田紅鷹

西安交通大學物業(yè)處會務部，西安 710049

隨著高等教育國際化交流的日益加強，國際會議的重要性日益凸顯，國際學術(shù)會議在高校的舉辦也越來越頻繁?！敖逃嫦颥F(xiàn)代化，面向世界，面向未來”，因此，國際學術(shù)會議對于高等教育的發(fā)展也具有特別重要的意義。一個國家的高等教育在國際化理念、開放觀念的指導下，立足國內(nèi)、面向國際的交流與合作也是高校發(fā)展的趨勢，是當代高等教育發(fā)展的主流特征，也會進一步拓展高校的國際視野。由于國際會議的會務工作范圍廣，從學術(shù)內(nèi)容的確定、外賓接待安排到旅游活動的組織等，無不一一涉及。因此，只有多部門的配合和合作，層層負責、環(huán)環(huán)相扣，才能開好會，辦好事［1］。圓滿、成功地舉辦國際學術(shù)會議，離不開周密的策劃管理，更離不開先進的設(shè)備和優(yōu)良的技術(shù)服務保障。該文結(jié)合西安交通大學的實際就高校國際學術(shù)會議的策劃管理以及技術(shù)保障兩方面加以討論。

1 高校國際學術(shù)會議的策劃和管理

1.1 學術(shù)會議的種類

第一種是邀請多個國家的專家學者對某一領(lǐng)域的特定主題進行研討，會議上有許多專家學者發(fā)表會議論文，分別做大會報告或者做海報展板。該類型會議的特點是會期較長，通常是三天到一周不等，會議的規(guī)模通常為幾十人到幾百人。

第二種是邀請獲得諾貝爾獎、菲爾茨獎，以及有國內(nèi)外影響力的知名專家所做的專題學術(shù)報告或演講，高度集中地對某一具體學術(shù)問題進行探討。這類會議的特點是時間較短，通常是半天或一天［2］。

1.2 學術(shù)會議的策劃

會議組織者要策劃一個高水準的學術(shù)會議，需要設(shè)計確定適當?shù)闹黝}以及遴選符合會議主題的演講人，還要設(shè)計會議期間豐富的相關(guān)活動。組織者要對會議的進度控制、議程設(shè)計有清晰完整的思路并制定周全系統(tǒng)的策劃書，對演講者的內(nèi)容有嚴格的質(zhì)量把關(guān)。認真、周密的策劃有助于將復雜繁瑣的工作有條不紊地高效率完成［3］。

1.3 學術(shù)會議的宣傳

國際學術(shù)會議由于參會者來自于不同國家，存在諸多的不同于國內(nèi)的程序，需要辦理比國內(nèi)參會更多的手續(xù)。因此，學術(shù)會議的宣傳以及征集會議論文的第一輪通知應該在超過一年前發(fā)出。這樣一來使參會學者有充足的時間申請并辦理出國手續(xù)，以及充分地準備論文。第二輪會議通知應該提前半年發(fā)出，應明確會議的詳細日程，論文宣講的時間、地點，以便參會者合理安排、及早準備。同時也可以通過回執(zhí)了解參會外賓到達中國的時間與地點，更為重要的是可以提前了解論文演講對設(shè)備的具體要求，以便提前做好接待工作，并做好設(shè)備的保障工作。對于會議的宣傳工作，也應該予以足夠的重視，這對于會議的成功、圓滿舉辦至關(guān)重要［4］。

1.4 學術(shù)會議的組織

通常國際學術(shù)會議必須首先設(shè)立一個學術(shù)組委會，策劃會議議程、確定各場次演講人、擬定會議日程、安排演講時間;從征稿、審稿、定稿都能做到周密細致、嚴格把關(guān)，對出版的論文集從版面設(shè)計、插圖、圖解等均有嚴格要求，杜絕差錯［5］。同時，還要設(shè)立行政組，負責會前參會人員的報名注冊、人數(shù)統(tǒng)計，籌備會議的資料、建檔印刷，及會議海報、通告、邀請函的制作、紀念品的分發(fā)等。

兩個小組相互配合，確定會議所需的同步翻譯人員，聯(lián)絡協(xié)調(diào)翻譯器材，同聲傳譯耳機的登記分發(fā);會議現(xiàn)場的管理，會場的布置，參會展位規(guī)劃和驗收，會議的禮儀服務;會議的宣傳、新聞發(fā)布、大會網(wǎng)頁的設(shè)計;住宿、旅游、餐飲的安排協(xié)調(diào)，交通車輛及財務核算等;確定會場的容量，會場容納的人數(shù)符合國際會議的要求。研討會期間以專家學者們的主題發(fā)言為主，結(jié)合與臺下聽眾以小組討論方式進行互動。國際會議通常需要安排會議中場的茶點休息，預設(shè)茶點區(qū)、展覽區(qū)及臨時辦公區(qū)。

2 高校國際學術(shù)會議的技術(shù)支持

2.1 硬件設(shè)備

硬件設(shè)備的完善與否對一個國際會議的成功舉辦至關(guān)重要。視聽設(shè)備、同聲傳譯設(shè)備的正確操作使用，技術(shù)人員和同聲傳譯人員的鼎力配合成為會議質(zhì)量的重要支撐?，F(xiàn)在是一個科技高度發(fā)達，新型科技手段日新月異的時代。因此，新手段的及時應用顯得尤為重要。例如:無線集群通信系統(tǒng)的運用，就可使會議信息及時、準確傳達給每位參會者。通過計算機仿真模擬系統(tǒng)結(jié)合支持承辦會議的各方專家對方案進行充分論證，最終優(yōu)化方案，提高了工作效率和落實精度，同時還節(jié)省了大量的人力、物力和財力［6］。

硬件條件應符合國際會議需要，音響、麥克風、放映器材，如幻燈機、投影機、實物投影機、動感投影機等設(shè)備齊全。網(wǎng)絡系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)質(zhì)量可靠。會場舞臺的燈光、音效、音樂配合完美，錄音、錄像、光盤刻錄等制作效果好。由此要求專業(yè)技術(shù)人員必須具備過硬的業(yè)務能力與良好的業(yè)務素質(zhì)，進行過專門的技術(shù)培訓，反復強化的訓練與長期的經(jīng)驗積累相結(jié)合。對于設(shè)備可能出現(xiàn)的故障能夠及時排除修復，避免人為疏漏造成的錯誤給會場帶來的尷尬與混亂，從而做到萬無一失。

國際會議的基本目標是使所有參與者清晰、順暢地交流，要達到這個目標，就必須要實現(xiàn)音頻信號低失真，視頻動態(tài)畫面及圖像高保真，實物資料準確無誤。通常國際會議的保障，主要是通過以下系統(tǒng)及設(shè)備的相互配合與協(xié)調(diào)來實現(xiàn)的(如圖1所示)。

圖1 國際會議管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模塊

2.2 通過完備的設(shè)計解決技術(shù)問題

智能化中央會議控制系統(tǒng)方案是實現(xiàn)國際會議優(yōu)質(zhì)服務及保障的最佳選擇。所謂“中央控制器”也就是通過該系統(tǒng)對所有會議設(shè)備及會議環(huán)境集成控制。它主要的作用是通過RS232、RS485轉(zhuǎn)換器系列、紅外、網(wǎng)絡等協(xié)議來控制周邊設(shè)備。通過中控設(shè)備可以實現(xiàn)以下調(diào)節(jié):

通過電源控制器(繼電器)實現(xiàn)投影幕布、窗簾和投影機電動吊架的調(diào)節(jié)，而不能直接控制，中控主機通過發(fā)指令給繼電器，以繼電器的通斷來間接控制幕布和吊架的升降或窗簾的開合。中控的調(diào)光系統(tǒng)，也被稱為“硅箱”，該系統(tǒng)不僅可以控制電燈的開關(guān)，更為有意義的是在會議進程當中，環(huán)境燈光亮度太高影響到投影圖像的顯示質(zhì)量時，或者過暗導致眼睛疲勞時，調(diào)光器就會發(fā)揮其作用。但是調(diào)光器不能調(diào)節(jié)熒光燈管的亮度，只能控制白熾燈。

音響的控制可以通過中控里面的紅外端口直接控制它。但是還有部分功放需要用音量控制器(或稱音量卡或音量盒)來進行數(shù)碼調(diào)音。至于投影機和大屏幕液晶電視的控制，一般采用中控主機的紅外控制或者是RS232C控制端口，相對而言，232控制比紅外控制更為方便，特別是顯示通道選擇這方面。

學術(shù)會議的討論往往是多人參與，每個發(fā)言的人可能需要將自己筆記本電腦切入投影畫面，但是投影儀一般只有一個VGA端口，不可能每要顯示一臺筆記本的畫面時就拔插一次，這樣不僅嚴重影響會議的進程而且也很不嚴肅。這一問題完全可以用VGA矩陣切換器解決?？梢栽诿總€座位設(shè)置VGA接口，通過這個切換器連接投影機，在需要時，切換每個通道。

2.3 同聲傳譯解決語言差異

國際會議參會者來自不同國度，操持不同的民族語言，難免出現(xiàn)交流障礙，翻譯的不準確或?qū)υ撁褡逦幕睦斫馄顣斐烧`解或交流障礙。在國際會議中這種差異性表現(xiàn)的尤為明顯［6］。

由于演講者使用的是他本國的語言，因此部分國際會議需要準備同聲傳譯設(shè)備。經(jīng)過同步翻譯人員的翻譯，與會者通過同步翻譯的耳機聽到他自己能聽懂的語言。通常同聲傳譯室的語言頻道有4-6頻道，分別播放4-6種語言，即分別選聘不同語言的翻譯人員同時翻譯，通過無線紅外耳機，同步向與會者傳譯。這項工作需要做好充分的準備，使翻譯人員能夠事先全面了解掌握演講人的講義、講稿內(nèi)容，事先熟悉所使用的科技專業(yè)用語及詞匯。當然，翻譯人員的翻譯水平尤為重要。翻譯水平直接影響著國際會議效果，甚至由于錯誤會造成難以想象的后果［7］。因此，同樣需要做好會議開始之前的準備工作:即將演講者的稿件內(nèi)容提要或是稿件的提煉內(nèi)容，通過全彩色LED電子大屏配合演講人同步滾動播出，以確保與會者了解演講內(nèi)容的效果。

2.4 專業(yè)學術(shù)論文處理

國際學術(shù)會議成敗之關(guān)鍵問題在于其所產(chǎn)生的學術(shù)影響力。學術(shù)影響力的獲得除邀請有較高學術(shù)水準的學者參與外，高質(zhì)量的論文成為關(guān)鍵。要達到這個目的，首先是做好宣傳，力爭更多國內(nèi)外學者參加會議。另外還應充分利用會議組織委員會的聲譽，有目的地向國內(nèi)外知名學者和有影響力的學者征集論文。

會議期間還要組織安排好論文的交流，學術(shù)交流形式應該多樣化。除大會發(fā)言外，充分利用墻報和展板的形式，將有價值的論文編輯成冊?？傊瑧M力創(chuàng)造條件方便各國學者進行學術(shù)交流，以形成濃厚的學術(shù)交流氛圍。

2.5 網(wǎng)絡支持

會議前的一年半，自公布第一輪通知起建立會議網(wǎng)站是非常重要的。網(wǎng)站的信息應該適度保持更新。并將會議在第一輪通知上要說明第二輪通知什么時候上網(wǎng)，第二輪通知更新上網(wǎng)以后，要說明什么時候最后的全部詳細程序上網(wǎng)。網(wǎng)頁上必須具有網(wǎng)上注冊和網(wǎng)上送稿及修稿的功能，網(wǎng)頁必須有專人負責，對于所有信函必須及時回復［8］。

3 當前高校國際學術(shù)會議存在的問題

由于各方面客觀條件的限制，致使高校國際學術(shù)會議還存在著一定的問題，主要表現(xiàn)在:第一、語言障礙。我國高校師生的外語水平雖然已有很大提高，但是總的來說還不能完全適應國際學術(shù)會議交流發(fā)展的需要。同聲傳譯只對演講者的講稿進行了翻譯，而面對面的交流互動、問題討論仍存在障礙。第二、文化差異。各國文化不盡相同，東西方文化差異，風土人情、飲食習慣不同，環(huán)境不同，影響學術(shù)交流的效果。第三、課程設(shè)置的差別。各國教育制度不一，課程設(shè)置差別，影響了學生交流的規(guī)模和層次。第四、經(jīng)濟差別。由于發(fā)展中國家與發(fā)達國家的經(jīng)濟差別，致使會議經(jīng)費支出增加，對于邀請到的外籍專家演講人酬金的支付勢必給會議組織者帶來較大的經(jīng)濟壓力。

4 高校國際會議的發(fā)展需要繼續(xù)加強的三個方面

第一，整合國際會議資源。明確高校的管理職能，推動合作。加強我國高校之間的交流與聯(lián)合，通過加強信息交流和統(tǒng)籌規(guī)劃，明確各自學科優(yōu)勢，并在各自的特色領(lǐng)域內(nèi)進行整合，避免資源浪費和重復，提高效率;第二，加強國際會議的信息化建設(shè)。將國際會議的信息在網(wǎng)絡媒體上建立系統(tǒng)全面的數(shù)據(jù)庫資料，各個學科根據(jù)教師和學生的需求，進行信息發(fā)布，自助服務，為此關(guān)注國際會議舉辦的信息，方便與會者瀏覽，憑借優(yōu)越的信息化服務發(fā)展優(yōu)勢，提高自身競爭力;第三，創(chuàng)新優(yōu)化國際會議的技術(shù)環(huán)境。將豐富的會議內(nèi)容和活動貫穿于國際會議之中，形成論壇、會議、展覽融為一體的需求。采用專業(yè)系統(tǒng)進行管理，提供最新最強的技術(shù)力量和新技術(shù)設(shè)備是國際會議召開的重要保障，完善國際會議服務體系，學習吸收發(fā)達國家成熟的辦會經(jīng)驗，培訓專業(yè)的國際會議從業(yè)人員，組織業(yè)內(nèi)人士進行交流研討等。

盡管高校國際學術(shù)會議還存在著不盡人意之處，但是越來越多的國際交流使得高校國際學術(shù)會議越來越頻繁地舉辦。隨著我國高校課程與國際接軌，我國高校與發(fā)達國家高校共同合作與研究的領(lǐng)域不斷拓展，國際學術(shù)會議將成為共享研究成果的重要平臺。因此，我們要抓緊機遇，通過高校國際學術(shù)會議，增強我國高校自身的實力和競爭力，使我們高校的教學科研得到更好更快的發(fā)展，提高高校的國際知名度，同時也要爭取更多的國際學術(shù)會議的機會，簽定國際會議交流的協(xié)議，建立實質(zhì)性的交流項目，拓寬渠道，開創(chuàng)高校國際學術(shù)會議交流的新局面。

［1］徐良，呂力瑯.國際會議組織籌備的具體做法及經(jīng)驗探討［J］.中國衛(wèi)生資源，2010，(6):278-279

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［3］倫納德·納德勒，澤西·納德勒.成功的會議管理:從策劃到評估［M］.劉祥亞，周晶，譯.北京:機械工業(yè)出版社，2003:6-9

［4］宋星協(xié).加強科技管理，提高國際學術(shù)會議效益［J］.科技管理研究，1989，(3):17-19

［5］耿琨.把國際學術(shù)會議辦成“精品”工程［J］.學會，2007，(1):40-41

［6］鮑一高，翁國平.我們是這樣創(chuàng)新會務組織工作的［J］.秘書工作，2006，(8):14-15

［7］孫明霞.國際會議組織管理中的問題分析及其對策［J］.西安建筑科技大學學報:社會科學版，2010，(4):51-52

［8］施永德.精心策劃，辦好國際會議［J］.學會，2009，(6):43-46