■尤 榮 蘭州石化礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部物業(yè)服務(wù)公司

隨著社會(huì)的發(fā)展和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，文秘工作的重要性越來(lái)越受到重視。文秘已經(jīng)不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業(yè)內(nèi)參與管理的特殊助手。一般而言，文秘的角色定位應(yīng)是輔佐的功能。幫助領(lǐng)導(dǎo)處理一切日常瑣碎的事物是文秘的職責(zé)。在現(xiàn)代，文秘除了本部門工作外，和其他部門業(yè)務(wù)人員的關(guān)系也非常密切和重要，形成縱橫交錯(cuò)而復(fù)雜的人際關(guān)系，因此如何做好文秘工作是現(xiàn)代企業(yè)從事文秘工作者需要思考和總結(jié)的問(wèn)題。

一、企業(yè)文秘工作的主要職責(zé)和內(nèi)容

企業(yè)文秘的工作非常繁瑣，大致有以下幾項(xiàng)：（1）接聽(tīng)電話，向電話詢問(wèn)者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話；（2）在OA系統(tǒng)內(nèi)接收和發(fā)布來(lái)往文件，并及時(shí)通知相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)查收和簽發(fā)各類文件，及時(shí)將文件、信件及其他記錄等材料歸檔、備份；（3）在公司網(wǎng)頁(yè)發(fā)布各類會(huì)議通知、領(lǐng)導(dǎo)講話、文件精神及干部值班表等信息；（4）撰寫(xiě)會(huì)議通知、會(huì)議記要、日常信件和工作報(bào)告等文字材料；（5）組織和籌備各類會(huì)談、會(huì)務(wù)安排；（6）按計(jì)劃分發(fā)和管理辦公用品并建立相關(guān)臺(tái)賬資料；（7）辦理主管領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常及臨時(shí)性工作。

由此可見(jiàn)辦公室文秘工作，是一項(xiàng)繁瑣、復(fù)雜的工作，它總攬全局，關(guān)系到整個(gè)企業(yè)內(nèi)方方面面的工作。文秘工作人員是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，領(lǐng)導(dǎo)所涉及的工作范圍，文秘工作都要涉及，為領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的綜合性服務(wù)。

二、企業(yè)文秘工作應(yīng)具備的素質(zhì)

根據(jù)企業(yè)文秘崗位職責(zé)需要，企業(yè)文秘工作者需要具備以下三項(xiàng)基本素質(zhì)：

1.健全良好的身心。(1)身體素質(zhì)：健康良好的身體是做好任何工作的前提和保障。文秘工作瑣碎而繁雜，需要耗費(fèi)大量的體力和精力，因此一個(gè)健康的體魄，是做好文秘工作的首要條件；(2)心理素質(zhì)：保持積極向上、樂(lè)觀進(jìn)取的精神狀態(tài)，主要表現(xiàn)在心態(tài)豁達(dá)，辦事不因情緒而左右。文秘工作者每天主要面對(duì)公司各層領(lǐng)導(dǎo)、各部門及外部人員，代表著公司的整體形象，這就要求文秘工作者每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)對(duì)工作滿腹抱怨，不善于控制情緒的人，是不適合從事文秘工作的；(3)思想素質(zhì)：身為企業(yè)文秘工作者，不僅要熱愛(ài)本職工作，更應(yīng)具備忠于職守、保守機(jī)密、謹(jǐn)言慎行的職業(yè)道德、博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。(4)品德修養(yǎng)：欲成事，先樹(shù)人。一名優(yōu)秀的文秘工作者，不僅要有謙虛謹(jǐn)慎、嚴(yán)于律己的品格修養(yǎng)，待人接物更要誠(chéng)懇、寬容，更要從言行舉止這些細(xì)節(jié)出發(fā)，不斷完善自我。

2.扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。(1)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)。加強(qiáng)文秘工作理論知識(shí)學(xué)習(xí)的同時(shí)，熟悉本崗位工作內(nèi)容、職責(zé)和業(yè)務(wù)辦理流程。并注意收集與文秘工作相關(guān)新的信息，包括公司相關(guān)制度、政策甚至法律知識(shí)；(2)注重經(jīng)驗(yàn)交流。在工作中不斷總結(jié)良好的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，多和有經(jīng)驗(yàn)的老同志進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，不僅能開(kāi)拓思路還能避免或少走彎路；(3)優(yōu)化辦事能力。文秘工作者所面臨的對(duì)象繁雜、事物瑣碎，這就要求文秘工作者必須具備較高的辦事能力，并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧：首先，要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系。包括與本部門領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間的關(guān)系，在協(xié)調(diào)處理領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí)，要作充分尊重領(lǐng)導(dǎo)，自覺(jué)維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)威信，與領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、方法、風(fēng)格及特點(diǎn)保持高度統(tǒng)一；(4)工作要有條理性。首先，對(duì)于常規(guī)事物要有工作計(jì)劃，根據(jù)工作性質(zhì)和內(nèi)容，制定長(zhǎng)期、中期或短期計(jì)劃，并能嚴(yán)格按計(jì)劃開(kāi)展各項(xiàng)工作，其次，自覺(jué)形成“雷厲風(fēng)行”辦事習(xí)慣，當(dāng)前能辦的事物及時(shí)處理，不推脫、不滯后，同時(shí)工作要有連續(xù)性，一抓到底，目的明確，有始有終，第三，把握工作的重點(diǎn)，特事特辦，急事先辦，做事靈活，不拘于細(xì)節(jié)；(5)要有較強(qiáng)的聽(tīng)、說(shuō)、讀、寫(xiě)能力，即能從領(lǐng)導(dǎo)的講話從抓住重點(diǎn)，明白領(lǐng)導(dǎo)的意圖，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的觀點(diǎn)和看法，并能用精煉、符合邏輯的文字進(jìn)行歸納。

3.文化及相關(guān)素質(zhì)的培養(yǎng)

(1)注重文秘所需相關(guān)知識(shí)的積累，公文寫(xiě)作知識(shí)、文秘專業(yè)素質(zhì)、社會(huì)科學(xué)等知識(shí)的學(xué)習(xí)，不僅能陶冶情操，還能創(chuàng)新工作方法，提高工作效率。

(2)主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)技能，隨著辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用給文秘工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，辦公室文秘工作者要充分認(rèn)識(shí)信息化戰(zhàn)略的重要性和迫切性，從辦公自動(dòng)化等基礎(chǔ)做起，熟練掌握常用辦公軟件的操作技術(shù)和技巧，進(jìn)而結(jié)合實(shí)際工作有針對(duì)性地學(xué)習(xí)運(yùn)用電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工作效率。

三、創(chuàng)新企業(yè)文秘的工作，提高辦公效率

1.用心工作，“思前想后”“思前”就是要一步三回頭，辦完一項(xiàng)工作就要回頭看看。找出工作中存在的不足和有待改進(jìn)的地方，及時(shí)對(duì)工作模式加以修改豐富，長(zhǎng)期堅(jiān)持將不斷提升工作的效率和質(zhì)量。“想后”就是要走一步想三步，特別是對(duì)于大型會(huì)議、重要活動(dòng)等程序性事務(wù)，要在每次處理該項(xiàng)工作的同時(shí)，建立工作模板，長(zhǎng)期積累將形成豐富的辦公室經(jīng)驗(yàn)。今后遇到同樣的事務(wù)，進(jìn)一步加以修改完善，工作效率將大大提高。

2.拿來(lái)主義，為我所用。經(jīng)驗(yàn)對(duì)于辦公室工作非常重要。辦公室工作人員在積累第一手經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，也要積極獲取二手經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于辦公室文秘來(lái)說(shuō)，其他部門的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)該借鑒，其他單位的活動(dòng)資料也應(yīng)該多多積累，這樣在處理新工作的時(shí)候，就能避免“白手起家”。

3.閉合管理，不依不饒。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)日理萬(wàn)機(jī)，很多工作安排之后需要辦公室去監(jiān)督落實(shí)。辦公室在督查中，有時(shí)會(huì)遇到一些麻煩和困難，就需要有釘子精神和一種不落實(shí)不放過(guò)的勁頭。

總之，文秘工作繁雜而瑣碎，同時(shí)涉及的事務(wù)和人較多。一位優(yōu)秀的文秘工作者，必須準(zhǔn)確無(wú)誤地，在不同的時(shí)間、地點(diǎn)，扮演不同的角色。具有的配角意識(shí)和有條件的主角意識(shí)，具備良好的價(jià)值取向。文秘工作者不應(yīng)該追求表面的地位和榮譽(yù)，而應(yīng)不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，注重辦事方法，以自己工作實(shí)際價(jià)值和企業(yè)貢獻(xiàn)為滿足，充分發(fā)揮自己的作用。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，秘書(shū)必然在以后的工作中扮演越來(lái)越重要的角色。

[1]顧孝華.《現(xiàn)代秘書(shū)》.上?？茖W(xué)技術(shù)出版社，2005年6月版

[2]楊洪山.《辦公自動(dòng)化與秘書(shū)工作》.上海交通大學(xué)出版社，2007年4月版

[3]袁維國(guó).《秘書(shū)學(xué)》.高等教育大學(xué)出版社，2006年9月版

[4]陳冠任.《頂尖秘書(shū)》.當(dāng)代中國(guó)出版社，2002年4月版

[5]廖金澤.《公司秘書(shū)手冊(cè)》.海天出版社，2004年9月版