張維維

（佳木斯市園林風(fēng)景區(qū)管理處 哈爾濱 佳木斯 154002）

機關(guān)檔案作為日常工作重要組成部分,人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件,是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ),對單位考察和識別干部選拔優(yōu)秀人才,加強機關(guān)單位干部隊伍建設(shè),促進生產(chǎn)、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用，對每個工作人員有著切身相關(guān)的關(guān)系，檔案對于激發(fā)機關(guān)人員的工作積極性和各方面的保障有至關(guān)重要的作用，在新時期,加強機關(guān)單位人事案管理,對提高機關(guān)單位管理水平有舉足輕重的作用。因此,機關(guān)單位檔案管理需要一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作隊伍。要適應(yīng)新形勢的需要,機關(guān)檔案工作者必須具備以下素質(zhì)。

1.要有合格的政治素質(zhì)

機關(guān)檔案工作是檔案工作的一部分,檔案工作是一項政治機要性很強的工作,沒有較高的政治素質(zhì)和強烈的責(zé)任感是無法擔(dān)任此項工作的。因此我們檔案管理人員應(yīng)該做到:

1.1 檔案工作的任務(wù)、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務(wù)性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務(wù)性工作的不同在于它不能通過服務(wù)對象直接產(chǎn)生效益,而是通過服務(wù)對象利用檔案所取得的社會效益和經(jīng)濟效益來體現(xiàn)。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到地為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),是檔案工作者職業(yè)道德素質(zhì)的最基本要求。要有良好的職業(yè)道德和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅持實事求是,尊重歷史,在工作中要本著對歷史負責(zé),為現(xiàn)實服務(wù),替未來著想的原則,愛崗敬業(yè),認真負責(zé)地做好本職工作。

1.2 要有強烈的責(zé)任感和高度的事業(yè)心。機關(guān)單位檔案工作是一項政治性、管理性、服務(wù)性很強的工作,這就要求檔案工作者要時刻嚴守機密,守口如瓶;要充分發(fā)揮自己的主觀能動性,不斷強化工作能力,不斷提升工作質(zhì)量。

1.3 具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策,又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標準和方法。

1.4 具有依法治檔的法制意識。用法律和紀律約束自己,牢固樹立以法治檔的思想觀念,與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。

2.要有強健的身體素質(zhì)

人事檔案工作是一項艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因,導(dǎo)致在檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此,要想做好檔案工作,就必須加強體育鍛煉,增強身體素質(zhì)。

3.要有良好的心理素質(zhì)

心理素質(zhì)是整體素質(zhì)的基礎(chǔ),培養(yǎng)檔案管理人員的心理素質(zhì)是十分重要的。具體表現(xiàn)在:對本職工作具有濃厚的興趣和滿腔的工作熱情。對工作要有主動性和創(chuàng)造性,積極主動地克服和解決所遇到的各種困難,克服畏難情緒,急流勇進。具有保持良好的心理狀態(tài)、從容面對環(huán)境變化的能力。檔案工作者時時刻刻都面對著新材料、新檔案,工作內(nèi)容也總是在重復(fù),時間久了容易產(chǎn)生厭煩情緒,所以,面對這些變化,管理人員要保持心境寬廣、意志堅定,對檔案事業(yè)應(yīng)保持執(zhí)著的毅力,從容面對各種困難,激流勇進,不斷調(diào)整自己的心理狀態(tài),來適應(yīng)不斷出現(xiàn)的新情況。

4.要全面發(fā)展檔案管理相關(guān)專業(yè)知識素質(zhì)

科學(xué)文化知識是人類改造自然和改造社會的經(jīng)驗總結(jié),要成為本職工作的行家里手,就要優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),拓寬知識面。既要熟練掌握一定的專業(yè)理論知識,又要熟練掌握與檔案工作相關(guān)學(xué)科的基礎(chǔ)知識,具備多種新知識、新技能,成為復(fù)合型檔案專業(yè)人才。

掌握檔案專業(yè)知識。檔案工作是專門業(yè)務(wù),從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用,有一整套的理論和工作方法,機關(guān)檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法,才能保證工作質(zhì)量,提高工作效能,逐步實現(xiàn)機關(guān)檔案工作的科學(xué)管理。

掌握計算機知識。由于多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案現(xiàn)代化管理中的廣泛應(yīng)用,計算機已經(jīng)從輔助性工具逐漸成為檔案現(xiàn)代化管理必備的技術(shù),要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化,就必須掌握計算機數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。

掌握一定的外語知識。在當(dāng)今社會,沒有一定的外語功底已難以勝任檔案管理工作,尤其是英語。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用的各種軟件以及網(wǎng)絡(luò)信息資源中,占有很大比例,為適應(yīng)工作的需要,機關(guān)單位檔案工作者還需具備一定的英語應(yīng)用能力,這樣才能適應(yīng)新時期、新形勢對機關(guān)單位檔案工作者的要求。

5.要有精湛業(yè)務(wù)素質(zhì)

樹立以人為本的服務(wù)意識。以提供服務(wù)為己任,各項工作都應(yīng)首先從利用者的角度來思考,一切服務(wù)都應(yīng)以利用者的需求為出發(fā)點。

樹立遠大理想,熱愛人事檔案事業(yè)。明確自己肩負的責(zé)任,以主人翁的工作態(tài)度,嚴肅認真的工作作風(fēng),把高度責(zé)任心、事業(yè)心貫穿在人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)。

培養(yǎng)求真務(wù)實、精益求精的工作作風(fēng)。人事檔案工作是一項長期、艱苦、細致的工作,從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用,每一個環(huán)節(jié)都離不開求真務(wù)實,每一個過程都要求謹小慎微,任何一個細節(jié)的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。

培養(yǎng)創(chuàng)新意識。人事檔案工作者要善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,不斷改進,大膽創(chuàng)新;要不斷轉(zhuǎn)換思維方式,克服慣于從眾的心理弱勢和墨守陳規(guī)的保守思想;要有創(chuàng)新的觀念和意識,為檔案事業(yè)出謀劃策,結(jié)合工作實際,提出新思路、新觀點,改革原有的服務(wù)模式,利用現(xiàn)代化技術(shù)開發(fā)利用檔案資源,促進機關(guān)單位人事檔案工作的發(fā)展。

6.要有科學(xué)的管理素養(yǎng)

靜態(tài)管理與動態(tài)管理相結(jié)合。管理現(xiàn)存的人事檔案是靜態(tài)的,而積極主動地廣泛收集、分項、整理檔案資料,則是動態(tài)的。靜,是相對的,動則是絕對的。邊收集,收集要齊全;邊整理,整理要細致;邊歸檔,歸檔要嚴謹。這又是屬于“動”的過程。歸檔以后入庫,精心保管,這是屬"靜"的境界。

手工操作與微機操作相結(jié)合。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,計算機、網(wǎng)絡(luò)的普及與應(yīng)用,逐步實行人事檔案的自動化管理是大勢所趨。因此,人事檔案管理者必須學(xué)習(xí)和運用現(xiàn)代化管理手段,加快檔案管理現(xiàn)代化過程,盡早研制和開發(fā)具有機關(guān)單位人事管理即計算機檔案管理軟件,當(dāng)是責(zé)無旁貸。

規(guī)章制度與實際情況相結(jié)合。只有制定并嚴格履行檔案管理的各項規(guī)章制度,才能切實加強人事檔案的管理工作,進一步推進人事檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,有效地發(fā)揮人事檔案在機關(guān)管理工作中的作用。

作為新時期的檔案工作者,只有樹立遠大理想,熱愛檔案事業(yè),強化服務(wù)意識、法制意識,終生學(xué)習(xí),豐富自身的知識結(jié)構(gòu),始終立足于與時俱進、改革創(chuàng)新,不斷提高自身整體素質(zhì),才能成為新世紀檔案工作的復(fù)合型管理人才,才能促進檔案事業(yè)的發(fā)展,適應(yīng)全面當(dāng)前社會的新形勢,為社會的進步、經(jīng)濟的繁榮做出自己的貢獻。

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