文/江蘇省南通商貿(mào)高等職業(yè)學(xué)校 倪儆

高?；n案記錄著校內(nèi)各種建筑、構(gòu)筑物以及多種地下管線設(shè)施在規(guī)劃、設(shè)計(jì)以及使用階段的多種信息，是由文字、圖像、聲像、電子文件等組成的材料，不但能作為檢核基建工程質(zhì)量的重要憑證，對(duì)高校的建筑規(guī)劃、建設(shè)以及管理等各項(xiàng)事務(wù)的開展發(fā)揮著非常重要的作用。尤其是隨著高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃開展，管理利用好基建檔案，對(duì)高?？茖W(xué)發(fā)展具有十分重要的意義。因此，作為記錄與承載學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要檔案，已成為學(xué)校蓬勃發(fā)展過程中不可缺少的重要組成部分。為此，在今后的工作過程中，應(yīng)順應(yīng)新形勢(shì)的要求，加強(qiáng)高?；ü芾砉ぷ鞯拈_展。

一、高?；n案的特點(diǎn)

隨著高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資主體向多元化方向發(fā)展，在一定程度上增加了檔案管理的社會(huì)性與復(fù)雜性，對(duì)高效高校檔案自身管理工作提出了更高層次的要求。在此過程中，抓住基建檔案管理的特點(diǎn)，已成為高?；n案管理的關(guān)鍵所在。除了與其他檔案有著傳統(tǒng)型的共同特點(diǎn)外，還具有以下特點(diǎn)：

（一）獨(dú)立成套性

對(duì)于基建檔案而言，在整個(gè)學(xué)校發(fā)展過程中單獨(dú)整理立卷，是相對(duì)獨(dú)立的，并且每個(gè)基建項(xiàng)目的檔案之間的資料也是相對(duì)獨(dú)立的。同時(shí)，基建檔案是以單位工程為對(duì)象進(jìn)行收集整理的，獨(dú)立地形成一套完整的資料文件，內(nèi)容包括工程準(zhǔn)備階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段以及竣工階段的階段性依據(jù)性文件，在工程的整個(gè)實(shí)施階段已形成一套完整的檔案卷宗。因此，高?；n案又具有成套性的特點(diǎn)。

（二）專業(yè)復(fù)雜性

對(duì)于基建工程而言，是程序較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅涉及的部門眾多，在建設(shè)過程中所涉及到的各個(gè)環(huán)節(jié)與多種專業(yè)內(nèi)容也較為復(fù)雜，這些環(huán)節(jié)與專業(yè)之間已經(jīng)有機(jī)地融合成一個(gè)較為完整的單位工程。因此，對(duì)于基建檔案的形成領(lǐng)域與內(nèi)容性質(zhì)而言，又有著鮮明的專業(yè)性與復(fù)雜性等特點(diǎn)。

（三）來源廣泛性

因高校大部分基建工程項(xiàng)目規(guī)模較大，設(shè)計(jì)專業(yè)因素眾多，在很大程度上決定了基建檔案的來源廣泛性。從工程項(xiàng)目籌劃到竣工驗(yàn)收等整個(gè)過程，檔案材料來源都涉及到政府部門的審批、設(shè)計(jì)部門論證、施工單位施工以及監(jiān)理單位、質(zhì)檢單位、材料設(shè)備供貨單位等各項(xiàng)工作的參與。因此，高校基建檔案又有著材料來源廣泛性的特點(diǎn)。

（四）實(shí)用性

基建檔案是高校基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)最為原始的信息，它承載著高校進(jìn)行各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的大量真實(shí)性信息，在學(xué)校新建、擴(kuò)建、維修、解決土地糾紛等工作過程中發(fā)揮著不可替代的作用，因此它又有著很強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值。

二、強(qiáng)化新形勢(shì)下高?；n案管理工作的有效措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，完善基建檔案管理制度

將高?；n案管理工作納入日常管理工作，是確?；n案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與制度化的前提。因此，完善基建檔案管理工作過程中的各種規(guī)章制度，已成為做好基檔案管理工作的關(guān)鍵。為此，對(duì)于高校而言，應(yīng)結(jié)合本學(xué)校自身工作情況，制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，并對(duì)各種規(guī)章制度的實(shí)施情況進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查、督促。在實(shí)際的工作運(yùn)營(yíng)過程中，因基建檔案形成周期長(zhǎng)、設(shè)計(jì)單位廣，并且有著較強(qiáng)的專業(yè)性，應(yīng)當(dāng)對(duì)所有參與建設(shè)的單位檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)的指導(dǎo)與約束。在工程項(xiàng)目完成后，承包單位必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求，將基建檔案管理工作與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等工作同步進(jìn)行。對(duì)于檔案部門而言，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基建部門的交流與溝通，齊心協(xié)力做好基建竣工歸檔工作，明確在基建檔案管理工作過程中的重要職責(zé)，確保項(xiàng)目施工、安裝、竣工等技術(shù)資料建檔歸位。

（二）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

基建檔案只有經(jīng)過一定的收集與整理工作才能形成，而這一最基礎(chǔ)也最為關(guān)鍵的工作是靠檔案管理人員來完成的。因此，檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)提升基建檔案管理工作質(zhì)量發(fā)揮著非常重要的作用。同時(shí)，基建檔案的形成是否規(guī)范、分類是否科學(xué)、質(zhì)量是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求等將直接影響到基建檔案的管理水平。因此，組建一支具有較強(qiáng)專業(yè)水平與業(yè)務(wù)技能的檔案管理隊(duì)伍，已成為促進(jìn)基建檔案管理工作順利開展的前提。

為此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于基建檔案管理人員綜合技能的培養(yǎng)，以提升他們的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能。同時(shí)，基建部門不僅僅是檔案管理的生產(chǎn)者，也是使用者，這就要求他們應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心。在日?；n案管理工作開展過程中，應(yīng)時(shí)刻關(guān)注基建項(xiàng)目活動(dòng)，主動(dòng)收集與基建活動(dòng)相關(guān)的各種活動(dòng)資料，并及時(shí)歸檔。同時(shí)，新形勢(shì)下的基建檔案管理正面向管理多樣化方向發(fā)展，相關(guān)管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等不斷更新，這就要求應(yīng)對(duì)基建檔案管理人員從項(xiàng)目管理到檔案管理等方面進(jìn)行現(xiàn)代化知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，以提升他們的業(yè)務(wù)水平與檔案管理能力。

（三）認(rèn)真落實(shí)規(guī)范化、同步化的要求

在基建檔案管理工作過程中，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)規(guī)范化與同步化的要求。確保規(guī)范化，應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：一是必須確保歸檔文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確，滿足歸檔質(zhì)量要求。確保各項(xiàng)簽字手續(xù)完備，長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)用具有較強(qiáng)耐久性的書寫材料進(jìn)行書寫。二是竣工圖紙的編制應(yīng)規(guī)范，竣工材料應(yīng)齊全，對(duì)于出現(xiàn)磨損、污染嚴(yán)重以及不能真實(shí)反映出工程實(shí)際情況的圖紙應(yīng)重新繪制竣工圖。三是項(xiàng)目檔案文件立卷應(yīng)符合要求，立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，卷內(nèi)文件按順序合理排列，確保文件之間的內(nèi)在聯(lián)系。同時(shí)，還應(yīng)確保案卷的編目清楚、整齊，以便于歸檔保管與利用。

在基建檔案管理過程中，還應(yīng)確保檔案管理工作與項(xiàng)目啟動(dòng)同時(shí)進(jìn)行。在基建項(xiàng)目建設(shè)階段，應(yīng)確保資料的收集、整編以及審定工作與項(xiàng)目進(jìn)度相同；在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段應(yīng)確保工程竣工資料的提交與工程驗(yàn)收同步進(jìn)行，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)。在管理工作開展過程中，應(yīng)克服種種苦難，及時(shí)準(zhǔn)確掌握多種文件資料，以確?；n案材料的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）提升科學(xué)化、現(xiàn)代化管理水平

隨著信息化的不斷普及，給高效基建檔案管理工作帶來了新的課題與發(fā)展方向。先進(jìn)的基建檔案管理技術(shù)是提升管理工作效率的前提，具有查詢快捷、操作簡(jiǎn)便以及儲(chǔ)存安全等特點(diǎn)，能有效提升工作質(zhì)量。為此，對(duì)于高校而言，應(yīng)充分利用自身技術(shù)優(yōu)勢(shì)，充分借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化平臺(tái)，建立起一套以計(jì)算機(jī)與信息庫為技術(shù)核心的檔案管理系統(tǒng)，以在提升檔案管理工作效率的同時(shí)，降低檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

同時(shí)，高校還應(yīng)結(jié)合自身情況與特點(diǎn)，使用先進(jìn)的檔案管理軟件進(jìn)行基建檔案的遠(yuǎn)程傳閱、查閱、收集與保管，以在順應(yīng)新形勢(shì)要求的同時(shí)，促進(jìn)現(xiàn)階段高?；n案管理工作的科學(xué)化與現(xiàn)代化。

三、結(jié)語

綜上所述?；n案管理工作作為一項(xiàng)基本的管理工作過，在學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展過程中發(fā)揮著非常重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)順應(yīng)新形勢(shì)改革與發(fā)展到新要求，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不斷提升自己的專業(yè)技術(shù)水平與綜合業(yè)務(wù)水平，以充分實(shí)現(xiàn)基建檔案的自身價(jià)值，更好地服務(wù)于學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。

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