文/河北省地礦局第四水文工程地質(zhì)大隊(duì) 趙桂娥 王文巖 劉亞濤

檔案就是指在多種工作中出現(xiàn)的，記錄企業(yè)或個(gè)人詳實(shí)信息的文件資料，內(nèi)部的信息可以作為日后人們觀察與研究的依據(jù)，隨著社會(huì)各項(xiàng)制度與機(jī)構(gòu)的健全，檔案管理制度已經(jīng)成為深受廣大人民所重視的一項(xiàng)管理事業(yè)，而且這項(xiàng)事業(yè)幾乎已經(jīng)進(jìn)入到了人們的日常生活的方方面面，越來越多的檔案管理成為企業(yè)與個(gè)人管理的一種重要形式，只有利用科學(xué)的管理方法，采用先進(jìn)的管理制度才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的優(yōu)化管理，才能深入挖掘存在于檔案內(nèi)部的價(jià)值。

一、檔案管理工作的價(jià)值和意義

衡量一個(gè)企業(yè)的管理水平與經(jīng)營成果不僅僅局限于生產(chǎn)效益與工作效率方面，檔案管理的科學(xué)與否也已經(jīng)成為其中一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)闄n案中所涵蓋的內(nèi)容都是關(guān)于企業(yè)或個(gè)人的發(fā)展過程，或者成長經(jīng)歷，這些都屬于一些經(jīng)驗(yàn)性的資料，可以為以后企業(yè)或者單位的發(fā)展提供一些參考，為企業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展帶來良好契機(jī)，這些資料儲(chǔ)備必將為企業(yè)的日后發(fā)展提供參照，一個(gè)企業(yè)的資源取向、發(fā)展模式與未來的發(fā)展方向都在很大程度上會(huì)受到檔案管理的影響，因此，檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展與進(jìn)步的重要保障。

檔案管理具有下面幾個(gè)方面的作用：

（一）發(fā)揮參考依據(jù)的作用

同樣是對(duì)歷史的回顧，但是卻是任何文獻(xiàn)資料所不具備的，檔案能夠發(fā)揮同法律一樣的作用，因?yàn)闄n案的特點(diǎn)與功能決定了自身更具有客觀性、真實(shí)性，能夠?yàn)槿藗兲峁└哒f服力的證據(jù)。

（二）提供參考資料的作用

因?yàn)闄n案是對(duì)當(dāng)時(shí)發(fā)生情況的真實(shí)記錄，這些是屬于最科學(xué)，最安全的參考資料，這些資料是未經(jīng)過篡改，最真實(shí)的，甚至都是一些手稿，內(nèi)部還有照片，這些都已經(jīng)成為了最真實(shí)、可靠的，經(jīng)過簽字的手稿，一旦在實(shí)際工作中出現(xiàn)問題時(shí),就可以參照這些資料來解決問題，檔案資料室就可以作為查詢的后盾。

二、檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作的規(guī)范化

因?yàn)闄n案管理帶有巨大的秘密性，所以，當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理以后，保證了企業(yè)與個(gè)人信息的私密性，保證了檔案材料的質(zhì)量。檔案管理的工作紛繁復(fù)雜，不僅是對(duì)內(nèi)部資料的管理，而且涵蓋了外部包裝的統(tǒng)一印刷，然后對(duì)相關(guān)人員的集中培訓(xùn)，對(duì)于檔案的整理與核查都實(shí)行一致的管理，而且每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要一個(gè)嚴(yán)格的管理模式，例如：檔案的借閱與復(fù)制等，要想確保以后的檔案能夠在日后的工作中發(fā)揮良好作用，就要完善對(duì)檔案的管理，針對(duì)一些基礎(chǔ)性工作，需要檔案服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)的支持，因?yàn)檫@一意識(shí)為檔案基礎(chǔ)工作起到了帶動(dòng)作用，同時(shí)，通過加強(qiáng)對(duì)檔案理論的深入探究，對(duì)于整個(gè)檔案的管理也具有重要的推動(dòng)作用，從以往的經(jīng)驗(yàn)來看，檔案的規(guī)范化管理，例如：檔案的全宗學(xué)理論，文書立卷——改革都達(dá)到了對(duì)檔案的管理，因此，檔案管理工作意義非凡。

（二）檔案的信息化管理

現(xiàn)代檔案管理多數(shù)采用的是現(xiàn)代化的信息技術(shù)，這種管理方式大大提高了檔案管理工作的效率與真實(shí)性，同傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)比起來，現(xiàn)今的檔案管理獲得了巨大的發(fā)展，在電子檔案與紙質(zhì)檔案的共同配合下，現(xiàn)今檔案管理具有更高的靈活度，利用科學(xué)的管理措施，提高了檔案管理效率，保證了檔案管理的科學(xué)性，全面保證了檔案管理的工作效率。

（三）檔案管理能夠保證檔案的安全與真實(shí)

因?yàn)闄n案管理的任何一部分都要進(jìn)行科學(xué)的審核，要由相關(guān)部門進(jìn)行優(yōu)化控制與管理，無論是檔案的查詢還是建立都要由相關(guān)人員的管理與監(jiān)督，這樣就確保了檔案信息的真實(shí)性與安全性，是檔案信息能夠更加完整、保密并具有一定的安全性，從某種程度上講，檔案管理發(fā)揮著不可替代的重要作用，特別是在檔案啟用集中管理的模式，檔案管理工作在很大程度上獲得了提高，而且在建檔方面都實(shí)行了科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)督制度，也就是說，在對(duì)檔案的查詢方面，有一定的限制，也就是意味著檔案信息的保密性，不相關(guān)的人員在沒有得到批準(zhǔn)的情況下，不能夠自由查詢檔案信息，通過這種方式能夠達(dá)到對(duì)檔案安全管理。

（四）檔案管理促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展

檔案管理是對(duì)企業(yè)經(jīng)營與生產(chǎn)等各個(gè)項(xiàng)目的信息的詳實(shí)記錄，企業(yè)的管理人員可以通過這些記錄的信息展開對(duì)企業(yè)發(fā)展的深入研究，從企業(yè)的未來發(fā)展方向、發(fā)展目標(biāo)、途徑等方面制定科學(xué)的計(jì)劃，整個(gè)企業(yè)都在一個(gè)科學(xué)目標(biāo)的指導(dǎo)下，利用科學(xué)的經(jīng)營管理方法，本著高效管理的原則，能夠充分利用企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)資源，發(fā)揮人力資源的作用，提高企業(yè)經(jīng)營與管理的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，這樣才能達(dá)到企業(yè)經(jīng)營管理的目的。

三、總結(jié)

在我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，社會(huì)不斷進(jìn)步的形勢下，檔案管理發(fā)揮著越來越重要的作用，任何一個(gè)組織、團(tuán)體或個(gè)人都要樹立檔案的重要意識(shí)，體會(huì)檔案管理工作的重要性，以及其作用的發(fā)揮，將檔案管理變成一種能夠發(fā)揮作用的財(cái)富。

[1]王根建.檔案信息化、檔案編研和機(jī)關(guān)工作的互動(dòng)關(guān).阜陽師范學(xué)院學(xué)報(bào),2004(03).

[2]楊碩.電子檔案的整理與保護(hù)及檔案工作者信息素質(zhì).黑龍江科技信息,2007(l9).

[3]王雪續(xù)，張慧玲，杜小杜.檔案信息化、檔案編研和機(jī)關(guān)工作的互動(dòng)關(guān)系.阜陽師范學(xué)院學(xué)報(bào),2004(03).