●武漢長(zhǎng)江工商學(xué)院 劉芬芳

當(dāng)前，很多專(zhuān)家學(xué)者對(duì)內(nèi)部控制整體的實(shí)施情況都有系統(tǒng)調(diào)查研究，但對(duì)具體執(zhí)行環(huán)節(jié)的研究并不多。安盛公司是一家準(zhǔn)備上市的綜合性藥品生產(chǎn)企業(yè)，公司準(zhǔn)備在籌備上市的過(guò)程中，加強(qiáng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，提升公司綜合競(jìng)爭(zhēng)力。因此，本文主要選取安盛公司的銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制制度的情況做具體分析。

一、銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制點(diǎn)

一般來(lái)說(shuō)，銷(xiāo)售與收款主要有銷(xiāo)售計(jì)劃管理、客戶(hù)開(kāi)發(fā)與信用管理、銷(xiāo)售定價(jià)、訂立銷(xiāo)售合同、組織發(fā)貨與裝運(yùn)、收款和客戶(hù)服務(wù)等內(nèi)容，進(jìn)一步細(xì)化則為：從指定銷(xiāo)售計(jì)劃開(kāi)始，在計(jì)劃的指引下有針對(duì)性地實(shí)施客戶(hù)開(kāi)發(fā)與信用管理；根據(jù)銷(xiāo)售定價(jià)和取得的賒銷(xiāo)授權(quán)進(jìn)行銷(xiāo)售談判并訂立銷(xiāo)售合同，在此基礎(chǔ)上組織發(fā)貨，并開(kāi)具銷(xiāo)售賬單；根據(jù)內(nèi)外部憑證完成會(huì)計(jì)系統(tǒng)核算，在賒銷(xiāo)的情況下跟蹤收款并完成會(huì)計(jì)處理或核銷(xiāo)壞賬；特殊情況下可能發(fā)生銷(xiāo)售退回業(yè)務(wù)，銷(xiāo)售退回屬于客戶(hù)服務(wù)的范疇，對(duì)客戶(hù)提出的問(wèn)題要及時(shí)給予回復(fù)，如果需要，賣(mài)家要及時(shí)辦理退貨和驗(yàn)收入庫(kù)等。

那么企業(yè)在設(shè)計(jì)銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)主要包括：適當(dāng)?shù)牟幌嗳萋殑?wù)分離、在銷(xiāo)售計(jì)劃環(huán)節(jié)要經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)、在信用管理環(huán)節(jié)要健全有效才能有效保證賒銷(xiāo)的銷(xiāo)售方式，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)要保證憑證記錄完整、內(nèi)部復(fù)核程序嚴(yán)密等。從戰(zhàn)略層面來(lái)看，銷(xiāo)售與收款循環(huán)在內(nèi)部控制上需要注重銷(xiāo)售計(jì)劃環(huán)節(jié)、信用管理環(huán)節(jié)、授權(quán)與批準(zhǔn)；從操作層面來(lái)看，銷(xiāo)售前與客戶(hù)談判談判與訂立合同、嚴(yán)密的信用管理制度、授權(quán)發(fā)貨制度，及時(shí)收繳款項(xiàng)，通過(guò)溝通機(jī)制加強(qiáng)客戶(hù)服務(wù)。

二、安盛公司銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的內(nèi)容

安盛公司銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)涉及的部門(mén)主要有銷(xiāo)售部、商務(wù)部、運(yùn)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部、綜合部。商務(wù)部和運(yùn)營(yíng)部由一名副總經(jīng)理分管，財(cái)務(wù)部和綜合部由總經(jīng)理直接管理，銷(xiāo)售部由另一名副總經(jīng)理分管，銷(xiāo)售部下設(shè)銷(xiāo)售一處和銷(xiāo)售二處。商務(wù)部下設(shè)信用管理處、合同管理處、采購(gòu)處、物資處、綜合處。財(cái)務(wù)部下設(shè)會(huì)計(jì)處、財(cái)務(wù)管理處，綜合部下設(shè)辦公室、運(yùn)輸處、物業(yè)處。安盛公司銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)的主要制度如下：

第一，銷(xiāo)售部由銷(xiāo)售一處專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)了解客戶(hù)的基本情況后，制定銷(xiāo)售計(jì)劃，確定交易的初步意向，填寫(xiě)客戶(hù)資料表，并將填好的客戶(hù)資料表交給商務(wù)部的信用管理處。

第二，商務(wù)部信用管理處負(fù)責(zé)對(duì)銷(xiāo)售部提交的客戶(hù)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)能力、資信狀況等進(jìn)行評(píng)核后，對(duì)客戶(hù)的授信額度進(jìn)行建議并由商務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后，再返回給銷(xiāo)售部。

第三，銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)人依據(jù)商務(wù)部授信文件。核準(zhǔn)與客戶(hù)的交易方式及給予客戶(hù)的信用額度后，由銷(xiāo)售二處負(fù)責(zé)談判并簽訂銷(xiāo)售合同。

第四，區(qū)別不同的銷(xiāo)售方式從而采取不同收款方式。如果是采用現(xiàn)金銷(xiāo)售方式，當(dāng)收到客戶(hù)訂貨單時(shí)，由銷(xiāo)售二處依據(jù)客戶(hù)的繳款填寫(xiě)單并送交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)處出納處，由出納人員在收款后，同時(shí)明確禁止銷(xiāo)售人員收取現(xiàn)金貨款，應(yīng)將繳款單的一聯(lián)交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)處負(fù)責(zé)收款的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行電腦系統(tǒng)繳款確認(rèn)。如果采用賒銷(xiāo)方式，賒銷(xiāo)商品一般應(yīng)取得客戶(hù)的書(shū)面確認(rèn)后由銷(xiāo)售部銷(xiāo)售一處先將已獲準(zhǔn)的授信單送交財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款核算的會(huì)計(jì)進(jìn)行電腦系統(tǒng)的的授信額度確認(rèn)。

第五，合同的系統(tǒng)確認(rèn)完成后，財(cái)務(wù)部要將客戶(hù)訂貨單的一聯(lián)及相應(yīng)的銷(xiāo)售合同一份還給銷(xiāo)售部，再由銷(xiāo)售二處轉(zhuǎn)交商務(wù)部合同管理處，由該處業(yè)務(wù)人員將電腦系統(tǒng)中制作的銷(xiāo)貨通知單交送物資處。

第六，物資處收到銷(xiāo)貨通知后，依據(jù)銷(xiāo)貨通知單標(biāo)明的品種、數(shù)量準(zhǔn)備發(fā)貨，并向綜合部運(yùn)輸處交接裝運(yùn)貨物，將生成一式四聯(lián)的送貨單送交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)處。

第七，財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)處專(zhuān)門(mén)崗位負(fù)責(zé)對(duì)價(jià)格、收款金額無(wú)誤后簽字，并通過(guò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)確認(rèn)生成銷(xiāo)貨清單，據(jù)此填制銷(xiāo)貨發(fā)票，在開(kāi)具每張銷(xiāo)售發(fā)票之前，要檢查銷(xiāo)售清單然后予以記賬，再將銷(xiāo)貨發(fā)票及三聯(lián)送貨單送交商務(wù)部物資處。

第八，商務(wù)部物資處留存一聯(lián)，其余兩聯(lián)送貨單及銷(xiāo)貨發(fā)票連同貨物由運(yùn)輸處送交客戶(hù)。另一聯(lián)送貨單由商務(wù)部物資處返還給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部將它作為作為記錄銷(xiāo)售收入或應(yīng)收賬款的依據(jù)。

三、安盛公司的銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制制度評(píng)價(jià)

從案例內(nèi)容來(lái)分析，安盛公司銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制基本流程設(shè)計(jì)清晰，規(guī)定比較詳細(xì)，采用了多個(gè)部門(mén)相互牽制和監(jiān)督的內(nèi)部控制措施，可在一定程度上防止貪污舞弊行為的發(fā)生，避免企業(yè)利益受損。具體分析如下：

第一，基本確保不相容職務(wù)分離。由銷(xiāo)售一處負(fù)責(zé)對(duì)客戶(hù)甄選以及調(diào)查客戶(hù)信用調(diào)查度、信用管理部門(mén)接受客戶(hù)訂單；銷(xiāo)售二處核準(zhǔn)付款條件；合同管理處填制銷(xiāo)貨通知單；物資處發(fā)出商品；財(cái)務(wù)部開(kāi)具發(fā)票及會(huì)計(jì)記錄等，基本保證不相容崗位所涉及的相關(guān)職務(wù)分離。

第二，公司為加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的管理，設(shè)立信用管理部門(mén)并且建立了信用管理機(jī)制，這樣可以有效加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的事前控制，從源頭上減小了形成壞賬損失的風(fēng)險(xiǎn)。

第三，公司采用了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)授信額度確認(rèn)的權(quán)限控制。通過(guò)信息化管理，采用電腦系統(tǒng)對(duì)授信額度進(jìn)行確認(rèn)，可以提高銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)的工作效率，并且能夠保證保證營(yíng)業(yè)收入的真實(shí)、合理以及完整有效。

第四，實(shí)行了比較嚴(yán)格的銷(xiāo)售回款制度。對(duì)銷(xiāo)售收款管理區(qū)別現(xiàn)銷(xiāo)和賒銷(xiāo)兩種方式進(jìn)行電腦系統(tǒng)確認(rèn)。

但通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)存在如下問(wèn)題：

第一，商務(wù)部是信用管理部門(mén)，卻僅有信用額度的建議權(quán)，而由負(fù)責(zé)簽訂合同的銷(xiāo)售部門(mén)確定信用額度。但這樣沒(méi)有切實(shí)達(dá)到信用管理的作用，而應(yīng)當(dāng)由獨(dú)立的信用管理部門(mén)負(fù)責(zé)信用額度的確認(rèn)，并由公司主管審批授權(quán)。

第二，銷(xiāo)售前期活動(dòng)中的談判活動(dòng)和簽訂合同，均由銷(xiāo)售二處完成，但理應(yīng)由兩個(gè)不同崗位分別執(zhí)行。

第三，實(shí)施銷(xiāo)售業(yè)務(wù)與現(xiàn)金收款由銷(xiāo)售二處獨(dú)自完成，存在利用現(xiàn)金收款業(yè)務(wù)舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。故企業(yè)應(yīng)該防止由銷(xiāo)售人員直接收取款項(xiàng)，若有必須由銷(xiāo)售人員收取的，應(yīng)有財(cái)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)監(jiān)控。

第四，合同管理處和物資處同屬商務(wù)部負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，由合同管理處負(fù)責(zé)開(kāi)具銷(xiāo)售通知單，由物資處組織實(shí)施發(fā)貨。這兩項(xiàng)流程均由同一個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，與相容職務(wù)分離原則相違背，故不按銷(xiāo)售通知單發(fā)貨的風(fēng)險(xiǎn)很大。

第五，合同管理處負(fù)責(zé)制作銷(xiāo)售通知單會(huì)使得實(shí)際與銷(xiāo)售合同事項(xiàng)相分離與職責(zé)分配混亂，理應(yīng)由銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)。

第六，銷(xiāo)售清單應(yīng)該有貨運(yùn)發(fā)貨部門(mén)即本案例中的物資處負(fù)責(zé)制作，交由財(cái)務(wù)部復(fù)核并開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票和記錄相關(guān)會(huì)計(jì)核算內(nèi)容。本例中，由財(cái)務(wù)部來(lái)開(kāi)具銷(xiāo)售清單，脫離了實(shí)際的發(fā)貨業(yè)務(wù)。

第七，應(yīng)完善應(yīng)收賬款的管理，銷(xiāo)售部門(mén)按照客戶(hù)設(shè)置應(yīng)收賬款臺(tái)賬，及時(shí)催收應(yīng)收款項(xiàng)，催收記錄應(yīng)妥善保存，對(duì)于確信無(wú)法收回的應(yīng)收賬款，要履行審批程序，核銷(xiāo)壞賬。

從安盛公司銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)所體現(xiàn)的問(wèn)題來(lái)看，企業(yè)設(shè)計(jì)內(nèi)部控制流程，不僅要從形式上追求完整性和連貫性，更要認(rèn)真分析各關(guān)鍵控制點(diǎn)的適配性。如果找準(zhǔn)了關(guān)鍵控制點(diǎn)，但卻沒(méi)有將它設(shè)置在合適的節(jié)點(diǎn)上，那么往往會(huì)增加控制風(fēng)險(xiǎn)，甚至給舞弊提供機(jī)會(huì)。例如，信用管理部門(mén)對(duì)賒銷(xiāo)實(shí)施審批制度，但是由于沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)的分離，授信額度的確定最終仍由銷(xiāo)售部門(mén)確定，信用管理部門(mén)只有建議權(quán)，那就違背了相互牽制的原則。同時(shí)在設(shè)計(jì)執(zhí)行完善內(nèi)部控制體系時(shí)，要意識(shí)到內(nèi)部控制有一定的局限性，即使內(nèi)部控制體系設(shè)計(jì)得很好，也會(huì)出現(xiàn)故障。內(nèi)部控制首先要約束的對(duì)象是權(quán)力擁有者，否則再完美的內(nèi)部控制體系也會(huì)成一紙空文。

1.企業(yè)內(nèi)部控制編審委員會(huì).2012.企業(yè)內(nèi)部控制[M].上海:立信會(huì)計(jì)出版。

2.宋建波.2012.內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)返利[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社。