王莉莉

山東省青州市人民醫(yī)院，山東青州 262500

1 醫(yī)院智能化檔案管理的內(nèi)涵

智能化檔案管理主要包括了兩個(gè)方面：①對(duì)傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)載體的智能化，將檔案中的文字、表格、圖像等文件的存儲(chǔ)方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件保存，改變?yōu)橥ㄟ^現(xiàn)代智能設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)統(tǒng)一規(guī)范格式化管理，自動(dòng)錄入網(wǎng)絡(luò)空間、計(jì)算機(jī)硬盤內(nèi)，方便了對(duì)檔案的調(diào)閱和利用；②對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作流程的智能化，通過智能化設(shè)備和管理軟件對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)分類、編目、歸檔、保存、調(diào)閱等方面的自動(dòng)化管理，不僅極大提高檔案歸檔和調(diào)用的效率，也避免了因人為因素導(dǎo)致的出錯(cuò)。

2 醫(yī)院智能化檔案管理的重要性

2.1 提高信息處理的效率

通過對(duì)醫(yī)院智能化檔案管理的建設(shè)，在檔案信息獲取和處理的過程中能有效利用現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、計(jì)算機(jī)管理服務(wù)、光盤存儲(chǔ)服務(wù)以及視聽傳播服務(wù)等多種服務(wù)途徑得到檔案信息，并經(jīng)過專業(yè)的檔案處理軟件和網(wǎng)絡(luò)組成醫(yī)院檔案信息處理的自動(dòng)化平臺(tái)，使檔案信息處理由傳統(tǒng)的人工化向智能化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變，極大提高了檔案處理的工作效率。

2.2 加強(qiáng)檔案利用的便捷化

智能化檔案管理利用檔案管理軟件和自動(dòng)技術(shù)將檔案的多種形式轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式錄入、整合與調(diào)取，醫(yī)院各級(jí)部門能夠不受時(shí)間和存儲(chǔ)空間的限制，可對(duì)相關(guān)醫(yī)院檔案進(jìn)行隨時(shí)調(diào)閱，不僅實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案信息管理的共享性和有效性，而且極大的提高了檔案信息的利用效率。

2.3 完善了檔案管理模式

醫(yī)院智能化檔案管理能有效拓展醫(yī)院檔案信息的來源空間與渠道，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的智能化、多樣化收集，加大了信息的收集量，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療、教學(xué)、財(cái)務(wù)、行政、人事、科研以及后勤等各個(gè)醫(yī)院職能部門檔案有效信息的獲取與管理，使各個(gè)部門能在檔案管理上實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。并通過和傳統(tǒng)檔案管理模式的互補(bǔ)，優(yōu)化了醫(yī)院檔案管理資源的配置，減少管理費(fèi)用和管理中的差錯(cuò)率，有效實(shí)現(xiàn)了對(duì)醫(yī)院檔案原始性、安全性和機(jī)密性的保障。

3 加強(qiáng)新時(shí)代醫(yī)院智能化檔案管理的方法

3.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提高重視

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)及時(shí)更新觀念，提高對(duì)檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)，加大對(duì)智能技術(shù)以及設(shè)備在檔案管理中的應(yīng)用與投入，將檔案管理從傳統(tǒng)的“手工操作”和“立卷歸檔”模式逐漸過渡到信息化、智能化管理方式中，以充分發(fā)揮出醫(yī)院檔案在領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和醫(yī)院整體信息化、智能化建設(shè)中的重要作用。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過各種形式的崗位培訓(xùn)與繼續(xù)教育，使管理人員加強(qiáng)對(duì)各種新技術(shù)、新設(shè)備的掌握，不斷提高業(yè)務(wù)技術(shù)水平，能夠勝任新時(shí)代醫(yī)院智能化檔案管理中各種文檔收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索以及應(yīng)用等工作。

3.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施投入和新技術(shù)的應(yīng)用

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)智能化建設(shè)進(jìn)程中，良好的硬件設(shè)施以及新技術(shù)的有效應(yīng)用是醫(yī)院檔案管理工作能否順利實(shí)現(xiàn)智能化的關(guān)鍵。硬件設(shè)施包括了對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和自動(dòng)化硬件平臺(tái)的建設(shè)；新技術(shù)則主要指當(dāng)前最新的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和智能技術(shù)的應(yīng)用，以構(gòu)建一個(gè)以檔案管理為中心的智能化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案錄入、轉(zhuǎn)換、分類、排序、編目以及調(diào)度等一系統(tǒng)工作，應(yīng)滿足實(shí)用性和科學(xué)性，不能一味求新、求好，而造成資源的浪費(fèi)。

3.3 推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)通過設(shè)備，將各類紙質(zhì)、圖像、聲音以及影像文件，利用電子化統(tǒng)一存儲(chǔ)，并將原有檔案管理中的業(yè)務(wù)文件按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改和完善，尤其對(duì)原有醫(yī)院各部門之間存在矛盾、沖突或不協(xié)調(diào)的規(guī)范性文件進(jìn)行重點(diǎn)修改，使檔案內(nèi)容以及檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)都能滿足標(biāo)準(zhǔn)化的要求，以利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一制度和統(tǒng)一保管。并通過規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，推動(dòng)醫(yī)院智能化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。

3.4 加強(qiáng)檔案管理的信息安全

醫(yī)院智能化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，為利用到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和各種信息技術(shù)，在實(shí)現(xiàn)了信息共享和方便調(diào)閱的同時(shí)，也給檔案管理的信息安全帶來了風(fēng)險(xiǎn)，例如檔案泄露、篡改、黑客攻擊等等。加強(qiáng)檔案信息的安全防護(hù)工作，不僅對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)完整性、機(jī)密性的有效保障，也是保證醫(yī)院智能化檔案管理系統(tǒng)順利建設(shè)的關(guān)鍵所在。首先應(yīng)加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案信息安全的防護(hù)意識(shí)，通過定期開展網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)的培訓(xùn)講座，更新舊有觀念和知識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)。

4 總結(jié)

通過智能化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院工作中的良好應(yīng)用，不僅能使醫(yī)院管理工作逐步邁向規(guī)范化、智能化與信息化，更有效的推動(dòng)了醫(yī)院在管理效率和工作效率方面的綜合性提升。為此，醫(yī)院應(yīng)從自身實(shí)際情況出發(fā)，深入利用和開發(fā)檔案資源信息，大力推進(jìn)智能化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，使醫(yī)院獲得更快、更佳的發(fā)展。

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