文/南京交通技師學(xué)院 胡葉霞

從狹義上講，檔案工作就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用工作。檔案工作的八個環(huán)節(jié)，相互影響，相互制約。并且，在不同的工作環(huán)節(jié)具有不同的工作原則、方法，這都需要檔案人員能夠很好的把握。因此，檔案人員在檔案工作中起著至關(guān)重要的作用。但一直以來，檔案人員卻成為很多單位忽視的對象，職業(yè)學(xué)校也不例外，現(xiàn)狀不容樂觀。致使職業(yè)學(xué)校的檔案服務(wù)水平低下，服務(wù)學(xué)校的中心工作有限。隨著職業(yè)學(xué)校的快速發(fā)展，急需改變檔案人員目前的狀況。

一、職業(yè)學(xué)校檔案人員的現(xiàn)狀

職業(yè)學(xué)校的檔案人員與高校、機(jī)關(guān)、檔案館不同，具有自身的一些特點。

（一）綜合性

職業(yè)學(xué)校規(guī)模小，編制少，專職檔案人員少，兼職檔案人員多，兼有不同工作事項，檔案工作的八個環(huán)節(jié)也由其獨立完成，具有綜合性。

（二）更換頻繁

職業(yè)學(xué)校在人員緊張或安排特殊人員時，往往會對檔案人員進(jìn)行調(diào)整，變動頻繁，不利于檔案工作的開展。

（三）非專業(yè)多，學(xué)歷低

職業(yè)學(xué)校相對高校來說層次較低，教職工的文化素養(yǎng)相對薄弱，檔案人員一般學(xué)歷不高、專業(yè)畢業(yè)少，并且受專業(yè)化訓(xùn)練的機(jī)會也相對較少。

（四）安于現(xiàn)狀，沒有積極性

檔案工作作為職業(yè)學(xué)校的一項輔助性工作，一般情況下無法體現(xiàn)其重要作用，往往得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，反而認(rèn)為是可有可無的工作。檔案人員沒有工作積極性，認(rèn)為反正做多做少一個樣，何必自找麻煩，安于現(xiàn)狀，只做一些簡單的整理和查閱工作，大多以手工為主，未采用現(xiàn)代化工作方式，不進(jìn)行檔案的宣傳，更不用說進(jìn)行針對性的檔案匯編。檔案基礎(chǔ)工作非常薄弱。

（五）缺乏與時俱進(jìn)的意識

檔案工作是一項政治性、服務(wù)性工作，但檔案人員往往缺乏一定的意識，如政治意識、服務(wù)意識、創(chuàng)新意識等。

二、從檔案人員出發(fā)，提高職業(yè)學(xué)校檔案服務(wù)水平的策略

（一）配備專門的檔案人員

在整個檔案工作中，只有檔案人員具有主觀能動性，能夠主導(dǎo)檔案工作的好壞、檔案服務(wù)水平的高低。職業(yè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要綜合考慮各方面的因素，將專門檔案人員配備到位，力求專業(yè)畢業(yè)、學(xué)歷較高、年富力強(qiáng)，并保持相對穩(wěn)定，在評優(yōu)或者待遇方面不等同于其他人員，和其他人員同級別或略高于其他人員，這樣才能帶動檔案人員的積極性和主動性，調(diào)動檔案人員的工作激情，推動檔案工作的開展。

（二）檔案人員要提高自身的綜合素質(zhì)

1.專業(yè)素質(zhì)。作為專職檔案人員，不僅要熟悉檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識，及時了解學(xué)術(shù)界有關(guān)檔案工作的新理論、新方法，熱愛檔案事業(yè)，具有較強(qiáng)的檔案專業(yè)素質(zhì)。還要通過強(qiáng)化培訓(xùn)、繼續(xù)教育、在職深造等多種形式，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，提高檔案業(yè)務(wù)能力。

2.信息素質(zhì)。二十一世紀(jì)是一個信息快速增長和傳播的世界，職業(yè)學(xué)校也將走入這樣的世界。檔案人員要與時俱進(jìn)，適應(yīng)檔案信息化的大環(huán)境，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、更新知識結(jié)構(gòu)，使自己具備應(yīng)有的信息素質(zhì)，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)方式和方法，提高檔案工作水平，發(fā)揮學(xué)校檔案在教育事業(yè)中的作用。

3.其他素質(zhì)。新時期，檔案人員不僅要具備檔案專業(yè)知識，還要具備其他方面的知識，才能跟上時代發(fā)展的步伐。除了學(xué)習(xí)外語、計算機(jī)等相關(guān)專業(yè)知識外，還要學(xué)習(xí)管理、科學(xué)技術(shù)等方面的知識，全面提高綜合素質(zhì)，適應(yīng)時代對檔案工作者的要求。

（三）積極培育兼職檔案人員

由于檔案人員不可能深入每個部門，了解每個部門檔案資料的形成過程，因此，檔案人員要積極培育兼職檔案人員，可以請檔案方面的專家來校開展檔案知識講座，使他們具有檔案方面的一些基本理論知識，然后在檔案專業(yè)人員的帶動下成為較專業(yè)的檔案人員。對于兼職檔案人員，每年可以發(fā)放一定補(bǔ)貼，形成一種爭當(dāng)專職檔案員或兼職檔案員的氛圍。當(dāng)然，有激勵就要有責(zé)任，也要制定相應(yīng)的崗位職責(zé)，約束其行為。

（四）檔案人員夯實檔案基礎(chǔ)工作

檔案服務(wù)水平的提高離不開檔案基礎(chǔ)工作的夯實，否則達(dá)不到應(yīng)有的效果。只有收集齊全、完整、準(zhǔn)確，整理科學(xué)、得當(dāng)，鑒定準(zhǔn)確，統(tǒng)計充分，檢索科學(xué)，才會更好的促進(jìn)檔案服務(wù)的開展，開拓學(xué)校檔案事業(yè)的新局面。

（五）檔案人員樹立全新的意識

隨著社會的發(fā)展，檔案人員要充分認(rèn)識形勢的變化，改變現(xiàn)有的工作狀態(tài)，在檔案工作中善于捕捉有用的信息，良好的措施，樹立正確的意識觀念，開拓創(chuàng)新，努力實現(xiàn)職業(yè)學(xué)校檔案工作的新局面。

1.樹立“以人為本”的服務(wù)理念。以人為本，是科學(xué)發(fā)展觀的核心。簡單來說，以人為本，就是指與物、神相比，人更重要，更根本。職業(yè)學(xué)校的檔案人員要充分認(rèn)識到，服務(wù)是檔案的宗旨，也是檔案的最終目的，把滿足所有檔案用戶的檔案信息需求作為根本出發(fā)點，才能有利于檔案用戶檔案意識的增強(qiáng)，有利于職業(yè)學(xué)校檔案工作的開展。

2.樹立主動服務(wù)的理念。主動地為檔案用戶服務(wù)是檔案利用工作的指導(dǎo)思想之一。職業(yè)學(xué)校的檔案用戶，由于文化層次較低等原因，需要檔案人員主動提供服務(wù)。

3.樹立檔案工作的創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是人類特有的認(rèn)識能力和實踐能力，是人類主觀能動性的高級表現(xiàn)形式，是推動民族進(jìn)步和社會發(fā)展的不竭動力。一個民族要想走在時代前列，就一刻也不能沒有理論思維，一刻也不能停止理論創(chuàng)新。口語上，經(jīng)常用“創(chuàng)新”一詞表示改革的結(jié)果。檔案工作正面臨著由向內(nèi)服務(wù)轉(zhuǎn)向社會化服務(wù)，外部環(huán)境日新月異，要想不被忽視，檔案人員就要創(chuàng)新檔案工作，收集上的創(chuàng)新、編研上的創(chuàng)新、利用上的創(chuàng)新等等，從而達(dá)到新時期各級各類檔案用戶的不同需求。

（六）檔案人員經(jīng)常與檔案用戶進(jìn)行溝通

職業(yè)學(xué)校的檔案用戶主要有管理人員、教師和學(xué)生以及少量的社會人員。滿足他們的檔案信息需求，是檔案服務(wù)工作的現(xiàn)實目標(biāo)。檔案人員定期或不定期召集一部分管理人員、教師和學(xué)生進(jìn)行座談，認(rèn)真聽取他們的合理建議和意見，并根據(jù)建議和意見，有針對性地改變檔案服務(wù)狀況。通過座談這個平臺，職業(yè)學(xué)校檔案服務(wù)做到更有的放矢、更強(qiáng)的針對性，提高檔案服務(wù)學(xué)校的能力。

（七）加強(qiáng)檔案宣傳

宣傳是一種專門為了服務(wù)特定議題的訊息表現(xiàn)手法。一般情況下，是指運用各種符號傳播一定的觀念以影響人們的思想和行動的社會行為。宣傳具有激勵、鼓舞、勸服、引導(dǎo)、批判等多種功能,其基本功能是勸服。即通過多種內(nèi)容和形式，闡明某種觀點，使人們相信并跟著行動。職業(yè)學(xué)校的檔案用戶相對高校來說層次較低，檔案素養(yǎng)不高，必須對其進(jìn)行宣傳，才有可能提高他們對檔案工作的認(rèn)識與理解。

1.室藏檔案內(nèi)容的宣傳。就檔案用戶來說，要利用的是檔案的內(nèi)容。因此，讓他們知曉檔案的內(nèi)容尤為重要，決定著服務(wù)客體檔案利用行為的發(fā)生。職業(yè)學(xué)校檔案部門要對室藏檔案內(nèi)容進(jìn)行宣傳，特別是一些年代久遠(yuǎn)的檔案、學(xué)校特色檔案資源、重要檔案、編研成果、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、利用率高的檔案等進(jìn)行宣傳，可以按職業(yè)學(xué)校四類檔案用戶檔案信息需求的特點分專題進(jìn)行，使檔案用戶知曉，這樣才能在平時的工作中知道有這樣的室藏，需要利用時就會想到檔案室有自己要用的檔案，促進(jìn)利用行為的發(fā)生，從而提高檔案的利用率，發(fā)揮檔案的價值。

2.檔案利用意識的宣傳。檔案利用意識的宣傳，對檔案工作意義非凡。檔案意識有兩種：一種是社會的檔案意識，一種是檔案界的社會意識。社會各界對檔案需求的認(rèn)識構(gòu)成社會的檔案意識。強(qiáng)烈的檔案意識可以促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，而淡薄的檔案意識則阻礙、延續(xù)這種發(fā)展?？梢?，提高檔案意識，可以促進(jìn)檔案材料的積累、管理、利用，提高檔案工作水平。

職業(yè)學(xué)校檔案用戶是學(xué)校的全體師生，他們的檔案利用意識增強(qiáng)了，檔案利用率才會提高。因此，檔案部門要加強(qiáng)檔案意識的宣傳，除了可以通過室藏檔案內(nèi)容宣傳的形式外，還可以采用BBS留言板、論壇、知識競賽、參觀等方式對檔案法規(guī)、檔案作用、利用檔案效果實例、檔案工作內(nèi)涵等進(jìn)行宣傳。檔案法的宣傳可以使用戶在享受權(quán)利的同時，知曉應(yīng)盡的義務(wù)，從而保證他們利用檔案時保護(hù)檔案，使檔案不受損壞。通過宣傳，用戶了解了檔案，認(rèn)識到檔案是一種歷史文化財富，寶貴的信息資源，進(jìn)而使他們對檔案的收集、管理、利用表現(xiàn)出重視的態(tài)度，又能促進(jìn)檔案工作的開展。

檔案部門要提高全體師生的檔案意識，不是一朝一夕的事情，要有打持久戰(zhàn)的思想準(zhǔn)備。平時工作中，積極地為本單位廣大師生提供檔案信息，供領(lǐng)導(dǎo)決策，供師生參考和憑證，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，開展檔案各項活動，宣傳檔案工作的重要性。只有做好了服務(wù)工作，讓大家真正感受到檔案工作的好處，才會重視檔案工作，才會利用檔案，才會擴(kuò)大全體師生對檔案的利用程度，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展和服務(wù)水平的提高。

3.檔案利用手段的宣傳。每個人都會遇到這樣的情況，要去辦一件事，但不知從何下手，或者不知道最便捷的方式，而費力地去實施，結(jié)果效率當(dāng)然不高。在檔案利用上，也會存在同樣的情況。用戶有檔案信息需求，但不知道怎樣去查詢，或者不知道查詢的最便捷方式，就會影響其對檔案的利用。

職業(yè)學(xué)校檔案部門要及時宣傳檔案的利用方式，可能傳統(tǒng)的檔案利用方式大家比較清楚，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新，會出現(xiàn)一些先進(jìn)的、便捷的檔案利用方式。檔案部門就要及時地告訴大家，以后可以這樣進(jìn)行檔案的檢索和利用，方便了師生，也提高了檔案服務(wù)水平。

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