陳穎

摘 要：辦公信息管理系統(tǒng)具有綜合性的特點(diǎn)，更是一項(xiàng)辦公管理系統(tǒng)工程。這種系統(tǒng)包括各個(gè)辦公大樓，并有無(wú)數(shù)個(gè)工作崗位，它的數(shù)據(jù)通訊不僅是快速的，還能共享其信息，它不僅可以把每個(gè)部門的內(nèi)部信息傳播到企業(yè)網(wǎng)上，還能加強(qiáng)各部門和各成員之間的聯(lián)系，從而提高工作效率和保持信息暢通。

關(guān)鍵詞：辦公信息管理系統(tǒng)；企業(yè)信息化；管理；應(yīng)用

中圖書(shū)分類號(hào)：F274 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2012）32-0084-02

自20世紀(jì)80年代中期以來(lái)，我國(guó)就開(kāi)始發(fā)展辦公自動(dòng)化技術(shù)，在很短的時(shí)間里，辦公自動(dòng)化技術(shù)得到了迅速發(fā)展并且普及全國(guó)各地，現(xiàn)在已經(jīng)成為計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中的重要組成部分，有很多的政府部門、機(jī)關(guān)團(tuán)體和工廠企業(yè)都對(duì)其進(jìn)行了計(jì)劃，并且加大了對(duì)其的建設(shè)。同時(shí)，隨著各種技術(shù)的發(fā)展，包括數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、中文信息處理技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)等，使得管理信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)得到了開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，這在一定程度上擴(kuò)大了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能，形成了多種功能相結(jié)合的綜合系統(tǒng)，包括辦公事務(wù)、管理業(yè)務(wù)和決策支持這些功能，也就是所謂的辦公信息管理系統(tǒng)。

1 辦公信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則

辦公信息管理系統(tǒng)和其它計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)相差不大，為了滿足企業(yè)的各種需求，就需要加大對(duì)它的發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)是它發(fā)展的基礎(chǔ)。根據(jù)社會(huì)信息化的發(fā)展，辦公活動(dòng)做不到獨(dú)立。企業(yè)為了能夠讓辦公信息在很大的范圍里實(shí)現(xiàn)集成化，就需要進(jìn)行有效地決策、合作并及時(shí)地了解情報(bào)，這也能夠提高辦公效率和效能，為了使辦公信息系統(tǒng)變得媒介化，除了字符形式信息有要求外，還應(yīng)該對(duì)聲音、圖象這些熟悉的形式有所要求，這些都是信息的媒介。同時(shí)，為了進(jìn)一步提高辦公信息系統(tǒng)的功能，還應(yīng)該對(duì)辦公信息管理系統(tǒng)智能化。在建設(shè)系統(tǒng)的初期，除了要綜合考慮系統(tǒng)外，還應(yīng)該為了使業(yè)務(wù)得到發(fā)展，加大系統(tǒng)的可擴(kuò)充性，這就需要企業(yè)建設(shè)的系統(tǒng)滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，其時(shí)間一般都規(guī)定在3～5 a里，還要根據(jù)各行業(yè)的實(shí)際情況，符合其發(fā)展。同時(shí)要力求技術(shù)先進(jìn)性，考慮到適應(yīng)性這些方面。所以，在設(shè)計(jì)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)該注意以下幾個(gè)原則：

①在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)，要堅(jiān)持系統(tǒng)工程設(shè)計(jì)思想的原則，把軟件工程設(shè)計(jì)當(dāng)作準(zhǔn)則，從而達(dá)到實(shí)用效率的目的，根據(jù)實(shí)際情況，通過(guò)了解業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，在不違背系統(tǒng)建設(shè)總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)進(jìn)行深化應(yīng)用，使其得到提高和發(fā)展。

②多采用新技術(shù)，包括國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)這些方面的技術(shù)，讓網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展符合世界發(fā)展的潮流，具有先進(jìn)性和開(kāi)放性等特點(diǎn)，便于擴(kuò)充和升級(jí)，同時(shí)盡量滿足系統(tǒng)的完整化和標(biāo)準(zhǔn)化。

③充分利用現(xiàn)有的軟件、硬件資源和系統(tǒng)集成技術(shù)，努力集成網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和應(yīng)用程序。在集成時(shí)，要讓原有系統(tǒng)的運(yùn)行盡量不中斷，系統(tǒng)在集成后，終端用戶的使用方法和習(xí)慣不應(yīng)該改變太多。

④對(duì)系統(tǒng)的統(tǒng)一管理和監(jiān)控能力應(yīng)加強(qiáng)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)行的管理要有效，對(duì)數(shù)據(jù)安全性和系統(tǒng)運(yùn)行的可靠性要加以提高。

⑤不可忽視各地的辦公系統(tǒng)和遠(yuǎn)程通信網(wǎng)絡(luò)的連接，這是為了把分布在不同城市的組織機(jī)構(gòu)連接成一個(gè)整體。

2 辦公信息管理系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用

在建設(shè)信息化時(shí)，在經(jīng)歷了辦公信息管理系統(tǒng)曲折過(guò)程之后，就可以為企業(yè)發(fā)展信息化積累很多經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也總結(jié)了一些教訓(xùn)，通過(guò)在實(shí)踐中的認(rèn)知，就會(huì)給企業(yè)發(fā)展信息化帶來(lái)一些啟示，特別是在企業(yè)結(jié)構(gòu)和企業(yè)文化這些單位中有所體現(xiàn)。

①開(kāi)展企業(yè)信息化時(shí)以信息和數(shù)據(jù)為中心。為規(guī)劃信息化應(yīng)用體系的建設(shè)，就需要打通信息渠道和數(shù)據(jù)渠道，這是抓住了信息化建設(shè)的中心。企業(yè)的辦公信息管理系統(tǒng)正是遵循了這個(gè)原則，才能發(fā)展的如此之快，通過(guò)對(duì)這個(gè)系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，并且對(duì)其他企業(yè)的咨詢和參觀，辦公管理系統(tǒng)就有助于收集數(shù)據(jù)和積累信息，更為企業(yè)的發(fā)展搭建了一個(gè)良好的信息發(fā)布和集成的平臺(tái)，與此同時(shí)，還能把各個(gè)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)結(jié)合其中。只有擁有了數(shù)據(jù)，才能擁有一切，如果沒(méi)有數(shù)據(jù)，那一切都是空談。

②對(duì)信息化組織加以建立。不管是請(qǐng)別的公司來(lái)實(shí)施，還是企業(yè)內(nèi)部自身開(kāi)發(fā)實(shí)施，都不能缺少信息化組織，這是一個(gè)統(tǒng)領(lǐng)全局的機(jī)構(gòu)。但是因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)項(xiàng)目實(shí)施的周期需要的時(shí)間較長(zhǎng)、投入的資金也較多，牽涉到了管理和技術(shù)這些領(lǐng)域，所以它一旦失敗，那就會(huì)影響到很多方面，其成功更是受到諸多因素的影響，這就需要企業(yè)承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)較大，這就需要優(yōu)化和重組企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，以免影響到企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。就因?yàn)槠渖婕胺秶鷱V，就需要全體員工參與。如果建立了組織機(jī)構(gòu)，就可以讓信息化有了源頭，有階段和有步驟的進(jìn)行規(guī)劃、組織、開(kāi)發(fā)和實(shí)施。

③對(duì)企業(yè)信息化中的標(biāo)準(zhǔn)和制度加以健全。有些企業(yè)在實(shí)施的過(guò)程中，沒(méi)有關(guān)注企業(yè)的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)的制定，這就會(huì)產(chǎn)生很多問(wèn)題，例如，在審核信息發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，那在整合信息資源時(shí)就會(huì)帶來(lái)一些困難。如果沒(méi)有制定有關(guān)服務(wù)的規(guī)章制度，那服務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量也不會(huì)太高。如果在物流管理應(yīng)用的初期對(duì)物資編碼制定標(biāo)準(zhǔn)，那就不會(huì)使得物資編碼混亂。

④制定相關(guān)的培訓(xùn)原則。在企事業(yè)單位里，要提高職工的計(jì)算機(jī)水平和對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)程度，在對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中，不僅要有耐心，還應(yīng)該制定相關(guān)的培訓(xùn)原則，這不管是對(duì)企業(yè)內(nèi)部還是對(duì)應(yīng)用客戶都有很大的作用。另外，要大力支持企業(yè)信息化和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，要完善企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施，并且提高全員的參與積極性。

3 辦公信息管理系統(tǒng)的效果

辦公信息管理系統(tǒng)能夠連接整個(gè)信息管理系統(tǒng)，如果對(duì)此項(xiàng)系統(tǒng)應(yīng)用的較好，那就能達(dá)到上傳下達(dá)和政令暢通的效果。在收集信息時(shí)，還能保證信息的準(zhǔn)確性和可靠性，這能夠?yàn)檗k公信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能創(chuàng)造前提條件，還能對(duì)各種信息進(jìn)行處理和匯總，提供給領(lǐng)導(dǎo)一些處理好的信息，從而讓領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)；還能把相關(guān)信息及時(shí)傳遞給車間和部門，對(duì)車間和部門正確執(zhí)行和落實(shí)廠部的決議和決定有重大意義。

①管理電子文件。電子文件不僅能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理還能用一種格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤這些介質(zhì)上，還能在網(wǎng)絡(luò)上傳送數(shù)字代碼序列。它能夠容量信息的空間大，但自身占用空間卻小，共享性也較強(qiáng)，這就使得多個(gè)查詢者都可以同時(shí)利用一份電子文件，和紙質(zhì)文件相比，就提高了信息的利用率。在管理電子文件中，為保證電子文件的原始性和真實(shí)性，就需要利用加密技術(shù)、電子簽名技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、防火墻技術(shù)和防改寫措施這些。管理者管理收文和發(fā)文時(shí)還能在網(wǎng)上進(jìn)行。

②管理辦公目標(biāo)。美國(guó)管理學(xué)家比得德魯克最先提出來(lái)目標(biāo)管理這個(gè)概念。他認(rèn)為，企業(yè)要把目的和任務(wù)當(dāng)成目標(biāo)，每個(gè)員工都要知道自己的目標(biāo)是什么，企業(yè)在進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)，就要依據(jù)他們對(duì)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)所負(fù)有的責(zé)任和做出的貢獻(xiàn)。目標(biāo)管理就需要讓每個(gè)員工都明確企業(yè)的目標(biāo)任務(wù)。也就是說(shuō)，每一個(gè)員工都要安排自己的工作，并制定相應(yīng)的目標(biāo)，從而干好本職工作。從微觀上來(lái)看，辦公管理較為復(fù)雜和偶然因素較多；從宏觀上來(lái)看，辦公管理有條理、運(yùn)轉(zhuǎn)有章法。所以，辦公管理為了解整體情況，就需要制定目標(biāo)，制定工作計(jì)劃，以保證工作任務(wù)如期完成。

③管理公共信息。這就需要對(duì)生產(chǎn)管理數(shù)據(jù)全面和及時(shí)地收集，然后再找出對(duì)企業(yè)最有價(jià)值的信息，并進(jìn)行科學(xué)分析和預(yù)測(cè)，在了解企業(yè)的生產(chǎn)管理狀況后，還應(yīng)該制定對(duì)策。然后還應(yīng)該把業(yè)務(wù)部門當(dāng)作主導(dǎo)，在運(yùn)作和管理時(shí)使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)。這要從部門的特點(diǎn)出發(fā)，再制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程和管理框架，讓管理者了解各部門的流程和要求，更好的溝通信息和配合工作。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，發(fā)展辦公信息系統(tǒng)有利于使我國(guó)的辦公手段和方法變得現(xiàn)代化，從而提高辦公效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的統(tǒng)一。但是，我國(guó)大部分企業(yè)的辦公信息系統(tǒng)仍處在低層次階段，投資效益也不好，對(duì)軟硬件資源的利用率更是不高。大多數(shù)企業(yè)的應(yīng)用都處于起步或緩慢階段，這就需要加強(qiáng)辦公信息管理系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

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