文/韶鋼設(shè)計(jì)院 黃麗芬

檔案宣傳是向人們傳遞有關(guān)檔案和檔案工作的信息、思想和觀念，從而影響人們行為的過程。檔案宣傳是為改善檔案管理系統(tǒng)所處的環(huán)境服務(wù)的，同時(shí)，它也是檔案信息輸出的一種有效形式。

一、檔案宣傳工作的必要性

任何系統(tǒng)都必須處于相宜的環(huán)境之中，才能順利地與外界交換能量，物質(zhì)與信息，從而獲的生機(jī)和發(fā)展。

檔案管理系統(tǒng)也不例外，檔案信息主要是在外界中產(chǎn)生并輸入進(jìn)來，檔案信息又要輸出到處界，以最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的功能。因而外界環(huán)境的優(yōu)劣對(duì)檔案管理系統(tǒng)的生存與發(fā)展往往與發(fā)展有著決定性的影響。

檔案管理系統(tǒng)的外界環(huán)境是由產(chǎn)生、形成檔案的眾多機(jī)關(guān)，社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人，以及需要利檔案信息的廣大用戶，潛在用戶等多種社會(huì)團(tuán)體以及它們進(jìn)行活動(dòng)等種因素構(gòu)成。所以，檔案管理系統(tǒng)外界環(huán)境的優(yōu)劣，主要是以上述主體對(duì)檔案和檔案工作性質(zhì)、意義方針政策、法規(guī)制度，以及檔案機(jī)構(gòu)的認(rèn)識(shí)和支持程度為轉(zhuǎn)移。在這種情況下，加強(qiáng)檔案宣傳就非常有必要。改善外界環(huán)境當(dāng)然主要靠上乘的工作和對(duì)外服務(wù)，以取得檔案形成者和用戶的信賴。但是，開展檔案宣傳也能幫助檔案機(jī)構(gòu)在公眾中樹立良好形象，改進(jìn)其社會(huì)公共關(guān)系，使整個(gè)社會(huì)進(jìn)步理解；重視檔案和檔案工作，從而進(jìn)步支持檔案部門與檔案人員的工作，并與他們一起充分開發(fā)，利用檔案信息資源。

二、檔案宣傳的重要性

檔案宣傳是向社會(huì)輸出檔案信息，提供信息服務(wù)的一種要形式，通過宣傳，不僅可以向廣大檔案用戶、乃至社會(huì)傳授利用檔案所需的有關(guān)知識(shí)，并促使更多有潛在用戶轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的用戶而且可以直接在檔案展覽，講座等形式中向社會(huì)大眾傳輸重要的信息內(nèi)容，使這些檔案信息及到直觀而普及的利用。

檔案宣傳也有利于調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性，尤其是對(duì)檔案戰(zhàn)線上“為他人做嫁衣裳”，無私奉獻(xiàn)精神的宣傳，將使社會(huì)更加尊重他們的社會(huì)，激勵(lì)他們更好地發(fā)揮自己的才智。

三、檔案宣傳工作的內(nèi)容

（一）宣傳檔案部門

一方面宣傳檔案機(jī)構(gòu)及其他部門，個(gè)人保存的檔案的狀況及通過利用它們所發(fā)揮的社會(huì)效益，使人們更好地了解，認(rèn)識(shí)和熟悉檔案，得到啟發(fā)或線索利用所需的檔案信息；另一方面，通過展覽、講座、書刊等形式宣傳館藏的有普及利用價(jià)值的檔案信息內(nèi)容，使用戶能籍此直接利用檔案。

（二）宣傳檔案工作的內(nèi)容

包括宣傳黨和國(guó)家有產(chǎn)關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)制度；宣傳檔案工作的重要意義，取及的成就，先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)；宣傳檔案工作的基本知識(shí)。

（三）宣傳檔案人員

宣傳檔案戰(zhàn)線上默默無聞的先進(jìn)人物及其先進(jìn)事跡，提高檔案人員的社會(huì)地位，激發(fā)檔案人員的工作熱情。

檔案宣傳的內(nèi)容極其廣泛，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案宣傳的內(nèi)容也將不斷開拓新的領(lǐng)域，同時(shí)，根據(jù)不同時(shí)期的任務(wù)，使檔案宣傳的內(nèi)容有所側(cè)重。

四、如何做好檔案宣傳工作

檔案宣傳的方式很好，主要有以下幾種：

（一）口頭宣傳

向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門口頭匯報(bào)檔案工作的情況成就，請(qǐng)示反映急需解決的問題困難，便于及時(shí)決策；舉辦各種座談會(huì)計(jì)室講座、報(bào)告會(huì)等活動(dòng)；結(jié)合收存檔案，接待用戶，業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)等工作進(jìn)行宣傳。

（二）運(yùn)用大眾傳播媒介、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

運(yùn)用大眾傳播媒介進(jìn)行宣傳的突出優(yōu)點(diǎn)是宣傳對(duì)象電影、電視等傳播手段生動(dòng)、形象、直觀、宣傳效果好，對(duì)于增強(qiáng)意識(shí)，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響，提高其社會(huì)地位，具有重要意義。一般可采取兩種形式，一是邀請(qǐng)新聞?dòng)浾卟稍L；二是組織并鼓勵(lì)檔案機(jī)構(gòu)與人員向新聞機(jī)構(gòu)投稿。此外，有條件的檔案機(jī)構(gòu)，可與有關(guān)部門協(xié)作拍攝制作介紹檔案室和檔案工作影片、錄像片、幻燈片等。

（三）檔案陳列與展覽

陳列與展覽是檔案宣傳常用的重要形式往往會(huì)收到較好的社會(huì)效果。

（四）檔案專業(yè)報(bào)刊

指刊登有關(guān)檔案，檔案工作、檔案與研究成果等內(nèi)容的報(bào)紙與期刊，具有指導(dǎo)工作，傳授信息、交流經(jīng)驗(yàn)、普及專業(yè)知識(shí)等作用也是一種重要的宣傳工具。

（五）發(fā)放宣傳品

不同宣傳品可以針對(duì)不同時(shí)期，不同宣傳對(duì)象發(fā)放。檔案宣傳品可以是專門印刷的各種檢索工具。如檔案館指南，全宗指南和專題目錄等；也可以是介紹檔案、檔案館檔案工作狀況及檔案人事跡等的小冊(cè)子或文字材料，如館址檔案介紹，檔案利用效益實(shí)例選編等。