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        工程設(shè)計檔案管理的探索和思考

        2013-08-15 00:48:56中石化勝利油田勘察設(shè)計研究院王春玲
        辦公室業(yè)務(wù) 2013年5期
        關(guān)鍵詞:工程設(shè)計檢索檔案管理

        文/中石化勝利油田勘察設(shè)計研究院 王春玲

        一、明確責任關(guān)系,建立精準的基礎(chǔ)工作,是實現(xiàn)工程設(shè)計檔案現(xiàn)代化管理的基本核心

        電子文件已經(jīng)逐漸滲透到檔案工作的各個領(lǐng)域,以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案,仍會同時并存。檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點,還是對實體檔案進行管理。檔案的收集和整理尤為重要,經(jīng)過檔案人員對原始檔案整理與歸納,節(jié)省了檔案利用者的查找時間,提高了工作效率。

        工程設(shè)計檔案作為工程項目的成品竣工和施工文件,不僅保存了設(shè)計成果,也是為日后工程的改擴建以及新項目設(shè)計提供了依據(jù)和參考。在較長的時期內(nèi),仍持續(xù)產(chǎn)生利用效益,所以,維護檔案的完整與安全,是檔案人員的工作職責。在工程設(shè)計文件管理上,整編和維護過程就顯得尤為重要。整編是一項繁瑣而細致的工作,每份工程設(shè)計檔案都要經(jīng)過從驗收、蓋章、抄寫檔案目錄、目錄錄入、打碼貼碼等多道工序才能完成入庫要求,其準確性直接關(guān)系到資料入庫后的檢索。設(shè)置明確的責任關(guān)系,責任人跟蹤全套流程,杜絕發(fā)生問題時責任不明確,這樣既增強了個人責任意識,又提高了入庫工程設(shè)計資料的準確率。

        工程設(shè)計檔案的借閱和歸還過程中,頻繁的出入庫,會出現(xiàn)回歸位置錯誤和損壞,所以,維護庫存資料的準確率、完整率相當重要。定期修復工程設(shè)計、清理工程設(shè)計檔案實物庫,雖然完成周期長、操作方式枯燥單調(diào),但它是最大限度地延長檔案的使用壽命,保證基礎(chǔ)管理不可缺少的輔助手段。

        二、調(diào)節(jié)網(wǎng)絡(luò)信息基礎(chǔ),建立統(tǒng)一完善、操作簡明的檔案網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng),是實現(xiàn)工程設(shè)計現(xiàn)代化管理的輔助條件

        檔案工作的服務(wù)性,充分體現(xiàn)在利用環(huán)節(jié)。準確的數(shù)據(jù)、高定位的檢索方式,不僅可以解決一般檔案信息的檢索查找,也可以通過一定的用戶密碼指令,進行檔案具體內(nèi)容的檢索查找和輸出服務(wù),實現(xiàn)真正意義上的資源共享。檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的利用不受地域和時空限制,只要是系統(tǒng)允許的合法用戶,就可以隨時檢索利用,使檔案信息得到最有效的傳遞。

        檔案檢索方式一般有計算機檢索和手工檢索兩種。手工檢索主要是編制多種形式的檢索工具,更快捷地查找資料,來提高檔案利用率。這樣做往往會出現(xiàn)“多”而不“精”的現(xiàn)象,利用者在查找資料時,不知道使用哪一種檢索方式會更為快捷。檔案人員也會走入編制的檢索工具越多,檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高的誤區(qū)。

        計算機檢索方式通常是以數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容設(shè)定,有重點的抓好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對檔案工作來說非常重要。通常來說,建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個到群體循序漸進的過程。我公司早在九十年代,就開發(fā)了工程設(shè)計檔案檢索系統(tǒng),并且進行了數(shù)據(jù)庫目錄內(nèi)容的錄入。而2000年后,在具備了網(wǎng)絡(luò)化條件下,重新建立了一套工程設(shè)計目錄檢索系統(tǒng),運用計算機現(xiàn)代化技術(shù),來進行工程設(shè)計檔案目錄內(nèi)容的動態(tài)編目、檢索和查閱管理,以此提高了歸檔工程設(shè)計的編目速度和準確性,同時提供了多種檢索途徑的網(wǎng)絡(luò)查詢方式。由于時間的差異,己經(jīng)建立的數(shù)據(jù)庫和將要建立的數(shù)據(jù)庫,對檔案信息處理的要求也存在著不同的理解方式,對數(shù)據(jù)庫內(nèi)容也做了相應(yīng)的調(diào)整。2006年,公司建立了綜合管理信息一體化平臺系統(tǒng),改變了存檔文件的檔案號代碼方式。在公司信息中心的協(xié)助下,將三階段的文件目錄統(tǒng)一到綜合管理管理信息一體化平臺系統(tǒng)上,受到設(shè)計人員普遍認可。

        由此可見,對于新老交替的數(shù)據(jù)庫,只有根據(jù)自身的情況特點,認真地分析與研究,分步驟、分階段的把這些數(shù)據(jù)庫逐步規(guī)范,建立完善的信息檢索程序,精心維護網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)數(shù)據(jù),推動檢索方式由多向精的方向發(fā)展,才能更有效地提高檔案服務(wù)質(zhì)量,為利用者提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù),促進檔案管理走向現(xiàn)代化管理的進程。

        三、高定位的人員素質(zhì)、全面的檔案知識服務(wù),是促進工程設(shè)計現(xiàn)代化管理的趨勢

        檔案作為原始的歷史記錄,本身就存在著利用價值。管理檔案,不僅要清晰它本身所附帶的信息,而且要突破實態(tài)檔案的物理局限,直接對檔案信息進行相對獨立的管理、加工,與社會其他信息形式融合,形成更廣泛、更有價值的信息。隨著時間的推移,檔案管理的目標已經(jīng)由傳統(tǒng)的物理獲取和傳遞形式,增加了以信息搜尋、組織、分析進行重組的多種形式,而“以保管為中心”的管理模式已經(jīng)漸漸遠離。轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)意識成為實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的根本要求。

        從管理角度看,個人的業(yè)務(wù)水平、能力、責任心等諸多因素,都會使檔案管理工作的質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大的差異。檔案人員的業(yè)務(wù)和心理素質(zhì),也決定了檔案服務(wù)意識的高低。工程設(shè)計檔案是工程項目技術(shù)成品文件,凝聚了科研設(shè)計人員的智慧,具有非常高的參考和利用價值,深入地開發(fā)利用,會產(chǎn)生長遠的經(jīng)濟效益。近年來,工作方式的持續(xù)變革,管理工作面臨的問題層出不窮,對現(xiàn)代檔案人員的信息感知能力、處理加工能力、專業(yè)的數(shù)據(jù)檢索知識和熟練運用計算機的能力等提出了更高的要求。檔案人員需要了解本單位的動向,查閱以往工程設(shè)計借閱記錄,同時結(jié)合科研人員的設(shè)計需求,對庫藏檔案進行統(tǒng)計分析,有目的、有計劃地編研出具有參考性、指導性的材料,例如檔案信息反饋、利用實例、匯編、檢索指導等等,進一步地促進工程設(shè)計檔案的開發(fā)與利用,適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。

        [1]賈玲,周曉林,陸江,陳東.從檔案實體管理、信息管理到知識管理[J].中國檔案,2012(2).

        [2]畢娟.知識服務(wù)—檔案館服務(wù)視角的轉(zhuǎn)換[J].蘭臺世界,2012(1).

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