神華集團(tuán)包頭礦業(yè)有限責(zé)任公司阿刀亥礦 楊曉剛

所謂企業(yè)的物資管理就是指在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，需要使用的各種物資的采購、運(yùn)輸、驗(yàn)收、供應(yīng)、保管、發(fā)放、使用等過程的計(jì)劃、組織、控制等管理工作的總稱。在企業(yè)的管理過程中，物資管理對于促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展，減少不必要的物資占用以及降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本提升企業(yè)自身競爭力有著非常重要的影響作用。

隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展以及企業(yè)對物資管理的重視程度越來越高，物資管理工作面臨的工作及挑戰(zhàn)不斷增加，傳統(tǒng)的物資管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)的快速發(fā)展需要，企業(yè)的物資管理正在朝著信息化的方向快速轉(zhuǎn)移。

一、當(dāng)前企業(yè)物資管理中存在的主要問題

1.物資管理文件多數(shù)為手工編制，其質(zhì)量無法得到保證

企業(yè)在開展物資管理工作時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的文件，比方說合同、復(fù)驗(yàn)單等，這些文件與企業(yè)的物資管理質(zhì)量有著密切的聯(lián)系，是物資管理質(zhì)量審查時(shí)最為重要的依據(jù)。但是當(dāng)前物資管理中的大部分文件都是靠手工進(jìn)行編制的，通常這些文件都被歸檔在電子表格中進(jìn)行保存，當(dāng)需要時(shí)，在電子表格中進(jìn)行查找，這無形中增加了物資管理的工作量，查找起來非常不方便。

2.缺少相關(guān)的管理軟件，物資管理工作量大

企業(yè)物資管理中各種單據(jù)、文件數(shù)量眾多，管理中并沒有相應(yīng)的管理軟件來進(jìn)行管理，這導(dǎo)致企業(yè)物資管理工作量無法得到有效地減少。如物資管理中的入庫單和發(fā)料單管理，這些單據(jù)需要人員通過手工的方法進(jìn)行填寫，不僅需要大量的時(shí)間來完成這一工作，而且?guī)齑媪颗c實(shí)際經(jīng)常出現(xiàn)偏差，使得庫存查詢的準(zhǔn)確性大大降低。往往在一年的時(shí)間內(nèi)會(huì)積攢大量的單據(jù)，不僅查找困難，進(jìn)行各種報(bào)表活動(dòng)時(shí)，工作量巨大而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

3.物資管理的相關(guān)資源信息無法實(shí)現(xiàn)共享，重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象明顯

在企業(yè)的物資管理中，各種重復(fù)工作的現(xiàn)象普遍存在，比方說在進(jìn)行物資采購申請時(shí)，申請部門需要填寫一份單據(jù)，而采購員則需要在計(jì)算機(jī)中重新輸入一份，而計(jì)劃管理人員也需要輸入一份，方便獲得質(zhì)量文件的編號信息等，這種不必要的重復(fù)工作現(xiàn)象在企業(yè)物資管理中經(jīng)常出現(xiàn)，直接使得企業(yè)的生產(chǎn)效率受到極大的限制。

二、企業(yè)物資管理信息化的重要意義

1.對物資信息進(jìn)行有效的控制和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

企業(yè)物資管理的信息化會(huì)使相關(guān)的信息按照物資流程進(jìn)行流動(dòng)，這樣不僅可以保證物資采購過程的規(guī)范化，還可以實(shí)現(xiàn)物資資源信息的共享，并對各種信息進(jìn)行有效地控制和統(tǒng)計(jì)。物資的申請采購部門可以通過查詢了解物資的庫存情況以及物資采購的實(shí)際進(jìn)程，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)可以通過查詢物資情況，了解相關(guān)部門的實(shí)際生產(chǎn)情況。物資儲(chǔ)存部門可以利用消息的方式通過申請采購部門領(lǐng)取到庫的物資，從而使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程變得更加合理高效。

2.加快物資信息的流通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)性

當(dāng)前企業(yè)物資管理過程中，信息處理完成后，需要通過人們之間的相互傳遞來實(shí)現(xiàn)信息在企業(yè)內(nèi)的流通。這一過程需要花費(fèi)大量的時(shí)間，而且信息傳遞的效果也不是很好。如果物資管理實(shí)現(xiàn)信息化，各種信息處理結(jié)果可以立即在信息系統(tǒng)中顯示出來。比方說當(dāng)入庫或發(fā)料信息到達(dá)倉庫時(shí)，只需要相應(yīng)的操作人員通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行簡單的操作就可以使這一信息立即更新到物資管理系統(tǒng)中，從而使各種物資信息的查詢變得更加簡便。

3.實(shí)現(xiàn)物資管理過程人力、物力的有效減少

企業(yè)資源管理的信息化，可以減少原來人力需要完成的大量繁瑣、無序工作，從而使人力去完成對企業(yè)更有價(jià)值的工作。此外，物資管理的信息化，大大減少了各種物力的使用，比較明顯的就是紙張的使用，有效地降低了辦公用紙的開銷。

三、物資管理信息化實(shí)現(xiàn)的策略

1.建立完善的物資管理系統(tǒng)

物資管理系統(tǒng)的建立對于物資管理實(shí)現(xiàn)信息化有著非常巨大的影響作用。這一系統(tǒng)主要是針對企業(yè)物資的入庫、領(lǐng)用、庫存等情況進(jìn)行管理，以及不同部門的物資使用情況進(jìn)行真實(shí)詳細(xì)的反映。此外，這一系統(tǒng)可以利用相關(guān)的查詢功能使管理者非常準(zhǔn)確和及時(shí)的掌握相關(guān)物資的信息，從而幫助企業(yè)管理者作出正確的決策，是企業(yè)順利健康發(fā)展。一般物資管理信息系統(tǒng)包括以下幾方面的內(nèi)容。

（1）物資計(jì)劃管理

對于企業(yè)的物資計(jì)劃管理而言，通?？梢苑譃樾枨笥?jì)劃和采購計(jì)劃兩種，在企業(yè)的需求計(jì)劃中包括物資使用部門自己獨(dú)立做出的采購計(jì)劃，也就是我們所說的獨(dú)立需求計(jì)劃，還有就是那些已經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃相關(guān)的必要屋子采購要求，也就是相關(guān)采購計(jì)劃，這一類計(jì)劃可以保證企業(yè)的物資采購以及生產(chǎn)經(jīng)營順利實(shí)施。將獨(dú)立和相關(guān)采購計(jì)劃綜合到一起，經(jīng)過相應(yīng)部門的統(tǒng)計(jì)分類后，就形成了物資需求計(jì)劃。在物資需求計(jì)劃形成的基礎(chǔ)上，物資管理部門通過與庫存信息的比較分析，也就是我們所說的采購計(jì)劃。上述的物資計(jì)劃管理過程都應(yīng)該通過物資管理信息化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，需要說明的是，在物資管理信息化系統(tǒng)中不同操作者的權(quán)限要有相應(yīng)的要求和限制，只有這樣才能夠保證物資管理信息化系統(tǒng)的順利實(shí)施。

（2）采購管理

在企業(yè)的物資管理和財(cái)務(wù)管理中，物資采購中產(chǎn)生的各種單據(jù)是一種非常重要的憑證。在企業(yè)物資管理信息化系統(tǒng)中，采購產(chǎn)生的各種單據(jù)是實(shí)現(xiàn)訂單執(zhí)行、入庫成本以及采購?fù)藫Q貨等重要環(huán)節(jié)信息化操作的重要依據(jù)。而且物資采購過程的信息化可以將企業(yè)的物資管理與財(cái)務(wù)管理有效地結(jié)合在一起，從而更加方便的對采購過程中的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行有效地監(jiān)督了解。另外，利用物資采購信息化系統(tǒng)對產(chǎn)生的各種單據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和對比，可以對整個(gè)物資采購過程進(jìn)行充分的監(jiān)督和控制，使整個(gè)物資采購過程變得更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。在采購過程中訂單的制定必須要建立在采購計(jì)劃的基礎(chǔ)上，避免出現(xiàn)采購的隨意性。當(dāng)采購資源到庫后，需要根據(jù)訂單以及庫單對物資進(jìn)行仔細(xì)的對比，只有這樣才能夠保證采購訂單的嚴(yán)格執(zhí)行。

（3）庫存管理

物資的入庫過程是經(jīng)過相應(yīng)的物資驗(yàn)收后入庫并記錄在入庫單的過程，而物資的出庫是指物資使用部門根據(jù)需求計(jì)劃進(jìn)行物資領(lǐng)料申請，經(jīng)過物資部門核對后進(jìn)行發(fā)料并將這一過程記錄到出庫單的過程。對于入庫過程，相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)該定期對入庫單及出庫單進(jìn)行檢查，并發(fā)放相應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證，保證物資管理與財(cái)務(wù)管理的緊密結(jié)合。此外，庫存管理還應(yīng)該考慮物資的調(diào)撥、盤點(diǎn)業(yè)務(wù)，物資管理系統(tǒng)主要的目的就是為了實(shí)現(xiàn)對各種物資帳表的有效管理。

（4）存貨核算管理

物資的存貨核算重點(diǎn)是對物資出入庫成本的核算和記錄，常見的存貨核算管理方式是單據(jù)記賬的方式，單據(jù)記賬管理中對記入的單據(jù)不能隨意進(jìn)行刪除或修改，必須在取消記賬的前提下，才能夠?qū)ζ溥M(jìn)行必要的修改。存貨核算系統(tǒng)最重要的任務(wù)就是對帳表進(jìn)行管理和分析。在實(shí)際的應(yīng)用過程中，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的應(yīng)用機(jī)制，對企業(yè)庫存物資的成本組成、資金占用以及資金使用等多種情況進(jìn)行有效地控制管理。

2.利用網(wǎng)絡(luò)工具來實(shí)現(xiàn)物資管理的信息化

企業(yè)的物資供應(yīng)部門可以利用網(wǎng)絡(luò)工具在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)對物資庫存量的查詢過程，從而更好的對物資采購進(jìn)行預(yù)測，并實(shí)現(xiàn)對物資的相互調(diào)劑過程，最終實(shí)現(xiàn)物資儲(chǔ)備的定額化管理目的，減少不必要的物資儲(chǔ)備，實(shí)現(xiàn)物資占用資金的有效控制。此外，物資管理中，還可以利用網(wǎng)絡(luò)對各種物資的價(jià)格進(jìn)行公示，并根據(jù)物資市場的變化來對物資采購計(jì)劃進(jìn)行有效地調(diào)整，從而使物資采購成本實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的控制。另外，企業(yè)相關(guān)的物資管理部門還可以利用網(wǎng)絡(luò)工具來對物資的整個(gè)過程，如采購，使用等過程進(jìn)行有效地監(jiān)控。

3.物資的采購及庫存管理信息化

在物資采購信息化系統(tǒng)中，相關(guān)單據(jù)的信息化處理是非常重要的一個(gè)步驟，通過物資采購信息化系統(tǒng)可以將物資管理和財(cái)務(wù)管理有效地結(jié)合起來，從而對物資采購整個(gè)過程的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行有效地管理和監(jiān)督；利用物資采購信息化系統(tǒng)對各種單據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并進(jìn)行嚴(yán)密的對比分析，從而保證物資采購夠過程中，成本的控制以及質(zhì)量的提升以及采購的準(zhǔn)確高效，為企業(yè)建立物資準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)制度提供必要的前提保證。另外，在物資管理中，物資的庫存管理是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜的工作，通過物資出入庫管理信息化系統(tǒng)，可以保證庫存物資量隨著物資的出入庫變化而產(chǎn)生相應(yīng)的變化，從而保證物資庫存的相關(guān)信息保持自身的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

總之，作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所需要各種物資等一系列計(jì)劃、組織、控制等管理工作都需要站在統(tǒng)籌全局的立場上，通過對采購、供應(yīng)、保管、發(fā)放、合理使用、節(jié)約使用和綜合利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真的對比、分析，進(jìn)一步優(yōu)化和改良系統(tǒng)模塊的功能，提高工作水平和工作效率，真正做到物資管理的有效開展。

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