文/中國(guó)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司吉林省分公司系統(tǒng)集成中心 矯云

檔案是一個(gè)國(guó)家和地區(qū)最珍貴的文化財(cái)富，它不但承載著重要的歷史文化價(jià)值，而且還在國(guó)家和地區(qū)的發(fā)展過(guò)程中起著非常重要的作用。但是，許多地區(qū)并沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的真正價(jià)值，無(wú)論是在重視程度上，還是在投資上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理的需求；在檔案管理過(guò)程中，有些管理人員根本不具備系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，有些管理人員甚至片面地認(rèn)為檔案管理無(wú)足輕重、可有可無(wú)這樣就導(dǎo)致在檔案管理過(guò)程中存在著一系列的問題，嚴(yán)重影響檔案作用的發(fā)揮。在這種情況下，認(rèn)識(shí)檔案的重要作用，加強(qiáng)檔案的管理，無(wú)疑具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案的涵義與屬性

（一）檔案的涵義

對(duì)于檔案的涵義，不同的國(guó)家在不同的歷史時(shí)期并不十分一致。我國(guó)在1988年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》認(rèn)為：檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。

（二）檔案的屬性

從屬性上來(lái)講，檔案有其本質(zhì)屬性和一般屬性。本質(zhì)屬性是指檔案的歷史再現(xiàn)性；一般屬性包括政治性、社會(huì)性、文化性、知識(shí)性、教育性、信息性、價(jià)值性等屬性。

二、檔案的作用

（一）檔案是管理和開展工作的重要憑證

檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體開展各種社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)生的真實(shí)記錄，反映的是國(guó)家機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的全部情況。是國(guó)家機(jī)關(guān)開展工作不可或缺的重要的憑證與輔助工具，是履行職能開展業(yè)務(wù)的重要手段。國(guó)家機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體要想真正開展自己的工作，就必須認(rèn)真進(jìn)行檔案考察，完整掌握前面工作的開展情況、困難與問題，從而為制定決策、規(guī)劃、開展工作創(chuàng)造有利的條件。

（二）檔案是提高管理能力和社會(huì)生產(chǎn)力的重要參考依據(jù)

檔案是人類進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)的記錄，是人類和自然環(huán)境斗爭(zhēng)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是為后代子孫提高豐富資源與經(jīng)驗(yàn)的重要措施與手段，檔案中的資源與經(jīng)驗(yàn)是人類進(jìn)行社會(huì)建設(shè)最重要的參考依據(jù)，是人類吸取經(jīng)驗(yàn)，繼往開來(lái)，獲取更大發(fā)展的重要力量。

（三）檔案是開展科學(xué)研究的重要支撐

開展科學(xué)研究，不管是開展社會(huì)科學(xué)研究還是開展自然科學(xué)研究，離開一定的材料和資源是絕對(duì)不可以的。檔案作為人類智慧和靈魂的結(jié)晶，一方面可以提供科學(xué)研究直接借鑒的原始記錄，另一方面還可以提供前人在開展科學(xué)研究過(guò)程中總結(jié)的基礎(chǔ)材料。通過(guò)吸收和掌握前人留下的原始記錄與基礎(chǔ)材料，可以在不斷吸收前人成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行開拓創(chuàng)新，從而有效提高科研效率，避免科學(xué)研究走彎路、犯大錯(cuò)。

（四）檔案是進(jìn)行宣傳教育的重要依據(jù)

檔案是歷史的真實(shí)記錄，檔案不但記錄了社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，同時(shí)還記錄了不同歷史發(fā)展時(shí)期的進(jìn)步力量、英雄人物以及反動(dòng)勢(shì)力的事跡材料，是進(jìn)行各種文藝創(chuàng)作、舉辦各種活動(dòng)、進(jìn)行愛國(guó)主義以及革命傳統(tǒng)教育重要而生動(dòng)的素材，具有相當(dāng)強(qiáng)的感染力與說(shuō)服力。

二、加強(qiáng)檔案的管理

（一）領(lǐng)導(dǎo)人員必須提高檔案管理意識(shí)

在檔案管理工作中，一個(gè)單位檔案管理工作開展的質(zhì)量常常和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)有著非常重要的關(guān)系，單位領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)越強(qiáng)，對(duì)單位檔案管理就越重視，其投資就越多，檔案管理的質(zhì)量就越高，反之，單位領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)越差，對(duì)單位檔案管理就越不重視，其投資就越少，檔案管理的質(zhì)量就越低。為此，要想提高檔案管理的質(zhì)量，單位領(lǐng)導(dǎo)首先必須努力學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，不斷提高自己的檔案管理意識(shí)，從管理上和資金上傾向于檔案管理，并將檔案管理作為單位管理常規(guī)事務(wù)來(lái)抓，只有這樣，才能加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量。

（二）努力提高檔案管理人員的檔案管理能力

檔案管理人員的檔案管理能力是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理人員檔案管理能力越強(qiáng)，檔案管理的質(zhì)量就越高，反之，檔案管理人員檔案管理能力越弱，檔案管理的質(zhì)量就越差。為此，必須努力提高檔案管理人員的檔案管理能力。為不斷提高檔案管理人員的管理能力，首先必須努力組織檔案管理人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)以及法律法規(guī)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理人員在檔案管理中的自覺性。為適應(yīng)檔案管理形勢(shì)的發(fā)展，還要定期舉行檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，組織檔案管理人員到先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，并將其應(yīng)用于本單位檔案管理之中。

（三）規(guī)范檔案管理

規(guī)范檔案管理，首先要規(guī)范檔案資料的收集，制定并完善檔案資料收集制度，嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的收集、分類、歸檔、保管等常規(guī)方法，還要?jiǎng)?chuàng)新檔案資料的收集方法，做好事前監(jiān)控，將廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合，不斷擴(kuò)大檔案資料的收集范圍，確保檔案資料的完整性。其次，要規(guī)范檔案整理工作，按照檔案管理的要求進(jìn)行檔案資料整理，爭(zhēng)取做到檔案資料組卷合理、標(biāo)題簡(jiǎn)明、卷標(biāo)準(zhǔn)確、排列有序。第三要積極改善檔案管理?xiàng)l件，不斷改善檔案保存的物質(zhì)條件與環(huán)境，建立電子檔案室，將檔案室、電子檔案室、閱檔室、辦公室、庫(kù)房分置開來(lái)，配備防火、防盜、防潮、防蟲等多種保護(hù)性措施。

總之，檔案管理是檔案保護(hù)的重要方法與手段，檔案管理水平直接影響著國(guó)家機(jī)關(guān)以及社會(huì)團(tuán)體進(jìn)行社會(huì)管理、科學(xué)研究、愛國(guó)主義以及傳統(tǒng)教育的水平。在這種情況下，檔案管理人員只有充分掌握相關(guān)管理知識(shí)，利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，并嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理，不斷獲取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，實(shí)現(xiàn)檔案管理的動(dòng)態(tài)管理，才能不斷提高檔案管理的質(zhì)量，為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。

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