yīng)時代發(fā)展的要求,不斷的提升服務(wù)意識,提升自身的學(xué)習(xí)能力,高標(biāo)準(zhǔn)的做好本職工作,促進(jìn)企業(yè)各項事業(yè)的健康發(fā)展。

        [1]陳光誼.基于能力本位的高職文秘專業(yè)課程改革芻議[J].職教論壇,2010年02期.

        [2]蔡仲穎.淺談新時期對文秘專業(yè)學(xué)生綜合職業(yè)素養(yǎng)的新要求[J].遼寧教育行政學(xué)院學(xué)報,2010年02期.

        [3]蔡永國.淺談基層文秘人員如何提高公文寫作能力[J].黑河學(xué)刊,2010年04期.

        [4]王革玲.文秘人員準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的途徑探析[J].大眾科技,2010年06期.

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