文/江西科技師范大學(xué) 盧森林

國家檔案局提出的檔案工作“三個體系”建設(shè)，“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，建立方便人民群眾的檔案利用體系，建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，是對高校十一大類檔案內(nèi)容的進(jìn)一步拓展，也是深化高校檔案規(guī)范化管理的原動力，也是高校檔案工作必須貫徹執(zhí)行一項(xiàng)重要工作，也是近階段高校檔案工作的總?cè)蝿?wù)、總體目標(biāo)。

一、“三個體系”建設(shè)是高校檔案工作的理論源泉

黨的十八大提出“文化是民族的血脈，是人民的精神家園。全面建成小康社會，實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興，必須推動社會主義文化大發(fā)展大繁榮，興起社會文化建設(shè)新高潮，提高國家文化軟實(shí)力，發(fā)揮文化引領(lǐng)風(fēng)尚、教育人民、服務(wù)社會、推動發(fā)展的作用。”基于這樣一個重大戰(zhàn)略理論，高校必須堅(jiān)決貫執(zhí)行，將這一理論融化為實(shí)際工作的精神支柱。高校開展檔案工作，要基于高校檔案工作的實(shí)際為基礎(chǔ)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，以檔案工作做得好的高校為榜樣，認(rèn)真比較，細(xì)致分析，全面總結(jié)；要以教職員工和社會關(guān)心的重點(diǎn)、熱點(diǎn)和難點(diǎn)問題為基礎(chǔ)，在高校檔案十一大類的層次上，大膽拓展和延伸來豐富“三個體系”建設(shè)的內(nèi)涵；要以本校檔案工作實(shí)際開展學(xué)校“三個體系”建設(shè)內(nèi)容的摸索和研究，為本校檔案工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

二、“三個體系”建設(shè)工作在高校實(shí)現(xiàn)的有效途徑

（一）高校檔案資源體系建設(shè)仍然是檔案“三個體系”建設(shè)的核心內(nèi)容

國家檔案局提出的“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”，首先指明了高校檔案工作同樣要以人為本，不能脫離高校檔案服務(wù)對象是教職員工和廣大在校大學(xué)生和畢業(yè)大學(xué)生，同時還要全面考慮社會的實(shí)際需求。其次，要在《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定的十一大類檔案收集范圍內(nèi)的資料的收集、整理與歸檔工作的基礎(chǔ)上，拓寬檔案和史料的征集范圍，可以考慮增加對社會上對本校聯(lián)系密切的具有保存價值又對社會具有長久利用價值的有關(guān)實(shí)體或數(shù)字的實(shí)物檔案或電子音像檔案材料，以豐富館藏資源，優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)，更快更好地完善檔案資源體系。

（二）檔案安全保密體系的建立是檔案資源建設(shè)的安全保障措施

檔案資源體系建設(shè)的整個過程都需要有強(qiáng)有力的保障措施來保護(hù)其安全，才不至于發(fā)生損毀、泄密等現(xiàn)象。高校檔案安全保密體系建設(shè)應(yīng)包括檔案實(shí)體和檔案信息資源兩個方面的內(nèi)容。在具體實(shí)施過程中檔案硬件購置、相關(guān)技術(shù)保障、管理機(jī)制與管理制度建設(shè)等內(nèi)容。結(jié)合高校檔案工作實(shí)際重點(diǎn)應(yīng)加強(qiáng)對檔案庫房的建設(shè)、館藏檔案資源監(jiān)控及對其資源的保護(hù)和搶救工作，在實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理的高校必須建立信息資源的安全管控機(jī)制防止發(fā)生、造成檔案損毀事件發(fā)生。對開展遠(yuǎn)程檔案信息資源共享的檔案館尤其是要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控，防止不利于檔案安全的突發(fā)事件發(fā)生?，F(xiàn)在大多數(shù)高校都建有各自的檔案網(wǎng)站并開展相應(yīng)的檔案利用等服務(wù)工作，檔案館必須擁有合格的能夠勝任該項(xiàng)安全保護(hù)能力的專業(yè)技術(shù)人員從技術(shù)角度解決好館藏信息檔案資源的安全與保密，有效地解決好檔案信息資源利用與保密的矛盾問題。

（三）覆蓋人民群眾的檔案利用體系是“三個體系”建設(shè)的最終目標(biāo)

檔案工作“三個體系”的建設(shè)的最終目標(biāo)還是檔案信息資源的利用問題，在打造好館藏資源體系和可靠的安全與保密體系后，凸顯檔案信息資源的利用工作的有效開展?；诂F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是云技術(shù)建立檔案資源利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立安全可靠的檔案信息資源利用窗口，提供便捷的服務(wù)措施的同時，還可以考慮建立遠(yuǎn)程服務(wù)終端系統(tǒng)，來踐行檔案工作的最終目標(biāo)。

三、“三個體系”建設(shè)中高校檔案館資源、人才、館庫建設(shè)

在“三個體系”建設(shè)中，高校檔案館應(yīng)當(dāng)如何發(fā)揮作用，如何踐行“三個體系”建設(shè)具體內(nèi)涵，是高校檔案館決策者必須面對和解決的問題。高校檔案館經(jīng)過多年的積累，館藏檔案資源體系建設(shè)已經(jīng)初具規(guī)模，通過進(jìn)一步學(xué)習(xí)和領(lǐng)會“三個體系”建設(shè)精神從內(nèi)涵和外伸著手拓寬和拓展館藏檔案資源、人才和館庫建設(shè)。

（一）以“三個體系”建設(shè)為契機(jī)推進(jìn)數(shù)字化檔案館建設(shè)

“三個體系”建設(shè)的提出給高校數(shù)字化檔案館建設(shè)提供了指路明燈，必將引導(dǎo)高校檔案館館藏資源體系建設(shè)發(fā)生跨越性地進(jìn)展?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用為管理人員提供了最現(xiàn)代化的工作手段；高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的興起，為高校檔案館館藏檔案信息資源實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)提供了可能。建設(shè)好檔案館的“三個體系”建設(shè)是高校檔案館今后工作努力的方向，高校檔案工作追求的目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)，需要高校投入大量的檔案“三個體系”建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，因?yàn)闄n案館必須實(shí)現(xiàn)軟、硬件環(huán)境的根本性的改變。要實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)必須做好以下幾件事。

1.以國家檔案局技術(shù)部門為依托，整體規(guī)劃、科學(xué)制定和全理設(shè)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化接口并在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上研發(fā)適應(yīng)高校檔案工作特點(diǎn)的針對性強(qiáng)的檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件，為高校實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案共享提供理論支撐。

2.數(shù)字化檔案館建設(shè)離不開檔案數(shù)字化的硬件設(shè)備，否則就是一句空話。如掃描儀可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，用數(shù)碼相機(jī)對老照片進(jìn)行翻拍等方式對館藏照片檔案實(shí)行數(shù)字化，可見必須具備數(shù)字化的硬件設(shè)，檔案安數(shù)字化才有可能，也最終才有可能建相應(yīng)的立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。

3.針對現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備制作出來的重要文件、資料，在生產(chǎn)和收集歸檔時實(shí)行文檔紙質(zhì)和電子文件實(shí)行“雙軌”歸檔制。嚴(yán)格遵照中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳出臺的《電子文件管理暫行辦法》精神，并具體落實(shí)到高校檔案數(shù)字化管理中來。要求高校檔案館建立電子文件檔案備份中心，為保證該項(xiàng)工作的落實(shí)，人事部門應(yīng)提供人事編制上的支持。高校應(yīng)當(dāng)把檔案數(shù)字化建設(shè)提高到戰(zhàn)略高度，做好落實(shí)工作。從各種不同途徑想方設(shè)法爭取學(xué)校相關(guān)政策支持，從根本上確保數(shù)字化檔案工作有序開展。

4.高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)工作在全國已經(jīng)啟動，不少高校檔案館建設(shè)已經(jīng)具備數(shù)字化檔案館雛形，全國高校數(shù)字化檔案發(fā)展極不平衡，有些高校受經(jīng)濟(jì)能力的局限，絕大多數(shù)高校檔案館至今尚未建立數(shù)字檔案異地容災(zāi)備份系統(tǒng)，一旦發(fā)生重大災(zāi)害，就有可能造成無法挽回的損失。要警鐘長鳴，時刻牢記還存在檔案的異地容災(zāi)備份這項(xiàng)工作尚未開展。

（二）采取有效措施豐富館藏資源，豐碩“三個體系”建設(shè)內(nèi)容

建立覆蓋人民群眾的檔案利用體系是“三個體系”建設(shè)的目的，高校檔案工作要把人民群眾的利益放在各項(xiàng)工作的首位，要高度關(guān)注民生工作，結(jié)合高校檔案的實(shí)際就是要具體到在?；虍厴I(yè)的學(xué)生和在校的教職員工。民生檔案事關(guān)教職員工和在?；虍厴I(yè)大學(xué)生切身利益的內(nèi)容之一。高校檔案館要在自己的崗位上為社會多分擔(dān)一份責(zé)任。拓展檔案資源建設(shè)范圍，廣泛收集與教職員工和廣大在校或畢業(yè)大學(xué)生生活息息相關(guān)的檔案資料，為了方便檔案資源的有效利用可按傳統(tǒng)的方式開展編研工作，產(chǎn)出豐富的編研成果為提供給檔案利用者服務(wù)。

（三）從高位切入實(shí)現(xiàn)檔案工作形式的多元化

高校檔案館在“三個體系”建設(shè)中，我們必須從檔案建設(shè)基礎(chǔ)工作抓起，循序漸進(jìn)地抓好檔案“三大體系”建設(shè)每一個過程，從高位切入，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)將檔案工作做到信息化，智能化后才為檔案館藏檔案全面數(shù)數(shù)字化提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。在檔案從傳統(tǒng)向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型時也一定要堅(jiān)持以法治檔，在規(guī)范化道路上做好檔案工作。抓住機(jī)遇、接受挑戰(zhàn)，在國家檔案局提出積極推動全國檔案“三個體系”建設(shè)的大好時機(jī)下，學(xué)校安排檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)實(shí)現(xiàn)館、庫設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和檔案裝具更新就有了政策依據(jù)。同時檔案工作重要性宣傳工作重在普及，要拓展渠道征集、收集檔案實(shí)體資源，大幅度地豐富館藏，拓展館藏資源體系的涵蓋范圍。認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的十八精神，積極推進(jìn)形式多樣的檔案文化大發(fā)展大繁榮建設(shè)，將文化內(nèi)涵融入高校檔案管理全過程中。

（四）不拘一格選拔人才，打造一支特別能戰(zhàn)斗的檔案工作隊(duì)伍

“三個體系”建設(shè)目標(biāo)的提出，為高校檔案工作提供了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為了切實(shí)落實(shí)這一目加強(qiáng)對檔案人才的培養(yǎng)，為專業(yè)人才建設(shè)并提供展示才能的工作平臺，充分實(shí)現(xiàn)自身的價值，才有可能建設(shè)成并有效地穩(wěn)定這支隊(duì)伍。把檔案這件平凡的工作，讓專業(yè)人有平臺做出不平凡的業(yè)績。必須保證其社會地位和收入水平與其他行業(yè)相當(dāng)，必須解決檔案人才質(zhì)量和數(shù)量問題。高校檔案館，隨著外部大環(huán)境的影響，檔案重要性的在各級領(lǐng)導(dǎo)層得到認(rèn)可，高校檔案工作得到了前所未有的改觀。熱心、獻(xiàn)身檔案事業(yè)的人員不斷擁現(xiàn)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，特別是高校擴(kuò)招以來教學(xué)檔案等十一大門類檔案呈幾何級數(shù)擴(kuò)增，這對檔案管理來說是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。因?yàn)椋瑱n案的大幅度擴(kuò)增，特別是電子歸檔案文件產(chǎn)生，不僅挑戰(zhàn)學(xué)校的檔案用房，也挑戰(zhàn)傳統(tǒng)的專業(yè)人員的知識的綜合素養(yǎng)。

隨著檔案數(shù)字化、信息化的不斷深入，檔案載體形式和管理模式隨之跟進(jìn)，數(shù)字化檔案文件的管理，檔案信息的安全利用，數(shù)字化、信息化檔案管理，檔案突發(fā)事件的應(yīng)對策略等，都對現(xiàn)代檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出更高、更新的要求。一方面人才難求，一方面檔案業(yè)務(wù)技術(shù)含量大增加相對人才就必須具備更高的綜合素質(zhì)。適時“三個體系”建設(shè)的提出，為建設(shè)創(chuàng)新型檔案工作隊(duì)伍提供了嶄新的工作平臺，必將引導(dǎo)更多的高校檔案專業(yè)人才投入到檔案事業(yè)建設(shè)中來，為我國檔案事業(yè)“又好又快”發(fā)展貢獻(xiàn)聰明才智。

[1]胡錦濤.在中國共產(chǎn)黨第十八次全國代表大會上的報告.2012年11月8日.

[2]趙平.檔案工作“三個體系”建設(shè)理論與實(shí)踐的探討.[J]城建檔案，2011（9）21-23.