張一楠

（黑龍江省森工總醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150040）

在信息化大力推進的今天，檔案的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)也呈現(xiàn)出了信息化特點，并開始向現(xiàn)代化過渡，檔案的建設(shè)和管理信息化是檔案工作的發(fā)展趨勢和必然要求。我國十七大報告中指出“信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”。而對于信息化建設(shè)的要求已經(jīng)成為了國民經(jīng)濟發(fā)展和社會發(fā)展的首要任務(wù)和亟待解決的問題。想要讓醫(yī)院檔案管理工作盡快完成信息化過渡，以適應(yīng)社會發(fā)展的總體要求，必須首先了解什么是醫(yī)院檔案信息化，才能了解其現(xiàn)在面臨的問題，進而找到解決的對策和方法。

一、醫(yī)院檔案信息化概述

醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)是一項在國家相關(guān)檔案管理部門規(guī)劃和領(lǐng)導下將信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中全面應(yīng)用的建設(shè)。利用信息技術(shù)對醫(yī)院檔案及各項信息資源進行合理有效的管理，為醫(yī)院工作和社會提供相應(yīng)的服務(wù)，從而達到加速現(xiàn)代化檔案管理進程的目的。檔案信息化管理也可以看成是將醫(yī)院檔案管理的重點和對象從檔案本身實體向檔案內(nèi)承載的信息轉(zhuǎn)變。要完成這一轉(zhuǎn)變不是一朝一夕能夠?qū)崿F(xiàn)的，這需要一個長期合理的規(guī)劃，在轉(zhuǎn)變過程中必須加強醫(yī)院信息化程度，必須建立完善的信息技術(shù)檔案部門，讓信息化滲透到檔案管理的各個方面，從而切實的達到檔案管理信息化和檔案資源使用高效化的目的。醫(yī)院檔案管理信息化應(yīng)該包含以下幾個方面：

（一）醫(yī)院檔案信息管理數(shù)字化

醫(yī)院檔案信息管理數(shù)字化是指將原來的紙質(zhì)文件、聲音圖像文件等傳統(tǒng)形式的檔案采用數(shù)字化技術(shù)進行數(shù)據(jù)記錄、掃描壓縮等，將紙質(zhì)或膠片資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息并加以歸檔和存儲，從而形成電子檔案。并將這些電子檔案進行整理分類，最終形成電子檔案信息庫。在進行檔案管理信息化和數(shù)字化的時候應(yīng)該注意：安全性、規(guī)范性、有效性三方面的原則。在醫(yī)院檔案管理信息化和數(shù)字化的內(nèi)容上又可分為：檔案目錄數(shù)字化和檔案全文數(shù)字化兩方面。雖然數(shù)字化檔案管理是主流發(fā)展趨勢，但是我國的醫(yī)院檔案管理在進行數(shù)字化發(fā)展進程中還是面臨著技術(shù)不成熟、資金不充足和數(shù)字化對象模糊與合作對象模糊等諸多問題。

（二）建設(shè)數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也可以說成是電子檔案網(wǎng)站，它是將醫(yī)院檔案等相關(guān)資料以主頁方式為用戶提供服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)站點。網(wǎng)站建設(shè)是醫(yī)院檔案管理數(shù)字化和信息化的第一步，也是非常重要的步驟。網(wǎng)站是將醫(yī)院檔案部門與外界社會聯(lián)系起來的重要媒介。在檔案網(wǎng)站建設(shè)過程中需要設(shè)置的功能主要有、服務(wù)、宣傳、溝通交流幾方面功能。在網(wǎng)站內(nèi)容設(shè)置上面需要有：檔案工作、檔案機構(gòu)、檔案資源以及檔案利用與服務(wù)幾方面內(nèi)容。

（三）加強數(shù)字檔案的建設(shè)

數(shù)字檔案館的主要作用是提高用戶在數(shù)字化環(huán)境下對醫(yī)院檔案信息的利用效率，并且以便捷服務(wù)和資源有效利用為建設(shè)目的。數(shù)字化檔案館有幾下幾方面特點：1.存在方式特別，因為圖書檔案館是利用網(wǎng)絡(luò)建立的虛擬工作環(huán)境。2.運行方式特別，數(shù)字化檔案館有別于傳統(tǒng)檔案館的運作模式，它是采用完全網(wǎng)絡(luò)化和信息化的運作模式。3.功能特別，數(shù)字化檔案館主要是以館員對資源的存儲和用戶對資源的讀取為工作內(nèi)容的。數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別在于：傳統(tǒng)實體檔案館是數(shù)字檔案館建立的基礎(chǔ)和基石；數(shù)字檔案館的出現(xiàn)給實體檔案館的建設(shè)提出了更多新要求，如信息更新速度等；數(shù)字檔案館在管理機制和服務(wù)機制上出現(xiàn)了傳統(tǒng)實體檔案館從沒遇到過的新要求和新突破，如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、超越時間和空間的服務(wù)等。實體檔案館和數(shù)字檔案館不是相互對立的關(guān)系，他們是相互依存相互補充的關(guān)系。

二、醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)原則

（一）規(guī)范性原則

想要提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率就需要切實加強檔案管理工作規(guī)范和標準的制定并實施。數(shù)字化檔案館在進行資料收集的時候可以通過直接的電子資料錄入和通過紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化兩種方式，但是不管是直接進行電子文件儲存還是通過紙質(zhì)文件掃描儲存都需要堅持檔案館管理的規(guī)范性原則，都需要制定出相應(yīng)的操作標準和流程規(guī)范。

（二）安全性原則

網(wǎng)絡(luò)安全的話題是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的誕生而同時誕生的，而隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度的不斷加深，網(wǎng)絡(luò)安全問題和潛在威脅和隱患也進一步凸現(xiàn)出來。醫(yī)院檔案信息化也不能避免的需要涉及到安全問題的討論，加強醫(yī)院相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研制與開發(fā)是非常必要的，我們需要通過物理安全策略、網(wǎng)絡(luò)安全策略和訪問權(quán)限設(shè)置等手段保證醫(yī)院檔案信息的安全性。

（三）效益性原則

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是一項非常浩大的工程，其中需要投入的人力、物力和財力更是數(shù)不勝數(shù)，由于信息化建設(shè)不是一朝一夕能夠完成的，又由于信息化建設(shè)需要不斷投入，所以更需要遵守效益性原則，也就是需要從投入的資金當中顯示出收益。

檔案管理信息化雖然是主流趨勢，但是各個醫(yī)院也必須根據(jù)自身實際情況來制定信息化建設(shè)的步驟和建設(shè)目標。醫(yī)院檔案館必須立足自身，將館藏資源、社會需求、醫(yī)院特色三者緊密結(jié)合起來，要將信息化、數(shù)字化的重點放在利用效率高的檔案資源上面，選擇出社會、讀者最需要的資源。首先進行數(shù)字化，這樣能夠提高這些資源的使用效率，讓數(shù)字化、信息化之后的檔案資源為我們帶來最大限度的經(jīng)濟效益和社會效益。

三、醫(yī)院檔案信息化的主要工作

本著“統(tǒng)一領(lǐng)導、標準先行、利用優(yōu)先、分步實施的原則，有序推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程。制定統(tǒng)一標準，規(guī)范檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，按照共建共享、互聯(lián)互通的要求，建立與完善國家醫(yī)院檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等各類檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源優(yōu)勢互補和共享。加強檔案管理信息化建設(shè)步伐需要做到以下幾點：

（一）加強領(lǐng)導、提高認識

加快醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)，要更新各級領(lǐng)導的知識領(lǐng)域，使醫(yī)院檔案信息化有一個明確的引路人。一個部門如果沒有一名知識型的領(lǐng)導主管業(yè)務(wù)工作，檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話，市、縣檔案主管部門要在提高領(lǐng)導的現(xiàn)代化管理水平方面多搞一些培訓工作，改變現(xiàn)有領(lǐng)導群眾的知識結(jié)構(gòu)。以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把醫(yī)院檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地醫(yī)院檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）加大投入、增配軟、硬件設(shè)施

要加快醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法在政策上給下級部門創(chuàng)造條件，使醫(yī)院檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

（三）引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才

從目前基層檔案工作人員學歷上看，獲成人教育大專學歷的居多，大專院校畢業(yè)的大專以上學歷的人員居少，這對檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展十分不利，要改變這種狀況，簡捷的辦法就是調(diào)入大專院校畢業(yè)生，改變隊伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)新的工作需要，對有發(fā)展前途的年輕同志，加大業(yè)務(wù)培訓，在兩年內(nèi)完成全員上崗培訓，建構(gòu)三級服務(wù)體系盡快建立局域網(wǎng)，著力加快數(shù)安化建設(shè)，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息資源庫。

[1]李愛軍.醫(yī)院檔案信息化的現(xiàn)狀及對策分析[J].銅陵學院學報，2006(2).

[2]金光華.在企業(yè)信息化環(huán)境中的醫(yī)院檔案信息化定位研究[J].中國管理信息化，2005(2).

[3]黃培.醫(yī)院檔案信息化有多遠[J].中國管理信息化:會計版，2007(3).

[4]何日勝.醫(yī)院檔案信息化的基本特征及其實施難點[J].中國管理信息化，2005(11).