文/哈爾濱市環(huán)境宣教信息中心 王莉娜

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案的管理原則不同

（一）傳統(tǒng)檔案管理的原理

第一，來源原則。來源原則指的是檔案館在收集整理檔案時要按照檔案的來源進(jìn)行整理和分類，要求保持同一來源的檔案不可分散、不同來源的檔案不可混淆的整理原則。第二，文件生命周期理論。文件生命周期理論通過全面系統(tǒng)的揭示文件運動的前后銜接及其相互影響，為檔案管理人員提供了一個直觀的管理過程，促使檔案管理人員能夠?qū)n案的管理發(fā)揮積極的影響，確保了檔案管理的科學(xué)性和合理性。第三，檔案鑒定理論。檔案鑒定是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案移交檔案保管機(jī)構(gòu)進(jìn)行保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。

（二）電子檔案管理的原則

1.可讀性原則。由于電子文件要依賴于一定的技術(shù)條件而存在，脫離必要的計算機(jī)技術(shù)和軟硬件系統(tǒng)，電子文件將變成無法閱讀的文件，失去了對其保管的意義。2.真實性原則。由于電子檔案容易被修改而不留痕跡，所以除了要加強(qiáng)在管理過程中的各種技術(shù)支持外，還必須在電子檔案的收集和傳輸過程中的把關(guān)，在傳遞檔案過程中可使用電子數(shù)碼簽名封簽技術(shù)，避免電子檔案被惡意篡改，以確保電子檔案資料的安全性，保證其真實性。3.完整性原則。與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案的收集，不僅要注重信息上的完整，同時還必須注意與信息配套的軟件及其相關(guān)程序的完整，這樣才能保證日后對電子檔案管理的有效性。4.規(guī)范性原則。這一原則要求對電子檔案進(jìn)行歸檔管理時必須遵循一定的文本格式、工作標(biāo)準(zhǔn)等，并且盡可能采用國際通用標(biāo)準(zhǔn)。因為檔案信息化的目的主要是為了便于網(wǎng)絡(luò)傳輸利用，因此電子檔案必須采用各方都共同統(tǒng)一的信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)，提高電子文件信息的傳輸效率，以達(dá)到便于利用的目的。

二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔時限要求不同

（一）傳統(tǒng)檔案的歸檔時間

傳統(tǒng)檔案的歸檔，要求在所有檔案資料辦理完結(jié)后，由檔案工作人員或文書工作人員進(jìn)行統(tǒng)一完整的收集，并進(jìn)行合理及時的歸檔保管。

（二）電子檔案的歸檔時間

由于電子檔案易于復(fù)制和調(diào)閱，歸檔后并不會明顯影響相關(guān)部門的查找和利用，所以電子檔案的歸檔可以在文件辦理完結(jié)后或在某一規(guī)定的時間周期內(nèi)，隨時進(jìn)行電子檔案的歸檔保管，一般不用延長電子檔案的歸檔時間。

三、電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同

（一）傳統(tǒng)檔案的歸檔方式

傳統(tǒng)檔案的歸檔，要求全面、系統(tǒng)、完整，在歸檔的時候注重整體性和完整性；歸檔的所有案卷，都要依照一定的次序進(jìn)行系統(tǒng)排列，并保持卷與卷之間的歷史聯(lián)系；歸檔的檔案材料，都必須有完備的歸檔手續(xù)。

（二）電子檔案的歸檔方式

1.電子檔案的歸檔一般采用介質(zhì)傳遞和網(wǎng)絡(luò)傳輸兩種方式。2.由于電子文件的內(nèi)容不直觀，在進(jìn)行電子檔案的歸檔時，檔案工作人員無法從外觀上直接發(fā)現(xiàn)其內(nèi)容，因此，在電子文件歸檔的時候，一方面需要了解電子文件的產(chǎn)生和形成方式，另一方面在對電子文件進(jìn)行歸檔時，電子文件的形成單位必須提供詳細(xì)的技術(shù)說明，并且需要提供完整的磁帶，磁盤，光盤的檔號、名稱、內(nèi)容、版本、著作人、日期和利用情況等相關(guān)材料。3.電子檔案的歸檔,原則上應(yīng)實行兩套制的原則，即電子檔案原件及備份的紙質(zhì)檔案。

四、電子檔案與傳統(tǒng)檔案的收集范圍不同

（一）傳統(tǒng)檔案的收集范圍

傳統(tǒng)檔案收集的范圍按照信息與載體的關(guān)系來看，主要是檔案信息與其載體密不可分的檔案文件類型，包括了幾乎所有的紙質(zhì)檔案及縮微檔案等。按照收集對象的不同，收集的范圍主要有以下幾個：1.現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案（現(xiàn)行機(jī)關(guān)主要指正在進(jìn)行日常活動的獨立的機(jī)關(guān)單位）在日常的工作過程中所行成的具有保存和查考利用價值的全部檔案資料。2.撤銷機(jī)關(guān)（撤銷機(jī)關(guān)一般指中華人民共和國成立后，由于機(jī)構(gòu)改革和行政機(jī)構(gòu)調(diào)整而被撤銷的各種機(jī)關(guān)單位）在撤銷前的工作活動中所形成的具有長遠(yuǎn)保存和查考利用價值的各種檔案材料。3.歷史檔案的收集，一般收集的是中華人民共和國成立以前，歷史上所存在的各種機(jī)關(guān)單位及著名歷史人物在其社會活動中所形成的檔案材料，主要包括革命政權(quán)檔案和舊政權(quán)檔案。

（二）電子檔案的收集范圍

對于電子文件的收集范圍，除了參照《檔案法》中有關(guān)的規(guī)定、國家檔案局相關(guān)文件規(guī)定等的范圍進(jìn)行收集外，還應(yīng)根據(jù)電子檔案資料的自身特點靈活收集有關(guān)資料。電子檔案收集的主要范圍有：（1）在行使本機(jī)關(guān)職能以及行政管理、業(yè)務(wù)管理活動中形成的各類電子文件。對需要保存草稿的重要文件，在修改時應(yīng)保留原文，加版本號后積累，將草稿和定稿一起歸檔。（2）利用計算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行輔助設(shè)計、制造、檢測等技術(shù)形成的具有查考利用價值的各類電子文件，包括數(shù)據(jù)文件、圖形文件、模型文件等。（3）本機(jī)關(guān)制作的給類數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫、圖形庫、方法庫等。（4）與機(jī)關(guān)制作的文本文件、圖形文件、模型文件、數(shù)據(jù)文件等，有關(guān)的各種命令文件，如計算機(jī)程序、控制程序、管理程序等。（5）與電子文件有關(guān)的各類紙質(zhì)文件?！保?）由于電子文件的讀取、還原、利用等都離不開其生成的技術(shù)設(shè)備條件及與讀取利用電子檔案相關(guān)的技術(shù)軟件，因此在對電子檔案進(jìn)行收集時還必須包括這些技術(shù)設(shè)備及在利用電子檔案資料時所需要的操作軟件。

五、電子檔案與傳統(tǒng)檔案的分類、編目等管理形式不同

（一）傳統(tǒng)檔案的分類與編目

傳統(tǒng)檔案一般遵循來源原則并按“全宗”進(jìn)行分類。傳統(tǒng)檔案的分類，一般先將所收集來的檔案材料按其來源和特點的不同歸為不同的全宗，再對全宗內(nèi)的檔案材料按照不同的分類方法進(jìn)行分類（“全宗內(nèi)檔案的分類，就是按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式的不同，把全宗內(nèi)的檔案劃分為若干部分和類別，使全宗內(nèi)的檔案構(gòu)成有機(jī)的體系，以條理反映立檔單位的各種活動情況，便于全宗內(nèi)檔案的管理和利用”）。

（二）電子檔案的分類與編目

電子檔案按其自身特點一般可分為：一般文件、科技文件、數(shù)據(jù)文件和命令文件四個部分。為電子檔案編制目錄。在電子檔案的管理終端運用計算機(jī)編制一個整體的類目，并在其下設(shè)置子目錄，將應(yīng)歸檔的電子文件按其不同的類型和特點歸入相應(yīng)的目錄中，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理。這一過程應(yīng)在電子文件產(chǎn)生的過程中隨時進(jìn)行歸檔并不斷完善電子檔案目錄的設(shè)置。編寫電子文件目錄的說明。由于電子文件目錄名稱可能用的是不易理解的名字，所以應(yīng)編寫相應(yīng)的目錄說明以介紹其名稱，便于查找利用。

六、電子檔案與傳統(tǒng)檔案在內(nèi)容上所采取的保護(hù)措施不同

（一）傳統(tǒng)檔案內(nèi)容的保護(hù)措施

傳統(tǒng)檔案由于其檔案信息與記錄載體的不可分離性,決定了對傳統(tǒng)檔案內(nèi)容信息的安全維護(hù),就是對機(jī)密檔案內(nèi)容和需要控制利用范圍的檔案內(nèi)容實行嚴(yán)格的管理。對傳統(tǒng)檔案內(nèi)容的管理，一要注意檔案內(nèi)容是否有人為修改過的痕跡，特別是對于紙質(zhì)檔案來說，人為修改的痕跡是能明顯被看到的；二要注意文件資料是否齊全，是否有文件資料的缺失，如果有明顯缺失的，應(yīng)盡量補齊所缺少的資料，盡力保證所歸檔文件的完整性；三要判斷所歸檔文件的內(nèi)容信息是否真實，確保檔案信息沒有失真、偽造之處，切實維護(hù)檔案的真實性。

（二）電子檔案內(nèi)容的保護(hù)措施

由于電子文件具有可重復(fù)性和可逆性強(qiáng)的特點，可以被編輯修改而不留痕跡，其載體也無法固定，再加上某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也很容易被更改，因此使得電子文件的原始憑證性一再被質(zhì)疑，也使得對其真實性的辨別變得復(fù)雜而困難。因此，在電子文件的形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、身份驗證等加密保護(hù)措施，確保電子文件在傳輸、處理和提供利用的過稱中不會出現(xiàn)檔案信息的變更，確保電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性。

七、電子檔案與傳統(tǒng)檔案的保管方式和保管條件不同

（一）傳統(tǒng)檔案的保管方式與保管條件

傳統(tǒng)檔案的保管一般以“全宗”作為保管單位，并且以來源原則為主要的指導(dǎo)思想，遵循同一來源的檔案的不得分散，不同來源的檔案不得混淆的原則；按案卷順序進(jìn)行排序保管。傳統(tǒng)檔案的保管主要包括檔案庫房的管理、檔案流動過程中的安全防護(hù)和檔案的保管技術(shù)等幾個方面：1.檔案庫房的管理由庫房選址布局、庫房溫濕度控制、檔案裝具要求、檔案的防塵防光防有害氣體等方面構(gòu)成。2.檔案在流動過程中的保護(hù)包括檔案在管理和利用過程中所可能發(fā)生各種損毀因素的安全防護(hù)。3.檔案的保管技術(shù)包括各種為延長檔案壽命而對其所進(jìn)行的復(fù)制、修裱、滅菌等保護(hù)和修復(fù)的技術(shù)工作。

（二）電子檔案的保管方式與保管條件

電子檔案的載體形式多樣，包括磁帶、磁盤、光盤等形式。在對其進(jìn)行保管時，一般來說，磁盤和光盤以“盤”為保管單位；磁帶以“卷”為保管單位。歸檔時，應(yīng)把電子文件按照一定的聯(lián)系存入不同的保管單位中，以方便進(jìn)行管理和查尋利用。就保管方式來看，把電子檔案拷貝到其他磁盤、磁帶、光盤、可移動硬盤等上，是目前比較能得到廣泛認(rèn)可的一個保管形式。保管電子檔案還應(yīng)具有以下幾個保管條件：1.保管電子檔案的庫房要求溫濕度要相對穩(wěn)定。2.庫房要保持清潔通風(fēng)，無有害氣體，地面整潔無塵，放置電子檔案的裝具潔凈。3.存放電子檔案的庫房要防止磁場的干擾，磁性載體檔案與磁場干擾源（如磁鐵、馬達(dá)等）的距離應(yīng)保持在76mm以上；庫房中最好不要存放磁材料制成品（如磁化杯等）；有條件的保管機(jī)構(gòu)可以再庫房中設(shè)置測磁設(shè)備，以查出可能存在的磁場干擾隱患。4.軟磁盤或磁帶應(yīng)放入盒中，垂直或懸掛放置，由于光盤片基很薄，為防止變形，也應(yīng)垂直存放。5.另外，保管電子檔案的計算機(jī)一般不連接外網(wǎng)，并且在保管電子檔案的計算機(jī)中要安裝可以自行殺毒的殺毒軟件，不能使用任何來歷不明的軟件或移動存儲設(shè)備，必須使用時必須嚴(yán)格殺毒，確認(rèn)安全后方可使用，以防止計算機(jī)感染病毒，破壞電子檔案。

八、電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢利用方式不同

（一）傳統(tǒng)檔案的查詢利用方式

查詢傳統(tǒng)檔案，一般以人工編制的檢索工具為主，如卡片式檢索工具、書本式檢索工具、縮微膠片式檢索工具等，直接對所需要的傳統(tǒng)檔案的檔案信息進(jìn)行查詢并且只要是持有合法證件的中華人民共和國公民和社會組織，都可以對已滿應(yīng)管期限的，可以公開利用的開放檔案進(jìn)行查詢利用，對檔案的利用方便快捷。

（二）電子檔案的查詢利用方式

對于電子檔案而言，利用者只有符合一定的條件，才能進(jìn)行注冊，并在電子文件中心或電子檔案館中查詢利用其中的電子檔案資料，而只有通過遠(yuǎn)程登錄的方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢自己閱讀權(quán)限內(nèi)的電子檔案信息。查詢一些已進(jìn)行脫機(jī)保管的電子文件時，也必須在放入磁盤時輸入密碼等身份驗證資料方可進(jìn)行電子信息的查詢。

隨著現(xiàn)代技術(shù)的飛速發(fā)展，既完善了傳統(tǒng)檔案的管理理論及管理方法，也使得傳統(tǒng)檔案的利用工作變得更方便快捷。隨著信息技術(shù)發(fā)展，電子檔案數(shù)量的快速增加，也使得人們更重視對電子檔案的管理。對于電子檔案管理的理論和方法也在實踐中被不斷的發(fā)掘出來。雖然在傳統(tǒng)檔案管理領(lǐng)域和電子檔案管理領(lǐng)域存在著一定的不同，有著各自不同的管理方法，但是對于傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理在基礎(chǔ)的理論及基本的管理思想上都是基本相同的，并且二者對檔案進(jìn)行管理的目的都是為了便于檔案的更科學(xué)合理的保管和更方便的查詢利用。所以，我認(rèn)為，在日后的檔案工作中，我們應(yīng)通過研究傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的差異和共性，進(jìn)一步完善傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案的管理工作，使二者得到一個有機(jī)的結(jié)合，相互借鑒對方的優(yōu)勢并為己所用，推動自身領(lǐng)域的發(fā)展。在實際工作中，我們應(yīng)積極探索檔案管理、檔案利用的新途徑和新方式，不斷創(chuàng)造條件，在檔案管理領(lǐng)域

增加現(xiàn)代化的先進(jìn)設(shè)備，更好地提供高效、快捷的檔案利用服務(wù)，才能緊跟時代發(fā)展的步伐。